成人高考檔案管理中存在的問題及對策

李洪臣

摘 要：成人高等教育檔案管理工作中存在著管理手段不夠先進、運用現(xiàn)代化科技手段能力不強、管理隊伍素質不高、管理配套設施不齊全等問題，這些均直接影響成教檔案管理工作現(xiàn)代化的進程，不利于我國成人高等教育事業(yè)的發(fā)展。為了適應當前成教迅速發(fā)展的形勢，必須“對癥下藥”，加快成教檔案管理的現(xiàn)代化建設的步伐，保證成教事業(yè)的健康發(fā)展。

關鍵詞：計算機操作；管理人員素質；硬件及配套設施；電子檔案

2016年菏澤市成人高考共報考13275人，其中?？破瘘c本科類8222人，高中起點升本科類730人，高中起點升?？祁?323人，涉及15個考試科目.科學管理成教檔案，既是成人教育管理的重要內容，也是提高教學與學生管理水平的需要。作為專職成教管理工作者，科學、規(guī)范、嚴謹、及時地搜集和歸納各種成教檔案，是我們應盡的責任和義務，也是我國成教規(guī)模迅速擴大形勢下迫在眉睫的首要任務。

1 盡早從傳統(tǒng)的純手工操作狀態(tài)中解脫出來，實現(xiàn)成人教育檔案的現(xiàn)代化管理

近年來，雖然計算機的使用越來越普及，但在成教檔案管理領域，有些學校還未能擺脫或完全擺脫手工操作的狀態(tài)。隨著現(xiàn)代化進程的不斷邁進，很多成人高校已充分意識到運用現(xiàn)代化的計算機信息處理手段可以更準確、更系統(tǒng)、更及時、更省時地管理檔案，于是以計算機為核心的管理系統(tǒng)已逐步建立，成教檔案管理也將進入一個全新的境界，許多以前不可能或者難以辦到的事情，通過計算機信息處理后，就可以輕而易舉地解決。從某種意義上說，檔案管理的過程就是信息處理的過程，管理者及工作人員每天都在運用信息、加工信息、傳遞信息、儲存信息。所以，成教檔案管理工作要上新臺階，就要充分利用計算機來管理。

具體地說，運用計算機進行包括學籍在內的檔案管理，可以彌補純手工操作的書面材料易錯、易損、費時、費力等缺陷。比如說學籍檔案管理，必須以完整的原始信息、原始數(shù)據為依據，而原始材料的管理在學籍管理中一直是一件很令人頭疼的工作，既要防止出現(xiàn)手工的添加錯漏和人為的損毀，又要避免自然的損毀，如蟲蛀、霉爛、缺頁等，使用計算機管理以后就可以有效地避免這些問題。同時，為了防止原始材料的遺失，一般總要多備幾份以防不測，或者只需摘錄其中的部分信息以供不同人的需要，而完全靠工作人員手工抄寫。但使用計算機處理就不同了，它可以保證你隨時備份而前后材料完全統(tǒng)一，它也可以保證你篩選出所需要的信息而不需要花時間花精力去查詢、去核對。再如，成教生由于其特殊的工學性質常常需要變更學習材料，如轉學、轉專業(yè)、免修免考、休學退學等等，這就意味著我們要不停地改動學籍材料，書面上的修改固然必要，但它卻無法承受反復修改而造成的書面的涂改，一次又一次的重新排列組合。使用計算機就簡單多了，你只需輕點鼠標，或插入或刪除或拖拽或計算，一切在瞬間就實現(xiàn)了新的排列組合，清清爽爽，井然有序。又如年年要組織的英語計算機省級統(tǒng)考，本是一件相當繁雜的工作，從學員報名、考場安排、準考證制作到考試結果的查詢登記公布，單憑手工操作是又費時又費力，且極容易張冠李戴，但運用了一套計算機軟件自動生成系統(tǒng)則使一切問題迎刃而解。

2 盡快適應計算機操作的熟練化、專業(yè)化和規(guī)范化，提高成人教育檔案管理的現(xiàn)代化水平

盡管我們已充分意識到成教檔案工作要上新臺階必須利用計算機來管理 ，但也必須認識到，計算機畢竟是一個工具，它最終要由人來操作，它不可能代替人。具體地說，進入計算機的所有原始數(shù)據必須由人來提供和輸入，如果管理人員在操作過程中存在這樣那樣的不熟練或不專業(yè)的問題，導致在輸入或倒入過程中出現(xiàn)數(shù)據錯誤或數(shù)據丟失等問題，則會造成原始數(shù)據庫不真實、不準確，從而發(fā)生錯誤的連鎖反應，使現(xiàn)代化的手段不能發(fā)揮其應有的效用。另外，如果管理人員不懂計算機的操作知識，面對計算機手足無措、手忙腳亂，那再先進的科技手段到這里也只能是“英雄無用武之地”，延誤“戰(zhàn)機”不說，還勞民傷財。所有這一切，都會造成不能有效地發(fā)揮計算機效應反而給檔案管理工作帶來諸多不便的嚴重后果。所以，作為成教管理人員，必須盡快學會一整套計算機操作和管理的知識，并以科學、規(guī)范的態(tài)度對待計算機管理，以提高現(xiàn)代化管理水平。具體應做好以下幾方面工作：

1.定期組織有關工作人員參加系統(tǒng)的計算機辦公自動化的輔導和培訓，特別是加強計算機、信息、網絡等知識和技術的培訓以及電子檔案的接收、保管等方法和技術的學習，并明確提出要求，所有管理者必須通過相應的考核，取得相應的專業(yè)證書，持證上崗。

2.辦公室需配齊配足必要的計算機辦公系統(tǒng)，特別是一些新軟件的引進和開發(fā)要舍得投資，并要保證及時到位。

3.工作人員的科學意識要到位，不能過度依賴計算機。工作人員必須加強對計算機操作的監(jiān)督和檢查力度，要反復核對每個信息項，保證做到準確無誤。

3 提高管理人員的綜合素質，提高成人教育檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化水平

過去人們一直認為成教檔案就是學籍檔案，比較單一，其實成教檔案的內容非常豐富、形式也多種多樣，這些都需要系統(tǒng)地搜集和整理，而且平時就要做好歸類立卷工作。其中有一部分材料是要交給學校綜合檔案室集中保管的，像學生的學籍卡、錄取名冊、驗印名冊、學位審批表、轉學轉專業(yè)材料，其他材料則需要由成教主管部門或系部自己保管。一些管理人員主動服務意識不強，管理方法欠缺，不失時機地收集整理檔案的意識淡薄，不懂得合理安排好填寫、搜集、歸類、立卷、造冊登記的流程，不懂得哪些材料應該歸檔、何時歸檔、歸在何處、歸檔期限，現(xiàn)有的材料不懂得及時歸類存放，甚至漫不經心地丟失材料，到了歸檔時才發(fā)現(xiàn)好多材料不完整，該收集的沒收上來，不該收的倒收上來了，結果是亂七八糟地堆在一起，那么檔案的錯漏缺損、亂七八糟的現(xiàn)象就在所難免了。特別是計算機處理信息的時代，對檔案管理人員的要求更高了，能否熟練操作教務管理的軟件，及時接收、保管電子檔案，是擺在我們面前的嚴峻的考驗。

綜上所述，成教檔案管理工作必須大量引進政治素質高、業(yè)務能力強的專業(yè)管理人才，對現(xiàn)有的參差不齊的人員要加強教育和培訓，認真宣傳《中華人民共和國檔案法》，要引進激勵機制，落實崗位責任制，要多鼓勵那些既熱心成教檔案事業(yè)又甘于寂寞、不計得失、不辭辛苦，既懂得檔案業(yè)務知識又熟悉信息處理技術的優(yōu)秀檔案管理工作者。

4 加強檔案管理的硬件建設，改善配套設施，努力改善成人教育檔案存放的條件

運用現(xiàn)代化的計算機管理檔案的手段是今后成教檔案管理工作的主要手段，但同時有些檔案材料必須以紙質形式出現(xiàn)，比如加蓋印章的重要通知或文件、原始的查課記錄、學員的入學及畢業(yè)登記表、學位申報表、發(fā)給任課教師的教學任務書、教學進度表、班主任日志、原始的考勤表等等，都必須形成紙質檔案；有些材料是既需要歸電子檔案，也需要保存紙質檔案。所以，紙質檔案的分類立卷、裝盒入柜存放就顯得特別重要，而計算機硬件設備也更需優(yōu)化。

建電子檔案最基礎的載體當然是一整套完善的計算機設備，還有信能優(yōu)越的網絡系統(tǒng)，并要有開發(fā)程序用的正版軟件，這些都需要舍得投資去購置，才能保證大容量信息的集中保存，保證信息渠道的暢通無阻，才能促進成教檔案管理更加科學化、規(guī)范化、現(xiàn)代化。

紙質檔案的存放更需要優(yōu)越的環(huán)境。任何一個正規(guī)的成人高校，都應該有通風、防潮、防蛀、防火、保密性能好的專門的檔案存放地點，且應配備專門的檔案柜、檔案盒、檔案標簽及卷宗目錄，做到分類存放，分冊登記，這樣既可以避免亂堆亂放，又便于進一步整理和快速查詢，還可以確保檔案的安全、完整。