規(guī)范科研院所會議費管理

張馨元

隨著國家對科研經(jīng)費投入比例增加，科研經(jīng)費管理備受關(guān)注，而會議作為科研經(jīng)費使用中不可或缺的業(yè)務(wù)活動，會議費的管理顯得尤為重要。執(zhí)行中央八項規(guī)定以來，科研院所除嚴格控制三公經(jīng)費開支的情況，也需加強會議費的管理。

一、科研院所會議費管理的意義

科研院所會議費是行政與科研支出的重要組成部分，規(guī)范會議費管理、使用與報銷具有重大意義：

一是貫徹落實中央八項規(guī)定、推進厲行節(jié)約、反對鋪張浪費制度建設(shè)的有力措施。嚴格經(jīng)費使用，規(guī)范開支管理，促進廉潔高效研究所建設(shè)，是中央“八項規(guī)定”的重要要求。實事求是，厲行節(jié)約，精簡會議活動，切實改進會風(fēng)，有效促進科研經(jīng)費的高效使用。

二是落實國家關(guān)于推進科技領(lǐng)域簡政放權(quán)、放管結(jié)合、優(yōu)化服務(wù)的要求。國務(wù)院印發(fā)的《關(guān)于改進加強中央財政科研項目和資金管理的若干意見》制度中，對科研院所的會議費管理“松綁”是貫徹落實相關(guān)制度的有力措施，加強科研經(jīng)費管理的重要部分，激發(fā)科技創(chuàng)新活力的重要舉措，精簡會議費審批手續(xù)，簡化報銷流程，優(yōu)化財務(wù)報銷管理方式，切實解決“報銷繁”等問題，讓科研人員把更多精力放在科研工作上。

三是強化正確的價值理念。管住“錢袋子”，更深層次的是要解決價值觀、風(fēng)氣問題。價值觀出現(xiàn)了偏移，錢就不會花到正道上，管好會議費用是引領(lǐng)價值觀問題的一個抓手。

二、科研院所會議費管理存在的問題

近年來，國家強調(diào)精簡會議數(shù)量，會議支出卻有增不減，已然成為科研院所公用經(jīng)費與科研項目經(jīng)費重要的組成部分。由于科研院所會議費支出具有彈性大、隱蔽性強等特點，容易鉆空子出紕漏，科研院所會議費管理存在的問題主要包括以下幾方面：

（一）預(yù)算編制不到位，執(zhí)行監(jiān)管不嚴格。在預(yù)算編制過程中，往往將會議費預(yù)算放入公用經(jīng)費或科研業(yè)務(wù)費中，未單獨列入單位預(yù)算；對于會議中的人數(shù)、次數(shù)、時間等沒有進行合理預(yù)估，未將當(dāng)年的會議計劃全部納入預(yù)算編制，使其會議費預(yù)算不準確。

在預(yù)算執(zhí)行過程中，列支未納入年初計劃的會議費、超預(yù)算列支會議費，沒有從源頭上控制會議費的開支；對于未納入年初計劃或預(yù)算金額不足的項目，在執(zhí)行過程中未進行預(yù)算調(diào)劑，導(dǎo)致會議費在預(yù)算執(zhí)行中失去約束；同時，缺乏會議費預(yù)算管理監(jiān)督機制，違反預(yù)算開支范圍，虛報冒領(lǐng)會議費沒有明確的懲罰和責(zé)任追究機制。

（二）會議召開形式多樣，未進行分類管理?？蒲性核臅h形式多樣，涉及面廣，種類繁雜。科研院所經(jīng)常召開的會議有以所務(wù)會、職代會、黨務(wù)會、安全工作會、政府采購招投標會等為主的行政管理性會議，還有以科學(xué)研究、學(xué)術(shù)交流、決策咨詢、成果轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)化及科研項目與經(jīng)費管理等為主要內(nèi)容的科研業(yè)務(wù)性會議，如學(xué)術(shù)會議、項目洽談交流會、研究生論文開題答辯會、課題開題、中期、驗收評審會等。此外，還有在我國境內(nèi)舉辦的國際會議，如包括研討交流會、年會、例會、座談會、評審會、學(xué)術(shù)評審、評估會或培訓(xùn)班等?？蒲性核l(fā)生的會議由于實質(zhì)內(nèi)容不同，如不進行分類管理，容易造成混亂。

（三）超范圍、超標準列支會議費?，F(xiàn)階段，科研院所舉辦的會議類型較多，除了制作布標，購置與會議無關(guān)的設(shè)備資產(chǎn)，發(fā)放文件袋、會議資料，還會發(fā)放紀念品、當(dāng)?shù)赝撂禺a(chǎn)等物品和禮品；有的會議不僅承擔(dān)了參會人員的食宿費，還組織參會人員到名勝地區(qū)考察；有的會議超標準列支，承擔(dān)參會人員住宿費標準超國家規(guī)定的各城市住宿費最高限額，還發(fā)放高額的咨詢費及會議補貼。此外，在會議費中列支培訓(xùn)費、公務(wù)接待費、活動費等支出，用會議費組織用餐或安排宴請、旅游等，以會議費的名義由賓館、酒店代為發(fā)放消費券、購物卡等職工福利，混淆會議費的開支范圍。

（四）會議費報銷不規(guī)范。問題包括：一是報銷附件不齊全，在費用報銷中，存在所需的票據(jù)和材料不齊全，報銷附件不能對會議事項進行充分說明，無會議計劃與預(yù)算審批表、會議通知及日程、實際參會人員簽到表等材料；二是報銷程序不完善，簽字審批不到位，有的未履行事前審批制度，存在事后審批現(xiàn)象。有的審批手續(xù)不齊全，報銷單上經(jīng)辦人、相關(guān)部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字手續(xù)不全；三是報銷票據(jù)不規(guī)范，有的將個人或其他單位抬頭的發(fā)票放入會議費中列支，開具的發(fā)票內(nèi)容與會議實際不符，或開具不能在會議費中不能列支的品目；四是報銷事項填寫不準確，存在參會人數(shù)、天數(shù)，標準與實際情況不符等問題。

同時，由于對會議費報銷審核不嚴，有時會出現(xiàn)缺少會議通知、參會人員簽到表及餐飲結(jié)算單據(jù)的情況，致使會議費存在缺少真實性和合理性問題。

三、科研院所會議費存在問題的原因

（一）內(nèi)部控制執(zhí)行不到位

目前很多科研院所未制定符合本單位實際情況的內(nèi)部控制制度，未形成一套完整的、可操作的會議費管理內(nèi)部控制體系，對會議費支出標準的范圍沒有明確界定，支出隨意性大，超標準、超范圍、超預(yù)算、超計劃等一系列問題存在。缺少相關(guān)管理機制對會議費進行全過程監(jiān)管，對會議召開原因、時間和地點、人數(shù)、內(nèi)容、所需經(jīng)費和支付渠道未進行監(jiān)督審批，缺乏有效的約束機制。此外，科研院所對會議費用的審計通常發(fā)生在活動之后，由于會議費用管理的制度不完善和實施不到位，會議費報銷附件不齊全，若事后審計往往對會議費事件的真實性和合理性取證較為困難，增加了審計的風(fēng)險和效率，事后審計不能對違規(guī)支出進行事前干預(yù)，制約了審計在會議費管理中的作用。

（二）缺少會議費管理相關(guān)的規(guī)章制度

針對科研院所會議具有形式多樣、內(nèi)容繁雜、開支范圍廣等特點，原有的《中央和國家機關(guān)會議費管理辦法》可能不適用于科研活動，這需要科研院所結(jié)合自身情況制定不同的會議費管理辦法，在嚴格遵守中央八項規(guī)定的基礎(chǔ)上，將行政類會議與科研類會議進行分類管理。

（三）未進行全過程預(yù)算管理

我國大部分科研院所實行“課題制”管理模式，科研人員的大部分精力投入到科學(xué)研究中，對財務(wù)管理方面的知識普遍了解較少，特別是對于會議費管理，容易造成會議預(yù)算編制過于籠統(tǒng)，對開支的會議費未進行合理預(yù)測，沒有細化到會議費具體天數(shù)、金額等。而預(yù)算執(zhí)行中沒有嚴格按照預(yù)算批復(fù)的項目、內(nèi)容、金額進行支出，導(dǎo)致預(yù)算在收支執(zhí)行過程中缺乏約束力。項目結(jié)題驗收階段對無預(yù)算、超預(yù)算的會議費調(diào)賬較多，沒有從源頭上對會議費進行管控。

（四）規(guī)避三公經(jīng)費的控制，虛假列支會議費

目前，各單位的公務(wù)支出，特別是三公經(jīng)費支出控制較為嚴格，致使一些科研院所為了降低三公經(jīng)費開支，本應(yīng)屬于接待費和出國（境）費用等費用調(diào)整為會議費，未按照實際經(jīng)濟業(yè)務(wù)實質(zhì)進行財務(wù)核算。而會議費支出與其他經(jīng)費支出相比較，支出內(nèi)容有較大的彈性，容易與招待費、培訓(xùn)費等費用混淆使用。

四、加強科研院所會議費管理的對策

（一）健全、完善會議費的管理制度，明確會議費的開支范圍

會議費管理要想落到實處，必須建立健全會議費管理的各項規(guī)章制度，從制度上明確會議的類型、會議費開支范圍、標準和報銷管理等相關(guān)事項，從標準上減少不合理支出，從手段上強化開支預(yù)算、審批、報銷等內(nèi)控措施，會議全過程監(jiān)管，保證科研院所各會議都按統(tǒng)一的標準執(zhí)行，避免執(zhí)行混亂、監(jiān)督乏力、問責(zé)困難等情況。

會議費的開支范圍包括伙食費、住宿費、其他費用（其他費用包括場地租用費、交通費、醫(yī)藥費、印刷費等），不得超其范圍支出。針對不同類型的會議活動，確定標準，避免超標或標準過高造成浪費。明確公務(wù)接待費、培訓(xùn)費、活動費等管理辦法，劃分開支范疇，嚴禁在會議費中列支鮮花及水果、制作背景板、紀念品、禮品、消費卡等費用。文件執(zhí)行過程中要根據(jù)單位實際情況不斷修改、補充、完善會議費規(guī)章制度。

（二）合理編制會議費預(yù)算，加強預(yù)算執(zhí)行管理

辦會部門應(yīng)據(jù)會議地點、時間、參會人數(shù)及支出需求等編制下一年度會議費計劃與預(yù)算，對于科研項目支出預(yù)算應(yīng)細化到會議費科目，詳細列明擬召開會議的類型、名稱、時間、地點、期限、會議費開支范圍等。在會議費實際發(fā)生時嚴格按照預(yù)算科目與金額執(zhí)行，嚴禁列支未預(yù)算或超預(yù)算的項目。

業(yè)務(wù)歸口管理部門應(yīng)該充分發(fā)揮會議費用管理職能，有力防止會議費預(yù)算流于形式。指導(dǎo)和監(jiān)督辦會部門從預(yù)算審查、流程控制到預(yù)算調(diào)整等對會議費進行事前審批，對事項的真實性、合理性、合規(guī)性進行審核；密切關(guān)注各會議費的執(zhí)行進度，及時找到預(yù)算執(zhí)行過程中的偏差及存在的問題，定期通報公示預(yù)算執(zhí)行情況。加大預(yù)算評價獎懲力度，調(diào)動會議費預(yù)算管理的積極性，有效促進會議費的良性管理。

財務(wù)部門對預(yù)算編制與執(zhí)行嚴格把關(guān)，加強財務(wù)人員的責(zé)任監(jiān)督，明確財務(wù)人員的主體責(zé)任。強化預(yù)算編制細化至明細科目，在報銷時對會議費進行嚴格審核，不符合規(guī)定、超支預(yù)算的支出不予報銷。

（三）規(guī)范會議費報銷流程，創(chuàng)新財務(wù)審核手段

制定會議費報銷流程，簡化報賬手續(xù)，按照流程辦事，確保原始單據(jù)齊全。財務(wù)人員加強會議支出的審核把關(guān)，聯(lián)合財務(wù)票據(jù)、會議通知及日程、簽到表、會議審批表等進行真實性、合理性審查，重點關(guān)注是否有未列入年度會議和預(yù)算、超預(yù)算、超標準、超范圍開支會議費的問題，對于附件不全，不合理的支出不予報銷。

加強會議費用審批的流程控制，采用表格等形式逐一列出會議費的范圍和標準，有利于經(jīng)辦人員比較和執(zhí)行，也便于財務(wù)人員報銷審核，全面提高會議費用報銷的工作效率。

通過網(wǎng)上報銷、銀企直連等方式，與銀行系統(tǒng)連接，有效查詢公務(wù)卡支付記錄，確保會議費開支金額的準確性，與各地稅務(wù)系統(tǒng)連接，自動驗證發(fā)票真?zhèn)?，?guī)范會議費票據(jù)管理，杜絕虛報、冒領(lǐng)手段騙取會議費。充分運用大數(shù)據(jù)和信息技術(shù)手段，對會議費的支出標準、涉及敏感報銷內(nèi)容等重要風(fēng)險進行監(jiān)管，實時監(jiān)控預(yù)警，提醒可能發(fā)生的不合規(guī)支出，及時進行檢查整改。

（四）強化會議費管理意識，加大會議費的培訓(xùn)宣傳力度

因會議費報銷管理較為嚴格，常為審計監(jiān)督的重點，在單位內(nèi)部應(yīng)加大制度宣講力度，加強對違紀違規(guī)案例的警示教育，讓會議組織者、科研財務(wù)助理等了解會議支出的管理流程，將會議費管理辦法中涉及的規(guī)章制度、報銷附件、標準、注意事項等匯編成冊，在單位管理網(wǎng)站或宣傳欄內(nèi)供大家查閱。同時，也應(yīng)不定期召開宣傳會、研討會、培訓(xùn)會，充分利用信息化交流平臺，及時發(fā)布會議費管理辦法和報銷規(guī)定，讓會議舉辦者知曉會議召開的各種手續(xù)，支出的定額標準，報銷的具體要求等規(guī)定。著力解決職工對會議費認識片面、報銷困難等問題。

定期組織財務(wù)人員學(xué)習(xí)最新的財經(jīng)法規(guī)及報銷制度也是必要手段。依照最新的會議費制度更新會議費報銷流程，規(guī)范會議費財務(wù)核算，加強財務(wù)人員培訓(xùn)教育，提升專業(yè)能力和專業(yè)素養(yǎng)。

（五）強化監(jiān)督機制，增強管理效能

從源頭上加強會議費的監(jiān)督管理是推進厲行節(jié)約，從根本上預(yù)防違紀違規(guī)行為的有力措施，如果沒有監(jiān)督管理，所有的制度和規(guī)定將流于形式。首先，應(yīng)加強財務(wù)會計監(jiān)督，更好發(fā)揮財會監(jiān)督作用。有效推動會議費的公務(wù)與專項項目監(jiān)督、線上報銷與線下單據(jù)審核監(jiān)督、事前事中事后監(jiān)督相結(jié)合，切實有效防范化解會議費存在的風(fēng)險隱患。

其次，進一步加強單位內(nèi)部和中介機構(gòu)監(jiān)督，一方面，開展會議費專項審計，對會議的資金管理使用、會議的真實性合理性起到監(jiān)督作用。對審計中發(fā)現(xiàn)的傾向性、苗頭性問題，要做到及時整改、防范風(fēng)險；另一方面加大懲處力度和警示教育，對于會議費中的違規(guī)違紀行為，應(yīng)嚴肅問責(zé)追責(zé)。同時應(yīng)加強違紀違規(guī)案例的宣傳，帶動科研人員增強紀律規(guī)矩意識，知敬畏、存戒懼、守底線，筑牢拒腐防變的作風(fēng)“防火墻”。

再次，發(fā)揮公眾監(jiān)督作用，設(shè)立會議公示專欄，定期公示會議費的開支情況，讓會議接受廣大群眾監(jiān)督，讓權(quán)利在陽光下行使，預(yù)防腐敗行為發(fā)生。

結(jié)語：

加強科研院所的會議費管理，有利于肅清奢靡之風(fēng)，端正科研作風(fēng)。科研院所會議費的管理是系統(tǒng)化、精細化的工作，需要各部門高度重視協(xié)同合作，切實將會議費使用好、管理好。通過一系列的改進措施，進一步改善科研院所工作作風(fēng)，規(guī)范會議費管理，精簡會議、節(jié)約資金、改進會議作風(fēng)，提高會議的質(zhì)量和效率，為科研院所的可持續(xù)發(fā)展保駕護航。

（作者單位：中國科學(xué)院昆明植物研究所）