淺談干部人事檔案整理工作

龔鋼

干部人事檔案整理工作是管好用好干部人事檔案的基礎(chǔ)，這項(xiàng)工作看似不顯山露水，默默無(wú)聞，往往一時(shí)半刻難以顯示突出的成績(jī)和效果，但其中的重要性和特殊性不言而喻。當(dāng)前，中組部決定各級(jí)組織部門在全國(guó)集中開(kāi)展干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，這無(wú)疑將促進(jìn)各級(jí)組織對(duì)干部人事檔案內(nèi)容質(zhì)量的高度重視，將人事檔案整理工作在保證人事檔案真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、規(guī)范上提到了一個(gè)更高的要求。

1 干部人事檔案整理工作的原則

1.1 服從干部人事工作需要的原則

干部人事檔案工作，必須圍繞干部人事工作來(lái)開(kāi)展，適應(yīng)干部人事工作的發(fā)展變化，滿足干部人事工作的實(shí)際需要。在檔案中那些反映干部基本面貌和能力素質(zhì)、成長(zhǎng)經(jīng)歷、職務(wù)變動(dòng)等德、能、勤、績(jī)、廉方面的材料，作為考察、識(shí)別、選用干部的重要依據(jù)，直接為干部選拔任用工作服務(wù)，是干部人事檔案的核心。這些材料必須齊全、完整、真實(shí)、規(guī)范，絕不允許檔案中存在涂改、造假、錯(cuò)裝材料的現(xiàn)象。

1.2 注重檔案內(nèi)容質(zhì)量的原則

加強(qiáng)干部人事檔案的內(nèi)容建設(shè)，是干部人事工作對(duì)干部人事檔案工作提出的必然要求。干部人事檔案內(nèi)容的質(zhì)量是干部檔案工作的核心，也是干部人事檔案工作的價(jià)值所在。齊全、完整、真實(shí)、規(guī)范的檔案材料能夠比較全面、客觀地反映干部的政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、專業(yè)技能、工作實(shí)績(jī)等方面的情況。

1.3 嚴(yán)格要求與立足實(shí)際相結(jié)合的原則

在這次配合干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，對(duì)干部人事檔案整理中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，其形成原因是多方面的，對(duì)這些問(wèn)題的處理，首先要嚴(yán)格掌握標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)要注意從實(shí)際出發(fā)，對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行具體分析。對(duì)主要材料，近期形成的材料必須嚴(yán)格要求，缺少的必須補(bǔ)齊，填寫(xiě)不規(guī)范、手續(xù)不完整的要重新填寫(xiě)、補(bǔ)辦手續(xù)。

2 干部人事檔案整理工作中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題

1.缺少檔案材料。如：干部履歷表、學(xué)歷、學(xué)位材料、獎(jiǎng)懲材料、考察材料、歷年的增資調(diào)資表等經(jīng)常會(huì)有缺失；

2.檔案材料內(nèi)容不規(guī)范、不符合歸檔規(guī)定。如：有些表格材料填寫(xiě)不全，信息不完整，有明顯的涂改痕跡，又沒(méi)有校正說(shuō)明和責(zé)任印章；

3.檔案材料的手續(xù)不齊全。如：考察材料無(wú)落款，干部任免審批表、工資調(diào)整表缺印章；

4.用紙標(biāo)準(zhǔn)問(wèn)題。由于歷史原因，多年來(lái)對(duì)干部人事檔案的用紙標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的變化，過(guò)去一直是用16K紙，現(xiàn)在對(duì)新產(chǎn)生的材料又要求統(tǒng)一用A4紙。致使干部檔案材料紙張大小不一。在整理中按要求，對(duì)大于紙型規(guī)格的材料要進(jìn)行折疊、裁剪，小于紙型規(guī)格的材料要進(jìn)行托裱，費(fèi)時(shí)費(fèi)心；

5.裁剪問(wèn)題。為了使一本檔案外觀四邊整齊，在整理中要求對(duì)每類材料的左邊進(jìn)行包邊，取齊左邊后，用切紙刀對(duì)檔案的上、右、下三邊剪切，這樣一來(lái)，雖然從外觀上看似乎很平整，但翻開(kāi)一看，切掉字跡事故屢屢發(fā)生，將會(huì)造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失；

6..裝訂問(wèn)題。干部人事檔案經(jīng)過(guò)整理、折疊、剪裁、修補(bǔ)、裱糊、打孔后裝訂成冊(cè)，有利于保管。但是每年都有新的材料形成，按文件規(guī)定：對(duì)收集的干部人事檔案材料要規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸入檔案袋（盒）內(nèi)，每年裝訂入卷歸檔一次，材料需要進(jìn)檔時(shí)，必須把已裝訂好的檔案拆開(kāi)放進(jìn)新材料后又重新打孔裝訂，這樣反復(fù)拆裝打孔，給干部人事檔案造成的操作是不言而喻的，從而縮短了干部人事檔案的壽命。

上述這些問(wèn)題有的需要在干部人事檔案整理中發(fā)現(xiàn)并進(jìn)行補(bǔ)充完善，有的需要在干部人事檔案整理裝訂中盡量?jī)?yōu)化技術(shù)手段，減少重復(fù)拆裝來(lái)進(jìn)行避免。

3 干部人事檔案整理的方法

對(duì)于干部人事檔案進(jìn)行整理是干部人事檔案工作領(lǐng)域工作量比較大、內(nèi)容比較煩的一項(xiàng)工作，一般是按人員逐卷整理，每卷干部人事檔案的整理步驟是按照收集鑒別、補(bǔ)充完善、分類排序、編目加工、裝訂成冊(cè)這樣一個(gè)流程來(lái)進(jìn)行的。

3.1 收集鑒別

要嚴(yán)格按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》對(duì)干部人事檔案材料進(jìn)行收集歸檔，首先，在收集過(guò)程中要檢查所收集歸檔的材料是否屬于所管干部的材料，是否都是同一個(gè)人的材料，尤其要注意是否存在同名同姓但不屬于同一個(gè)人的檔案材料。其次，檢查檔案內(nèi)容的真實(shí)性。要檢查鑒別是否存有不真實(shí)的檔案材料，對(duì)這類問(wèn)題，除了從檔案材料本身記載的內(nèi)容、辦理手續(xù)和來(lái)源渠道分析外，還要從某一材料與檔案中其他相關(guān)材料的記載進(jìn)行分析。第三，要查看檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性，是否有故意涂改某些檔案內(nèi)容，使干部的相關(guān)信息發(fā)生變動(dòng)的現(xiàn)象。尤其是有關(guān)年齡、黨齡、工齡和學(xué)歷信息以及獎(jiǎng)懲信息是否有涂改現(xiàn)象。第四，檢查檔案材料是否完整齊全，同時(shí)也要避免重復(fù)材料，要弄清缺失檔案材料的去向以及產(chǎn)生問(wèn)題的工作環(huán)節(jié)，為補(bǔ)充完善材料做好準(zhǔn)備。

3.2 補(bǔ)充完善

對(duì)于檔案中缺少的檔案材料，根據(jù)材料內(nèi)容和性質(zhì)的不同可分別采取補(bǔ)充收集、復(fù)制和重新制作填寫(xiě)等三個(gè)處理辦法。對(duì)于手續(xù)不完備的檔案材料，能夠補(bǔ)充的手續(xù)要在確保補(bǔ)制的檔案信息真實(shí)的前提下，補(bǔ)充完善相應(yīng)手續(xù)。所有復(fù)制和補(bǔ)充制作的檔案材料，以及補(bǔ)充完善的檔案材料手續(xù)，都要注明復(fù)制、補(bǔ)制標(biāo)識(shí)和復(fù)制、補(bǔ)制時(shí)間。

3.3 分類排序

按照：1.履歷材料；2.自傳材料；3.鑒定、考察、考核材料；4.學(xué)歷、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)材料；5.政歷審查材料；6.黨團(tuán)材料；7.獎(jiǎng)勵(lì)材料；8.違紀(jì)處分材料；9.任免、出國(guó)、工資材料；10.其他參考材料這十個(gè)類別進(jìn)行分類。目前按照規(guī)定對(duì)于材料歸檔類別進(jìn)行調(diào)整的要根據(jù)調(diào)整后的歸檔要求進(jìn)行分類，并根據(jù)規(guī)定的要求分別按時(shí)序法、系統(tǒng)法、時(shí)序混合法對(duì)材料進(jìn)行排序。

3.4 編目加工

將分類排序好的材料編寫(xiě)類號(hào)、順序號(hào)和頁(yè)號(hào)，按類別順序和材料順序編寫(xiě)好目錄。對(duì)于檔案加工整理方面，主要關(guān)注加工對(duì)檔案的內(nèi)容有無(wú)影響，在復(fù)制、裁剪、折疊、裱糊、縫紉的加工過(guò)程和結(jié)果要保證做到利于保管，便于裝訂，不損壞材料。

3.5 裝訂成冊(cè)

裝訂好的檔案，檔案目錄置于卷首，卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。檔案材料應(yīng)左邊、下邊對(duì)齊，在左側(cè)打孔裝訂。裝訂做到結(jié)實(shí)、齊整、美觀，不掉頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字、不壓邊、不壓章、不損壞文件材料，方便閱讀。

干部人事檔案整理工作確實(shí)是比較枯燥乏味，這就要求我們?cè)趶氖逻@項(xiàng)工作時(shí)要始終保持思想端正、態(tài)度積極、心系工作、任勞任怨、熱情服務(wù)、真情奉獻(xiàn)的這么一種精神。只有堅(jiān)持這種精神，才能始終保持旺盛的工作熱情，在這樣一個(gè)平凡的崗位上創(chuàng)造不平凡業(yè)績(jī)。只有堅(jiān)持這種精神，才能使我們的工作真正做到向黨和國(guó)家的事業(yè)負(fù)責(zé)，向干部職工本人負(fù)責(zé)。只有堅(jiān)持這種精神，才能更好地為干部人事決策工作服務(wù)，為發(fā)現(xiàn)人才和培養(yǎng)開(kāi)發(fā)人才工作服務(wù)。