對新形勢下做好檔案工作的幾點建議

王忠蓮

摘要：隨著改革開放和社會主義市場經(jīng)濟的不斷深入，檔案工作的特點也有了新的變化。因此，提高檔案干部隊伍的綜合素質(zhì)水平也更加重要。

關鍵詞：新形勢 檔案工作 館藏

隨著我國高科技產(chǎn)業(yè)化進程的逐漸加快，正在向信息網(wǎng)絡化、資源共享化方向發(fā)展，這一切都使傳統(tǒng)的檔案管理模式與利用方式發(fā)生了深刻的變革。加強檔案的資源建設、實施現(xiàn)代化管理、推進檔案工作的法制化進程已經(jīng)尤為今后工作發(fā)展的必然趨勢。

一、新時期檔案工作存在的困難與問題

第一對檔案工作總體認識不高。相對于發(fā)展第一要務，檔案部門是“冷部門”，是容易被忽視的部門，具體表現(xiàn)為一是領導對檔案工作不夠重視，二是對檔案工作人、財、物投入不夠，三是從事檔案工作人員的經(jīng)濟、政治待遇得不到應有的保障。第二基礎設施差。一是館庫條件差、面積小、容量飽和。二是檔案的功能單一，除保管與借用外，再無其他功能，更談不上多功能。三是館庫設施設備簡陋，現(xiàn)代化設施的配備明顯滯后，遠不能適應新時期檔案事業(yè)發(fā)展的需要。第三人才缺乏，隊伍不穩(wěn)定。缺乏有專業(yè)技術職稱的專職檔案員，特別是熟悉檔案內(nèi)容、能進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)技術人才十分匱乏。第四館藏結(jié)構(gòu)不合理。一是門類單一，文書檔案所占比重過大；二是載體單一，紙質(zhì)檔案所占比重過大；三是內(nèi)容單一，主要是黨政公務活動的檔案；四是信息陳舊，清理不及時。第五檔案開發(fā)利用工作沒有很好地開展起來。檔案只起到保管、查閱的作用，檔案信息的研究開發(fā)工作、服務經(jīng)濟、服務社會工作效果還不明顯。

二、對做好新時期檔案工作的建議

（1）發(fā)揮檔案人員的創(chuàng)新主體作用，加強檔案隊伍建設

一是要重視觀念更新。檔案人員的創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關鍵所在，特別是在機構(gòu)改革、人事制度改革的今天，隨著各部門工作人員的減少，工作量的增加，檔案工作面臨更大的壓力。因此，檔案人員有必要進行相應的調(diào)整和重新定位，要一改守攤看點、倉庫保管員的形象，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，主動找婆家、找市場，讓檔案創(chuàng)造出更豐厚的社會效益和經(jīng)濟效益。

二是要練就過硬的業(yè)務技能。檔案工作既是一項業(yè)務性工作，又是一項管理服務性工作，這就要求檔案人員既要有扎扎實實的業(yè)務功底，又要有較強的管理能力和服務意識，要適應新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，在檔案業(yè)務上有所創(chuàng)新，有所突破。檔案人員不僅要熟悉檔案業(yè)務工作的各個環(huán)節(jié)、步驟，還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務實基礎上促進創(chuàng)新。

三是要拓寬視野、豐富知識。當今社會處于快速發(fā)展時期，知識更新呈“爆炸”式發(fā)展，新的行業(yè)和領域不斷形成，對檔案業(yè)務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)，因此，檔案人員要把學習作為第一需要，不斷“充電”，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，多思考、多研究，營造一種銳意進取、積極向上的創(chuàng)新氛圍。

（2）創(chuàng)新方式，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，提高館藏質(zhì)量

一是走“特色”之路。其一，是地方特色。即館藏檔案除應全面揭示本地區(qū)的歷史面貌外，還應著重反映本地區(qū)的“地方特色”。每一個地方都會有其獨特之處，或工業(yè)生產(chǎn)，或農(nóng)副產(chǎn)品，或文化教育，或科學研究，或自然資源，或名勝古跡，或人文景觀，或風俗習慣......將這些“獨特之處”的各種資料收集起來，就是這個檔案館與其他館的不同之處。一個地區(qū)的“獨特之處”不是一成不變的，它會隨著社會的發(fā)展而變化，檔案館收集地方特色檔案必須及時了解動向，調(diào)整收集對象。其二，是館藏特色。館藏特色是指，館藏中某種門類或某種載體的檔案較多，從而形成本館的特色。如：有的檔案館收集了大量的照片檔案；有的檔案館擁有本地區(qū)黨政機關及所屬單位在發(fā)展過程中多次變更了的印模檔案；還有的檔案館建立了人物檔案全宗，把本地區(qū)的知名人士在各種社會活動中形成的各類資料收集在一起，并為人物檔案全宗開辟了一個專用庫房。在實踐中，地方特色與館藏特色相輔相成，二者往往是互為依托，又互相補充。

二是走“精品”之路。精品意味著高質(zhì)量，而提高館藏質(zhì)量的辦法應從以下三方面入手：第一，對現(xiàn)有館藏進行鑒定，剔除無保存價值的案卷；第二，嚴把進館質(zhì)量關，把重份文件立卷，保管期限劃定不準確以及重復進館等問題杜絕在進館前；第三，加強館藏信息資源的開發(fā)，做好檔案開放工作、編研工作和建立好科學檢索體系。

（3）貼近社會，創(chuàng)新服務，力求檔案事業(yè)跨越發(fā)展

檔案工作的宗旨是利用，檔案工作的生命力在于服務。要圍繞服務做文章，不斷拓展服務領域，創(chuàng)新服務機制，增強服務效果，擴大社會影響，使檔案工作服務貼近“中心”，貼近社會，貼近群眾，貼近現(xiàn)實。日常的檔案服務只局限在做好為本單位查閱利用本單位產(chǎn)生的檔案方面，而對本單位檔案如何主動為外單位、為社會服務，怎樣利用外單位檔案為本單位服務做得不夠好，考慮得也很少。檔案部門要多方拓展服務方式和服務領域，一改坐在家里等人上門查檔的現(xiàn)狀，變被動等待服務為積極主動上門服務，使服務范圍由“窄”變“寬”，服務層次由“淺”變“深”，同時，要充分開發(fā)現(xiàn)有檔案，通過加工、處理，使其變成社會需要的優(yōu)質(zhì)“產(chǎn)品”。

（4）努力實現(xiàn)檔案資源信息化

在信息時代，檔案資源信息化是通過信息系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡的傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有效開發(fā)利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，主要包括：一是檔案信息資源建設，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡化技術手段建立起各類規(guī)范化、標準化、可共享的數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫；二是檔案基礎平臺建設，即檔案網(wǎng)絡建設和管理系統(tǒng)開發(fā)應用，建立檔案信息資源共享的技術支撐平臺，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡化和檔案信息資源的共享化。

（5）努力實現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化。

檔案管理手段包括理論手段和技術手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及 先進的技術手段、技術成果，管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎之一。首先，檔案現(xiàn)代管理方法和理論的應用。通過借鑒和利用當代管理學中的科學理論和方法，形成行之有效的檔案科學管理理論，這些理論與實踐中加以總結(jié)和發(fā)展，最終形成檔案管理現(xiàn)代化的理論體系。其次，先進技術手段的應用。要不斷將現(xiàn)代先進的技術設備、技術手段和技術成果引入檔案管理中，實現(xiàn)檔案管理的專業(yè)化、自動化。