重視期刊編務人員的溝通協(xié)調(diào)能力

汪全偉+高錦合+黃東杰

摘 要 編務是編輯工作的重要組成部分，溝通協(xié)調(diào)能力是編務人員必需具備的基本素養(yǎng)。本文概述了編務溝通協(xié)調(diào)能力的重要性以及提高編務人員溝通能力的基本途徑，以期為期刊的良好發(fā)展提供參考。

關(guān)鍵詞 期刊 ；編務 ；溝通協(xié)調(diào)能力

中圖分類號 G254

Abstract Editing affairs is an important part of editing work. Communication and coordination skill is necessary for editing affairs staff. This paper summarizes the importance of communication and coordination skills and the ways to improve it to provide a reference for the journal development.

Key words journal ； editing affairs staff ； communication and coordination ability

編務工作是編輯工作中的一個不可或缺的組成部分，它涉及編輯工作的方方面面，是一項較為復雜、繁瑣的工作。明確編務工作在編輯過程的作用，提高編務人員的溝通協(xié)調(diào)能力，是吸收高質(zhì)量稿件，保證刊物質(zhì)量，提升刊物品牌效應的前提和保障。筆者以《熱帶作物學報》為例，探討如何提高期刊編務人員的溝通協(xié)調(diào)能力，以期為期刊的良好發(fā)展提供參考。

1 溝通協(xié)調(diào)能力的內(nèi)涵

溝通是人與人之間的聯(lián)系過程，是人與人之間傳遞信息、交流思想和情感的過程。協(xié)調(diào)是指調(diào)整某一事件各參與因素之間的關(guān)系，使各個因素能夠相互配合，最終完成目標。

2 期刊編務人員的溝通協(xié)調(diào)能力

2.1 溝通協(xié)調(diào)能力的重要性

《熱帶作物學報》編務人員承擔著來稿登記、送審、退改、退稿，對稿件進度進行全方位把握；審稿專家?guī)旌妥髡邘斓慕⑴c管理；通知收費，郵寄發(fā)票，向發(fā)行人員提供作者聯(lián)系方式；跟蹤稿件發(fā)行以后的后續(xù)工作等。作為經(jīng)常周旋于編輯、作者、審稿人等之間的協(xié)調(diào)員，編務人員起到了聯(lián)系編輯與作者的紐帶作用[1]，是作者與編輯部其他部門人員、審稿人、讀者之間的橋梁。美國著名人際關(guān)系學家卡耐基說：“一個職業(yè)人士成功因素75 %靠溝通，25 %靠天才和能力”，編務人員也是如此。溝通協(xié)調(diào)的目的在于解決問題，消除矛盾。因此，一本優(yōu)秀的刊物，不一定每個個體都很優(yōu)秀，但編務人員良好的溝通協(xié)調(diào)能力卻是必不可少的，直接關(guān)系著期刊工作的順利開展。

2.2 編務人員溝通協(xié)調(diào)能力所需的自身素養(yǎng)

編務人員溝通協(xié)調(diào)能力貫穿于編輯過程的各個層面和各個方面，是編輯工作成功與否的重要因素。提高溝通協(xié)調(diào)能力首先要求編務人員具備一定的業(yè)務儲備：即是專家，也是雜家[2]。以《熱帶作物學報》為例，編務人員需要對現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技的趨勢、農(nóng)業(yè)政策、職稱評定、項目結(jié)題政策等有一定的了解；對某種作物的生長特性、種植管理、貯藏加工等也要有一定的專業(yè)認識，以便在與作者、審稿人溝通協(xié)調(diào)中做到有的放失，更有效地提高溝通協(xié)調(diào)效果；同時，編務人員還需要有一定的編輯出版知識，能夠熟練運用編輯出版知識與作者進行溝通、協(xié)調(diào)；此外，編務人員的工作很大部分是通過計算機在網(wǎng)絡(luò)上完成的，熟練的電腦網(wǎng)絡(luò)操作是編務工作新常態(tài)下必備的技能；最后，由于《熱帶作物學報》對來稿要求提供中英文摘要，因此，英語水平也是編務人員所需的必備條件之一。

2.3 如何提高編務人員的溝通協(xié)調(diào)能力

溝通協(xié)調(diào)是一門科學，溝通協(xié)調(diào)能力需要通過平時的學習和積累得到提高[3]，具體可以從以下幾個方面著手。

2.3.1 學會有效地傾聽

溝通從傾聽開始，傾聽是人與人心靈溝通的橋梁。《熱帶作物學報》編務人員與作者最常用的溝通方式是電話和郵件，而電話溝通必不可少的環(huán)節(jié)是聽。首先，編務人員要做到認真傾聽，通過傾聽了解對方，認識對方；其次，每個人表達信息的層次是不一樣的，可能有的人開門見山，有的人半天也說不到正題，認真傾聽，可以獲得盡可能多的信息，以便處理和解決問題。以《熱帶作物學報》為例，有時作者對稿件見刊時間要求比較高，個別作者剛投稿，就頻繁催問稿件見刊時間，這時編務人員不能表現(xiàn)出不耐煩的口吻。耐心傾聽，抓住作者溝通的意圖，然后有理有節(jié)，以溫和的言語回復作者，盡量安撫作者急躁的心情。聽的同時，還需要注意細節(jié)，不隨意打斷對方的講話，謹慎反駁對方的言語，不要在心里先帶著偏見或成見去聽，也不要去猜對方未講完的內(nèi)容?？梢赃m當附和，重復對方的話語，讓對方感覺編務人員對作者處境的理解，以及編務人員可以幫助其解決問題。

2.3.2 學會有藝術(shù)地說

溝通協(xié)調(diào)能力除了需要有效地聽，還需有藝術(shù)地說。聽完作者的問題后，與作者溝通聲調(diào)應不高不低、語氣溫和，節(jié)奏適中，作者對某件事情充滿情緒的時候，不能以惡制惡，盡量使用通俗易懂的語言。編務人員應在不斷的實踐中提高語言及文字表達能力，多鍛煉，多學習。

2.3.3 有效利用肢體語言

如果是面對面與作者、專家交流溝通，面帶微笑，保持良好的身體姿勢和輕微動作會更有利于營造溝通的良好氛圍。

2.3.4 學會高效地做

溝通協(xié)調(diào)能力最重要的是做。對于給作者專家的承諾，必須言必行，言而有信。由于編務事情比較多，有的時候一個電話剛掛，另一個電話又來了，這樣很容易遺漏作者的電話需求。這種情況下，編務人員需要對電話的內(nèi)容進行記錄，以便盡快回復作者。對于解決不了的問題，需要及時回復作者、審稿人，同時盡量幫助給出其他合理可行的建議。

總之，編務人員在溝通協(xié)調(diào)過程中，需要思路清晰，表達簡潔，語言通順，語氣溫和，高效地處理解決問題。

3 結(jié)語

編務是刊物內(nèi)務的管理者，是期刊外部良好發(fā)展環(huán)境的開拓者，也是期刊成長的忠實記錄者[4]。編務人員的溝通能力是進行編務工作的前提和基礎(chǔ)。因此，編務人員的溝通能力，對于期刊工作的順利開展有著不可或缺的作用，重視編務人員溝通能力的培養(yǎng)，通過聽、說、做一點點逐步提高，不斷實踐，總結(jié)，再實踐，再總結(jié)，有效提升溝通協(xié)調(diào)能力，有利于擴充刊物的作者圈，專家圈，讀者圈，最終有利于刊物品牌發(fā)展。

參考文獻

[1] 徐玉秀. 科技期刊編務應具備的綜合素質(zhì)[J]. 林業(yè)科技管理，2004（2）：42-43.

[2] 張秀梅，馮 蕊，程煜華，等. 科技期刊數(shù)字出版編創(chuàng)人員能力素質(zhì)模型研究[J]. 編輯學報，2014，26（3）：284-286.

[3] 賈 曼. 試論溝通協(xié)調(diào)能力在編輯工作中的重要性[J]. 科技與出版，2011（8）：43-44.

[4] 張 毫，常延廷. 期刊編務的六種職能[J]. 學術(shù)交流，2007，161（8）：187-189.