加強(qiáng)和改進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位公文管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型

馬悅先

【摘要】在信息化技術(shù)不斷進(jìn)步的時(shí)代里，怎樣才能運(yùn)用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的政務(wù)管理效能？本文以文書工作為基點(diǎn)，透視網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下公文協(xié)同管理工作面臨的挑戰(zhàn)，探討提高政務(wù)辦公水平的解決之道。

【關(guān)鍵詞】公文管理；知識(shí)管理；配置管理；現(xiàn)代辦公

很多單位有較為完善的公文管理辦法，對(duì)于紙質(zhì)公文的流轉(zhuǎn)過(guò)程都很成熟，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的普及有力推動(dòng)了辦公模式由傳統(tǒng)向現(xiàn)代的轉(zhuǎn)變，云技術(shù)、大數(shù)據(jù)更為辦公平臺(tái)與辦公模式提供了新的解決方案。然而值得關(guān)注的一個(gè)現(xiàn)象是：在線協(xié)同工作能力卻并未在機(jī)關(guān)事業(yè)單位達(dá)到期望水平。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下公文協(xié)同管理面臨挑戰(zhàn)

當(dāng)前，信息化在我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的作用越來(lái)越突出，我國(guó)正在進(jìn)入以信息化驅(qū)動(dòng)辦公現(xiàn)代化的新階段。據(jù)國(guó)際電信聯(lián)盟（ITU）最新發(fā)布的2016版《衡量信息社會(huì)報(bào)告》顯示：我國(guó)ICT（Information and Communication Technology，信息和通信技術(shù)）發(fā)展指數(shù)為5.19，排在全球第81位，較2015年提升了3個(gè)位次，高于全球平均值4.94，進(jìn)入亞太地區(qū)前十名。筆者在思考：為何國(guó)家信息化整體水平不斷提升，在一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部卻依舊是紙質(zhì)公文流轉(zhuǎn)模式唱主角？已建的辦公平臺(tái)為何不能展現(xiàn)它的高效與便捷？下面從四方面進(jìn)行淺析。

（一）公文線下流轉(zhuǎn)是常態(tài)。紙質(zhì)公文流轉(zhuǎn)模式依舊是主流形態(tài)，大體表現(xiàn)在四方面。第一，文件來(lái)源多為紙介。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的公文主要來(lái)源，無(wú)外乎是上級(jí)發(fā)、下級(jí)送、單位內(nèi)部產(chǎn)生。由于辦公系統(tǒng)使用范圍的限制，致使外部來(lái)源的文件主要是紙質(zhì)傳真或人力報(bào)送。第二，領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣簽批紙介文檔。即便公文來(lái)源是電子文件，也需要打印呈交單位領(lǐng)導(dǎo)手工簽批，之后印發(fā)或經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)推送給相關(guān)部門，將紙質(zhì)文件掃描為電子版并上傳至辦公系統(tǒng)，也只能是起到部分網(wǎng)上傳遞功能。第三，紙介材料便于歸檔。檔案管理部門有規(guī)范的管理辦法，同時(shí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位往往會(huì)接受上級(jí)的各種檢查或?qū)ο录?jí)部門部署檢查，往往要求提供紙質(zhì)材料。這就使得紙質(zhì)公文流轉(zhuǎn)依舊是主流，而辦公系統(tǒng)并未展現(xiàn)出速度快、效率高等優(yōu)勢(shì)。

（二）公文配置管理是盲區(qū)。在沒(méi)有辦公平臺(tái)的助力下，文秘寫作顯現(xiàn)出以下三大弊端。第一、配置管理不規(guī)范。CM（Configuration Management，配置管理）是工程領(lǐng)域概念，我把他引入辦公領(lǐng)域就是指：通過(guò)技術(shù)或行政手段對(duì)產(chǎn)品（公文就是文秘工作者的產(chǎn)品）及其編寫過(guò)程和生命周期進(jìn)行控制、規(guī)范的一系列措施，其目標(biāo)是記錄公文（產(chǎn)品）的演化過(guò)程，確保創(chuàng)作者在公文生命周期中各個(gè)階段都能得到精確的配置。然而在現(xiàn)實(shí)中，電子文稿起草過(guò)程不僅存在版本混亂、無(wú)序、無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、歷史記錄不清晰等情形，還存在修改痕跡難追溯、存儲(chǔ)不規(guī)范、缺乏備份等現(xiàn)象。單體公文寫作尚存諸多問(wèn)題，多人協(xié)作的問(wèn)題則更加突出。如果發(fā)生作者或管理人員變動(dòng)，不僅無(wú)法對(duì)公文的文脈進(jìn)行回溯、文件復(fù)用率低下，甚至還可能出現(xiàn)丟失的風(fēng)險(xiǎn)，真是“船過(guò)水無(wú)痕”！這些情形與CM要求都相距甚遠(yuǎn)。

（三）知識(shí)體系建設(shè)是鴻溝。辦公室工作中有許多事務(wù)性工作，有些工作具備較為成熟的流程和操作套路相對(duì)比較容易上手，但文秘工作則不同，有人描述為：“三年入門，五年出徒”，可見(jiàn)培養(yǎng)一名合格的“筆桿子”并不容易。如果說(shuō)配置管理做的不夠好，尚可為大家所接受，但知識(shí)管理沒(méi)做好，則面臨知識(shí)層面斷炊的風(fēng)險(xiǎn)，造成經(jīng)驗(yàn)失傳，著實(shí)可惜。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位，許多顯性的知識(shí)可以通過(guò)流程、方案、規(guī)則進(jìn)行物化，但隱性知識(shí)則依賴于無(wú)形的經(jīng)驗(yàn)與風(fēng)格，表現(xiàn)為“口傳心授”，大多缺少成文成體系的資料，這也是文秘工作者成長(zhǎng)周期長(zhǎng)的原因之一。微觀層面看，一般的公文極少會(huì)對(duì)引用的數(shù)據(jù)、資料進(jìn)行注釋與記錄，而這主要依賴于創(chuàng)作者的個(gè)人記錄，因此造成資料鏈斷裂的風(fēng)險(xiǎn)很大。宏觀層面看，在組織內(nèi)部流行著許多不成文（未成文）的規(guī)定或要求，因沒(méi)有記錄載體造成這些信息離散且不成體系，形成內(nèi)部難引用、難延續(xù)及執(zhí)行走樣的情形，伴隨時(shí)間的推移，這些信息或規(guī)則將逐漸變形甚至丟失?？梢?jiàn)，知識(shí)體系是否建立是否管用，已然成為了擺在公文寫作與傳承工作經(jīng)驗(yàn)的一條鴻溝。

（四）辦公系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)是短板。辦公自動(dòng)化平臺(tái)因其具有共享性、便捷性、易操作性、易維護(hù)性等特性有助于提高工作效率和效能，若系統(tǒng)與實(shí)際工作流程相悖則不能發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，甚至因“不好用”而淪為電子垃圾。筆者對(duì)一些單位調(diào)研發(fā)現(xiàn)如下問(wèn)題：一是建設(shè)與使用需求錯(cuò)位，建設(shè)者在系統(tǒng)建設(shè)立項(xiàng)、研發(fā)的全程都按照其“自己的意志”建設(shè)，或按有關(guān)批示要求建設(shè)，與實(shí)際應(yīng)用系統(tǒng)的人員溝通甚少，“自?shī)首詷?lè)”的建設(shè)系統(tǒng)，造成“所見(jiàn)非所用”的局面。二是直接購(gòu)買成品，這免去了建設(shè)開發(fā)的負(fù)擔(dān)，但成品功能定型與業(yè)務(wù)不相融合的問(wèn)題沒(méi)有解決，買來(lái)的“先進(jìn)產(chǎn)品”不能融合于本地工作。三是建設(shè)需求調(diào)研不充分，機(jī)關(guān)事業(yè)單位建設(shè)信息化項(xiàng)目按照《政府采購(gòu)法》《招投標(biāo)法》以及相關(guān)規(guī)定使用財(cái)政資金需要先行立項(xiàng)進(jìn)行可行性研究，先期的需求有可能存在較大的缺失，而后期的需求調(diào)研又沒(méi)有進(jìn)行補(bǔ)充，造成“顯性需求做不全，隱性需求沒(méi)發(fā)現(xiàn)”的尷尬局面。四是系統(tǒng)建設(shè)理念保守，一些單位的系統(tǒng)或系統(tǒng)中的部分功能模塊在投入使用之初就已經(jīng)是過(guò)時(shí)的理念了，靜態(tài)系統(tǒng)不能隨業(yè)務(wù)而調(diào)整流程，系統(tǒng)“不智能”“不靈活”成為使用者的吐槽點(diǎn)。五是存在信息安全隱患，其一是管理面，有些單位系統(tǒng)應(yīng)用管理存在制度缺失，信息安全意識(shí)的缺乏是最大的安全風(fēng)險(xiǎn)；其二是人員信息安全素養(yǎng)參差不齊，普遍表現(xiàn)為年輕人比年長(zhǎng)者要好，使用熟練者比生疏者要好。在調(diào)研的單位中：絕大部分單位幾乎沒(méi)有信息化主題內(nèi)容的培訓(xùn)。六是重建設(shè)輕運(yùn)維，由于經(jīng)費(fèi)與人員編制的限制，機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)的信息維護(hù)工作始終都是一個(gè)短板，尤其在中小型單位和政經(jīng)水平發(fā)展較弱的地區(qū)，信息化投入資金少、維護(hù)弱、系統(tǒng)久不升級(jí)等問(wèn)題凸顯。

二、改進(jìn)提升政務(wù)辦公水平

公文協(xié)同水平低下是電子政務(wù)應(yīng)用問(wèn)題的冰山一角，要充分認(rèn)識(shí)到其問(wèn)題實(shí)質(zhì)是政務(wù)辦公模式的落后，（下轉(zhuǎn)第11頁(yè)）（上接第7頁(yè)）是政務(wù)治理水平的短板，更是機(jī)關(guān)事業(yè)單位適應(yīng)新常態(tài)培育新動(dòng)能的迫切要求。充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)提升政務(wù)治理能力是新時(shí)期黨政機(jī)關(guān)的必答題，是網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略落地實(shí)施的重要內(nèi)容之一。因此，要把解決公文協(xié)同的問(wèn)題納入電子政務(wù)治理的大課題之中，可以從以下六方面進(jìn)行思考和實(shí)踐。

（一）做好頂層設(shè)計(jì)，緊緊牽住“關(guān)鍵少數(shù)”牛鼻子。要認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹習(xí)近平總書記關(guān)于建設(shè)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國(guó)的相關(guān)論述，把思想統(tǒng)一到中央制定的信息化戰(zhàn)略上來(lái)。信息化已進(jìn)入全面滲透、跨界融合、加速創(chuàng)新、引領(lǐng)發(fā)展的新階段。占領(lǐng)信息化戰(zhàn)略高地是贏得先機(jī)贏得未來(lái)的重要舉措，要在頂層全面審視設(shè)計(jì)信息化發(fā)展。以信息化驅(qū)動(dòng)現(xiàn)代化為主軸，以增強(qiáng)信息化發(fā)展能力提升應(yīng)用水平為目標(biāo)，堅(jiān)持“信息化是一把手工程”的思路，以“互聯(lián)網(wǎng)+”倒逼傳統(tǒng)思維模式創(chuàng)新。認(rèn)真貫徹《“十三五”國(guó)家信息化規(guī)劃》，將信息化與本地業(yè)務(wù)深度融合，充分考慮未來(lái)發(fā)展形勢(shì)突出體系建設(shè)。聚焦融合重點(diǎn)，牽住影響信息化發(fā)展全局的“關(guān)鍵少數(shù)”，注重單位內(nèi)、部門間、上下級(jí)等上下左右的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，用信息化提升政務(wù)工作的關(guān)鍵能力。

（二）建立可信網(wǎng)絡(luò)，筑牢網(wǎng)絡(luò)安全防線。在新技術(shù)日趨活躍的時(shí)代，人們更容易接受更新的理念，但很多技術(shù)都是“雙刃劍”，因此黨政機(jī)關(guān)的辦公平臺(tái)要充分考慮安全性，不能一味上馬不成熟的技術(shù)或理念，要按照國(guó)家有關(guān)要求腳踏實(shí)地地建立可信網(wǎng)絡(luò)，嚴(yán)格按照等（分）級(jí)保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)做好安全策略，必要時(shí)采取加密措施確保信息安全萬(wàn)無(wú)一失。

（三）加強(qiáng)知識(shí)管理，夯實(shí)內(nèi)部?jī)r(jià)值體系。積極構(gòu)建一個(gè)量化與質(zhì)化的知識(shí)系統(tǒng)，讓組織中的資訊與知識(shí)通過(guò)獲取、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新、創(chuàng)新等一系列過(guò)程，形成永不間斷的累積個(gè)人與組織的知識(shí)成為組織智慧的循環(huán)。注重顯性知識(shí)與隱性知識(shí)之間的共享與轉(zhuǎn)換，營(yíng)造開放的、扁平式管理的學(xué)習(xí)型組織模式。

（四）規(guī)范配置管理，提升公文協(xié)同質(zhì)量。配置管理能夠確保公文的一致性和可追溯性，為組織內(nèi)部建立鏈條式全生命期的管理維度。在辦公系統(tǒng)中，要特別考慮角色、權(quán)限的分配，充分理解“讓恰當(dāng)?shù)娜?，辦恰當(dāng)?shù)氖隆痹瓌t，對(duì)每一次版本變化及過(guò)程進(jìn)行完整記錄更新，避免無(wú)序亂象，提高協(xié)同質(zhì)量。

（五）鍛造好用系統(tǒng)，推進(jìn)應(yīng)用平臺(tái)建設(shè)。強(qiáng)化需求調(diào)研，從實(shí)際出發(fā)，固本筑基打造好用、易用的系統(tǒng)，鋪就信息通暢之路，讓信息資源充分涌動(dòng)。只有打通政務(wù)信息的大動(dòng)脈，才能加快新舊工作發(fā)展動(dòng)能體系轉(zhuǎn)換。信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)不是一蹴而就的，要按照頂層設(shè)計(jì)的布局，順勢(shì)而為，分期分批逐步完善，加強(qiáng)運(yùn)維，始終保持系統(tǒng)建設(shè)與使用活力。

（六）做好宣傳培訓(xùn)，提高信息化素養(yǎng)。宣傳培訓(xùn)的第一要?jiǎng)?wù)是統(tǒng)一思想，凝心聚力。推動(dòng)政務(wù)辦公數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作是新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位全體干部履職的重要基礎(chǔ)性工作之一，是提升政務(wù)治理水平的責(zé)任擔(dān)當(dāng)。通過(guò)開展自學(xué)與集中學(xué)、線下學(xué)與線上學(xué)相結(jié)合的多種形式，促進(jìn)干部信息化素養(yǎng)的普遍提升。

三、結(jié)語(yǔ)

積極應(yīng)對(duì)數(shù)字化變革的工作轉(zhuǎn)型，對(duì)新時(shí)期機(jī)關(guān)和事業(yè)單位管理具有重要意義，需要我們做勇敢的探索者和先行者?；ヂ?lián)網(wǎng)不僅是工作中必要的工具，更是一種思維模式，我們既要勇敢探索積累經(jīng)驗(yàn)，逐步摸索互聯(lián)網(wǎng)模式下的治理之道，又要審慎行事平穩(wěn)推進(jìn)，提升網(wǎng)絡(luò)使用深度，促進(jìn)技術(shù)與業(yè)務(wù)的融合發(fā)展。讓信息技術(shù)為工作提供更加便利、安全、優(yōu)質(zhì)、高效、可信的服務(wù)保障。

【參考文獻(xiàn)】

[1]曉鏡.我國(guó)ICT發(fā)展指數(shù)進(jìn)入亞太前十[N].人民郵電報(bào)，2016-11-24.