試論司法檔案數(shù)字化過程操作人員保密管理

謝思集

摘 要：近年來，隨著科技的飛速發(fā)展，信息技術(shù)的騰飛，給各行各業(yè)的長遠發(fā)展帶來的重要的契機。檔案行業(yè)也是迎來了發(fā)展的新機遇。在過去，成堆的司法檔案往往是很多檔案管理人員最頭疼的事情，海量的檔案信息需要檔案管理人員花費龐大的時間和精力進行整理，遇到一些重大的案件需要在成堆的檔案資料中尋找相關(guān)聯(lián)的檔案資料。然而現(xiàn)在，隨著數(shù)字化檔案的落實，司法檔案的歸整成為了相對簡單的事情，但是在檔案資料數(shù)字化的過程中如何確保操作人員的保密，是一個值得深入研究的問題。

關(guān)鍵詞：司法；檔案資料；數(shù)字化；操作人員；保密管理

1 引言

司法檔案是人民法院在審判執(zhí)行工作和司法政務(wù)、司法事務(wù)管理活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，具有證據(jù)價值和監(jiān)督功能，可以說是人民法院歷史的記憶。司法檔案是公安、檢察院、法院、司法四大權(quán)力機關(guān)所產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案的統(tǒng)稱。有些司法檔案在一定的時間內(nèi)具有保密要求，有些具有永久的保密要求，這些檔案信息如果隨意擴散，會造成個人隱私、工作秘密、國家秘密的泄漏，是敵對分子、爆料人員、案件當事人刻意竊取的材料，哪里有需求，哪里就有買賣；這些司法檔案數(shù)字化的加工人員，有機會知道敵對分子、爆料人員、案件當事人所知道的信息，這些信息一旦泄漏，會對國家、對社會、對案件審判的公平性產(chǎn)生不利影響；所以，對司法檔案數(shù)字化操作人員，納入保密管理的戰(zhàn)線，加強保密管理是非常必要的。司法檔案的完整與安全乃是其功能充分發(fā)揮的基礎(chǔ)。該歸檔不歸、檔案滅失，都將影響檔案功能的發(fā)揮。確保司法檔案的完整必須規(guī)范司法檔案的整理和交接，明確司法檔案的歸檔范圍、期限、檢查驗收和落實考核等方面的內(nèi)容。司法檔案的安全，既涉及檔案的物理安全，又包括保密安全。

2 司法檔案數(shù)字化過程中的保密控制

1.對檔案的內(nèi)容進行保密控制

說道檔案工作，人們不由得想起了電視劇中的“保密局”，其實這是人們對于檔案工作中一個重要的工作內(nèi)容：保密工作的關(guān)注和認識。如果檔案資料不能夠妥善的進行保存和保密，那么就會使得檔案資料出現(xiàn)歪斜的風險。上到國家經(jīng)濟發(fā)展和國防建設(shè)的檔案資料，下到每一個人的個人檔案信息都是需要嚴格的保密的。試想，如果這些檔案資料都外泄到敵方手中，那么我們將完全暴露在別人面前，何談戰(zhàn)略思想，哪里還能在國際或者人際關(guān)系中保護自己。所以說，檔案資料最重要的就是檔案內(nèi)容的保密工作，這是檔案管理的重要工作內(nèi)容。然而司法檔案資料數(shù)字化的過程中，因涉及到大量的檔案信息，需要不同的操作人員進行數(shù)字掃描，不可避免的有檔案外泄的風險，所以檔案管理部門應(yīng)該切實的出臺相關(guān)的措施，對檔案內(nèi)容進行保密控制。

2.確保檔案保密的控制實施

檔案資料的保密不單單在于檔案資料的保密條款，更重要的是對檔案資料保密進行有效的執(zhí)行和控制實施。司法檔案在數(shù)字化的過程中，存在的不安全和有外泄風險的預(yù)先分析是司法部門應(yīng)該需要去思考和判斷的。結(jié)合司法檔案數(shù)字化中的操作人員、儀器設(shè)備、環(huán)境等不確定的因素，進行深入的分析研究，并且制定相關(guān)的措施，有效的對檔案保密進行管控。在司法檔案數(shù)字化的過程中，人的因素是所有因素中最重要的，也是風險最大的。人的不安全行為是與人的心理特征相違背的、非理智的行為。為此，可通過加強教育來控制人的不理智行為。首先，應(yīng)組織工作人員學習檔案安全保密的相關(guān)規(guī)章制度。其次，科學地設(shè)計檔案數(shù)字化工作流程，明確各個環(huán)節(jié)需要注意的安全保密問題和需要遵循的原則，從而提高參與人員的安全保密意識。人是檔案數(shù)字化工作的主體，強化人員管理，能為安全保密工作奠定堅實的基礎(chǔ)。

3 提高司法檔案數(shù)字化過程中操作人員保密意識的措施

1.嚴明崗位職責要求，深化思想認識

提高司法檔案資料在數(shù)字化過程中的保密成效，首先就是要提高每一個檔案數(shù)字化操作人員的職責意識，嚴明操作崗位的職責要求，深化每一個檔案數(shù)字化操作人員的思想認識。在這樣的基礎(chǔ)之上，充分的發(fā)揮每一個檔案數(shù)字化操作人員的主觀能動性，切實的提高其工作成效和檔案資料的保密性。

2.明確數(shù)字化過程中的人員分工

在司法檔案資料數(shù)字化的過程中，相關(guān)部門應(yīng)該切實有效的根據(jù)檔案資料數(shù)字化的內(nèi)容、要求、流程等，對操作人員進行統(tǒng)一、協(xié)調(diào)的工作劃分。根據(jù)每個流程的工作性質(zhì)和內(nèi)容，安排相對應(yīng)的工作人員從事更為細致的工作。明確數(shù)字化過程中人員的分工，有利于劃分檔案資料保密性的責任大小，便于分析各個環(huán)節(jié)中可能出現(xiàn)的問題，并且及時的進行相關(guān)的改善和提高。

3.實行嚴格的抽查和階段性的驗收

司法檔案資料的數(shù)字化過程，是一個工程量大、程序復雜的事項，需要大量的人力、物理、財力的支持，所以在司法檔案數(shù)字化的過程中，相關(guān)部門應(yīng)該切實的做好相關(guān)檔案資料數(shù)字化的抽查工作，以防止檔案資料的錯誤分類，甚至檔案資料的掃面錯誤給后期檔案調(diào)閱工作帶來的極大麻煩。此外，司法檔案數(shù)字化工作中，相關(guān)部門還應(yīng)該組織有關(guān)的工作隊伍進行定期或者不定期驗收，鼓勵和引導更多的數(shù)字化操作人員積極投入到檔案數(shù)字化的工作中，充分發(fā)揮自身的主觀能動性。

4.嚴格操作人員的錄用和培訓機制

在司法檔案數(shù)字化的過程中，相關(guān)部門應(yīng)該嚴格進行操作人員的錄用和培訓機制。人員選拔和業(yè)務(wù)水平培訓。在任何實踐活動中，起到?jīng)Q定性作用的參與主體都是人類。因此，在進行檔案數(shù)字化工作過程中，首先要對于工作人員進行合理的選拔和業(yè)務(wù)培訓，以確保日后檔案數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)工作、檔案管理和利用工作。也就是說，在進行人員選拔時，要偏向選擇工作細致、具有較強責任心的專人，同時，在進行人員培訓時也要注重道德素質(zhì)與專業(yè)技能方面的培訓。

4 結(jié)語

當前，隨著各級司法機關(guān)開展進行檔案資料的數(shù)字化工作，面對繁雜、量大的檔案資料，司法機關(guān)應(yīng)該立足本部門的實際情況，科學的選用、招聘操作能力強、專業(yè)技能優(yōu)、綜合素質(zhì)好的工作人員，參與到檔案資料的數(shù)字化過程中，確保司法檔案資料數(shù)字化的過程能夠有效的推進。此外，司法部門還應(yīng)該重視對數(shù)字化過程中操作人員的技能和思想進行培訓和教育工作，引導他們嚴格遵守檔案方面的法律法規(guī)，確保經(jīng)過數(shù)字化的檔案資料能夠按時、按要求的進行檔案封存和保護。

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