辦公自動化背景下對文書檔案管理工作的思考

王明罡

摘 要：在信息化技術(shù)的推動下，辦公自動化系統(tǒng)在社會中的應(yīng)用越來越廣泛，辦公自動化背景下文書檔案管理工作表現(xiàn)為許多新的特點(diǎn)，辦公自動化與文書檔案之間的聯(lián)系越來越密切。要想進(jìn)一步加強(qiáng)文書檔案管理工作，為事業(yè)單位的發(fā)展提供更好的服務(wù)，就需要深入探索文檔一體化管理的有效舉措，進(jìn)一步整合文書檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)。鑒于此，本文主要針對辦公自動化背景下文書檔案的特點(diǎn)進(jìn)行了系統(tǒng)的闡述，在此基礎(chǔ)上提出幾點(diǎn)辦公自動化背景下加強(qiáng)文書檔案管理的途徑，僅供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：文書檔案；辦公自動化；措施；發(fā)展

作為檔案管理中不可或缺的一部分，文書檔案能夠有效反映領(lǐng)導(dǎo)決策、研究開發(fā)、問題處理以及基本建設(shè)等各個領(lǐng)域的開展情況，文書檔案管理工作的好壞直接關(guān)系到事業(yè)單位的發(fā)展?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時代的全面到來，辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展越來越完善，對文書檔案來說，辦公自動化的發(fā)展不僅是挑戰(zhàn)，同時也是機(jī)遇[1]。如何應(yīng)對辦公自動化帶來的挑戰(zhàn)，抓住機(jī)遇，在文書檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中與辦公自動化進(jìn)行有效的整合，進(jìn)一步提升文書檔案管理工作的效率與質(zhì)量，就成為新形勢下急需解決的重要課題。

1 辦公自動化背景下文書檔案的特點(diǎn)分析

（一）文書與檔案統(tǒng)一管理

文書本身是在各類活動進(jìn)程中產(chǎn)生的，其本身具有極強(qiáng)的分散性，檔案是根據(jù)文書對應(yīng)的性質(zhì)及一定的規(guī)律實施儲存的，本身存在較強(qiáng)的系統(tǒng)性。傳統(tǒng)理念中，文書與檔案之間的聯(lián)系密切，但其本質(zhì)卻存在巨大的差異性。辦公自動化不斷普及的形勢下，文書與當(dāng)作年之間的界限越來越模糊，文書均能夠根據(jù)信息化分類實現(xiàn)檢索利用。通過辦公自動化，使得所有的文書均能夠歸納到相應(yīng)的資料庫中，文書與檔案成為有機(jī)的整體，真正實現(xiàn)統(tǒng)一管理的目標(biāo)。

（二）管理效率大幅提升

辦公自動化背景下，能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)一次錄入、多次充分利用。文書檔案管理人員在完成資料編輯、簽發(fā)以及著錄等相關(guān)工作以后，只需要利用辦公自動化系統(tǒng)就可以進(jìn)行歸檔操作，僅僅需要較為簡單的操作，就可以直接從文件處理系統(tǒng)轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案管理系統(tǒng)，并且辦公自動化系統(tǒng)可以為文書檔案提供相應(yīng)的檢索途徑，檢索的過程極為便捷。無論是從歸檔來看，亦或是從用戶檢索而言，基于辦公自動化的文書檔案管理具有極高的效率。

（三）多個部門共同參與

傳統(tǒng)文書檔案管理模式中，歸檔管理僅僅需要幾個工作人員或者一個部門就能夠完成相應(yīng)的工作，文書檔案管理則是以案卷作為基本單位?；谵k公自動化，文書檔案管理則是以文件作為基本單位，在進(jìn)行文件處理以后，相應(yīng)的文件能夠通過辦公自動化系統(tǒng)直接進(jìn)入檔案系統(tǒng)，相應(yīng)的歸檔管理需要檔案管理部門、信息技術(shù)部門以及其他部門的協(xié)同參與，在這個過程中，多個部門能夠進(jìn)行更好的交流、合作，互相之間的聯(lián)系更為密切[2]。

2 辦公自動化背景下加強(qiáng)文書檔案管理的途徑

（一）檔案系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)對接

事業(yè)單位在針對辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整設(shè)計的時候，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)參與到設(shè)計規(guī)劃中來，防止辦公自動化系統(tǒng)相應(yīng)的文件管理功能與檔案管理系統(tǒng)歸檔存在不兼容的現(xiàn)象。這就需要相應(yīng)的負(fù)責(zé)人提前介入，主動與辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計人員進(jìn)行交流，積極做好整體框架與流程的設(shè)計，使得文書檔案管理系統(tǒng)能夠與辦公自動化系統(tǒng)更好的兼容，前期的文書處理與后期歸檔管理可以進(jìn)行有效的對接，進(jìn)一步提升兩個系統(tǒng)文件傳輸?shù)臅r效性、可靠性、準(zhǔn)確性以及安全性。

（二）規(guī)范統(tǒng)一文書檔案體制標(biāo)準(zhǔn)

辦公自動化背景下，要向讓文書檔案完全融入到辦公自動化系統(tǒng)中，進(jìn)一步保障相關(guān)資料的安全性、規(guī)范性以及真實性，就必須要制定一套統(tǒng)一、規(guī)范的體制、規(guī)范，具體而言，主要包含以下幾個方面：

1、文檔管理

現(xiàn)階段，許多事業(yè)單位仍舊采用文件、檔案分開管理的體系，在一定程度上制約了檔案管理與辦公自動化的有效整合。這就需要事業(yè)單位全面規(guī)范檔案管理體制，采用統(tǒng)一化管理模式，積極利用辦公自動化系統(tǒng)，使得各個部門的文件管理能夠直接與檔案管理部門進(jìn)行有效的交流、傳遞，同時通過制定相應(yīng)的管理制度，使得各個部門之間能夠進(jìn)行互相督促，進(jìn)一步保障文書檔案的合法性、客觀性以及真實性[3]。

2、業(yè)務(wù)流程

文件最初的產(chǎn)生到最后的檔案形成需要?dú)v經(jīng)一個流程，文書檔案管理要向?qū)崿F(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理的目標(biāo)，必須要設(shè)計系統(tǒng)的流程管理規(guī)定，根據(jù)該流程管理規(guī)定來開展相應(yīng)的工作。這就需要事業(yè)單位綜合參考有關(guān)法律法規(guī)，同時結(jié)合自身實際情況與發(fā)展戰(zhàn)略，進(jìn)一步完善文書檔案業(yè)務(wù)流程。

（三）加強(qiáng)文書檔案安全管理

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，信息技術(shù)與科學(xué)技術(shù)日新月異的變化，電子文件與檔案信息安全問題已經(jīng)成為社會各界共同關(guān)注的焦點(diǎn)。辦公自動化背景下，要想進(jìn)行文檔一體化管理，必然需要高度重視信息安全工作。要想保障電子文件的信息安全，首先需要建立健全軟硬件功能設(shè)計，綜合利用電腦病毒防治技術(shù)、加密技術(shù)以及防火墻技術(shù)等各種技術(shù)來保障系統(tǒng)本身的完整性與安全性；其次，完善檔案管理安全管理相關(guān)的規(guī)章制度，綜合保密部門、文秘檔案人員以及其他機(jī)構(gòu)共同組成檔案信息安全保密體系，進(jìn)一步落實相應(yīng)的安全保護(hù)職責(zé)；再者，全面提升相關(guān)人員的安全意識，針對辦公自動化系統(tǒng)實施規(guī)范性操作，定期進(jìn)行維護(hù)，并且需要構(gòu)建相應(yīng)的身份認(rèn)證體系，分別設(shè)置對應(yīng)的用戶權(quán)限；最后，隔離辦公自動化內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)，設(shè)置兩層保護(hù)，第一層主要是通過路由器，利用路由器有效過濾屏蔽的服務(wù)與IP地址等，選擇安全的地址進(jìn)入到文書檔案辦公自動化系統(tǒng)，第二層主要是建立認(rèn)證機(jī)制，針對各種網(wǎng)絡(luò)攻擊進(jìn)行實時監(jiān)督，全面屏蔽各類禁止內(nèi)容。

（四）強(qiáng)化檔案管理隊伍培訓(xùn)教育

首先，事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)文書檔案管理人員的后繼管理工作，通過制定業(yè)務(wù)考核體系、檔案管理人員任免體系、繼續(xù)教育體系等，進(jìn)一步提升廣大檔案管理人員的緊迫感，使其能夠主動投入到學(xué)習(xí)中。其次，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)綜合參考文書檔案管理工作的實際情況，制定針對性的晉升體系，在有效調(diào)動檔案人員能動性的同時，吸引更多的綜合素質(zhì)過硬、信息技術(shù)專業(yè)能力強(qiáng)的檔案管理專業(yè)人才，以此來充實檔案管理隊伍。再者，加大檔案管理隊伍的繼續(xù)教育力度，通過主動開展多種類型的教育形式，包括講座、委培等形式，積極進(jìn)行檔案管理專業(yè)知識、信息化專業(yè)知識的培訓(xùn)，全面提升檔案管理隊伍的專業(yè)水平、信息化水平，為文書檔案管理工作提供更好的服務(wù)[4]。最后，建立文書檔案管理人員與辦公自動化系統(tǒng)相關(guān)人員的交流溝通體系，使得雙方能夠在日常工作中進(jìn)行更為深入的交流、互動，在互相監(jiān)督、互相學(xué)習(xí)、互相幫助的過程中，實現(xiàn)共同提升的目標(biāo)。

3 結(jié)語

綜上所述，辦公自動化對文書檔案管理工作來說不僅是挑戰(zhàn)，同時也是機(jī)遇。這就需要事業(yè)單位意識到辦公自動化對文書檔案管理工作的重要性，通過檔案系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)對接、規(guī)范統(tǒng)一文書檔案體制標(biāo)準(zhǔn)、加強(qiáng)文書檔案安全管理以及強(qiáng)化檔案管理隊伍培訓(xùn)教育，使得文書檔案管理工作能夠與辦公自動化進(jìn)行有效的互動，進(jìn)一步提升文書檔案管理工作的效率。

參考文獻(xiàn)

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