淺析如何提升高校教學秘書教學管理水平

司瑩瑩

摘 要：在高校當中，教學秘書起著十分重要的作用，它是高校各項工作當中保證教學管理與教學活動良好開展的重要保障，是師生之間交流的紐帶，因此教學秘書本身素質(zhì)的高下影響著教學管理水平的質(zhì)量。近些年，隨著高校教學改革不斷深化，提升高校教學秘書的教學管理水平也被納入了高校管理的工作當中來。文章針對教學秘書的工作特點，從教學秘書的工作入手，對其在高校教學管理中的意義進行探究，希望就高校教學秘書教學管理工作的具體工作方式和工作途徑進行更加全面和透徹的解析，從而通過提升此項工作的教學管理水平使其更具實際意義。

關(guān)鍵詞：教學秘書；高校；教學管理水平

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：2096-000X（2017）17-0149-03

Abstract： A teaching secretary plays a very important role in colleges， and it is the important guarantee for teaching management and teaching activities to carry out well， the link between the teacher and students， therefore， the teaching secretary's quality influences the quality of teaching management. In recent years， with the deepening of teaching reform in colleges and universities， improvement of teaching management level of teaching secretaries has also been incorporated into the work of university management. Aiming at the characteristics of teaching secretary， from the perspective of teaching secretary's work， this paper explores its significance in teaching management of colleges and universities， attempts to conduct a more comprehensive and thorough analysis of specific work method and work way of teaching management of teaching secretary in Colleges and universities， in order to increase its practical significance through enhancing the teaching through work management level.

Keywords： teaching secretary； university； teaching management level

在教學新模式的不斷探索和完善，國家對高等教育的高度重視下，教學管理人員的整體素質(zhì)大大提升，高校招生規(guī)模的持續(xù)擴大與教育師資隊伍的建設(shè)也使高校不得不對相關(guān)人員提出更嚴格的要求。在基層教學管理人員中，教學秘書扮演著十分重要的角色，其工作內(nèi)容雖然基礎(chǔ)，但在整個教育工作中起到了銜接作用，是教學活動正常運行、高校專業(yè)建設(shè)中均必不可缺的崗位之一。由此可知，高等院校中存在著這樣一支高效率、高能力、高素質(zhì)的教學管理團隊，對高校的整理教學管理水平的提升有著非常顯著的意義。

一、教學秘書的基本職責與作用

（一）教學秘書的工作職責

第一，教學秘書負責保證日常教學活動的正常運轉(zhuǎn)并就相關(guān)組織工作進行管理。包括將課程計劃下達并監(jiān)督落實、負責征訂各科教材資料、合理規(guī)劃教學時間并制定課程表、學生補考與重修工作的安排與落實、學生參加省級或國家級考試的報名工作、及時辦理教師的課程調(diào)整及停課事宜、學生成績管理、學生考試時間、地點安排及教師評閱工作處理等。第二，依照校領(lǐng)導指示及時督促各院校上交教學評估資料，對資料進行整理匯總后準時提交、安排對任課教師的聽課督導工作并匯總聽課評價、跟進本科生的創(chuàng)新性實驗項目并就具體的事務(wù)性工作進行管理落實。第三，教務(wù)ERP系統(tǒng)的管理更新工作。負責及時更新教務(wù)系統(tǒng)內(nèi)的信息資料。按照計劃將教學安排、學生畢業(yè)答辯資料、工作實習流程等上傳至電子管理平臺，隨時就工作計劃中的工作量信息進行監(jiān)察、負責教師的日常使用安排，幫助領(lǐng)導完成資格審查事項中的事務(wù)性工作。第四，檔案管理工作。負責將教學檔案進行歸檔及管理，包括對教務(wù)處下發(fā)的常規(guī)性通知、學習文件等資料的分類整理歸檔及學生考卷的收集保管工作。

（二）高校教學管理中教學秘書的作用

第一，確保學校的教學活動能夠正常運轉(zhuǎn)。教學管理工作是高等院校教學秘書工作的核心內(nèi)容。包括對教學工作的計劃、流程、信息、教材及學籍等模塊的管理。只有捋暢各個環(huán)節(jié)，才能確保教學活動能夠有序的順利進行。高校人員眾多，管理工作內(nèi)容繁復。設(shè)置教學秘書一職就是為了確保教學工作的核心地位，確保教學秩序的正常運作。這是高等院校立校的基礎(chǔ)和原則。這也彰顯著教學秘書在教學管理工作上的重要性。第二，教學秘書在教學管理中負責上傳下達，是院校與師生之間的溝通橋梁。學校的教務(wù)管理工作需要教學秘書來進行具體操作。包括教學相關(guān)的各類學習文件及精神指示都要及時的傳達給在校師生，并隨時對教師授課情況進行監(jiān)察，收集整理師生對教學流程、教學設(shè)置等問題的建議和意見，匯總后上報給院校領(lǐng)導及教務(wù)處。教學秘書是學校教學管理工作的具體執(zhí)行者，肩負著校園溝通通路的重任。如果教學秘書的工作不到位，則高校的上層管理和基層師生之間的溝通不暢，勢必造成領(lǐng)導的教學工作指示不能及時下達落實，基層意見不能轉(zhuǎn)達上報等問題。因此，教學秘書一職在教學管理的聯(lián)絡(luò)溝通上起的作用不容小覷。第三，促進教學方式方法的完善更新，推動教學質(zhì)量提升。教學秘書深入教學活動的各個環(huán)節(jié)，是推動教學改革實踐的不二人選。教學秘書要在教務(wù)處的指導下，協(xié)助院系領(lǐng)導抽查教學質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)教學問題及時上報處理。因此，要具有全局觀，用發(fā)展的眼光看待教學改革，推動教學質(zhì)量提升。通過隨時進行課堂抽查，了解教師授課質(zhì)量情況并積極聽取學生對教學方式方法的改進意見，匯總后呈報院校有關(guān)領(lǐng)導處審閱。采取師生座談、交流會等多種方式，促進師生之間的交流溝通，準確采集教學相關(guān)信息。教學秘書要明晰自身的職責和定位，在對教學質(zhì)量監(jiān)察時，要積極行使管理權(quán)，不能將監(jiān)管工作流于形式，而是腳踏實地的深入實際，切實了解情況后，結(jié)合自己的看法和建議，總結(jié)出改善的方法和意見上呈領(lǐng)導審閱。通過自身的思維創(chuàng)新，推動教學模式從傳統(tǒng)的經(jīng)驗型、結(jié)果導向型逐漸向服務(wù)型、過程實踐型教學方式改革。以教學規(guī)律為引導，以“為師生服務(wù)”為宗旨，以提升教學質(zhì)量為目標，推動教學改革大步前行。第四，做好各類教學輔助類事務(wù)工作。為教師提供輔助服務(wù)工作，確保教學質(zhì)量達標是教學秘書的份內(nèi)之責。教師主導著整個教學過程，引導學生接受知識，而學生是教學的主體。教師教學能力、水平是否能夠正常發(fā)揮與學生對知識的接受程度直接相關(guān)。教學質(zhì)量影響著學生的學習水平，關(guān)乎著學生的能力培養(yǎng)和未來前途，更是高校立足于教育界的基本憑證和口碑來源。想要保障教師能力的正常發(fā)揮，確保教學質(zhì)量提升，就需要教學秘書發(fā)揮其教學輔助職能，盡職盡責的給教師授課提供各種便利條件，有效地促進教師授課水平的發(fā)揮。日常事務(wù)管理細化到教學服務(wù)準備，師生溝通落實到反饋跟進。事無巨細的為教學工作服務(wù)，確保教學過程的順利開展。

二、教學秘書的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)

（一）良好的心理素質(zhì)的培養(yǎng)

教學秘書的事務(wù)性工作較多，工作內(nèi)容雜亂且要求高。隨著近年來對教學改革呼聲漸長，高校也迎來了大量的考察評估工作，教學秘書的工作任務(wù)就更加繁重了。因為工作內(nèi)容繁雜，能夠體現(xiàn)工作業(yè)績的項目并不多，多數(shù)是考察教學流程是否能夠順利進展，而其他的工作項目不宜彰顯成績。與之相反的是，教學秘書承擔的責任卻大，一個疏忽就會釀成較大的教學事故，影響廣大師生教學授課活動的正常進行。因此，教學秘書在較大的工作壓力下容易產(chǎn)生煩躁壓抑的情緒。超大的工作量和超負荷的工作時間讓很多人身心俱疲，影響健康；而且工作成績不宜體現(xiàn)，工作認可程度小，晉升渠道相對較窄，對比下容易產(chǎn)生心理落差。因此，教學秘書的心理素養(yǎng)培養(yǎng)及擁有陽光的工作態(tài)度十分必要。首先，要進行自我心態(tài)的調(diào)整，對自身工作價值進行確認。認可職業(yè)的未來發(fā)展和進步空間。其次，工作中遇到挫折，不能一味的埋怨失落，而是要學會控制情緒，積極應(yīng)對尋求解決辦法。再次，樹立服務(wù)的理念，擺正工作位置，保持良好的工作態(tài)度，立足崗位追求發(fā)展。最后，時刻將心態(tài)調(diào)整到最佳程度，以積極飽滿的工作熱情對待教學管理工作。

（二）培養(yǎng)較強的溝通協(xié)調(diào)能力

教學秘書肩負著上傳下達的溝通重任。是學校與師生之間的連接樞紐。在工作中接觸面廣，上承院系領(lǐng)導，下應(yīng)教師學生。因此溝通協(xié)調(diào)能力必須較強。在面對各種教學管理角色時，教學秘書最容易與教師產(chǎn)生直接沖突。這是因為兩者之間缺乏對彼此工作職責的了解，作為輔助方的教學秘書在與教師溝通的過程中最容易感受到地位差距，加之工作理念的差距讓雙方的隔閡日益加大。其次是面對學生時，教學秘書也會因為年齡差距和代溝問題產(chǎn)生交流不暢的問題。面對這些問題，教學秘書必須秉承公平公正的原則，堅持完成工作職責。在人際關(guān)系的處理上兼顧管理及服務(wù)的雙重身份。學會互換立場，站在對方的角度上考慮問題。溝通時多聽多做，深入到對方的心理，想其所想，明白對方的要求和談話深意。與學生溝通時要講究地位平等原則，禮貌謙和，和藹可親，讓學生愿意親近，愿意傾訴，形成和諧的師生關(guān)系。講究溝通技巧，處事圓滑成熟，做好學校上層與基層師生之間的潤滑劑。處理沖突問題時，堅持立場，秉承原則，具備大局觀和長遠的視角。把握問題的解決關(guān)鍵，確保工作的正常開展。

（三）熟練掌握專業(yè)知識

教學秘書需要兼具行政管理工作的專業(yè)性與服務(wù)性，以此確保教學活動的順利進行。每個學院的教學方式和管理模式都是不同的，教學秘書必須立足于本學院，了解學院開設(shè)的學科內(nèi)容，課程安排、教學方式、考試模式等等，以便日后對教學工作的管理能夠順暢進行。隨著教學改革的推進，2013年，我國絕大部分高校響應(yīng)教育部號召，調(diào)整了自身的人才培養(yǎng)計劃。隨著社會科技的不斷發(fā)展，社會對學科的開設(shè)及人才要求也在不斷的更新，人才培養(yǎng)計劃也要隨之不斷完善。于是教學秘書的工作任務(wù)就更加繁重了。為了應(yīng)對社會對人才需求的變更，院系各學科的年度計劃都會有所調(diào)整，如果教學秘書對學院的學科內(nèi)容不了解，對人才培養(yǎng)方向不明確，就無法順應(yīng)形勢做好本職工作。因此熟練掌握專業(yè)知識是自我提升的必由之路。

（四）培養(yǎng)信息化管理能力

計算機科技的應(yīng)用成功的提升了現(xiàn)代管理工作的效率。因此，教學秘書必須能夠熟練地操作電腦，了解院系中各類管理軟件的應(yīng)用。樹立信息管理的理念，利用電子科技達成教學管理的智能化發(fā)展目標。教學秘書要不斷的提升自身的計算機應(yīng)用能力，能夠獨立完成教務(wù)信息的電子化采集及管理。熟練應(yīng)用辦公軟件提升教學管理的服務(wù)效率。隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，信息的傳遞方式和速度也在提升，想要推進現(xiàn)代化的教學管理，就要與時俱進，時刻關(guān)注網(wǎng)絡(luò)科技的最新發(fā)展并溶為己用。教學秘書要樹立創(chuàng)新發(fā)展的思維理念，不斷的創(chuàng)新提高，采用科學的統(tǒng)籌方法處理繁瑣的工作內(nèi)容，讓工作井然有序。時刻保持高度的責任感和自信心，追求卓越，勇于創(chuàng)新，為提升自身工作效率和工作質(zhì)量打下良好基礎(chǔ)。

三、提高教學秘書教學管理水平的途徑

（一）教學秘書自身方面

1. 提高其時間管理的能力。合理的管理時間是提高工作效率的關(guān)鍵。做好時間規(guī)劃，合理的分配時間，在有限的時間內(nèi)達成高效的勞動成果是時間管理的核心理念。教學秘書是服務(wù)于基層的管理人員，工作任務(wù)繁瑣復雜，只有規(guī)范工作流程，制定合理的工作計劃并嚴格執(zhí)行，才能確保工作效率。尤其是教務(wù)繁忙高峰期，教學秘書加班加點工作是家常便飯，因此，良好的時間管理能力是提升效率的關(guān)鍵。首先要有良好的預見性，做好工作計劃，保持積極的工作態(tài)度。其次，遇到臨時事宜不能拖延，爭取做到即事即畢。給其他工作打好時間提前量。最后，要不斷的加強自我約束能力，不虛度時光，合理管控時間，提升工作效率。

2. 積極參加培訓，加強自我學習，提高綜合素質(zhì)。教學秘書在崗前培訓中了解了學校文化，在在崗培訓中提升了工作能力和素養(yǎng)。除此之外，還應(yīng)主動參加一些學校職能部門舉行的技能培訓，比如管理信息系統(tǒng)應(yīng)用、后臺管理操作等等。工作之余，教學秘書可以利用職務(wù)之便加強對院系基礎(chǔ)學科知識的學習，提升素養(yǎng)的同時為日后工作打下基礎(chǔ)。時刻關(guān)注社會人才需求走向，結(jié)合實際情況深入理解院系人才培養(yǎng)規(guī)劃。加強對現(xiàn)代管理、教育和心理學知識的學習理解，并應(yīng)用于實際工作之中。讓溝通更加有效，服務(wù)更加到位，管理更加細致，全面達成個人綜合素養(yǎng)的提升。

3. 強化自己的創(chuàng)新意識?，F(xiàn)今的社會講究創(chuàng)新，只有創(chuàng)新才能提高才能發(fā)展。面對激烈的教育競爭形式，教學秘書必須更新自身理念，提升創(chuàng)新意識，以創(chuàng)新求發(fā)展。擯棄因循守舊的老觀念舊傳統(tǒng)，時刻更新科技知識，時刻關(guān)注教育前沿發(fā)展，不斷開創(chuàng)教育管理的新方式。立足于本職崗位，追求創(chuàng)新卓越，提升自身專業(yè)技能和綜合素養(yǎng)，不斷尋求改革，以更高的追求和更飽滿的激情達成自身在管理領(lǐng)域的新成績。

（二）高校方面

1. 注重對教學秘書隊伍的建設(shè)。2013年，教育部提出了對教學管理隊伍的考核要求，側(cè)面表明了高校教學管理工作的重要性。為了提升教學秘書團隊工作的效率，高校就需要重視對教學秘書團隊的建設(shè)工作。首先要建立完善的競選管理制度。通過公平合理的競爭，選拔出綜合素質(zhì)較強的人加入到教學秘書團隊中來。其次，建立崗位說明書，明確教學秘書的崗位職責，合理配置崗位人數(shù)，確保人職對等。完善電子信息管理體系，確保教學秘書的工作效率不被個人能力之外的因素影響。再次，建立績效考核體系，定期對教學秘書的工作業(yè)績進行考核，優(yōu)勝劣汰，保證整個團隊的內(nèi)部競爭公平。最后，給予教學秘書工作認可和尊重，讓其能夠在輕松愉快的工作氛圍下開展工作，通過建立多種渠道的交流溝通平臺，給教學秘書的溝通工作帶來便捷，幫助其提升管理效率和服務(wù)質(zhì)量。

2. 提高獎勵機制。高效教育管理團隊需要保持較高的穩(wěn)定性，才能確保教學工作不間斷的順利進行。而教學秘書團隊因為工作壓力大，待遇低，晉升困難等問題，流動性較大。為了保持人員穩(wěn)定，學校應(yīng)當加強對該團體的重視與關(guān)懷，設(shè)立相應(yīng)的獎賞激勵制度，采取公平合理的考核方式，建立科學的評價體系。比如待遇的提升、晉升渠道的拓展、職稱評定的機會等等。借此調(diào)動教學秘書工作的積極性和對工作單位的歸屬感。通過物質(zhì)獎勵和精神鼓勵的雙重肯定，激發(fā)教學秘書的工作激情。幫助教學秘書制定合理的職業(yè)規(guī)劃，拓展其職業(yè)發(fā)展空間，提升其專業(yè)管理能力，確保基層教學管理團隊的穩(wěn)定性。

3. 各方面力量的積極配合。教學秘書需要服務(wù)于院系領(lǐng)導，周旋于教師與學生之間，肩負管理與服務(wù)雙重工作內(nèi)容，任務(wù)之重可想而知。而大多數(shù)院校的教學秘書崗位只有一個，服務(wù)對象卻多達幾百甚至上千人，工作量大、內(nèi)容龐雜。此時，如果其他的教學相關(guān)角色不給予以一定的支持和理解，工作是很難順利的開展下去的。因此，各院系的領(lǐng)導、教師及輔導員都需要了解教學秘書承擔的工作角色，對其工作給予支持和配合，能幫則幫，不能推諉為難，確保教學秘書工作環(huán)境相對和諧輕松。

4. 促進教學秘書團隊專業(yè)化發(fā)展?；鶎咏虒W管理團隊的專業(yè)化發(fā)展是高校教學改革的目標之一，是高校提升教學質(zhì)量，提升綜合管理能力的有效途徑。首先，給教學秘書構(gòu)建輕松和諧的工作氛圍。教學秘書是教學活動中各角色之間的溝通樞紐，其工作需要各方的大力支持，良好的工作氛圍有利于教學秘書工作的順利展開，發(fā)揮其教學運營管理的重要作用。其次，給予教學秘書更多針對性培訓和專業(yè)進修機會，不斷的加強對教學秘書計算機使用、軟件應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)管理能力的培訓，確保其能夠以科技手段實現(xiàn)工作效率提升。最后，構(gòu)建和完善學校的教學管理信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)教學服務(wù)平臺，確保教學秘書能夠使用更加便捷的手段和工具為全校師生提供服務(wù)，提升工作效率。高效秘書團隊的專業(yè)化發(fā)展不是一蹴而就的工作，需要大量的時間持續(xù)改進，學校需要不斷更新理念，創(chuàng)新服務(wù)，為將教學秘書隊伍打造成集管理、服務(wù)與創(chuàng)新為一體的新型團隊而努力前行。

四、結(jié)束語

教學管理是高等院校管理運營體系的核心。教學秘書作為教學管理的一線人員，其工作質(zhì)量直接影響著高校教學水平的優(yōu)劣，也關(guān)系著教學改革的成功與否。高校應(yīng)當加強對教學秘書崗位的重視程度，制定公平公正的招聘、培訓、考核及激勵制度，激發(fā)其工作熱情，提升團隊整體工作績效，進而推動高校教學管理水平的進一步提升。

參考文獻：

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