鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)路徑分析

摘 要：檔案管理工作是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作的重要組成部分，其工作效率的高低直接關(guān)乎鎮(zhèn)政府其他各項(xiàng)工作是否能夠順利進(jìn)行。利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案進(jìn)行歸類管理和儲(chǔ)存，能夠有效的改善之前檔案管理中存在的種種局限和不足，從而為鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展提供有力的支持，這也已經(jīng)成為時(shí)代的召喚和社會(huì)進(jìn)步和發(fā)展的必然要求?；诖?，本文將緊密圍繞如何提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理的信息化水平這一問(wèn)題做簡(jiǎn)要探討。

關(guān)鍵詞：鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府；信息化；檔案管理；途徑

伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展、通信技術(shù)的進(jìn)步，信息化、數(shù)字化已經(jīng)走入人們的生活，并給人們生活帶來(lái)前所未有的快捷體驗(yàn)。但是，我們也必須意識(shí)到，在向信息化社會(huì)前進(jìn)的過(guò)程中，政府憑借其特有的職能已經(jīng)成為社會(huì)最為重要的信息主體和信息管理主體。因此，從這一點(diǎn)來(lái)看，加快鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化水平建設(shè)步伐，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案信息資源進(jìn)行深入了解，能夠更好地發(fā)揮檔案資源的作用，提升其利用價(jià)值。

1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的必要性分析

隨著時(shí)代的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理工作越來(lái)越體現(xiàn)出其重要性。面對(duì)急速變化的社會(huì)新形勢(shì)，政府要想實(shí)現(xiàn)其可持續(xù)發(fā)展就必須要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)。

1.1 鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化工作的主要內(nèi)容

鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化其主要工作內(nèi)容就是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)操作實(shí)現(xiàn)檔案資料由紙質(zhì)化到電子化、信息化的轉(zhuǎn)變。同時(shí)還要注意在轉(zhuǎn)變過(guò)程中對(duì)檔案進(jìn)行重新整理、歸類、保存等。

1.2 檔案管理信息化建設(shè)具有其特殊優(yōu)點(diǎn)：

之所以要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，一個(gè)很重要的原因在于相較于傳統(tǒng)的檔案管理方法，檔案管理信息化建設(shè)具有很多的優(yōu)點(diǎn)。首先表現(xiàn)為檔案管理不受時(shí)空限制，任何時(shí)間、任何地點(diǎn)都能夠快速的查閱到所需要內(nèi)容；其次，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化后就可以直接通過(guò)計(jì)算機(jī)終端進(jìn)行相關(guān)的查找瀏覽操作，使得紙質(zhì)檔案的翻閱和復(fù)印次數(shù)大大降低，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的保護(hù)。最后，檔案的信息化管理，是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行操作，簡(jiǎn)單方便并易于操作，因而能夠有效提升工作效率。

2 現(xiàn)階段鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)路徑中存在的問(wèn)題

2.1 設(shè)備不足問(wèn)題突出

在我國(guó)，相較于城市而言，由于鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展較為落后，加之缺乏上級(jí)資金、技術(shù)支持，這就導(dǎo)致鎮(zhèn)政府在檔案信息化管理過(guò)程中缺乏一些專業(yè)的設(shè)備，從而阻礙了鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化的發(fā)展進(jìn)程。

2.2 檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較弱，信息操作水平較低

目前，大多數(shù)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作人員都是非科班出身，有些甚至都不是與檔案管理相關(guān)的專業(yè)出身。工作與所學(xué)專業(yè)完全不對(duì)口，加之部分工作人員對(duì)于現(xiàn)代信息技術(shù)及檔案管理相關(guān)軟件的應(yīng)用不熟練，不僅會(huì)使檔案管理工作效率和成果落后，更甚者會(huì)導(dǎo)致檔案出現(xiàn)安全隱患。此外，由于檔案管理工作程序單一而瑣碎。這就使得一些辦公室檔案管理人員工作積極性不高，對(duì)工作缺乏熱情，敷衍了事，為了完成工作而工作，缺乏主動(dòng)性，從而拉低了鎮(zhèn)政府檔案管理工作的效率。

2.3 檔案管理信息化建設(shè)缺乏系統(tǒng)而專業(yè)的理論指導(dǎo)

紙質(zhì)版的檔案管理工作大多以檔案的搜集、保存為重點(diǎn)，而信息化建設(shè)路徑不再是僅僅為了收集資料、歸檔保存而工作，更重要的是要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案內(nèi)容的有效利用，以發(fā)揮出檔案的最大價(jià)值。但是反觀當(dāng)下，在我國(guó)大多數(shù)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府中，由于缺乏專業(yè)人員、專業(yè)理論的指導(dǎo)，大部分的檔案管理工作人員仍然沿用傳統(tǒng)思想意義上的檔案管理方式，重收錄而忽視輸出，沒(méi)有形成一套科學(xué)、系統(tǒng)、完善的管理方案，不僅加大了檔案查找難度而且阻礙了檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

2.4 鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案編研工作滯后

檔案管理工作具有交融性與復(fù)雜性的特點(diǎn)，但是目前很多工作人員對(duì)檔案的管理僅僅局限于眼前工作、只注重對(duì)資料的簡(jiǎn)單收集而忽視了后期運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)編研處理或者是缺乏編研工作的能力，這就使得檔案資源缺乏整合性及系統(tǒng)性。不僅使得檔案管理工作無(wú)法實(shí)現(xiàn)自身的創(chuàng)新發(fā)展，也會(huì)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府其他各方面工作的開(kāi)展產(chǎn)生極為不利的影響。

3 關(guān)于提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)水平的幾點(diǎn)措施

3.1 提高對(duì)政府信息化檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，加大對(duì)信息化檔案管理工作的支持力度

實(shí)現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化是促進(jìn)政府其他各方面工作可持續(xù)發(fā)展的必由之路，這也是檔案管理實(shí)現(xiàn)自身現(xiàn)代化發(fā)展的必要條件。因此第一必須充分認(rèn)識(shí)到鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化的重要性，并將其納入到工作日程；第二要積極通過(guò)各種形式的宣傳教育，使工作人員提升對(duì)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)知水平，并以此增強(qiáng)自己的使命感和責(zé)任感，使自己積極投入到工作中去。

3.2 建立健全鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府信息化檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的規(guī)范化

由于缺乏與信息化檔案管理制度建設(shè)有關(guān)的經(jīng)驗(yàn)，因而目前的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)出現(xiàn)了很大的隨意性和不規(guī)范性，不僅降低了檔案的安全性也使得檔案管理制度化發(fā)展進(jìn)程較為緩慢。因此，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況，建立起一套系統(tǒng)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理制度。制度應(yīng)該囊括檔案管理信息化建設(shè)工作的各個(gè)方面，使檔案管理工作人員在工作中有法可依，每個(gè)環(huán)節(jié)、每項(xiàng)工作都有其工作依據(jù)和指導(dǎo)。另外，還要制定一套與檔案管理信息化建設(shè)有關(guān)的監(jiān)督制度，通過(guò)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作的監(jiān)督，實(shí)行對(duì)檔案的安全保護(hù)，從而保證檔案管理規(guī)范化建設(shè)的順利進(jìn)行

3.3 完善鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)所必需的設(shè)備

要想促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，就必須要完善與檔案信息化管理有關(guān)的設(shè)備。這就要求相關(guān)單位不僅要通過(guò)加大對(duì)檔案管理工作的資金支持，以使其有能力積極引入一些操作簡(jiǎn)便快捷的設(shè)備。而且還要為檔案管理工作設(shè)置專門(mén)的工作場(chǎng)所，配置熟悉計(jì)算機(jī)操作的具有鉆研性的管理人員和監(jiān)督人員。這樣一來(lái)不僅能夠提高工作效率，還能有效提升檔案的準(zhǔn)確性與安全性。

3.4 依托現(xiàn)代信息技術(shù)，建設(shè)起信息化的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理系統(tǒng)

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展，社會(huì)逐步進(jìn)入自動(dòng)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化階段，信息技術(shù)在各領(lǐng)域各行業(yè)中的作用越來(lái)越突出。利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案進(jìn)行歸類管理和儲(chǔ)存，能夠有效的改善之前檔案管理中存在的種種局限和不足。因此單位要積極運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)、充分發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)，建設(shè)起符合本地發(fā)展實(shí)際的，既能保證檔案安全性又能提高資料整合性及系統(tǒng)性的科學(xué)的檔案信息管理系統(tǒng)。

3.5 加強(qiáng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化人員隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)起具有較高專業(yè)素質(zhì)的人才

首先應(yīng)當(dāng)把引進(jìn)專業(yè)的復(fù)合型的檔案管理人才提上日程。其次要針對(duì)不同工作人員的特殊情況經(jīng)常地規(guī)范化的進(jìn)行職業(yè)道德培訓(xùn)、專業(yè)基礎(chǔ)理論與技能培訓(xùn)、信息技術(shù)培訓(xùn)、現(xiàn)代化管理方法和技術(shù)培訓(xùn)等。不斷更新他們的專業(yè)知識(shí)和技能，鍛煉工作人員對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用的熟練程度，提高他們的信息專業(yè)化程度，從而使他們適應(yīng)不斷發(fā)展的檔案管理信息化建設(shè)。

4 小結(jié)

改進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理工作，建設(shè)起信息化的鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理系統(tǒng)是提高辦公室工作效率的必經(jīng)之路，也是時(shí)代發(fā)展的必然要求。雖然目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理工作已經(jīng)在向著信息化方向邁進(jìn)，并有了一定的進(jìn)步。但是我們也必須意識(shí)到，我們的檔案管理工作還存在一定的缺陷，因此應(yīng)在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上根據(jù)現(xiàn)存問(wèn)題，盡快實(shí)施有效措施，以切實(shí)提升政府檔案管理工作的效率。

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作者簡(jiǎn)介

盧云（1971-），女，江蘇省張家港人，本科，畢業(yè)于中央黨校函授學(xué)院，檔案圖資文博專業(yè)初級(jí)職稱；研究方向：檔案管理。