新形勢(shì)下農(nóng)業(yè)科研檔案管理存在的問題及應(yīng)對(duì)策略

董小莉

[摘 要]在農(nóng)業(yè)科研工作中，檔案管理是較為重要的內(nèi)容，加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案管理，不僅能為科研工作的開展提供豐富的資料依據(jù)，還能為科研工作的研究方向提供一定的指引。本文從農(nóng)業(yè)科研檔案管理的重要意義著手，對(duì)當(dāng)前農(nóng)業(yè)科研檔案管理中存在的問題進(jìn)行分析，針對(duì)問題提出相應(yīng)的改進(jìn)措施，以達(dá)到提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理水平和利用率的目的。

[關(guān)鍵詞]農(nóng)業(yè)科研；檔案管理；改進(jìn)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.12.093

[中圖分類號(hào)]G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）12-0-02

在新形勢(shì)下，檔案資源已經(jīng)成為社會(huì)各界發(fā)展的核心資源之一，在農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)中，通過提升科研檔案的管理水平，能為科研人員提供更好的服務(wù)，創(chuàng)新農(nóng)業(yè)科研機(jī)制，促進(jìn)科研工作的開展。由于農(nóng)業(yè)科研檔案的管理質(zhì)量直接影響農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)的建設(shè)發(fā)展，影響科研管理的效率，因此，相管人員應(yīng)對(duì)目前農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作中存在的困難和問題進(jìn)行認(rèn)真分析，結(jié)合當(dāng)前農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況和新形勢(shì)對(duì)農(nóng)業(yè)科研工作的要求，探索改進(jìn)檔案管理工作的方法和措施，最終提升農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)的檔案的管理水平。

1 加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案管理的重要意義

農(nóng)業(yè)科研檔案是科技檔案的重要組成部分，是科研工作者在開展農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)中形成的一些有利用價(jià)值、保存價(jià)值和指導(dǎo)價(jià)值的圖樣材料、科技文字材料、電子文件、視頻資料等，其內(nèi)容主要為科研課題的可行性研究報(bào)告、課題論證；實(shí)驗(yàn)、測(cè)量、觀察記錄；課題研究報(bào)告、論文、專著；課題成果驗(yàn)收、鑒定材料；科研成果申報(bào)材料；科研成果推廣方案、合同、協(xié)議、總結(jié)以及用戶反饋信息等。隨著科學(xué)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，農(nóng)業(yè)科技的現(xiàn)代化進(jìn)程也越來越快，農(nóng)業(yè)科技產(chǎn)業(yè)化的趨勢(shì)越來越明顯。在信息時(shí)代，科研檔案管理作為農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)的重要工作內(nèi)容，其作用和價(jià)值越來越明顯，農(nóng)業(yè)科研檔案規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的加強(qiáng)，不僅能顯著提升農(nóng)業(yè)科研工作的效率，還能很好地展現(xiàn)農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)的學(xué)術(shù)水平，進(jìn)而促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)創(chuàng)新性和持續(xù)性發(fā)展。

2 目前農(nóng)業(yè)科研檔案管理中的問題

2.1 檔案管理意識(shí)不足

在農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)中，科研檔案資料由科研人員和檔案管理人員共同形成。從農(nóng)業(yè)科研檔案管理的現(xiàn)狀看，科研工作人員的檔案管理意識(shí)普遍欠缺，沒有充分重視收集、整理、歸檔和管理相關(guān)材料。加上有的科研人員為了自身使用方便，經(jīng)常會(huì)將很多關(guān)鍵材料留在自己手里，影響農(nóng)業(yè)科研檔案的形成及綜合管理。此外，季節(jié)性和農(nóng)時(shí)性是農(nóng)業(yè)研究較為突出的特點(diǎn)，科研人員要經(jīng)過大量的田間試驗(yàn)才能完成研究，這導(dǎo)致農(nóng)業(yè)科研檔案存在資料量大、缺失材料難以補(bǔ)回、收集難度大等問題。有的科研人員缺乏檔案管理意識(shí)，他們認(rèn)為檔案管理工作應(yīng)該由檔案管理工作人員完成，不屬于自己的職責(zé)范圍，沒有及時(shí)將手中富含價(jià)值的資料轉(zhuǎn)交給檔案管理工作人員，這在一定程度上影響了農(nóng)業(yè)科研檔案資料的完整性，同時(shí)，增加了檔案管理人員收集歸檔資料的難度。

2.2 檔案管理手段滯后

目前，檔案管理受傳統(tǒng)管理方式的影響，特別是年紀(jì)較大的檔案管理工作人員，缺乏計(jì)算機(jī)操作技能，習(xí)慣于手工管理，停留在紙質(zhì)檔案的層面，難以適應(yīng)檔案管理信息化的管理要求，從而影響了檔案管理的信息化建設(shè)。且紙質(zhì)檔案容易出現(xiàn)遺失和損壞的現(xiàn)象，這給檔案資料的完整性造成了一定的影響。除此之外，在管理科研檔案的過程中，還存在檔案室建設(shè)不符合標(biāo)準(zhǔn)的情況，缺乏防火、防霉、防盜、防蟲的有效措施，影響了檔案資料的安全。

2.3 檔案分類不清

科研檔案管理，本身就是一項(xiàng)分門別類的工作，相關(guān)人員必須要根據(jù)科研方向、年份、內(nèi)容、科研規(guī)模等進(jìn)行分類整理，這樣才能保證檔案資料的良好開發(fā)及應(yīng)用。近年來，隨著農(nóng)業(yè)科研力度的加深，科研項(xiàng)目也越來越多，加上科研項(xiàng)目的內(nèi)容、分類界限比較模糊，從而導(dǎo)致在檔案資料收集方面也比較混亂、模糊。加之檔案信息比較繁雜，很多檔案管理人員難以準(zhǔn)確地進(jìn)行分類，或者在歸檔過程中不注意資料的完整，使檔案資料過于混亂。

2.4 檔案管理人員水平不高

從目前農(nóng)業(yè)科研檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)的情況看，還存在檔案管理人員綜合水平較低的問題。農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)往往將更多的精力集中在科研方面，沒有充分重視檔案管理，且有的單位管理檔案工作人員并不是專業(yè)的、專職的，有的檔案管理工作者是行政人員兼職的，且存在一人兼多職的情況，他們對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，精力不足，缺乏專業(yè)的檔案管理知識(shí)，降低了檔案管理的水平。隨著時(shí)代的發(fā)展、科技的進(jìn)步，新形勢(shì)對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案管理提出了更高的要求，但實(shí)際工作中，檔案管理工作人員的能力、狀態(tài)和專業(yè)水平均與時(shí)代發(fā)展的要求存在較大差距。

3 解決農(nóng)業(yè)科研檔案管理問題的策略

3.1 提高檔案管理意識(shí)

思想決定行動(dòng)，農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)要想真正提高檔案管理水平，需要從全體干部職工的思想建設(shè)入手，使其深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要意義，加強(qiáng)對(duì)全體人員的教育、培訓(xùn)。特別要讓農(nóng)業(yè)科研人員正確認(rèn)識(shí)歸檔工作的重要性，加強(qiáng)其與檔案管理工作人員的合作意識(shí)，進(jìn)而給農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作做好鋪墊?？蒲袡C(jī)構(gòu)應(yīng)切合本單位實(shí)際，密切聯(lián)系科研工作，建立健全檔案管理制度，將科研檔案管理作為重點(diǎn)工作同步推進(jìn)，并將收集、整理和歸納檔案資料工作納入科研人員的職責(zé)范圍和考核指標(biāo)中?？蒲袡C(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)檔案管理流程進(jìn)行規(guī)范化管理，規(guī)范檔案材料的收集、整理和歸檔等，還要要求檔案管理人員定期走進(jìn)科研課題，協(xié)助科研人員開展檔案資料收集、整理等工作，檢查科研人員收集檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性，為歸檔工作打下基礎(chǔ)。

3.2 實(shí)現(xiàn)檔案管理多樣化

傳統(tǒng)檔案管理采用的是紙質(zhì)管理方式，隨著時(shí)間的推移、檔案資料的增加和信息量的加大，在傳統(tǒng)的檔案管理活動(dòng)中，檔案使用者想利用資料時(shí)還需要花費(fèi)大量的精力進(jìn)行查找，耗費(fèi)的時(shí)間較長(zhǎng)。同時(shí)，借閱紙質(zhì)檔案還存在損壞和丟失檔案的風(fēng)險(xiǎn)。隨著信息時(shí)代的到來和現(xiàn)代管理技術(shù)的發(fā)展，紙質(zhì)檔案的管理方式逐步退出主導(dǎo)地位，電子檔案將成為檔案管理和使用的主要方式，因此，在農(nóng)業(yè)科研檔案管理中，也應(yīng)加強(qiáng)電子檔案的建設(shè)和使用。

3.3 制定農(nóng)業(yè)科研檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

在實(shí)際工作中，為了進(jìn)一步提高農(nóng)業(yè)科研檔案的管理質(zhì)量，保證農(nóng)業(yè)科研檔案的準(zhǔn)確分類，還需要制定相應(yīng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，這一方面可以促進(jìn)農(nóng)業(yè)科研檔案管理科學(xué)化發(fā)展，另一方面能為農(nóng)業(yè)科研工作提供標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)。相關(guān)人員應(yīng)結(jié)合農(nóng)業(yè)科研工作的特點(diǎn)，對(duì)科研檔案資料的收集、整理、保管、歸檔和利用等工作制定規(guī)范化流程和標(biāo)準(zhǔn)，使內(nèi)容形式各異的科研項(xiàng)目，都有鮮明獨(dú)特的檔案管理形式，避免檔案分類混亂的現(xiàn)象。

3.4 提高檔案管理人員的素質(zhì)水平

農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)應(yīng)定期組織檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)理論知識(shí)和技能培訓(xùn)，更新檔案管理工作人員的管理理念，提高業(yè)務(wù)水平，促進(jìn)檔案管理工作科學(xué)化和規(guī)范化?？蒲袡C(jī)構(gòu)還應(yīng)重視引進(jìn)專業(yè)檔案管理人才，在一定程度上提高檔案管理的質(zhì)量。

3.5 提高科研檔案的利用價(jià)值

顯著提高檔案利用價(jià)值，為科研工作提供更好的服務(wù)，是農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的重要任務(wù)。提高檔案的服務(wù)效率，不僅能給科研工作人員提供某個(gè)項(xiàng)目的發(fā)展方向，查驗(yàn)立項(xiàng)是否存在重復(fù)、研究進(jìn)度是否領(lǐng)先等富含價(jià)值的信息，在一定程度上也避免了科研工作人員走彎路，進(jìn)而更好地提高科研效率。此外，科研檔案是整個(gè)科研活動(dòng)中最有價(jià)值的技術(shù)材料，不管是研究活動(dòng)的成功還是失敗，都是最真實(shí)的科研體現(xiàn)，對(duì)今后的科研工作具有極大的借鑒作用。因此，在實(shí)際工作中要加強(qiáng)現(xiàn)代化電子存檔技術(shù)的應(yīng)用，讓科研人員在使用檔案時(shí)，能夠準(zhǔn)確定位、快速查找，科學(xué)合理地使用科研檔案，提高檔案查詢、利用效率。根據(jù)本單位發(fā)展的實(shí)際需求，檔案管理部門要對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案的信息資源進(jìn)行科學(xué)的管理，與此同時(shí)，還應(yīng)鼓勵(lì)檔案管理工作人員，與其他不同課題的科研人員進(jìn)行交流溝通，傳遞相應(yīng)的檔案管理信息，傳遞的方式可采用簡(jiǎn)報(bào)、電子郵件等形式。要密切聯(lián)系實(shí)際，建立農(nóng)業(yè)科研檔案信息服務(wù)中心，運(yùn)用信息技術(shù)，與其他農(nóng)業(yè)科研單位加強(qiáng)聯(lián)系，及時(shí)傳遞信息、共享檔案資源，充分提高檔案的利用率。

4 結(jié) 語

在農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)中，科研檔案是最真實(shí)、最原始的信息資料，對(duì)農(nóng)業(yè)科研事業(yè)的發(fā)展具有重要的作用。目前，農(nóng)業(yè)科研檔案管理中出現(xiàn)的問題，在一定程度上給農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目的開展造成了困擾，因此，相關(guān)人員應(yīng)高度重視農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作，創(chuàng)新農(nóng)業(yè)科研檔案管理模式，有效提升檔案管理工作人員的工作積極性，最終使農(nóng)業(yè)科研檔案管理效率得到顯著提高，為農(nóng)業(yè)科研項(xiàng)目的發(fā)展提供良好的服務(wù)。

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