開拓檔案管理工作的新思路

摘 要：在目前國家的科技與經(jīng)濟的迅速發(fā)展下，我們對于檔案管理工作，要做到的是與時俱進，做到大膽的創(chuàng)新，搞好檔案管理工作，對于開拓檔案管理的新思路有著極其重要的意義與影響。

關鍵詞：開拓；檔案管理；信息化

檔案管理顧名思義就是檔案工作。它主要是工作人員對檔案里面的信息進行的分類歸集、以及管理和提供給人們利用的工作統(tǒng)稱，也是我國檔案管理事業(yè)的重要組成部分。

在科技與經(jīng)濟的飛速發(fā)展下，對于國家檔案的管理也有著很大的變動，在新的國家經(jīng)濟發(fā)展下，我們要結合新形式的社會發(fā)展，做到與時俱進，做好檔案管理工作上的創(chuàng)新，以新的模式解決目前關于檔案工作中所出現(xiàn)的問題。

一、檔案管理信息化的現(xiàn)狀

在我國科技與經(jīng)濟的發(fā)展下，由于出現(xiàn)了辦公的自動化和無紙化等事物，使我國檔案的形成發(fā)生很大變化，我們的檔案現(xiàn)在都是為以磁盤作為載體的檔案。那么我們的檔案管理工作者的責任則是應該從綜合系統(tǒng)地提供出最有價值的檔案信息。因此我們需要有一個過程，使這些以磁盤作為載體的檔案信息具有系統(tǒng)性，真實性和有價值性，使的大家獲得更加完善的服務。在這樣看來，檔案管理在之后工作中的發(fā)展趨勢將會是檔案信息化。

首先我們目前所使用的管理軟件并沒有做到統(tǒng)一性。由于檔案管理部門里所用的計算機型號是不一致的，這樣將會導致信息的相互調(diào)動，不能利用電腦做好檔案的管理工作，沒辦法很快捷的調(diào)出有價值的檔案信息，從而約束了檔案信息電子化的進程。

其次是檔案管理中需要改進的工作標準化和規(guī)范化。然而它們是作為檔案信息管理的前提條件，正是因為歷史的原因，各種檔案的質(zhì)量并不高，檔案之間的相容性也并不強，導致在檔案管理工作中無法做到全面的實施和統(tǒng)一標準。

第三是對于我們檔案管理人員的素質(zhì)要有所一定的提高。只有在管理人員的知識和技術水平較高的情況下，才能實現(xiàn)我們所說的檔案管理信息電子化，而不是只有一般的電腦操作水平。從目前來看，許多管理部門缺少高技術的人才，就算我們從外引進好的設備，還是不可以有效地發(fā)揮設備的作用。

二、如何加強檔案管理電子信息化建設

對于檔案管理電子信息化的建設，我們首先要做的是建立網(wǎng)絡管理系統(tǒng)，在這個系統(tǒng)里建設綜合應用平臺，我們要把檔案管理的系統(tǒng)作為宣傳檔案的工作和信息服務的對外窗口的話，就必須有一個健全的服務網(wǎng)站，使這個網(wǎng)站發(fā)揮它應有的作用。為此我們還要采購好的硬件設備來作為系統(tǒng)基礎，提高技術和應用水平，保證安全性與可靠性。

接下來我們就要增強電子文件的管理，這是最為關鍵的因素。那么對此應該做好以下幾點：

（1）因為現(xiàn)在的檔案文件是以磁盤作為介質(zhì)，其安全性較差，容易被丟失，然而我們隨著計算機網(wǎng)站的形成與應用，使得它在檔案管理上越來越廣泛的使用，但就是因為如此，我們更加應該規(guī)定管理網(wǎng)站必須保證那些有保存意義的電子文檔的真實性和一定的準確性。此時我們就可以在這些管理機構之間安裝專門為這些檔案傳輸而用的網(wǎng)絡系統(tǒng)，要按一定的文件格式進行傳輸。為此我們必須把文檔一律存入光盤，而不是磁盤。

（2）現(xiàn)在我們的電子文件歸檔所涉及到的范圍更加廣泛，受到的約束因素增多，如果只是一個檔案部門是無法勝任的，必須在檔案部門下再成立電子文件形成的部門以及計算機部門。然而電子文件形成的部門在檔案的歸檔中有著重要的責任，檔案部門在原則中有著極其重要性，至于我們的計算機部門則是擔任技術工作，是整個過程之中必不可少的。它們之間要能夠相互幫助，相互協(xié)調(diào)，共同來完成工作。這樣每個部門就可以揚長避短，發(fā)揮各自部門的優(yōu)勢，形成好的電子檔案。

（3）做好電子文件的歸檔工作。采用技術處理來保護原始文件信息，將已經(jīng)歸檔的文件改為只能只讀的文件，也就是其他人不可以對此文件進行修改。從而識別和保護了文件的原始結構，提高電子檔案的可靠性。

（4）做好電子檔案的保存工作，雖然我們用光盤對其進行了保存，但是對于長久需要保存的文件應該定期進行復制，防止信息損壞與丟失。

三、采取一定的措施來建設好檔案的管理信息化

對于檔案管理我們首先應該加強電子文件的歸檔管理，提高檔案的管理水平。對于不同的文檔我們要靠計算機部門的技術對其進行接收和整理。其次提高管理人員的業(yè)務能力，使管理人員從不專業(yè)的變成專業(yè)的，從而保證檔案系統(tǒng)的管理工作有序、正常的持續(xù)發(fā)展。第三是提高目前的管理手段，實現(xiàn)所有的資源能夠做到共享，對此我們要選擇規(guī)范化，通用化以及包容性強的軟件。

四、開拓檔案管理的重要性

檔案管理從狹義上講，就是檔案業(yè)務工作是一個偉社會各事業(yè)服務的工作。

具有以下兩點重要性：

第一，由于檔案是我國機關工作考察的依據(jù)。它是記錄過去的工作和歷史情況，是可以為機關工作提供第一手資料，是真憑實據(jù)。第二，檔案是我國教育宣傳的生動素材。

正是因為檔案有如此的重要，我們應該要保護好和管理好檔案，要妥善保管好檔案，為它的利用創(chuàng)造條件，因此應該做到以下幾點：

1）要維護好歷史的真實面貌；2）要忠于和熱愛檔案事業(yè)；3）要具備全心全意為人民服務的精神；4）要有良好的保密習慣；5）要樹立高度的法制意識和觀念。我們要為我國的檔案管理工作付出我們的最飽滿的熱情，做好應該做的，把檔案管理工作的作用發(fā)揮到最大。

五、小結

本文就開拓檔案管理工作的新思路問題展開了探討，主要分析了檔案管理信息化的現(xiàn)狀，分別是現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性，檔案管理基礎工作標準化與規(guī)范化仍要改進，檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。并且提出了具體的方法，首先我們要加強檔案管理信息化的建設，做好存檔、保存工作。對此提出了相對應的措施，加強電子文件的歸檔管理，提高管理人員的業(yè)務素質(zhì)，以及提高現(xiàn)代化的管理手段。對其重要性也做了一定的表述，但是由于個人所學知識以及閱歷的極限性，為沒法做到很全面的分析，希望能夠憑借此文引起廣大學者的關注。

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作者簡介：楊建平（1979），男，漢族，天津人，本科，館員，研究方向：檔案管理。