新形式下檔案管理提升策略研究

郭曉東+++徐文娟

摘要：現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理工作中出現(xiàn)了檔案意識(shí)薄弱、管理滯后方面的問(wèn)題，嚴(yán)重的影響了我國(guó)檔案管理工作的發(fā)展。本文主要分析了我國(guó)現(xiàn)階段檔案管理存在的一些問(wèn)題以及現(xiàn)狀，還有國(guó)外檔案管理工作對(duì)我國(guó)的啟示，對(duì)我國(guó)對(duì)于檔案管理工作提出了幾點(diǎn)創(chuàng)新建議。

關(guān)鍵詞：檔案 管理 創(chuàng)新

經(jīng)濟(jì)的發(fā)展必然帶動(dòng)各行各業(yè)的變革，檔案管理也不例外，現(xiàn)階段我國(guó)的檔案管理還存在的一些不完善的地方，例如：對(duì)檔案管理的理解性差、不夠重視、管理方式落后單一等。這些問(wèn)題嚴(yán)重阻礙了我國(guó)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，因此有必要借鑒國(guó)外檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，改進(jìn)我國(guó)的檔案管理工作，這對(duì)我國(guó)的檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。

一、我國(guó)檔案管理的現(xiàn)狀

我國(guó)的檔案管理起源于革命時(shí)期，我黨和軍隊(duì)為了選拔人才，根據(jù)個(gè)人的經(jīng)歷和事跡作為選拔干部的條件，逐步建立了以德才智美為基礎(chǔ)的干部檔案管理制度。建國(guó)以后，這套制度逐漸完善。檔案管理包括職工檔案管理和人員檔案管理。主要的內(nèi)容包括檔案的收集、歸檔、保管、傳遞等方面的工做。到了改革開(kāi)放的初期，我國(guó)的檔案管理工作已經(jīng)有了一定的規(guī)模，制度體系基本建立，但是手工操作還處于主要階段。

隨著時(shí)間的推進(jìn)，原有的一些檔案管理模式已經(jīng)不能適用于新形式下的發(fā)展，嚴(yán)重的影響到了我國(guó)檔案管理工作的進(jìn)程。

二、我國(guó)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）理解性差，認(rèn)識(shí)達(dá)不到一定的高度

要想提高檔案管理的水平，首要工作就是要加大對(duì)檔案管理工作的重視程度，把檔案管理工作提升到戰(zhàn)略地位來(lái)。現(xiàn)階段很多的管理著對(duì)待檔案管理的態(tài)度還是不夠重視，認(rèn)為檔案管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展無(wú)關(guān)痛癢，不會(huì)給企業(yè)帶來(lái)單位帶來(lái)直接的利益，其實(shí)這種觀點(diǎn)是錯(cuò)誤的，檔案材料的完善對(duì)單位人員的考核和發(fā)展有著重要的參考意義。

（二）檔案管理工作方式單一落后

目前我國(guó)大多數(shù)的檔案管理工作還是依賴于手工檢索，信息化程度較低，沒(méi)能很好的利用計(jì)算機(jī)的便捷性。手工管理有著一些不可避免的缺點(diǎn)，例如紙質(zhì)的檔案容易損壞和丟失，人員的手工檢索出錯(cuò)率相對(duì)較高等。因此有必要改進(jìn)目前的檔案管理工作方式。

（三）多頭管理影響檔案的完整性

當(dāng)人員在多個(gè)單位或單位內(nèi)部的不同部門(mén)流動(dòng)時(shí)，檔案的信息不能及時(shí)跟進(jìn)，甚至出現(xiàn)人員流動(dòng)后丟檔的情況。因此應(yīng)盡量避免檔案多頭管理的情況，建立統(tǒng)一的檔案管理部門(mén)，及時(shí)有多個(gè)檔案管理部門(mén)，各部門(mén)也應(yīng)該做好銜接的工作。

（四）缺乏專業(yè)的檔案管理人員

檔案的管理并非是一件輕松的事，需要管理人員具備專業(yè)的管理技能，最好是相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的高素質(zhì)人員或者是具有豐富工作經(jīng)驗(yàn)的工作人員。但是現(xiàn)實(shí)情況是很多單位的檔案管理人員專業(yè)化素質(zhì)不高，甚至出現(xiàn)了很多兼職人員從事檔案管理的情況，這就使得檔案的管理工作得不到保障。

（五）檔案管理傳遞方式不規(guī)范

目前我國(guó)檔案管理還存在著許多不規(guī)范的問(wèn)題，比如傳遞問(wèn)題尤為嚴(yán)重。人員在出院的時(shí)候，檔案資料并沒(méi)有隨著的移動(dòng)而流入新的或工作單位。人員調(diào)動(dòng)自己的檔案，不填轉(zhuǎn)遞單、不經(jīng)過(guò)密封就讓人員自己拿走，就很容易造成資料的丟失、篡改。而且跟進(jìn)記錄工作存在缺失，常常出現(xiàn)“檔在人不在”“人在檔不在”等現(xiàn)象，嚴(yán)重的影響了我國(guó)檔案管理工作的規(guī)范性。

三、國(guó)外檔案管理對(duì)我國(guó)的啟示

（一）檔案管理的集中性

以美國(guó)為例子來(lái)說(shuō)，美國(guó)檔案管理實(shí)行的是集中性的檔案管理體制，所有人員的檔案都是由國(guó)家檔案與文件管理總署來(lái)負(fù)責(zé)管理，國(guó)家檔案與文件管理總署的工作就是對(duì)各級(jí)檔案管理部門(mén)的監(jiān)督與指導(dǎo)。對(duì)于我國(guó)來(lái)說(shuō)，目前我國(guó)仍處于改革的階段，要時(shí)刻以人為本，吸收和借鑒外國(guó)的經(jīng)驗(yàn)，采取集中管理的手段去管理檔案管理部門(mén)，并提高檔案管理工作的效率。

（二）檔案管理制度的開(kāi)放性

在美國(guó)，檔案資料不僅對(duì)本人開(kāi)放，而且還對(duì)個(gè)人、和被授權(quán)的機(jī)構(gòu)開(kāi)放。但是這些開(kāi)放是有一定的條件的，必須向法院申請(qǐng)，待法院審核批準(zhǔn)以后才可以以被授權(quán)人的身份進(jìn)行查閱。并不是對(duì)所有人都開(kāi)放的。美國(guó)公民非常重視自己的知情權(quán)，他們有權(quán)對(duì)自己的檔案資料進(jìn)行查詢，如果發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的地方，可以提出質(zhì)疑，可以向主管部門(mén)提出核實(shí)的請(qǐng)求，如果請(qǐng)求屬實(shí)，可以根據(jù)錯(cuò)誤的地方提交一份澄清事實(shí)的備忘錄。對(duì)于我國(guó)來(lái)說(shuō)，任何公民都是有知情權(quán)的，我們要合法保障公民的利益，原來(lái)模式的封閉性檔案管理顯然已經(jīng)不適應(yīng)新形式下的發(fā)展，所以我們的檔案管理工作要切實(shí)為人民服務(wù)，提供相對(duì)開(kāi)放性以供人民查詢。

四、我國(guó)檔案管理的建設(shè)與對(duì)策

（一）健全檔案管理制度，規(guī)范化統(tǒng)一管理

檔案是人員真實(shí)信息的主要來(lái)源。關(guān)乎人員的個(gè)人前程，目前我國(guó)檔案管理還存在著很多的弊端，比如檔案遺失、篡改等問(wèn)題，這就要求我們?nèi)ネ晟莆覀兊臋n案管理制度，進(jìn)行統(tǒng)一的管理。嚴(yán)格把關(guān)材料的歸檔、保管、傳遞，并制定明確的原則和基本的程序和注意事項(xiàng)。

（二）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，實(shí)行專業(yè)化管理

培養(yǎng)專業(yè)高效的技術(shù)人才，提高檔案的工作素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)等等。及時(shí)的更新傳統(tǒng)的觀念，做材料的歸檔、保存、傳遞等工作確定基本的工作流程、工作原則和注意事項(xiàng)，實(shí)行高效、專業(yè)化的管理

（三）加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)

目前我國(guó)大多數(shù)仍舊實(shí)行的是手工操作和檢索作業(yè)，沒(méi)有充分的利用大數(shù)據(jù)給我們帶來(lái)的快捷。所以檔案的信息化管理是目前檔案管理工作的重要任務(wù)。檔案管理要及時(shí)的錄入的基本信息，做到實(shí)時(shí)更新。并對(duì)檔案信息進(jìn)行維護(hù)和更新。不斷的提高檔案的信息化水平和服務(wù)質(zhì)量，提高檔案管理的快捷性。

（四）積極調(diào)研、獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策、合作共享

檔案的管理工作是一個(gè)不斷豐富和完善的過(guò)程，因此要不斷吸收寶貴的信息，借鑒先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，這些都是和深入一線的調(diào)研，長(zhǎng)期工作經(jīng)驗(yàn)的積累分不開(kāi)的。除此之外，各單位要采取何種共贏的態(tài)度，只有這樣我國(guó)的檔案管理事業(yè)才能更上一個(gè)臺(tái)階。

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（作者單位：[1]郭曉東，濰坊市自主擇業(yè)軍轉(zhuǎn)干部管理辦公室；[2]徐文娟，濰坊市化工建材行業(yè)辦公室。）