數(shù)字時代檔案工作理論與實(shí)踐分析

趙拯洲

【摘要】在數(shù)字化時代的發(fā)展下，檔案工作也有了新的變化。本文從數(shù)字時代檔案工作的內(nèi)涵新變化、數(shù)字時代檔案工作實(shí)踐新內(nèi)容、數(shù)字時代檔案學(xué)科建設(shè)戰(zhàn)略等方面總結(jié)了數(shù)字時代檔案工作理論與實(shí)踐的發(fā)展。闡明在新時期檔案管理工作的新要求。確定好在新時期檔案管理工作的新內(nèi)容與工作人員的新職責(zé)。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字時代；檔案；理論；實(shí)踐

一、檔案管理數(shù)字化的功能

1、提高經(jīng)濟(jì)效益

社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展使落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成尖銳的矛盾，過去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的唯一手段，致使企業(yè)成本大幅增加。而數(shù)字化檔案管理使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

2、提高辦公效率

數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以人事檔案管理為例，由于企業(yè)的管理對象繁多，且具有很強(qiáng)的流動性，如職工入廠、退休、調(diào)動等，要想準(zhǔn)確統(tǒng)計、動態(tài)了解這些情況，按以往傳統(tǒng)管理方法，必須“歸檔”后才能查詢。

通過網(wǎng)絡(luò)計算機(jī)管理的數(shù)字化檔案卻能準(zhǔn)確反映當(dāng)前的情況，同時數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實(shí)上已成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實(shí)體的保管基地變成了提供利用的信息控制中心。

3、提高檔案的利用率

由于傳統(tǒng)的檔案大都保管在檔案室、檔案館，又大都以紙張為載體，造成用戶利用不便。數(shù)字化檔案管理可以使用戶更加便捷、準(zhǔn)確地查找到自己需要的檔案，網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)，更使用戶可以不受時間和空間的限制，大大提高了檔案的利用效率。

二、數(shù)字時代檔案工作實(shí)踐新內(nèi)容

在辦公自動化的發(fā)展中，網(wǎng)上文件傳輸?shù)臄?shù)量越來越多。這代表著檔案工作證不斷的實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、數(shù)字化的發(fā)展。在網(wǎng)上文件傳輸越來越多的狀況下，也必須加強(qiáng)其管理。如下對其具體的調(diào)整管理詳細(xì)的闡述。

1、雙套制與雙軌制的實(shí)行及其實(shí)質(zhì)

現(xiàn)階段檔案工作的實(shí)踐狀態(tài)是紙質(zhì)文件與電子文件的共存。在這種共存的狀態(tài)下，檔案工作實(shí)行了“雙套制”和“雙軌制”管理?！半p套制”，是指文件歸檔后兩者的共存，亦稱“雙套歸檔”?！半p套制”的實(shí)施，可以是對電子文件制作紙質(zhì)拷貝，也可以是對紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化?！半p套歸檔”可使同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本共同處于存儲和利用狀態(tài)。“雙軌制”，是指在文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)過程中兩者的共存，即兩種形式的文件同步隨業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)運(yùn)行。

2、檔案信息化建設(shè)

在辦公自動化，文件電子化的發(fā)展下，勢必要帶動檔案管理的信息化建設(shè)。檔案工作所包含的內(nèi)容較多。涉及的內(nèi)容較為廣泛，要建立檔案管理的數(shù)字化。必須要培養(yǎng)數(shù)字化人才，并推動檔案辦公無紙化發(fā)展，從數(shù)字化檔案管理的運(yùn)用中來看，其具有一定的成效。所以針對我國檔案數(shù)字化建設(shè)還需要大力的推進(jìn)，并將建立檔案信息化管理的制度，促使檔案工作能夠在數(shù)字化的發(fā)展中順利進(jìn)行。

三、數(shù)字時代檔案工作理論新探討

數(shù)字時代的到來。加速了社會的發(fā)展。在檔案工作中，理論與實(shí)踐內(nèi)容頁進(jìn)行了一定的變化。因此在不斷變化的發(fā)展中，必須要理論與實(shí)踐融合在一起，在實(shí)踐中是離不開理論的指導(dǎo)的，在理論中也是離不開實(shí)踐的。因?yàn)槔碚搧碓从趯?shí)踐，實(shí)踐又反過來服務(wù)于理論。

1、前端控制與全程管理理論的提出，為電子文件進(jìn)行文檔一體化管理提供了理論依據(jù)

法國檔案學(xué)者C·諾加雷指出：檔案工作者要重新考慮他們在文件生命周期中進(jìn)行干預(yù)的時機(jī)，甚至重新思考這種生命周期本身”。這類觀點(diǎn)正是前端控制產(chǎn)生的思想根源。全程管理是一種過程管理，即通過對每一項(xiàng)具體管理活動的實(shí)施過程進(jìn)行監(jiān)控。

2、文件連續(xù)體理論對文件生命周期理論的進(jìn)一步發(fā)展和創(chuàng)新

文件連續(xù)體理論作為網(wǎng)絡(luò)時代電子文件管理實(shí)踐的理論概括，這一體系主要構(gòu)建在四個軸之上：憑證軸、業(yè)務(wù)活動軸、文件保管軸和來源軸，對傳統(tǒng)文件和檔案的概念、文件管理和檔案管理的界限、文件與檔案工作者的專業(yè)性認(rèn)識都賦予了嶄新的內(nèi)容，主張文件的連續(xù)管理、全程管理、前端控制，注重文件元數(shù)據(jù)的提取與運(yùn)用，強(qiáng)調(diào)管理責(zé)任上的連續(xù)和文件管理領(lǐng)域各種角色的相互合作，關(guān)注文件管理的動態(tài)過程，強(qiáng)調(diào)文件跨越時空的利用和保管等思想，既繼承了文件生命周期理論的科學(xué)內(nèi)涵，又新、豐富和發(fā)展了文件生命周期理論。

四、數(shù)字時代檔案學(xué)科建設(shè)的戰(zhàn)略思考

檔案學(xué)科的構(gòu)建促使其發(fā)展必須順應(yīng)時代發(fā)展的潮流，在信息化社會的發(fā)展中，創(chuàng)新是檔案工作實(shí)踐中必不可少的內(nèi)容，在數(shù)字化發(fā)展中，要做好檔案管理工作，必須走出一條特色與創(chuàng)新的道路，明確檔案工作發(fā)展的方向，并加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)，促使其走上長遠(yuǎn)發(fā)展的科學(xué)化道路。

1、確立數(shù)字時代檔案學(xué)科的研究方向

檔案學(xué)科研究方向的確立要遵循繼承、發(fā)展和交叉三條原則。繼承是尊重檔案學(xué)原有理論成果與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，肯定原有的學(xué)科發(fā)展優(yōu)勢，突出自身特色，在學(xué)術(shù)上有所創(chuàng)新、有所建樹，形成具有中國特色和獨(dú)創(chuàng)性的檔案學(xué)理論；發(fā)展是在堅(jiān)持對原有檔案學(xué)理論的豐富和發(fā)展基礎(chǔ)上，瞄準(zhǔn)檔案學(xué)科發(fā)展和檔案工作前沿，準(zhǔn)確地把握時代賦予的使命，依據(jù)科技、經(jīng)濟(jì)、社會發(fā)展的需要，完善檔案學(xué)研究方向，將電子文件、數(shù)字檔案館、信息安全、檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息化等學(xué)科方向作為檔案學(xué)研究的突破口，培育出新的研究方向和新型學(xué)科，進(jìn)一步拓展檔案學(xué)科的生存空間；交叉就是知識有機(jī)重組，加強(qiáng)檔案學(xué)各子學(xué)科之間、檔案學(xué)與其他學(xué)科之間的滲透與融合，兼收并蓄，博采眾長，提升學(xué)科優(yōu)勢，創(chuàng)建交叉學(xué)科。

2、加強(qiáng)檔案學(xué)科隊(duì)伍建設(shè)

要加強(qiáng)檔案隊(duì)伍的建設(shè)，必須加強(qiáng)工作人員對檔案學(xué)知識的了解與認(rèn)識，促使檔案學(xué)與數(shù)字時代同步發(fā)展，必須對知識人才加以重視，并起到一定的帶頭作用，使工作人員能夠積極的學(xué)習(xí)新型的檔案理論，并轉(zhuǎn)化到實(shí)踐的工作之中。造就檔案工作隊(duì)伍的科學(xué)化發(fā)展。另外除了學(xué)習(xí)與時俱進(jìn)的專業(yè)知識，還需要擁有一定的創(chuàng)新力量，將創(chuàng)新的思維運(yùn)用到實(shí)際的工作當(dāng)中。并結(jié)合工作中遇到的種種情況，用科學(xué)的理論與創(chuàng)新的觀念去合理的解決。并深刻分析出問題發(fā)生及存在的原因。在學(xué)術(shù)隊(duì)伍的人才中，一定要擁有不同知識背景的人才，這樣才能促進(jìn)管理的全面化，理論的完善化等。

五、總結(jié)

檔案數(shù)字化時代的到來，給檔案工作帶來的挑戰(zhàn)與沖擊是全面的，其不僅在理論上要進(jìn)行革新，在實(shí)踐中也有新的轉(zhuǎn)變。數(shù)字時代是動態(tài)發(fā)展的時代，因此理論革新與實(shí)踐的變化都要跟上其發(fā)展的腳步。做好檔案數(shù)字化管理工作。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 趙淑梅. 數(shù)字時代檔案工作理論與實(shí)踐的宏觀認(rèn)識[J]. 檔案學(xué)研究， 2010（06）.

[2] 馮建華. 淺談數(shù)字化時代檔案利用工作[G]. 第六次華北地區(qū)檔案學(xué)會學(xué)術(shù)討論會論文集， 2015.