淺談新形勢(shì)下如何做好基建工程檔案管理工作

粱斌

摘要：基建檔案是科技檔案的一個(gè)重要組成部分。本文提出了基建檔案管理的意義，目前檔案管理中存在的主要問(wèn)題，并結(jié)合實(shí)際.對(duì)基建工程檔案管理工作提出了相應(yīng)的要求。本文最后主要闡述了新形勢(shì)下做好基建工程檔案工作的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；基建檔案；管理；對(duì)策

前言

基建工程檔案資料是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目，從規(guī)劃、論證、決策至建成投產(chǎn)的過(guò)程中形成的有歸檔保存價(jià)值的文件資料，包括項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工、竣工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行、移交生產(chǎn)等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它如膠片、磁介、光介為載體的材料?；üこ虣n案直接反映建設(shè)工程質(zhì)量的好壞，是建設(shè)工程的有機(jī)組合部分。因此，對(duì)工程檔案材料的收集、整理、立卷、歸檔提出了更高的要求，筆者就新形勢(shì)下基建工程檔案管理工作淺談自己的觀點(diǎn)。

1基建檔案管理的意義

基建檔案記錄了基建工程建設(shè)的全過(guò)程，真實(shí)再現(xiàn)了基建工程項(xiàng)目管理過(guò)程和基建工程實(shí)體的真實(shí)面貌?；n案具有綜合性、成套性、真實(shí)性、周期長(zhǎng)的特點(diǎn)，準(zhǔn)確而全面的基建檔案為基建工程驗(yàn)收、基建工程事故原因和責(zé)任認(rèn)定、提出改進(jìn)方法以及日后進(jìn)行管理維護(hù)、改擴(kuò)建等提供了詳實(shí)的技術(shù)依據(jù)。因此，從規(guī)范化的角度看，每一個(gè)基建工程項(xiàng)目都必須經(jīng)過(guò)基建工程準(zhǔn)備、施工監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等幾個(gè)階段，而每個(gè)階段必然產(chǎn)生不同的文件資料。因此，基建檔案管理的重要性不言而喻。

2檔案管理存在的主要問(wèn)題

2.1對(duì)檔案管理工作重視不夠

基建檔案工作涉及建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、檔案行政管理部門等眾多部門，實(shí)際工作中，時(shí)常出現(xiàn)檔案工作是檔案管理部門的事情，然而單憑檔案管理部門是無(wú)法獨(dú)立完成資料的收集整理、編目建檔工作的。加之，基建工程檔案管理正逐步由內(nèi)部管理向信息化、市場(chǎng)化、社會(huì)化管理轉(zhuǎn)變，領(lǐng)導(dǎo)們認(rèn)為工程結(jié)束反正交由城市檔案館保管，只要工程質(zhì)量搞好了工程檔案管理工作就不重要了，等等。形成這些誤區(qū)后，對(duì)檔案管理工作極為不利。殊不知，基建檔案是提高基建工程管理質(zhì)量的關(guān)鍵和保證。

2.2檔案資料收集不完整、不真實(shí)

基建檔案涉及建設(shè)方、招投標(biāo)、監(jiān)理、施工等多個(gè)部門、基建工程施工工序復(fù)雜、時(shí)間跨度大，基建檔案收集工作便成為基建工程項(xiàng)目管理工作中的滯后點(diǎn)和難點(diǎn)，直接導(dǎo)致基建檔案收集工作難以及時(shí)到位。加之參與基建工程建設(shè)的各個(gè)主體單位，只重視基建工程進(jìn)度、基建工程質(zhì)量等硬性指標(biāo)，對(duì)反應(yīng)基建工程進(jìn)度的階段性資料不及時(shí)收集、整理，往往最重要的資料就容易遺失。待項(xiàng)目竣工接近驗(yàn)收時(shí)再采取補(bǔ)救措施，就不一定能將資料補(bǔ)充完整，缺乏真實(shí)性。按照以往工作慣例編制資料，交到建設(shè)單位的資料不能真實(shí)反映施工現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況。

2.3檔案管理手段嚴(yán)重滯后

傳統(tǒng)的基建檔案主要以紙質(zhì)、實(shí)物為載體，易損壞也不便于管理和使用。建立基建檔案的最終目的是為了利用，目前基建檔案的利用，一般是使用者到檔案室查閱或借閱，使用者登記借出檔案原件。這種使用方法的弊端是，原件借出不能保證安全，一旦丟失不可補(bǔ)救；另一方面頻繁使用，原件會(huì)破損。因此，傳統(tǒng)的檔案使用手段無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的要求。

2.4專業(yè)管理人才缺乏

隨著人力成本的增加，加之檔案管理工作枯燥無(wú)味，人才流失嚴(yán)重，往往很多單位都沒(méi)有專職的檔案管理人員，即使有管理人員也不專業(yè)。真正的檔案管理人員不但要了解基建專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，更要熟悉工程項(xiàng)目建設(shè)流程，知道基建檔案中四大部分資料即工程準(zhǔn)備階段資料、監(jiān)理資料、施工階段資料和工程竣工階段資料是如何收集和整理的。檔案管理人員只懂檔案知識(shí)，沒(méi)有基建工程項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)的技術(shù)知識(shí)，難以勝任基建檔案管理工作。

3新形勢(shì)下做好基建工程檔案工作的對(duì)策

3.1領(lǐng)導(dǎo)重視是做好基建檔案管理工作的關(guān)鍵

主管基建的領(lǐng)導(dǎo)、基建部門以及基建工程管理人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到做好基建檔案管理工作的重要性，尤其是領(lǐng)導(dǎo)要重視和支持。只有領(lǐng)導(dǎo)思想上增強(qiáng)檔案建設(shè)意識(shí)，認(rèn)識(shí)到基建檔案管理工作的重要性，建立了完善的檔案管理組織體系和制度體系，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的管理，才能切實(shí)有效保證基建檔案管理和歸檔工作的積極性。

3.2加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)

一個(gè)單位檔案管理工作好不好，主要看是否專業(yè)人才，這類人才既要懂檔案業(yè)務(wù)又了解現(xiàn)代信息技術(shù)，同時(shí)需要有責(zé)任心的復(fù)合型人才，這類人才不是天生的，需要著力培養(yǎng)。一要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升管理水平。這就需要“請(qǐng)進(jìn)來(lái)，走出去”，即將業(yè)內(nèi)專家請(qǐng)進(jìn)來(lái)為各級(jí)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓具體管理人員走出單位到專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)去參加各類專業(yè)學(xué)習(xí)和定期與定期參加業(yè)務(wù)交流會(huì)。讓檔案管理人員從思想上接收新方法、新理論，擯棄傳統(tǒng)的陳舊管理模式。二要增強(qiáng)相關(guān)人員的責(zé)任意識(shí)。一方面需要加強(qiáng)檔案管理的獎(jiǎng)懲力度，另一方面需要加強(qiáng)檔案管理的法制化建設(shè)。對(duì)做的好的要進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，做的不好的要進(jìn)行處罰，或批評(píng)教育，對(duì)嚴(yán)重影響基建檔案質(zhì)量的，還要追究相關(guān)人員的責(zé)任。只有這樣，檔案管理工作才能走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化和信息化的軌道。

3.3全過(guò)程動(dòng)態(tài)管理

基建工程檔案管理工作是基建工程建設(shè)過(guò)程的一部分，應(yīng)納入建設(shè)全過(guò)程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本單位基建工程全過(guò)程的技術(shù)檔案資料，對(duì)工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，并負(fù)責(zé)基建工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。真正落實(shí)基建檔案工作“三納入”、“四同步”措施，即基建檔案工作納入基建工程計(jì)劃中，納入基建工程規(guī)章制度中，納入崗位責(zé)任制中；基建檔案工作與基建工程立項(xiàng)同步，與基建工程建設(shè)進(jìn)度同步，與基建工程工作檢查同步，與基建工程竣工驗(yàn)收同步，確?；n案歸檔工作順利進(jìn)行。

3.4嚴(yán)把竣工驗(yàn)收檔案資料的質(zhì)量關(guān)

按照國(guó)家檔案局頒布的《建設(shè)項(xiàng)目（基建工程）檔案驗(yàn)收辦法》以及相關(guān)法律法規(guī)的要求，建設(shè)單位、監(jiān)理單位還是施工單位，都必須嚴(yán)格加強(qiáng)基建檔案資料的管理，切實(shí)貫徹基建檔案?jìng)浒钢贫?、?yàn)收制度，執(zhí)行基建檔案工作檢查、預(yù)驗(yàn)收步驟。工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員要會(huì)同工程項(xiàng)目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對(duì)工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)做好查漏補(bǔ)缺工作，務(wù)必使得竣工資料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合要求，把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。

3.5增加投入，逐步實(shí)現(xiàn)基建檔案管理現(xiàn)代化

隨著辦公系統(tǒng)信息化與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，基建檔案歸檔形式也迫切需要更新，檔案館的管理模式必須逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。因此，基建檔案管理工作，必須從傳統(tǒng)手工作業(yè)方式向信息化管理過(guò)渡。當(dāng)前，用充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開(kāi)發(fā)建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計(jì)工作。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理的部門檔案資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進(jìn)行分類和編號(hào)；對(duì)外來(lái)文件記錄與單位的模板文件記錄按照文件和記錄的來(lái)源、性質(zhì)不同分類，編號(hào)采用其自然形成的編號(hào)，采用科學(xué)、先進(jìn)的應(yīng)用軟件進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)和利用。如：設(shè)計(jì)單位提供的設(shè)計(jì)成果、施工圖、變更簽證、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、檢測(cè)報(bào)告和聯(lián)系函等除紙質(zhì)稿外還須要有電子版圖紙；與建設(shè)有關(guān)的文件進(jìn)行電子存檔，建立電子目錄。需要調(diào)閱檔案時(shí)可以直接檢索、統(tǒng)計(jì)和查閱，同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離傳遞檔案信息，提高工作效率。

4結(jié)束語(yǔ)

在工作中要提高效率可以適當(dāng)?shù)膽?yīng)用高科技技術(shù)作為工作的輔助，這樣既可以降低人力物力消耗，也大大提高了工作效率。