高校系辦公室規(guī)范管理

潘石瑛

摘要：高等教育院校系辦公室在學(xué)校的管理體系中發(fā)揮著重要的承上啟下作用，所以，高等院校系辦公室的規(guī)范化管理是對高等教育學(xué)校發(fā)展起著關(guān)鍵作用的一步。如果高等學(xué)校能完成對于系辦公室的規(guī)范化管理，那么將會對學(xué)校未來的發(fā)展產(chǎn)生極其有益的影響。所以，高校系辦公室的規(guī)范化管理對于學(xué)校的發(fā)展十分關(guān)鍵。

關(guān)鍵詞：高等教育；規(guī)范管理；系辦公室

中圖分類號：F27

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2017.10.025

隨著我國社會不斷的進(jìn)步和發(fā)展，我國對于教育事業(yè)的發(fā)展也愈發(fā)重視起來，而高等教育在其中的地位不可忽視，優(yōu)秀的高等教育可以為社會，為國家輸送大批人才，不僅推動了社會的發(fā)展，也促進(jìn)了國家的繁榮，同時也代表了一個國家的新生力量的發(fā)展。當(dāng)然，有發(fā)展就有競爭，當(dāng)今的二十一世紀(jì)是一個高端人才競爭的年代，擁有了最完備的人才隊伍，就擁有了大力發(fā)展經(jīng)濟(jì)社會的強(qiáng)大后援。因此，高等教育對學(xué)生的培養(yǎng)十分關(guān)鍵，而高校系辦公室這個角色在學(xué)校和學(xué)生中作為一個紐帶產(chǎn)生了十分關(guān)鍵的承上啟下的作用。

1高等教育學(xué)校系辦公室的作用及重要性

高校系辦公室在學(xué)校的管理體系中發(fā)揮著重要的作用，是辦學(xué)規(guī)模需要擴(kuò)大，辦學(xué)層次需要提升，和辦學(xué)理念需需要優(yōu)化先進(jìn)，以及在國家和社會的繁榮以及經(jīng)濟(jì)科技的高速發(fā)展對高校向社會輸送的人才的質(zhì)量要求的提高的社會現(xiàn)狀中的關(guān)鍵的一環(huán)。而且高校系辦公室的發(fā)展和規(guī)范不僅對學(xué)校意味著各項職能全面發(fā)展和教學(xué)質(zhì)量的各方面的優(yōu)化和提高，對學(xué)生也意味著高等教育不再是名義上的上大學(xué)去接受高等教育，更能有助于打破學(xué)生中“六十分萬歲，多一分浪費”的不積極不健康心態(tài)。

對于國家和社會來說，高校系辦公室如何發(fā)展在表面上來看似乎并不直接產(chǎn)生什么較大的影響，但是從長遠(yuǎn)角度來看，高等教育學(xué)校每年為社會輸送的人才不在少數(shù)，自然，所輸送人才的質(zhì)量對社會有著深遠(yuǎn)的影響。在接受高等教育的過程中由于系辦公室等部門不能規(guī)范管理導(dǎo)致人才培養(yǎng)能力的欠缺，就會直接的對人才的成長產(chǎn)生不利的影響，而發(fā)展不完善的教育體系培養(yǎng)出來的人才自然也算不得是真正的人才，這樣久而久之，不僅制約著國家和社會的繁榮發(fā)展，更限制著我國科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步。畢竟高端的科學(xué)技術(shù)問題中相當(dāng)一部分并不是基層人才能夠解決的，所以，從長遠(yuǎn)角度來看，高校系辦公室的管理規(guī)范化與否，不僅關(guān)系到學(xué)生的后期成長，學(xué)校的未來發(fā)展，更關(guān)系到國家和社會的進(jìn)步，甚至?xí)绊懙轿覈趪H中的地位。畢竟“弱國無外交”是亙古不變的道理，更別說一個國家的科學(xué)技術(shù)的落后和人才培養(yǎng)方面的欠缺了。

梁啟超也曾經(jīng)說過，“少年強(qiáng)則國強(qiáng)”，簡簡單單幾個字就闡述了新生力量對于一個國家發(fā)展的重要性。因此，學(xué)生的學(xué)習(xí)和成長、高等教育學(xué)校的發(fā)展、高校系辦公室的規(guī)范化管理、國家和社會的繁榮發(fā)展以及在國際上的地位和影響這幾點是一環(huán)扣一環(huán)，密不可分且息息相關(guān)的。正所謂牽一發(fā)而動全身，高校系辦公室這個關(guān)鍵的紐帶如果不能規(guī)范化的話，那高校系辦公室所具備的上傳下達(dá)的職能也就出現(xiàn)了欠缺，那么，大學(xué)生、高等教育學(xué)校、國家和社會三者之間的緊密聯(lián)系將會出現(xiàn)較大缺口和弊端。簡言之，高校系辦公室的規(guī)范化管理是十分重要的，十分關(guān)鍵的，應(yīng)當(dāng)引起校方足夠的重視，并盡快付諸行動。

2目前高等教育學(xué)校系辦公室管理過程中可能存在的問題

隨著我國社會的快速發(fā)展，人們知識水平的整體提高以及教育事業(yè)的不斷改革，高等教育不論是教學(xué)方面還是管理方面都有著一定的進(jìn)步，朝著一個良好的趨勢在發(fā)展，雖然近些年來有著很大的進(jìn)步，但是在一些環(huán)節(jié)中還存在的一些問題，而這些問題的存在可能會嚴(yán)重的制約著對學(xué)生的培養(yǎng)效果。

2.1人員選拔培養(yǎng)方式不甚完備

目前來看，高等教育辦公室管理體系中，人員選拔和培養(yǎng)方式的局限性直接導(dǎo)致了高校系辦公室工作人員的綜合素質(zhì)不高。在一個團(tuán)隊里，如果組成人員不能夠很好的發(fā)揮自己的作用，并且未得到相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)的培養(yǎng)，會導(dǎo)致整個團(tuán)隊的協(xié)調(diào)性和工作能力受到嚴(yán)重的制約，甚至影響到整個高校的管理體系的運(yùn)作。由于能力的欠缺，會在某種程度上降低工作人員對工作的熱情，而高校系辦公室這個紐帶是起到一個上傳下達(dá)，承上啟下的作用的，這一塊的工作人員出現(xiàn)了懈怠，那么后果的嚴(yán)重可想而知。

2.2缺乏創(chuàng)新能力和主觀能動性

絕大多數(shù)工作人員都習(xí)慣了按部就班，僵硬木訥的聽領(lǐng)導(dǎo)的話，并不能很好的參與到學(xué)校的管理政策安排的運(yùn)作環(huán)節(jié)中，只是簡單的傳達(dá)，做該做的事，多數(shù)都是領(lǐng)導(dǎo)說怎么辦就怎么辦，由于自身能力的不足，領(lǐng)導(dǎo)對工作人員的信任程度，工作積極性等多方面原因，導(dǎo)致“不想多說，不愿多做”的心理狀態(tài)和工作現(xiàn)狀。在工作方面上缺乏創(chuàng)新精神，因循守舊，按部就班，遇到問題就先找客觀原因，這樣的系辦公室工作質(zhì)量的確不高，并不能很好的發(fā)揮高等教育學(xué)校中系辦公室該有的作用。

2.3自動化辦公程度不高，協(xié)調(diào)性不好雖然現(xiàn)在的高校系辦公室都有計算機(jī)的配備，但是由于工作人員能力問題，計算機(jī)并不能很好的應(yīng)用，多數(shù)都是簡單的打印，傳真，并不能真正的做到辦公自動化，多數(shù)都是非自動化辦公，導(dǎo)致整個系辦公室工作

協(xié)調(diào)性大打折扣，而且工作效率偏低。隨著科技的發(fā)

展，計算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，計算機(jī)的應(yīng)用已經(jīng)深入到各行各業(yè)，而且應(yīng)用十分廣泛，在很大程度上提高了各行各業(yè)的工作效率，很多行業(yè)和部門都已經(jīng)步入了信息化工作狀態(tài)。在這種時代的大方向下，高校系辦公室如果不能很好的應(yīng)用計算機(jī)，將工作變得自動化，那么，整個辦公室的工作效率會大大降低。與此同時，也會嚴(yán)重制約學(xué)校的發(fā)展和學(xué)生能力的發(fā)展，畢竟系辦公室這個角色在高等教育中一直都有著很關(guān)鍵的作用，不可忽視。

3關(guān)于高校系辦公室管理規(guī)范化的改善

3.1提高辦事效率

由于系辦公室處于各種事務(wù)交集的中心，所處理事務(wù)也相對繁雜，如果做不到高質(zhì)量高效率，那這個“中樞紐帶”就會拖慢整個學(xué)校的工作進(jìn)程。提高效率不光是主觀行動，還有就是要將設(shè)備的可應(yīng)用性發(fā)揮到最大化，做到辦公信息化，自動化，從而高效率，高質(zhì)量的完成各項任務(wù)。

3.2加強(qiáng)完善系辦公室的規(guī)章制度

俗話說，“沒有規(guī)矩，不成方圓”，對于一個辦公室的規(guī)范化管理，有著完善的規(guī)章制度會起到事半功倍的效果，所以，在對高校系辦公室的規(guī)范管理中，一定要加強(qiáng)完善各對于系辦公室管理中的各項規(guī)章制度。辦公室制度不僅要考慮到工作人員切實存在的問題，同時也要設(shè)立全面的獎懲方式，從而達(dá)到系辦公室的規(guī)范管理，并且能夠很好的調(diào)動工作人員的積極性，同時對辦公室工作人員的辦公方式等方面做出一定范圍內(nèi)的限制和鼓勵。

3.3提高內(nèi)外調(diào)和能力，提高服務(wù)質(zhì)量水平

辦公室一般處于高等院校中管理，服務(wù)，溝通，等一系列繁雜服務(wù)的交點，涉及的事務(wù)相對來說比較復(fù)雜，尤其是內(nèi)外調(diào)和，上下級溝通方面，需要著重培養(yǎng)工作人員的能力，畢竟辦公室不僅是對于高校內(nèi)部學(xué)生，教師，領(lǐng)導(dǎo)等人員的服務(wù)窗口，更是面對外界社會的了解的平臺，所以辦公室人員的服務(wù)質(zhì)量水平需要有所提高，并且注重團(tuán)隊協(xié)作，一起處理好學(xué)校內(nèi)外的各項事務(wù)。這樣才能很好的體現(xiàn)出高等院校系辦公室這一角色服務(wù)窗口的特性。

3.4調(diào)動積極性，提高工作人員創(chuàng)新能力

有了足夠的積極性，并且有發(fā)散性的思維，才會在輔助校級領(lǐng)導(dǎo)做出各種決策的時候提出有創(chuàng)意有建設(shè)性的建議，履行好系辦公室行履行的責(zé)任和義務(wù)，同時也為高校的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

4總結(jié)

高校系辦公室的規(guī)范管理主要是從辦公方式自動化，人員協(xié)調(diào)和積極性，創(chuàng)新能力，完善規(guī)章制幾方面入手，從而改善目前系辦公室所存在的弊端，優(yōu)化高校系辦公室的工作質(zhì)量和工作效率。從而進(jìn)一步提高學(xué)校對學(xué)生的培養(yǎng)能力和學(xué)校自身發(fā)展?jié)摿?，為社會輸送合格的人才?/p>

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