大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案信息服務(wù)提升策略研究

李娜

摘要：如今，互聯(lián)網(wǎng)幾乎覆蓋了全球90%以上的地區(qū)，并且為滿足人們的各種需求，還開(kāi)發(fā)出了多種軟件，例如物聯(lián)網(wǎng)、元計(jì)算等，引導(dǎo)社會(huì)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代。在此大環(huán)境下，各行各業(yè)發(fā)展模式都在發(fā)生改變，高校人員流動(dòng)大，人員信息多且復(fù)雜，引用互聯(lián)網(wǎng)協(xié)助高校檔案部門(mén)管理檔案，為人們提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，如何在大時(shí)代環(huán)境下轉(zhuǎn)變檔案信息管理模式是當(dāng)下研究的重點(diǎn)，本文將圍繞何為大數(shù)據(jù)，高校檔案信息服務(wù)提升的必要性和如何提升服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行敘述，為人們提供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代 高校檔案 信息服務(wù) 創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G71724文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-5349（2017）04-0127-02

在高校中，檔案信息資源是高校最具保留價(jià)值的信息之一。自改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)高校不斷增多并且規(guī)模不斷擴(kuò)大，留下的檔案資料只增不減，如何使這些資料有條理地、長(zhǎng)久且完整地保存下去是目前備受關(guān)注的話題。檔案是內(nèi)容準(zhǔn)確、利用價(jià)值高且全面的資料，以往都是存放在固定且保密的位置，但普遍存在丟失資料和占據(jù)空間等問(wèn)題，有些高校為了節(jié)約儲(chǔ)存空間，在學(xué)校辦學(xué)過(guò)程中產(chǎn)生的一些教學(xué)改革、科研、學(xué)科建設(shè)、師資力量、學(xué)生管理、黨群以及相關(guān)部門(mén)的資料沒(méi)有及時(shí)有效地歸檔。大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)，很好地解決了這些方面的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了相應(yīng)數(shù)據(jù)的有效歸檔以及高效利用。

一、大數(shù)據(jù)含義的相關(guān)理解和特征

1.大數(shù)據(jù)的含義

有關(guān)于大數(shù)據(jù)的定義有很多，有幾個(gè)定位較為全面的是：麥肯錫全球研究所認(rèn)為大數(shù)據(jù)是一種在獲取、存儲(chǔ)、管理、分析方面大大超出了傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件工具能力范圍的數(shù)據(jù)集合；Gartner是一個(gè)較為權(quán)威的信息技術(shù)研究公司，它對(duì)大數(shù)據(jù)的理解是：需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長(zhǎng)率和多樣化的信息資產(chǎn)。還有一些其他的理解，都對(duì)大數(shù)據(jù)的運(yùn)用價(jià)值表示肯定。將大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用于高校檔案管理及檔案信息服務(wù)建設(shè)，能夠促進(jìn)其結(jié)構(gòu)完善，加快信息數(shù)據(jù)儲(chǔ)存和收集。

2.大數(shù)據(jù)的特征

大數(shù)據(jù)具有四個(gè)個(gè)性鮮明的特征，一是數(shù)據(jù)容量很大，之前的“小數(shù)據(jù)”系統(tǒng)已經(jīng)不能夠滿足很多組織或團(tuán)體的需求，大數(shù)據(jù)系統(tǒng)將TB的容量上升到PB的容量；二是數(shù)據(jù)類型多，現(xiàn)如今數(shù)據(jù)類型有網(wǎng)絡(luò)日志、視頻、圖片、地理位置等，這些信息都能以數(shù)據(jù)符號(hào)儲(chǔ)存；三是價(jià)值密度低，商業(yè)價(jià)值很高，例如如果儲(chǔ)存視頻，尤其是監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)，一段視頻儲(chǔ)存數(shù)據(jù)中只有幾個(gè)數(shù)據(jù)符號(hào)有價(jià)值；四是處理速度快，以秒來(lái)計(jì)算其處理速度，快速實(shí)時(shí)獲取所需的信息，這是與傳統(tǒng)儲(chǔ)存數(shù)據(jù)系統(tǒng)反差最大的一個(gè)特征。

二、大數(shù)據(jù)與檔案的關(guān)系

《檔案法》規(guī)定：檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。單從檔案的定義來(lái)看，除電子檔案外，其他載體形式的檔案與大數(shù)據(jù)沒(méi)有任何關(guān)系，只有檔案記錄的信息可以稱之為數(shù)據(jù)。從檔案的特征來(lái)分析，檔案具有社會(huì)性、歷史性、確定性及原始記錄性。而大數(shù)據(jù)也具有類似的特征，大數(shù)據(jù)也是人類社會(huì)活動(dòng)的原始記錄，其內(nèi)容也具有確定性，且其記錄的內(nèi)容只反映事物已經(jīng)完成的狀態(tài)，同樣具有原始記錄性。因此，檔案與大數(shù)據(jù)的關(guān)系僅是具有相似的特征，大數(shù)據(jù)是具有鮮明檔案特性的數(shù)據(jù)集合。但是，從數(shù)據(jù)的保存價(jià)值來(lái)說(shuō)，有些數(shù)據(jù)集合對(duì)國(guó)家和社會(huì)沒(méi)有永久的保存價(jià)值，不需要永久保存。真正與大數(shù)據(jù)有直接聯(lián)系的，只有電子檔案一種形式，電子檔案與大數(shù)據(jù)之間是種概念與屬概念的關(guān)系。

三、高校檔案信息服務(wù)提升的必要性

1.高校檔案信息服務(wù)提升是順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的必然要求

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)量大、種類多、并且這些數(shù)據(jù)信息的密度低，處理起來(lái)速度快。為順應(yīng)時(shí)代變化，高校檔案信息服務(wù)系統(tǒng)需要快速改變發(fā)展模式，在此環(huán)境下尋找新方向，避免與時(shí)代脫節(jié)，避免有價(jià)值的資料丟失，最大化運(yùn)用高校檔案服務(wù)資源，發(fā)揮其具有的價(jià)值。

2.高校檔案信息服務(wù)提升是數(shù)據(jù)信息服務(wù)的時(shí)代需求

根據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在人們獲取信息的手段各式各樣，并且需求的信息也是多樣化的，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的根源在于人們的信息獲取觀念發(fā)生了改變。伴隨著信息供給方要不斷地拓展信息處理和發(fā)出方式，以數(shù)據(jù)、示例描述一個(gè)觀點(diǎn)，增加說(shuō)服力，提高服務(wù)質(zhì)量，現(xiàn)在高校檔案信息服務(wù)還沒(méi)有做到這一點(diǎn)，高校檔案信息服務(wù)部門(mén)必須做到與社會(huì)發(fā)展和需求相匹配，建立新型的檔案信息服務(wù)模式。

3.高校檔案信息服務(wù)提升是促進(jìn)自我發(fā)展的內(nèi)在要求

現(xiàn)在各組織或團(tuán)體內(nèi)部產(chǎn)生和獲取的信息不但數(shù)量巨大，且種類繁多，尤其是高等院校，人口基數(shù)大，信息資料量也相應(yīng)大一些。傳統(tǒng)的服務(wù)方式在現(xiàn)在環(huán)境中使用顯得比較拖沓，服務(wù)范圍小，受益者少，并且服務(wù)過(guò)程比較死板，手續(xù)多，用戶對(duì)此系統(tǒng)反映不好。必須轉(zhuǎn)變高校檔案管理和服務(wù)模式，才能保證其長(zhǎng)效發(fā)展。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案信息服務(wù)水平提升策略

1.基于大數(shù)據(jù)理念合理定位，深挖高校檔案信息資源價(jià)值

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，無(wú)論是資源的提供者還是資源需求者都很重視資源的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和實(shí)用性。對(duì)于高等院校來(lái)說(shuō)，其內(nèi)部信息資源被分門(mén)別類，學(xué)生和老師可以輸入關(guān)鍵字來(lái)獲取信息，但是學(xué)校作為提供規(guī)范的教育平臺(tái)，其內(nèi)部資料具有方向感，也就是信息供給者根據(jù)環(huán)境有針對(duì)性地發(fā)布一些信息，需求者只能獲取教育相關(guān)的信息。為了更加細(xì)化信息，提高高校發(fā)展速度，需要明確高校檔案信息服務(wù)方向，再確定發(fā)展模式和發(fā)現(xiàn)方法，找出合適的大數(shù)據(jù)產(chǎn)品，簡(jiǎn)化信息挖掘方法，提供檔案共享平臺(tái)。在大數(shù)據(jù)背景下，高校檔案管理人員應(yīng)該科學(xué)地運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷地挖掘檔案信息資源價(jià)值，打破以往檔案資源不能外泄的思想，拓展檔案信息資源建設(shè)的廣度與深度。

2.推動(dòng)檔案信息資源內(nèi)外整合，構(gòu)建智能化信息服務(wù)平臺(tái)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，處理復(fù)雜的信息一定要有信息資源整合意識(shí)。做到信息整合首先要仔細(xì)分析和優(yōu)化檔案信息資源的結(jié)構(gòu)，根據(jù)學(xué)校發(fā)展方向，有目的地收集信息，擴(kuò)大資源途徑，將傳統(tǒng)的、紙質(zhì)的資料與現(xiàn)在的檔案信息資料進(jìn)行整合，將檔案信息的側(cè)重點(diǎn)突出，形成有自己特色的服務(wù)系統(tǒng)。此外，學(xué)校不能閉門(mén)造車，要加強(qiáng)與第三方高校檔案資源、網(wǎng)絡(luò)檔案資源的合作關(guān)系，將獲取的信息進(jìn)行整合，充實(shí)現(xiàn)有的信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)。從上面分析大數(shù)據(jù)特征可以看出，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下信息處理速度快，施行一秒鐘處理信息計(jì)劃，因此，高校檔案信息服務(wù)管理和服務(wù)部門(mén)的工作者要充分利用技術(shù)手段，提高服務(wù)平臺(tái)智能化水平，根據(jù)高校發(fā)展方向，不斷地完善和革新服務(wù)平臺(tái)，滿足用戶需要。

3.充分運(yùn)用云計(jì)算的架構(gòu)優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)高校檔案數(shù)字化升級(jí)

現(xiàn)在信息大部分是以數(shù)字形式存儲(chǔ)，為提高高校檔案信息服務(wù)水平，推動(dòng)檔案信息的數(shù)字化升級(jí)是必需的，在目前的條件下，信息數(shù)字化升級(jí)過(guò)程比較復(fù)雜，在升級(jí)過(guò)程中要保證信息含量高，信息的準(zhǔn)確度好，保證不會(huì)出現(xiàn)信息遺漏或更改的現(xiàn)象。此外，現(xiàn)在為了提高高校檔案信息的數(shù)字化升級(jí)效率，引進(jìn)云技術(shù)，在構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)構(gòu)架上具有一定的優(yōu)勢(shì)，高校檔案管理部門(mén)科學(xué)合理地使用該技術(shù)，提高信息資源使用的靈敏度和廣度，擴(kuò)大用戶使用權(quán)限。

4.加強(qiáng)檔案信息服務(wù)思想認(rèn)識(shí)，探索檔案服務(wù)多元化模式

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，無(wú)論是用戶還是信息資源的提供者都需要具有資源共享的思想，獲得一加一大于二的效果，充分發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值，尤其是高校檔案管理者，更需要具有資源共享的思想。不過(guò)在進(jìn)行資源共享之前需要對(duì)檔案信息資源進(jìn)行分類，重點(diǎn)在于權(quán)限分類，在確保信息資源安全的前提下，將一定權(quán)限范圍內(nèi)的信息進(jìn)行分享，也吸收其他院校的優(yōu)秀資源，不斷提高檔案信息服務(wù)質(zhì)量。此外，將無(wú)形的信息資源轉(zhuǎn)化成有形的經(jīng)濟(jì)價(jià)值還需要信息服務(wù)部門(mén)探索多元服務(wù)模式，從服務(wù)高校行政部門(mén)，向服務(wù)全校師生、服務(wù)社會(huì)轉(zhuǎn)變，最大限度地發(fā)揮高校檔案資源的價(jià)值。檔案信息資源的多元化服務(wù)模式需要進(jìn)一步深化，根據(jù)資源類型與用戶群體特征，構(gòu)建多元化、個(gè)性化、業(yè)務(wù)化檔案信息服務(wù)新模式。

5.構(gòu)建完善的資源共享體系和共享模式

通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠獲取很多的便利，實(shí)現(xiàn)了校內(nèi)眾多資源的有效共享，讓檔案信息的采集工作、管理工作等都形成了有效的協(xié)同互動(dòng)。另外，大數(shù)據(jù)技術(shù)加強(qiáng)了各個(gè)檔案之間的共享效率。大數(shù)據(jù)中的DWA技術(shù)能夠?qū)n案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，大數(shù)據(jù)技術(shù)管理下多種類型的共享模式，統(tǒng)一在大數(shù)據(jù)技術(shù)中心平臺(tái)的管理控制之下，利用P2P技術(shù)，構(gòu)建起對(duì)等的網(wǎng)絡(luò)。在這一環(huán)境當(dāng)中，每一個(gè)登錄檔案資源庫(kù)的客戶端都變成了收集端和利用端，各節(jié)點(diǎn)之間在大數(shù)據(jù)技術(shù)的處理下實(shí)現(xiàn)著平等的資源信息互換。

五、結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案管理既面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，也有很多發(fā)展機(jī)遇，如何把握機(jī)會(huì)發(fā)展自己是當(dāng)前面臨的困難?，F(xiàn)在服務(wù)行業(yè)發(fā)展迅速，作為服務(wù)于高校的檔案工作人員，也有必要提升自身的服務(wù)意識(shí)，在實(shí)踐中探索其發(fā)展方向，面對(duì)大量數(shù)據(jù)，挖掘其中蘊(yùn)含的價(jià)值，樹(shù)立大數(shù)據(jù)理念，利用新技術(shù)、新措施、新手段大膽嘗試創(chuàng)新，提升檔案信息資源數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)性、價(jià)值的真實(shí)性，不斷推進(jìn)高校檔案信息服務(wù)質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳婷.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案信息服務(wù)水平提升策略研究[J].中國(guó)管理信息化，2016（24）：174.

[2]張金來(lái).大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案信息服務(wù)創(chuàng)新探討[J].智富時(shí)代，2016（10）：156.

[3]畢大鵬.高校檔案管理信息服務(wù)中大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用[J].電子技術(shù)與軟件工程，2016（18）：196.

[4]劉加威.關(guān)于數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案工作的思考[J].黑龍江檔案，2016（4）：58.

[5]高偉娜.“大數(shù)據(jù)”技術(shù)在高校檔案信息服務(wù)中的應(yīng)用探索[J].現(xiàn)代交際，2016 （15）：48-149.

[6]張金來(lái).大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案信息服務(wù)創(chuàng)新探討[J].天津職業(yè)院校聯(lián)合學(xué)報(bào)，2016（7）：124-128.

[7]張惠.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校數(shù)字檔案信息安全保障初探[J].科技信息，2011（19）.

[8]劉加威.智慧校園建設(shè)對(duì)數(shù)字檔案管理的促進(jìn)[J].齊齊哈爾醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2015（22）.

[9] 張峻山.基于數(shù)字社區(qū)建設(shè)的數(shù)字檔案長(zhǎng)期存儲(chǔ)探討——以斯坦福大學(xué)數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存項(xiàng)目為例[J].圖書(shū)情報(bào)導(dǎo)刊，2016（8）.

[10]藍(lán)慶洪.高校數(shù)字檔案數(shù)據(jù)采集研究與應(yīng)用[J].中國(guó)檔案，2015（10）.

責(zé)任編輯：楊國(guó)棟