會(huì)計(jì)檔案在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的積極作用探析

馬美玲

摘 要：會(huì)計(jì)檔案在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中作用較大，尤其是在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新時(shí)期，會(huì)計(jì)檔案的重要性愈發(fā)明顯?？茖W(xué)的會(huì)計(jì)檔案管理，可以為相關(guān)人員提供經(jīng)濟(jì)形勢(shì)研究的依據(jù)，減少違法行為的發(fā)生，可以為重大經(jīng)濟(jì)決策提供參考，還可以規(guī)范資金的使用，使其產(chǎn)生更大的效益。所以，要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，提高重視程度，降低經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的風(fēng)險(xiǎn)，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案；經(jīng)濟(jì)活動(dòng)；經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)

中圖分類號(hào)：F23 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1673-291X（2017）14-0153-02

會(huì)計(jì)檔案是對(duì)經(jīng)濟(jì)單位經(jīng)營與管理合法性進(jìn)行評(píng)價(jià)時(shí)的依據(jù)，與此同時(shí)，做好會(huì)計(jì)檔案的管理，還可以促進(jìn)資產(chǎn)的保值和增值，減少資金使用風(fēng)險(xiǎn)，增強(qiáng)決策的合理性，是在國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中，加強(qiáng)管理、有效監(jiān)督、合理自查的關(guān)鍵手段。尤其是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，會(huì)計(jì)檔案的地位日益提高，相關(guān)的憑證、條件和依據(jù)等方面所發(fā)揮出的實(shí)際價(jià)值也在不斷加大，所以，要做好會(huì)計(jì)檔案的管理工作，這是發(fā)展的需要，也是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的關(guān)鍵。

一、會(huì)計(jì)檔案解讀

（一）會(huì)計(jì)檔案的含義

會(huì)計(jì)檔案屬于檔案管理中的一種，主要包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，是一種對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)情況進(jìn)行反映和記錄的證據(jù)和史料。相對(duì)來講，會(huì)計(jì)檔案更加專業(yè)和精準(zhǔn)，在各單位中較為重要，除了經(jīng)濟(jì)意義以外，還可以通過其對(duì)一些財(cái)務(wù)違紀(jì)行為進(jìn)行檢查，減少一些違法行為的發(fā)生。從宏觀意義上來講，會(huì)計(jì)檔案可以為國家提供整體上的經(jīng)濟(jì)決策依據(jù)；從微觀上來講，是提升財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)崗位和行業(yè)職業(yè)素質(zhì)的有效途徑。

（二）會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

會(huì)計(jì)檔案具有自身的特殊性，與一些文書檔案和科技檔案相比，會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)主要表現(xiàn)為以下方面：第一是會(huì)計(jì)檔案的形成范圍相對(duì)較廣，會(huì)計(jì)檔案涉及到的領(lǐng)域較多，和各個(gè)方面都有一定的關(guān)聯(lián)性，其中反映的問題包含經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的各項(xiàng)內(nèi)容，普遍性較強(qiáng)[1]。除此之外，會(huì)計(jì)檔案涉及到的數(shù)據(jù)較多，所以實(shí)體的檔案數(shù)量龐大。第二是會(huì)計(jì)檔案的類別較為穩(wěn)定。在實(shí)際工作當(dāng)中，會(huì)計(jì)的類別較多，比如說商業(yè)會(huì)計(jì)、工業(yè)會(huì)計(jì)、預(yù)算會(huì)計(jì)、銀行會(huì)計(jì)等等，但是核算方法、相應(yīng)的核算材料組成、工作程序和原則等等大體相同，所以會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容成分具有共性，相對(duì)穩(wěn)定，便于進(jìn)行分類和歸集，為管理提供了便利條件。第三是外在形式多樣化。會(huì)計(jì)檔案的形式受其專業(yè)性質(zhì)的影響較為多樣，而會(huì)計(jì)憑證更是形式多樣，所以在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理時(shí)不能按照普通的檔案管理辦法來執(zhí)行，要根據(jù)實(shí)際情況，進(jìn)行針對(duì)性的管理。

二、會(huì)計(jì)檔案在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的作用

會(huì)計(jì)檔案在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中作用顯著，隨著會(huì)計(jì)檔案研究的不斷深入、管理水平的不斷提升和重視程度的不斷提高，所發(fā)揮的作用也在不斷增加。經(jīng)過總結(jié)，筆者認(rèn)為其主要作用有以下幾點(diǎn)。

（一）會(huì)計(jì)檔案可以為宏觀經(jīng)濟(jì)管理和決策提供完整的、準(zhǔn)確的信息

在實(shí)際應(yīng)用當(dāng)中，會(huì)計(jì)憑證是一種對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)完成情況的反映，相關(guān)的信息是各單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的原始資料，這一資料反映的更加全面、真實(shí)和客觀。除此之外，還可以對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行有效的監(jiān)督，使其順利進(jìn)行。會(huì)計(jì)賬簿可以對(duì)資金的使用和來源、資產(chǎn)的增值和折舊、現(xiàn)金流情況和經(jīng)濟(jì)的增減變化等進(jìn)行詳細(xì)的記錄，是宏觀經(jīng)濟(jì)核算資料保存時(shí)的主要工具，更加全面系統(tǒng)[2]。企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)和其他經(jīng)濟(jì)組織可以通過會(huì)計(jì)報(bào)表進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)全狀態(tài)的描述，有利于經(jīng)濟(jì)核算工作的開展、經(jīng)營管理水平的提升和國家整體上的制衡，作用顯著。

會(huì)計(jì)檔案在國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中意義重大，是國民經(jīng)濟(jì)核算體系的關(guān)鍵組成部分，從科學(xué)的戰(zhàn)略目標(biāo)制定到實(shí)際運(yùn)行過程的真實(shí)反映再到最終盈利狀態(tài)的評(píng)估，可謂無處不在。隨著現(xiàn)代企業(yè)管理制度的發(fā)展，必須要進(jìn)行有效的內(nèi)部管控，盡量地降低成本，提高效益，通過合理的經(jīng)濟(jì)策略的建立來實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)，這個(gè)過程要做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，根據(jù)價(jià)值性較強(qiáng)的會(huì)計(jì)信息進(jìn)行發(fā)展情形的預(yù)測(cè)，對(duì)行業(yè)態(tài)勢(shì)進(jìn)行準(zhǔn)確的了解，增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。除此之外，會(huì)計(jì)檔案管理也是企業(yè)內(nèi)部控制中的重要環(huán)節(jié)，為了增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制的能力，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理也要提高重視，這是相關(guān)工作人員的責(zé)任和使命，也是企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

（二）會(huì)計(jì)檔案可以為微觀經(jīng)濟(jì)管理提供所需的原始數(shù)據(jù)

會(huì)計(jì)檔案所包含的信息量較大，是相關(guān)單位或經(jīng)濟(jì)組織所完成的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的綜合反映，并對(duì)其實(shí)現(xiàn)了過程和結(jié)果的整體記錄。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，要求管理要走精細(xì)化路線，所以單位必須要提升內(nèi)部的微觀經(jīng)濟(jì)管理水平，有效的利用會(huì)計(jì)檔案中的相關(guān)信息，進(jìn)行對(duì)比、分析、總結(jié)，然后合理預(yù)測(cè)，得出針對(duì)性的決策和措施，完成預(yù)期目標(biāo)。在這一過程中可以通過會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行費(fèi)用收支情況的了解，比如哪些屬于固定性費(fèi)用、哪些是額外增加的費(fèi)用、哪些是彈性開支等等，這樣就更加精準(zhǔn)，為微觀經(jīng)濟(jì)管理提供了價(jià)值性較強(qiáng)的信息，符合現(xiàn)代化管理理念。

（三）會(huì)計(jì)檔案在成本控制中所發(fā)揮的作用具有不可替代性

加強(qiáng)成本管理，增強(qiáng)企業(yè)效益，是當(dāng)今企業(yè)管理中的核心話題。企業(yè)內(nèi)部的審計(jì)部門為了保證業(yè)務(wù)活動(dòng)可以高效運(yùn)行，資源實(shí)現(xiàn)優(yōu)化配置，增強(qiáng)資產(chǎn)的安全性，及時(shí)地對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行核查，保證數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、合規(guī)、無遺漏。在這一過程中，需要會(huì)計(jì)檔案為其提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)，從生產(chǎn)環(huán)節(jié)、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)、采購環(huán)節(jié)和管理環(huán)節(jié)等各方面獲取相應(yīng)的信息，作為審查時(shí)的依據(jù)[3]。與此同時(shí)，這也促進(jìn)了企業(yè)管理的改革和創(chuàng)新，成為了企業(yè)信息化管理的建設(shè)基礎(chǔ)，擁有大量的數(shù)據(jù)，客觀、真實(shí)、價(jià)值性強(qiáng)，為經(jīng)營策略的制定和成本預(yù)算提供了前瞻性建議，有利于企業(yè)對(duì)成本費(fèi)用的控制和分析，及時(shí)做出調(diào)整，減少不必要的開支，增強(qiáng)資金的使用價(jià)值，降低資金的使用風(fēng)險(xiǎn)，效果明顯。

（四）會(huì)計(jì)檔案增強(qiáng)了國家財(cái)產(chǎn)的保護(hù)，有效地打擊了經(jīng)濟(jì)犯罪

會(huì)計(jì)檔案對(duì)實(shí)際的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)做出了全面的記錄，其中包含的數(shù)據(jù)和信息完整、連續(xù)、系統(tǒng)且真實(shí)，這樣一來，相關(guān)部門在進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)審查時(shí)就有了強(qiáng)有力的依據(jù)，對(duì)其是否按照相關(guān)政策、制度、法令和市場(chǎng)管理要求進(jìn)行操作有了評(píng)定的證據(jù)，對(duì)一些違法犯罪行為增強(qiáng)了查處和管制。會(huì)計(jì)檔案在審計(jì)部門中應(yīng)用較多，成為了最直接的書面考察憑證。比如會(huì)計(jì)檔案在對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行記錄時(shí)，可以通過價(jià)值指標(biāo)進(jìn)行貨幣監(jiān)督，還可以進(jìn)行實(shí)物監(jiān)督，對(duì)非貨幣資產(chǎn)的使用、存放、購進(jìn)和領(lǐng)取等，在會(huì)計(jì)檔案的相關(guān)賬本中都會(huì)進(jìn)行詳細(xì)的記錄，據(jù)此，相關(guān)人員可以進(jìn)行定期盤點(diǎn)，這樣有利于對(duì)國家財(cái)產(chǎn)和集體財(cái)產(chǎn)的有效管控，維護(hù)財(cái)產(chǎn)安全。

（五）會(huì)計(jì)檔案為研究地方的財(cái)政情況、經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況提供了珍貴的史料

人類社會(huì)的發(fā)展要留有歷史的記憶，每個(gè)地方都會(huì)進(jìn)行地方志的編撰，所以在編撰時(shí)要依賴相關(guān)的史料為其提供真實(shí)可靠的信息。這時(shí)，會(huì)計(jì)檔案作為編撰金融、經(jīng)濟(jì)發(fā)展、相關(guān)建設(shè)方面的主要參考資料，地位顯著，不可或缺。除此之外，在企業(yè)進(jìn)行財(cái)務(wù)、發(fā)展和管理等方面的研究時(shí)，也要依賴于會(huì)計(jì)檔案，這是大數(shù)據(jù)分析和管理中的重要依據(jù)，更是信息化時(shí)代的要求。比如說，一個(gè)做風(fēng)投方面的企業(yè)可以根據(jù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行行業(yè)和項(xiàng)目的發(fā)展分析，根據(jù)不同環(huán)境下的不同發(fā)展趨勢(shì)來確定決策的合理性，通過成本和效益的預(yù)算進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的準(zhǔn)確評(píng)估，保證投資的效益最大化。

三、會(huì)計(jì)檔案管理的相關(guān)措施

會(huì)計(jì)檔案對(duì)經(jīng)濟(jì)管理起到了積極的作用，所以要提高會(huì)計(jì)檔案管理的水平，來更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

（一）加強(qiáng)相關(guān)的部門和管理人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的重視

首先要聘請(qǐng)一些專業(yè)的人士對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重要性進(jìn)行講解，從會(huì)計(jì)檔案的價(jià)值、作用、現(xiàn)實(shí)意義和發(fā)展趨勢(shì)來論述，增強(qiáng)相關(guān)人員對(duì)價(jià)值檔案的重視程度。其次是從法律法規(guī)的角度來講解會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性，增強(qiáng)對(duì)相關(guān)管理人員的約束。再次是將會(huì)計(jì)檔案的管理提升到發(fā)展的戰(zhàn)略高度，并對(duì)其做出相應(yīng)的發(fā)展規(guī)劃。最后是對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理要建立相應(yīng)的檢查機(jī)制，采取定期檢查和不定期抽查的方式，增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的實(shí)際效果[4]。

（二）加強(qiáng)專業(yè)水平的提升

首先是要對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)管理素質(zhì)的培訓(xùn)，提升會(huì)計(jì)檔案管理能力，聘請(qǐng)一些專家進(jìn)行相關(guān)理論和實(shí)踐操作方面的講解，還可以通過討論的方式進(jìn)行管理時(shí)的問題討論和創(chuàng)新意見的提出，進(jìn)行相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)分享，提升管理水平；其次是要建立科學(xué)的激勵(lì)政策，對(duì)管理中的佼佼者進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，提高會(huì)計(jì)檔案管理人員工作熱情。

（三）建立科學(xué)合理的會(huì)計(jì)檔案管理制度

首先是會(huì)計(jì)檔案管理體系建立的要規(guī)范。根據(jù)單位的實(shí)際情況進(jìn)行體系的建立，建立過程中要保證流程規(guī)范，職責(zé)劃分明確，不存在工作漏洞。其次是工作權(quán)利分配要合理。既要保證一定的制衡性又要有一定的獨(dú)立性，二者要兼顧，這樣才能在不影響工作效率的前提下提高工作的透明度，避免一些謊報(bào)、瞞報(bào)和漏報(bào)的情況發(fā)生，使檔案信息真實(shí)可靠。最后是要引進(jìn)一些先進(jìn)的管理設(shè)備，來提高管理效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)智能化管理與人工管理相結(jié)合的模式。

結(jié)語

在經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的過程中，會(huì)計(jì)檔案的作用與日俱增，相關(guān)的工作人員要重視對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理與使用，從管理制度、管理人員、管理方法、管理態(tài)度等多方面來提升會(huì)計(jì)檔案的管理水平。只有這樣，才能更好服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)，應(yīng)對(duì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)帶來的風(fēng)險(xiǎn)與挑戰(zhàn)。

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[責(zé)任編輯 興 華]