企事業(yè)單位會議費(fèi)管理的有效分析

周曉翔

【摘要】本文主要根據(jù)現(xiàn)階段我國在企事業(yè)單位的會議費(fèi)用管理上存在的問題，有針對性地提出相應(yīng)的管理對策：首先建立健全的會議費(fèi)用內(nèi)部管理和控制系統(tǒng)；其次是注重會議開展之前和會中相關(guān)機(jī)構(gòu)之間的溝通和聯(lián)系；再次就是加強(qiáng)承接會議單位對會議的監(jiān)督和約束；最后就是監(jiān)理內(nèi)部的考核以及問責(zé)的機(jī)制，保證會議經(jīng)費(fèi)透明可控性強(qiáng)。

【關(guān)鍵詞】會議費(fèi)管理 ；內(nèi)部控制

“精簡會議”“厲行勤儉節(jié)約”這是我國中央八項(xiàng)規(guī)定中提出的需要各企事業(yè)單位貫徹的精神，我國相關(guān)機(jī)構(gòu)更是印發(fā)了《中央和國家機(jī)關(guān)會議費(fèi)用管理辦法》對會議經(jīng)費(fèi)進(jìn)行約束。在《辦法》中，就會議的管理、分類以及審批和費(fèi)用開支等做出了非常詳細(xì)的規(guī)定，為的就是能夠把會議費(fèi)用控制在合理的范圍之內(nèi)，由此可以看出，我國比較重視會議費(fèi)用的治理，相關(guān)制度的推行也是要致力于建立一個高效、廉潔的政府，而如何才能更好地建立這一系統(tǒng)，是我國各相關(guān)機(jī)關(guān)單位需要重視的課題之一。

一、我國會議費(fèi)支出的現(xiàn)狀

現(xiàn)在很多單位把一些其他方面的費(fèi)用以“會議費(fèi)”的形式支出，并且額度過大，而實(shí)際上所出的費(fèi)用與會議無關(guān)，主要有以下幾種形式：

第一種，把招待費(fèi)用以會議費(fèi)用名頭支出。國家嚴(yán)控“三公”費(fèi)用支出，很多單位為了避免招待費(fèi)用超支，就把超支的招待費(fèi)以“會議費(fèi)”的形式報(bào)銷。最常見的做法是把超支的酒店招待、賓館招待費(fèi)用發(fā)票開成“會議費(fèi)”的名頭，這樣就順利地成為了會議費(fèi)。

第二種，將各地旅游費(fèi)用以會議費(fèi)報(bào)銷。很多上級主管部門借助外出會議、學(xué)習(xí)之名組織單位員工到各地旅游，然后將旅游過程中產(chǎn)生的費(fèi)用以“會議費(fèi)”的形式報(bào)銷，這樣就讓旅游費(fèi)用報(bào)銷合理化，甚至很多旅游公司也可以把旅游發(fā)票直接開具成“會議費(fèi)”發(fā)票，這樣讓相關(guān)部門報(bào)銷起來更加的肆無忌憚。

第三種，過節(jié)福利、禮品以及日常的職工福利費(fèi)用的支出以會議費(fèi)報(bào)銷。很多單位在年節(jié)的時候都會給職工發(fā)放一些福利，而這些福利會以“會議禮品”等形式記賬，這樣就自然而然的歸納到“會議費(fèi)用”之中了。

第四種，一些無法報(bào)銷的費(fèi)用以會議費(fèi)用報(bào)銷。有些單位產(chǎn)生一些不會規(guī)定或者根本無法報(bào)銷的開支，而這些費(fèi)用的產(chǎn)生則會通過賓館、酒店等場所轉(zhuǎn)換成會議費(fèi)用支出，逃避相關(guān)部門的審查。

第五種，是將會議費(fèi)用套現(xiàn)。很多單位為了中飽私囊、套取現(xiàn)金，則會虛開會議或者謊報(bào)參加會議的人數(shù)，這樣就會以會議費(fèi)用的名義虛列會議費(fèi)用的支出，把多出來的資金放進(jìn)自己的腰包中，或者把會議費(fèi)用名義撥付到賓館或酒店的費(fèi)用以“返現(xiàn)”的形式返還給單位，為單位甚至是個人使用。

第六種，把贊助款隱藏在會議費(fèi)用中。有些單位為了套取資金，在一些會議召開的時候會要求出席的單位交一部分的贊助款，然后把贊助款轉(zhuǎn)到會議賓館中，這樣就會把應(yīng)該的會議費(fèi)用節(jié)省下來為個人所用，套取現(xiàn)金，這樣都會加大會議費(fèi)用的負(fù)擔(dān)。

二、會議費(fèi)用管理的意見

（一）建立健全的會議管理辦法。根據(jù)國家出臺的相關(guān)政策對會議費(fèi)用的申請、支出等關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行控制和管理，每一個節(jié)點(diǎn)都能有嚴(yán)格的制度進(jìn)行支持，通過健全內(nèi)部的管理系統(tǒng)，將會議費(fèi)用管理監(jiān)控起來，使每一筆費(fèi)用的支出都有理有據(jù)。

首先，要制定合理的會議申請、審批的管理制度，對于不同類別的會議、不同級別的會議費(fèi)用申請以及審批的權(quán)限做好嚴(yán)格的劃分。其次，是嚴(yán)格規(guī)定預(yù)算的編制程序，每一筆費(fèi)用的申請、審批流程進(jìn)行梳理，增強(qiáng)會議費(fèi)用預(yù)算編制的合理性和有效性，提高預(yù)算的執(zhí)行力。再次，要重申會議費(fèi)用到底是哪些費(fèi)用，而哪些費(fèi)用是禁止加入到會議費(fèi)用之中的，規(guī)范會議費(fèi)用的使用。然后，是完善企業(yè)內(nèi)部會議支出的審批，部門在會議費(fèi)用使用上需要有哪些部門的審批一定要嚴(yán)格把關(guān)、相互監(jiān)督，建立健全的機(jī)制。最后，是要有完善的報(bào)銷流程，一切都要按照手續(xù)辦事，所有報(bào)銷的憑證要齊全，會議費(fèi)用使用一定要充分且有理有據(jù)，不能對模棱兩可或者是憑證不全的會議費(fèi)用進(jìn)行報(bào)銷。

（二）會議承接單位的約束。對于在定點(diǎn)酒店、賓館進(jìn)行會議的，一定要加強(qiáng)對定點(diǎn)地方舉行會議的審批管理，在與舉辦會議地點(diǎn)進(jìn)行服務(wù)協(xié)議簽署的時候，必須要把內(nèi)部審計(jì)規(guī)則以及會議費(fèi)用計(jì)算的相關(guān)規(guī)定列舉，并且定點(diǎn)單位也需要無條件配合會議單位的審核，如果不配合審核或者是提供不真實(shí)業(yè)務(wù)的單位，要明確所要承擔(dān)的相關(guān)責(zé)任，這樣也是對雙方進(jìn)行的約束。對定點(diǎn)單位納入到內(nèi)部審計(jì)的范圍中，加強(qiáng)日常的監(jiān)督檢查，防止出現(xiàn)弄虛作假的行為，也會對虛假的報(bào)銷進(jìn)行限制。

（三）建立內(nèi)部的考核制度。對于會議費(fèi)用的管理，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須加強(qiáng)重視，只有領(lǐng)導(dǎo)的重視并且在此起到指導(dǎo)和示范的作用，帶頭執(zhí)行會議管理的相關(guān)制度，這樣才能保證內(nèi)部的制度能夠順利推行下去。因此，可以把會議費(fèi)用的控制和審核加入到領(lǐng)導(dǎo)和整個部門的考核制度中，算是對單位主要負(fù)責(zé)人考核的重要指標(biāo)之一，并且建立明確的獎懲制度，使單位管理人員能有責(zé)任感和緊迫感，采取強(qiáng)有力的措施，這樣也是保證會議費(fèi)用管理更好落到實(shí)處的有效方法，會起到非常明顯的效果。

同時，還要加強(qiáng)審計(jì)部門的檢查工作，審計(jì)部門如果發(fā)現(xiàn)企事業(yè)單位在會議管理費(fèi)用中存在違規(guī)違法問題時，一定要嚴(yán)格追究，并且加大懲處的力度，找到相關(guān)的責(zé)任人，對其進(jìn)行責(zé)任的追究，必要使進(jìn)行通報(bào)或者更加嚴(yán)重的懲罰措施，這樣形成一股股強(qiáng)大的震懾力，逐漸糾正謊報(bào)會議管理費(fèi)用的不良之風(fēng)。

【參考文獻(xiàn)】：

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[2]原風(fēng).會議費(fèi)再也不能這樣漲！[J].浙江財(cái)稅與會計(jì). 2016（02）.