企業(yè)檔案數(shù)字化工作探索

張冬

摘要：信息時(shí)代的來臨讓信息技術(shù)的應(yīng)用范圍越來越廣，不論是人們的生活還是工作中，都離不開信息技術(shù)的支持，它對(duì)于現(xiàn)代社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和文化發(fā)展都有著非常深遠(yuǎn)的影響。一個(gè)企業(yè)想要在日益激烈的競(jìng)爭(zhēng)中獲取生存空間，得到更好更快的發(fā)展，就要讓企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化。而對(duì)于企業(yè)檔案的數(shù)字化管理的建設(shè)就是企業(yè)信息化的一部分，為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)的檔案管理也要從原來傳統(tǒng)的實(shí)體文件保管轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的虛擬信息管理。本文主要闡述了當(dāng)前企業(yè)檔案數(shù)字化管理的重要意義及企業(yè)在檔案數(shù)字化管理建設(shè)過程中存在的問題，并給出了一些建議，希望能夠促進(jìn)企業(yè)檔案數(shù)字化管理的建設(shè)，為企業(yè)謀求更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；數(shù)字化；探索

隨著電子信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息時(shí)代來到了人們的身邊，在人們的生活工作中，數(shù)字化、信息化深入其中，信息資源已經(jīng)成為人們社會(huì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的主要資源來源。目前，為了高效的利用信息資源，企業(yè)的檔案數(shù)字化管理也成為各個(gè)企業(yè)的研究目標(biāo)。在數(shù)字化的背景下，企業(yè)的檔案數(shù)字化管理雖然能夠使得企業(yè)的檔案信息資源得到高效的利用，但是對(duì)于大多數(shù)企業(yè)來說，在企業(yè)檔案數(shù)字化管理建設(shè)的過程中企業(yè)所付出的代價(jià)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過檔案數(shù)字化管理所帶給企業(yè)的效益，在企業(yè)的檔案數(shù)字化管理建設(shè)中還存在較多的問題。

一、企業(yè)檔案數(shù)字化的意義

數(shù)字化，簡(jiǎn)單的來說，就是復(fù)雜多變的信息通過計(jì)算機(jī)語言，被計(jì)算機(jī)理解和處理，在當(dāng)今的信息時(shí)代，信息的數(shù)字化越來越被人們重視，信息的數(shù)字化能夠?qū)⒋罅康膶?shí)質(zhì)的信息進(jìn)行最小化的儲(chǔ)存，為信息的使用者對(duì)于信息的高效利用提供方便[1]。對(duì)于企業(yè)來說，檔案文件就是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)、人員變動(dòng)等過程中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的各種形式的文件，企業(yè)檔案的數(shù)字化建設(shè)成為了一些企業(yè)對(duì)于企業(yè)檔案信息資源的高效利用和管理的重要途徑。檔案的數(shù)字化建設(shè)對(duì)企業(yè)來說有以下幾點(diǎn)重要意義：

（一）提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益

實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化管理，能夠?qū)⒋蠖鄶?shù)紙質(zhì)文件和實(shí)體文檔（光盤、錄影帶）等通過計(jì)算機(jī)語言轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)內(nèi)部的虛擬文檔，就企業(yè)而言，這樣做可以減少大量的檔案儲(chǔ)存空間，當(dāng)企業(yè)的管理人員或者企業(yè)工作的員工需要查閱某些文件時(shí)，也可以很大程度的縮減檔案保管員或資料使用者在查找文件時(shí)所要耗費(fèi)的時(shí)間，不需要再?gòu)拇笈募堎|(zhì)文件中翻找所需要的文件，降低紙質(zhì)文件在印刷和管理方面的耗費(fèi)人力、物力資源，從而降低企業(yè)在檔案管理這方面的管理費(fèi)用[2]。在長(zhǎng)期的積累過程中，這些費(fèi)用對(duì)于企業(yè)來說也是一筆不小的財(cái)務(wù)支出，所以，企業(yè)檔案的數(shù)字化建設(shè)，也可以提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

（二）提高企業(yè)的資源利用

實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的數(shù)字化管理，能夠有效的改善企業(yè)檔案資源的利用方式，使檔案資源的利用空間最大化，提高檔案資源的利用率，讓企業(yè)檔案資源的作用發(fā)揮到極致。企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化后，使用者想要查閱某些信息就可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息資源的查閱，不用擔(dān)心檔案保管員下班或者不在辦公區(qū)域是無法查閱的情況。還可以實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)查閱同一份文件，不存在檔案原件數(shù)量不夠的問題，提高了企業(yè)檔案資源的共享程度。使用者能夠通過網(wǎng)絡(luò)在任何時(shí)間，任何地點(diǎn)對(duì)于需求的檔案資源進(jìn)行查閱，使得企業(yè)檔案資源的利用不再受時(shí)間、空間的限制，最大限度的滿足使用者的需求，更加的方便、快捷。

（三）對(duì)于企業(yè)檔案的原件有保護(hù)作用

對(duì)于企業(yè)來說，企業(yè)檔案是長(zhǎng)期存放在檔案保管室內(nèi)，以供企業(yè)管理人員或企業(yè)工作者進(jìn)行反復(fù)的查閱和利用的，這就使得企業(yè)的檔案原件在存放或者查閱過程中出現(xiàn)損壞或者遺失的現(xiàn)象，使得企業(yè)的檔案在檔案管理和檔案利用方面存在著矛盾[3]。而企業(yè)檔案的數(shù)字化管理能夠完美的解決這一問題，檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理之后，就可以讓使用者通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息資源的查閱和利用，避免檔案管理人員和使用者直接接觸檔案的原件，以減少對(duì)企業(yè)檔案原件的使用頻率，降低原件文本的損毀率，同時(shí)還可以根據(jù)使用者管理階層的不同，設(shè)置不同的權(quán)限，以確保某些重要文件或資料的安全，從而從根本上解決企業(yè)檔案利用與檔案保管之間產(chǎn)生的矛盾。

二、企業(yè)檔案數(shù)字化的過程中存在的問題及對(duì)策

企業(yè)的檔案數(shù)字化管理對(duì)于企業(yè)的檔案信息資源的利用率有著極大的提高，在企業(yè)的發(fā)展過程中有重要的作用，但是，在企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，在仍然存在一系列的問題需要我們?nèi)ソ鉀Q。例如企業(yè)檔案的數(shù)據(jù)庫不夠完善，企業(yè)檔案管理人員對(duì)于檔案數(shù)字化管理缺乏技術(shù)指導(dǎo)，企業(yè)的檔案管理制度不夠嚴(yán)格以及檔案信息資源的安全問題無法得到保障等。

（一）建立完善的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫

企業(yè)檔案的數(shù)字化管理需要企業(yè)建立一個(gè)龐大的數(shù)據(jù)庫，這個(gè)數(shù)據(jù)庫可以包含企業(yè)所有研發(fā)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、人事變動(dòng)等方面的具有保存價(jià)值檔案資料，這樣大批量的信息資源需要企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫里做出分類儲(chǔ)存。所以，首先要建立檔案數(shù)據(jù)庫目錄，主要是將檔案分類并按照不用類目錄入到計(jì)算機(jī)中。數(shù)據(jù)庫目錄的完善便于企業(yè)員工查找資料，同時(shí)對(duì)檔案管理人員的管理也有一定的幫助作用。其次，需要建立檔案的狀態(tài)數(shù)據(jù)庫，這樣，企業(yè)的工組作人員只需要通過網(wǎng)絡(luò)就可以將企業(yè)的信息和企業(yè)相關(guān)的資料錄入，做到數(shù)據(jù)庫的及時(shí)更新，這樣，就能使得檔案資料的使用者及時(shí)的獲取更加新穎的數(shù)據(jù)資料或信息[4]。

（二）提高企業(yè)檔案管理人員的技術(shù)要求

目前大多數(shù)企業(yè)的檔案管理人員都不是專職人員，他們同時(shí)要兼顧檔案管理、文秘等工作，檔案管理人員的素質(zhì)高低也存在差異，而且對(duì)于檔案的管理方式大多停留在傳統(tǒng)的手工管理階段。企業(yè)檔案數(shù)字化管理在技術(shù)知識(shí)層面就要求企業(yè)的檔案管理人員需要具備較高層次的知識(shí)水平，不但要掌握原始的檔案保存管理方法，還必須要能夠熟練使用電腦計(jì)算機(jī)，掃描儀器等辦公用品，要具備使用和管理數(shù)據(jù)庫，多媒體，數(shù)字?jǐn)z影等多項(xiàng)技能，只有這樣，檔案的管理人員才能夠更加快捷的對(duì)各種檔案進(jìn)行分類，并快速的完成檔案資料的分類，以便讓企業(yè)檔案的數(shù)字化管理更加的有條理。

（三）落實(shí)嚴(yán)格的檔案管理制度

企業(yè)檔案的管理工作是非常繁瑣的，在這一方面，企業(yè)的管理人員應(yīng)該給予高度的重視，廣大員工也要對(duì)檔案管理人員的工作給予支持，這樣才能夠更好的落實(shí)企業(yè)的檔案管理制度，才能給企業(yè)檔案管理水平創(chuàng)造提升的條件。首先，企業(yè)檔案管理部門要建立完善的管理制度，并保證每個(gè)員工嚴(yán)格按照部門管理制度進(jìn)行工作安排。其次，在企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，還要求企業(yè)提供多種現(xiàn)代化科技技術(shù)和多功能設(shè)備，這就要求企業(yè)具備一定的財(cái)力，以支持企業(yè)檔案數(shù)字化的建設(shè)。所以，為了企業(yè)的檔案數(shù)字化建設(shè)，企業(yè)應(yīng)該盡可能的為檔案管理工作提供良好的企業(yè)氛圍和良好的物質(zhì)環(huán)境支持，盡快完善企業(yè)的檔案管理制度，為企業(yè)的檔案數(shù)字化管理工作提供政策支持、人員支持和資金支持[5]。

（四）保障企業(yè)檔案資源的安全

企業(yè)檔案的數(shù)字化管理的建設(shè)，一方面為企業(yè)員工使用企業(yè)資源提供了便利而另一方面又讓某些高技術(shù)不法分子有了可乘之機(jī)，所以企業(yè)的檔案數(shù)字化管理在資源信息的安全方面也要多加關(guān)注。對(duì)于內(nèi)部員工，要根據(jù)員工管理階層的不同劃分不同的檔案資料查閱權(quán)限，而不是資源人人共享。對(duì)外則要建立優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)安保系統(tǒng)，防火墻等等，避免高技術(shù)網(wǎng)絡(luò)犯罪分子通過互聯(lián)網(wǎng)竊取行業(yè)信息或商業(yè)機(jī)密。其次，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行合理的配置，盡可能的保持人員的穩(wěn)定性，降低企業(yè)檔案管理人員的流動(dòng)，避免檔案信息資源的外泄。

三、結(jié)束語

企業(yè)檔案的數(shù)字化建設(shè)并不是一朝一夕就可以完成的，它是一項(xiàng)漫長(zhǎng)而艱巨的任務(wù)，它使得企業(yè)的檔案管理更加的方便、快捷，能夠使企業(yè)的檔案信息資源得到更加有效的開發(fā)利用，為企業(yè)提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，在企業(yè)檔案的有效傳播和長(zhǎng)期的完好保存方面有著重要的作用。因此，在順應(yīng)信息時(shí)代的技術(shù)變革的過程中，為企業(yè)建立完善的檔案數(shù)字化管理是非常有必要的，在企業(yè)資金、技術(shù)、人力資源等方面的支持下，企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)于檔案數(shù)字化管理的建設(shè)，建立更加完善的企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫以及企業(yè)檔案管理制度，從而促進(jìn)企業(yè)的整體管理水平，為企業(yè)能夠更好更快的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

參考文獻(xiàn)：

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