事業(yè)單位檔案管理新思路分析

王虹博

【摘要】為適應(yīng)社會(huì)的變革，為了事業(yè)單位能夠有序、協(xié)調(diào)、高效地運(yùn)行，檔案管理的方法也必須進(jìn)行創(chuàng)新。本文即對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題闡述了具體的創(chuàng)新思路，以期能為相關(guān)工作提供參考。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；新思路

一、目前事業(yè)單位檔案管理的問(wèn)題

首先，在現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用促進(jìn)下，通過(guò)計(jì)算機(jī)管理的方式，電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)所形成的各種檔案除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，也有越來(lái)越多的電子檔案。但是紙質(zhì)檔案仍然占有相當(dāng)大的比重，有的紙質(zhì)檔案與電子檔案存在著聯(lián)系，如何進(jìn)行紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理給單位檔案管理帶來(lái)了雙重壓力，難度也大大增加，使檔案管理工作產(chǎn)生了許多的問(wèn)題，嚴(yán)重影響了檔案的利用。第二，檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)較差，管理人員缺乏科學(xué)的管理理念，有的單位有專門(mén)的部門(mén)，但是在崗的管理人員在檔案管理觀念上卻十分落后，進(jìn)行檔案管理實(shí)際上只能將現(xiàn)有資料進(jìn)行統(tǒng)一存放或者在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行存檔，不是真正意義上的檔案管理。對(duì)于一些電子檔案，事業(yè)單位檔案管理也是簡(jiǎn)單地進(jìn)行電子存檔，而沒(méi)有通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行整理分類，而且是在本部門(mén)內(nèi)部存檔，在本部門(mén)或者其他部門(mén)需要時(shí)，查找起來(lái)還是不便，影響檔案資料的共享和利用。第三， 隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，不少基層事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)由于思想意識(shí)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展方面的限制對(duì)檔案管理工作的重視程度不足，導(dǎo)致不少檔案管理模式仍然以傳統(tǒng)的形式為主，對(duì)科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用程度嚴(yán)重不足。檔案信息化管理程度較低，管理水平難以得到有效的提高。管理部門(mén)的相關(guān)設(shè)備明顯落后，使得檔案的開(kāi)發(fā)、存儲(chǔ)、調(diào)整以及分類等工作無(wú)法執(zhí)行到位，嚴(yán)重影響檔案后期資源的利用度。

二、事業(yè)單位檔案管理的新思路

（一）強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化管理理念。首先，現(xiàn)代事業(yè)單位檔案管理不能再沿用傳統(tǒng)的方式，而是應(yīng)該將檔案管理的媒介從人力轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的信息化技術(shù)，完善管理體制。強(qiáng)制性要求檔案管理人員更改管理方式，不得再以傳統(tǒng)方法作為主要管理方法，即使完成了信息化檔案管理系統(tǒng)的建立工作，也需要人員對(duì)基礎(chǔ)指令進(jìn)行操作。因此，應(yīng)該采用不定期的培訓(xùn)方式學(xué)習(xí)如何利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，從而促進(jìn)效率的提升，所以必須要求所有檔案管理人員都要參與現(xiàn)代的信息化技術(shù)管理學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作，提高檔案管理的信息化水平，促進(jìn)檔案管理效率的提升。

（二）構(gòu)建檔案管理信息化建設(shè)平臺(tái)。首先要構(gòu)建檔案管理信息化建設(shè)平臺(tái)，對(duì)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行統(tǒng)一的搜集和處理，為信息時(shí)代下檔案管理工作提供更為廣闊的發(fā)展空間，再次需要加強(qiáng)檔案管理部門(mén)的設(shè)備改進(jìn)力度，增加設(shè)備引入的投資金額，為檔案管理部門(mén)提供最好的硬件基礎(chǔ)，加快研究解決電子政務(wù)環(huán)境下檔案工作的新技術(shù)新問(wèn)題，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，逐步實(shí)現(xiàn)公文辦理和檔案管理的規(guī)范化與一體化。利用電子政務(wù)平臺(tái)，積極開(kāi)展已公開(kāi)現(xiàn)行文件和檔案信息網(wǎng)上查詢服務(wù)，穩(wěn)步推進(jìn)館藏檔案的數(shù)字化，全面提高檔案利用的效率和質(zhì)量，最大限度地滿足檔案利用需求。同時(shí)，依托電子政務(wù)平臺(tái)建立電子文件中心，實(shí)現(xiàn)電子文件和電子檔案的網(wǎng)上接收。加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)檔案資源信息化建設(shè)，努力構(gòu)建檔案信息化必須的標(biāo)準(zhǔn)化體系、安全保障體系、社會(huì)服務(wù)體系，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)持續(xù)、快速、健康地發(fā)展，以此來(lái)共同形成信息化檔案管理平臺(tái)，有效地提高檔案管理工作的效率和水平。

（三）電子文件歸檔管理。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，越來(lái)越多的文件直接在電腦上產(chǎn)生和傳輸，電子文件檔案將成為傳統(tǒng)文件的必要補(bǔ)充和完善，因此做好電子文件歸檔管理工作尤為重要，是當(dāng)前檔案管理人員面臨的重要課題，面對(duì)這一挑戰(zhàn)，檔案部門(mén)唯有更新觀念，調(diào)整工作職責(zé)，把眼光投向電子文件，電子信息才能生存并獲得新生。要想使電子檔案管理工作提前步入電子文件的運(yùn)作與管理就要把規(guī)范管理的觸角延伸到歸檔前電子文件的形成，充分發(fā)揮電子文件在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中便于檢索、傳遞、利用的特點(diǎn)，對(duì)電子文件進(jìn)行規(guī)范化管理，制定一系列管理制度從文件收集、整理、歸檔、移交、保管、利用等方面制定具體標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范顯得尤為重要。

三、結(jié)語(yǔ)

基于現(xiàn)代新形式下計(jì)算機(jī)的運(yùn)用，檔案管理工作必須借助計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)以往紙質(zhì)檔案的數(shù)字轉(zhuǎn)化，確保檔案的完整與安全，電子檔案同樣要遵循紙質(zhì)檔案管理的基本原則，同時(shí)還要建立事業(yè)單位自己的數(shù)據(jù)庫(kù)，方便對(duì)信息進(jìn)行存儲(chǔ)。

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