新形勢(shì)下疾控中心檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)

韓冰

【摘要】疾控中心是疾病預(yù)防控制中心的簡(jiǎn)稱，是社會(huì)醫(yī)療相關(guān)，公共服務(wù)板塊的產(chǎn)品。疾控中心的高效率工作，是其實(shí)際發(fā)揮服務(wù)作用的重要條件。本文在立足于疾控中心檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)重要意義的基礎(chǔ)上，探討進(jìn)一步改進(jìn)措施。

【關(guān)鍵詞】疾控中心； 檔案管理工作； 規(guī)范化建設(shè)

一、新形勢(shì)下疾控中心檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)的意義

（一）疾控中心的檔案服務(wù)能力提升，是開展其規(guī)范化建設(shè)的源頭價(jià)值體現(xiàn)。疾控中心檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，說到底，就是助力其檔案服務(wù)能力。每一年疾控中心都會(huì)產(chǎn)生、收集、處理大量的檔案，這些檔案如何管理，如何規(guī)范化管理都是疾控中心需要面對(duì)的問題。從根本上來說，疾控中心是為社會(huì)提供服務(wù)的，檔案服務(wù)是其中的一個(gè)部分，疾控中心的檔案服務(wù)能力提升，有利于推進(jìn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)。

（二）規(guī)范化的推進(jìn)，在某種程度上也推動(dòng)著疾控中心檔案管理工作信息化。在現(xiàn)在科技的不斷發(fā)展之下，要想提高工作效率，單單依靠人力是難以達(dá)到的，更為重要的是依靠科技的力量。當(dāng)前，疾控中心檔案管理工作信息化是正大力開展的一項(xiàng)工作，將檔案數(shù)據(jù)化并納入到大數(shù)據(jù)管理之中，不僅能在較短時(shí)間內(nèi)有效增強(qiáng)檔案工作能力，更能多元化地利用檔案。在這個(gè)過程中，如若實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，有助于加快檔案信息化的步伐。

（三）有效提取疾控中心檔案本身價(jià)值，打通收集、管理、利用之間壁壘。檔案是有價(jià)值的，疾控中心檔案本身的價(jià)值在現(xiàn)實(shí)工作中是相對(duì)難以實(shí)現(xiàn)的，許多檔案正是因?yàn)槠鋬r(jià)值沒有被挖掘并實(shí)現(xiàn)，導(dǎo)致這些檔案被束之高閣。新形勢(shì)下疾控中心檔案管理進(jìn)一步規(guī)范化，能更有效提取疾控中心檔案本身價(jià)值。通過規(guī)范的收集和管理，理清檔案管理思路，有效打通收集、管理、利用之間壁壘，有利于檔案的利用工作更便捷有效地開展。

二、進(jìn)一步推進(jìn)新形勢(shì)下疾控中心檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)的有效途徑

（一）健全疾控中心檔案管理的組織機(jī)構(gòu)，將工作落實(shí)到各崗位并進(jìn)行有效考核。一個(gè)健全的疾控中心檔案管理的組織機(jī)構(gòu)是規(guī)范化建設(shè)的中心樞紐。實(shí)現(xiàn)檔案管理工作集中性、統(tǒng)一性有賴于綜合檔案資料管理機(jī)構(gòu)的建立，此部門負(fù)責(zé)收集、保管、整理疾控中心各部門檔案，同時(shí)設(shè)立相應(yīng)監(jiān)督部門，以監(jiān)管指導(dǎo)檢查綜合檔案資料管理機(jī)構(gòu)的工作。執(zhí)行國家、省的業(yè)務(wù)規(guī)范及法律法規(guī)，根據(jù)《檔案法》《全國疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)工作規(guī)范》中的相關(guān)規(guī)范及疾控中心的實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的檔案分類大綱、歸檔范圍。這個(gè)組織機(jī)構(gòu)需要有專門的人負(fù)責(zé)專門的工作，在檔案管理中，首先要做到專人專職，疾控中心應(yīng)盡可能保證每個(gè)崗位上有專人任職，同時(shí)要把細(xì)分的檔案管理流程落實(shí)到每個(gè)崗位及崗位上的員工身上，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理事項(xiàng)到人、責(zé)任到人。同時(shí)，依據(jù)檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)目標(biāo)，將目標(biāo)分解到崗位上，并依據(jù)崗位的完成度進(jìn)行考核，深入推進(jìn)檔案規(guī)范化工作的落實(shí)。

（二）疾控中心檔案管理制度方面要跟上，打造疾控中心檔案管理工作規(guī)范的流程。不可否認(rèn)，其規(guī)范化建設(shè)的持續(xù)推進(jìn)，使得疾控中心檔案管理工作進(jìn)入一個(gè)新的階段，組織機(jī)構(gòu)健全與之配套的是疾控中心檔案管理制度，制度跟上了疾控中心檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)才能做得更好。疾控中心可以根據(jù)自身的實(shí)際情況，通過參考法律法規(guī)制定出因地制宜、實(shí)事求是的檔案管理制度。制度的確立使得檔案管理有理有據(jù)，同時(shí)檔案管理的規(guī)范化也有相應(yīng)的材料支撐。流程是作為檔案管理工作的精神所在，在檔案管理規(guī)范化中扮演著十分重要的角色。在疾控中心檔案管理制度方面需要注意的是，要在制度中嚴(yán)格確立檔案管理工作的規(guī)范流程，充分發(fā)揮出流程的規(guī)范作用，使得檔案管理在規(guī)范化的同時(shí)也能達(dá)到科學(xué)化、合理化。

（三）負(fù)責(zé)人重視和業(yè)務(wù)培訓(xùn)推進(jìn)，是疾控中心檔案管理進(jìn)一步規(guī)范化的力量源泉。機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人高度重視是做好檔案管理工作的關(guān)鍵，各類檔案不僅記錄了疾控機(jī)構(gòu)歷史發(fā)展軌跡，還包括各類重要決策、重要事宜、重要疾病防控措施等，為了保證檔案管理充分發(fā)揮作用，使各類檔案有效應(yīng)用，機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人應(yīng)高度重視檔案管理工作。負(fù)責(zé)人的重視能進(jìn)一步加強(qiáng)疾控中心檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)的進(jìn)程。此外，檔案管理人員的能力和檔案管理規(guī)范化的推進(jìn)是息息相關(guān)的，為了增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，疾控中心應(yīng)組織相應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，致力于提升檔案管理人員開展檔案規(guī)范化工作的能力。

（四）強(qiáng)化業(yè)務(wù)檔案收集，穩(wěn)步提升案卷質(zhì)量，從檔案管理工作本身著手。檔案應(yīng)遵循一定的原則收集分類，合理區(qū)分業(yè)務(wù)檔案和一般文書檔案。同時(shí)為便于檢索使用檔案管理時(shí)要注意立卷、裝訂等方面的規(guī)范管理：1.歸檔文件要以本單位形成的文件為主，整理時(shí)注重檔案的時(shí)效性。2.檔案整理在保證檔案完整性的前提下需突出重點(diǎn)。3.由于檔案收集的基本為公文，因此一開始就要求規(guī)范公文寫作格式，書寫字跡力求流暢清楚。

三、結(jié)語

疾控中心必須重視加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)及其圍繞檔案工作展開的一系列管理工作的認(rèn)知和實(shí)踐水平，從而確保檔案資料的妥善保存和利用，并可為醫(yī)學(xué)的發(fā)展提供理論依據(jù)。

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