Word文字處理軟件使用中常見問題及解決措施分析

王玉鳳

【摘要】信息技術(shù)不斷發(fā)展，計算機的應(yīng)用普及越來越廣泛，Word文字處理軟件已經(jīng)成為人們?nèi)粘Ｉ钷k公中不可或缺的常用軟件之一。本文就對Word文字處理軟件進(jìn)行簡述，總結(jié)分析Word軟件使用中一些常見問題，并針對性的提出解決措施。

【關(guān)鍵詞】Word軟件 文字處理 計算機操作

【中圖分類號】G71 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】2095-3089（2017）12-0212-01

一、前言

對于當(dāng)今科技時代的發(fā)展，計算機技術(shù)起到至關(guān)重要的作用，大幅提升了人們生活、辦公的效率和準(zhǔn)確性。其中Word文字處理軟件的廣泛應(yīng)用，更是改變了人們的辦公模式。

二、初學(xué)者在Word軟件使用中常見問題及解決措施

1.文檔保存

信息技術(shù)的不斷發(fā)展，Word軟件也不斷革新，功能愈加豐富，初學(xué)者在學(xué)習(xí)、應(yīng)用Word程序進(jìn)行文字處理時難免會出現(xiàn)一些問題。如用戶在用Word軟件進(jìn)行文字處理到一定階段時，為防止因誤操作導(dǎo)致文件丟失，需要將文件進(jìn)行存檔，既有助于自己進(jìn)行后續(xù)處理，也便于交由其他人查看。然而在實踐操作過程中，初學(xué)者在對文檔加以保存時，有些時候會彈出提示內(nèi)容：文檔是“只讀模式”。之所以會這種情況，最可能的原因是Word文本經(jīng)過用戶的修改變動，因此不可以再保存為只讀文件。這是因為在同一個文件夾中，不允許同時出現(xiàn)兩個名字相同的文件。針對這種情況，通?？梢圆捎玫牡慕鉀Q對策是，為文件重新命名。即修改Word文本之后，以另一個名字存檔該文本，為其創(chuàng)建一個與之前不同的新文件名。具體操作流程可簡述為：選擇“文件”→點擊“另存為”→在文件名框內(nèi)，編寫一個新的文件名。但是需要注意的是，框內(nèi)的“.doc”字符絕不可以刪除→點擊“保存”確認(rèn)，完成存檔[1]。

2.輸入文字

Word軟件的研發(fā)就是為了對文本加以處理，而且相較于傳統(tǒng)的手寫模式，更加精準(zhǔn)、快捷、高效。在文字處理方面，Word軟件具備智能編寫、導(dǎo)向服務(wù)、針對用戶操作問題自動提供幫助等優(yōu)勢特性。文字輸入作為Word軟件最為常用的基本功能，對于用戶來說，也是Word應(yīng)用過程中最重要的內(nèi)容之一。部分初學(xué)者在輸入文字時，有可能會出現(xiàn)，新輸入的文字內(nèi)容替換掉了之前輸入的文本，之所以會出現(xiàn)這種情況，最可能的原因是用戶在使用鍵盤拼寫文字是，在沒有注意的情況下，按下了Insert鍵，這個鍵位的功能就是切換文本輸入模式，將之前的文字輸入模式轉(zhuǎn)變成了文字改寫模式。找到問題的原因之后，就可以針對性的加以解決，即用戶只需再按下一次Insert鍵位，就可以切換為常規(guī)的文字輸入模式了。

3.剪切復(fù)制

剪切、復(fù)制功能可以為用戶文本輸入提供極大的便利，減少重復(fù)操作次數(shù)。初學(xué)者在利用剪切、復(fù)制功能時，常見的問題有：用戶將剪切或復(fù)制來的文本粘貼到文檔中時，會莫名加入“空格”。這種情況的原因在于，Word程序設(shè)計中添加了“智能粘貼”功能，不僅在粘貼文字時自動加入空格，在刪減文本時，也會智能化刪減無用空格。然而，這項功能在進(jìn)行英文編寫時能起到一定方便作用，在中文編輯過程中，反而造成不必要的麻煩。對于這種問題的解決，用戶只需針對性的禁用“智能粘貼”功能即可。具體流程為：選擇“工具”→點擊“選項”→選擇“編輯”→進(jìn)入“智能粘貼”的設(shè)置選項→點擊“取消”完成操作[2]。

三、常用者在Word軟件使用中常見問題及解決措施

1.文件恢復(fù)

因為突然停電或未將文件保存即退出編輯的誤操作，引發(fā)的文件丟失問題著實令人困擾。針對這種情況，可以采取的補救措施有：打開Word軟件→選擇“文件”→點擊“另存為”→在保存方式的選擇中，找到“RTF格式（*.rtf）”，然后選擇保存→打開RTF格式文檔→選擇“另存為”→選擇“Word文檔（*.doc）模式”→“保存”確認(rèn)。當(dāng)然，文件恢復(fù)的過程畢竟有些麻煩，用戶也可以采取一些措施，用來預(yù)防文件丟失問題的發(fā)生，最常見的就是利用Word自動備份文件，不僅人性化而且方便。其具體流程為：選擇菜單中的“工具”一欄→點擊“選項”→在“文件備份”提示框中，選擇“確定”，完成保存。利用Word這一功能，可以實現(xiàn)文檔的自動備份，可以有效避免文件丟失現(xiàn)象的發(fā)生[3]。

2.文件加密

在一些情況下，為防止文件內(nèi)容的泄露，用戶會對Word文件進(jìn)行加密設(shè)置。接下來，就簡述一下文檔加密的常用方法。通常情況下，文檔加密可分為三種方式，對密碼進(jìn)行打開以及修改等操作，起到保護(hù)文檔的作用。首先的流程為：打開“密碼設(shè)置”→選擇“修改密碼”→在提示框內(nèi)會顯示要求，用戶需要在框內(nèi)填入正確的密碼，才可以查看文檔內(nèi)容信息。其次，就是密碼修改階段，在一部分情況下，加密的文檔可以供其他用戶查看，但是無法被其他用戶加以修改，這是就需要運用密碼修改功能對文檔進(jìn)行操作。但是需要注意的是，在不知曉文件原密碼的情況下，是無法完成密碼修改操作的。

3.格式及公式

即使是Word軟件的常用者，在面對文檔的格式編輯，也會出現(xiàn)一些問題，常見的有：為文檔添加“頁眉”后，頁眉下端顯示有一條用戶并不需要的橫線，接下來就簡述如何消除這條多余的橫線。首先要選擇“頁眉設(shè)置”→將頁眉內(nèi)容全部選定→將頁眉切換為正文樣式。幾步操作就將橫線消除了，而且不會影響到頁眉內(nèi)容的正常編輯。在Word文檔內(nèi)添加公式時，往往會出現(xiàn)行距加大的情況，而且針對這種問題，簡單的進(jìn)行段落修改是無法解決的。以下流程是一種切實有效的解決方法：打開菜單欄中的“文件”→進(jìn)入“頁面設(shè)置”選項→選擇“無網(wǎng)絡(luò)”→點擊“確定”完成修改。這種方法有效而且簡便，無需對文檔內(nèi)所有公式一一修改，也不用對公式加以操作，就可以完成整篇文檔內(nèi)的公式行距調(diào)整[4]。

四、結(jié)語

不僅是初學(xué)者在使用Word軟件時，可能會顯得有些生疏，就連一些常用者操作Word進(jìn)行文字處理時，也會存在一些問題。這就需要人們在使用過程中，不斷總結(jié)歸納，加深對軟件的了解和運用，進(jìn)一步提升工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]張霆.如何針對高職院校學(xué)生進(jìn)行文字處理軟件Word教學(xué)[J].科教文匯（下旬刊），2016，02（02）：106-107.

[2]祝亞英.Word的使用技巧[J].中國市場，2016，14（04）： 185-200.