檔案管理工作在新形勢下的規(guī)范化

潘瑞

【摘要】隨著科技與社會的飛速發(fā)展，新形勢下對檔案管理工作的要求也越來越規(guī)范化。由于對檔案管理工作沒有正確、深入的認(rèn)識，檔案管理的重要性沒有被全面認(rèn)識。針對在目前科技、社會發(fā)展的新形勢，本文對檔案管理工作所暴露出的問題進(jìn)行分析，并對問題產(chǎn)生的原因以及具體的補(bǔ)救措施進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；新形式；規(guī)范化

檔案管理，也叫檔案工作，是檔案館或檔案室直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理，并且提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。作為國家文獻(xiàn)管理工作的重要組成部分，檔案管理具有系統(tǒng)性、機(jī)要性、服務(wù)性等特征。

一、檔案管理的必要性與重要性

檔案管理反映了一個單位或企業(yè)的發(fā)展歷史，是重大事件的見證者。尤其對于我國黨政機(jī)關(guān)與國有企業(yè)來說，檔案記載了他們在不同發(fā)展階段的不同密級的資料與信息。這些資料與信息都涉及重大決策的實(shí)行與重大事項(xiàng)的公布。

另外，檔案管理也是衡量工作人員辦事效率的關(guān)鍵指標(biāo)，是促進(jìn)辦事人員提高工作質(zhì)量的有利武器。檔案作為重要信息的記錄載體，記載了重大的歷史事實(shí)與事件，是還原歷史真相，保證公平公正的重要憑證，因此，科學(xué)規(guī)范地對檔案進(jìn)行管理，有益于單位或企業(yè)乃至于國家的協(xié)調(diào)與發(fā)展。

二、新形勢下檔案管理的現(xiàn)狀

隨著科技的發(fā)展與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的逐步成熟，辦公形式也逐步向現(xiàn)代化、自動化、無紙化靠攏。這些變化都對檔案管理工作形成了較大的影響。當(dāng)計算機(jī)技術(shù)的普及涉及到了檔案管理，它豐富了以往檔案以紙質(zhì)文件保存的管理形式，開辟了計算機(jī)保管檔案的新形式。同時，由于源檔案是用計算機(jī)進(jìn)行存儲、管理的，因此諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程都需要在計算機(jī)和通信線路中完成。這種管理方式在一定程度上避免了人工處理在檔案管理中產(chǎn)生的偏差與錯誤，保證了檔案的正確性與科學(xué)性。在計算機(jī)中進(jìn)行檔案管理也防止了紙質(zhì)檔案對時間的流逝出現(xiàn)的破損、侵蝕等情況，實(shí)現(xiàn)了檔案的永久保存。

三、新形勢下檔案管理暴露出的問題

（一）檔案的數(shù)字化、現(xiàn)代化管理軟件缺乏統(tǒng)一性。在檔案管理機(jī)構(gòu)中，各個管理部門所使用的計算機(jī)在型號、規(guī)格上存在著較大的差異，進(jìn)行檔案管理的軟件在適應(yīng)機(jī)型、規(guī)格等方面并未進(jìn)行高度的統(tǒng)一，這導(dǎo)致不同的檔案管理部門沒有一款可以在各個部門均通用的管理軟件，對檔案的統(tǒng)一管理與各部門之間在工作方面的交流造成了巨大的困難。另外，目前的檔案管理沒有研制出一款既可以適用于文件的檢索又可用于檔案信息管理的計算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于各部門之間的計算機(jī)設(shè)備無法進(jìn)行靈活的互相調(diào)用，結(jié)果是，一方面，不能利用電腦完成對檔案信息的管理工作，另一方面，也無法對檔案管理中信息編輯成果進(jìn)行及時的、便捷的出版，這些都是制約檔案管理朝著電子化、數(shù)字化、科學(xué)化發(fā)展的不利因素。

（二）檔案管理工作缺乏嚴(yán)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。檔案信息管理電于化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。由于歷史遺留因素，目前，檔案管理機(jī)構(gòu)存在許多漏洞。例如，檔案資料的質(zhì)量良莠不齊，尤其是各類檔案在著錄、細(xì)則上存在著相容性不強(qiáng)的弊端；系統(tǒng)性的檔案管理自動化工作沒有規(guī)范、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理軟件無法做到在各個管理部門通用，軟件的移植性仍處在較低的水平；尤其在進(jìn)行對檔案的系統(tǒng)性管理上，僅著眼于對某一個分館或某個單一的檔案管理系統(tǒng)，尚未做到在各個軟件管理部門進(jìn)行全面實(shí)施、推廣的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也是制約檔案信息工作朝著電子化與數(shù)字化發(fā)展的重要因素。

（三）信息處理的技術(shù)缺乏綜合策劃。在檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)上只參照了檔案管理的便捷程度，并沒有做到從計算機(jī)對信息處理的技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展上進(jìn)行綜合的考慮與策劃，這就導(dǎo)致了越來越多的等待歸檔的檔案資料是以磁盤、光盤等形式存在，現(xiàn)行對于檔案整理、分類的方法，檔案的著錄標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)的檔案管理規(guī)定已不能完全適應(yīng)目前的檔案管理要求。

（四）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。首先，檔案管理人員在日常工作中會觸及不同保密程度的檔案，其中，檔案資料的內(nèi)容從國家對重要軍事活動中的調(diào)配、規(guī)劃，到涉及到重大經(jīng)濟(jì)發(fā)展措施的調(diào)整與管理，直關(guān)我國經(jīng)濟(jì)、軍事、社會和民生。因此，作為檔案的直接接觸者，檔案管理人員在檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全上具有第一位的責(zé)任。據(jù)此，要從檔案管理人員自身抓起。其次，實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化與數(shù)字化，首先要對檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)知識與技術(shù)的培訓(xùn)，使管理人員具備較高的知識技術(shù)和先進(jìn)管理水平，要著眼未來，對檔案管理人員的培訓(xùn)應(yīng)立足長遠(yuǎn)，不能僅僅滿足于對一次檔案管理工作的完成。檔案管理所存在的漏洞與弊病總結(jié)如下：首先，要加強(qiáng)對檔案管理系統(tǒng)與信息處理軟件的開發(fā)與統(tǒng)一，并將各個管理部門所采用的計算機(jī)設(shè)備在規(guī)格上進(jìn)行統(tǒng)一，革新各個部門的計算機(jī)設(shè)備，為檔案管理打好物質(zhì)基礎(chǔ)。其次，相關(guān)的檔案管理部門需及時對檔案管理人員進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)的培訓(xùn)，并組織專業(yè)人員對檔案管理人員的綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)水平進(jìn)行定期的考核，提高檔案管理的質(zhì)量。

四、結(jié)語

科學(xué)有效地進(jìn)行檔案管理不僅有利于檔案的良好保存，也可促進(jìn)檔案管理部門業(yè)務(wù)水平的提高，同時，也為企業(yè)與單位對檔案的調(diào)用做好了充實(shí)的準(zhǔn)備。要在新形勢下促進(jìn)檔案管理的電子化與信息化，促進(jìn)檔案朝著更加規(guī)范化的方向蓬勃發(fā)展，為國家的發(fā)展與社會的進(jìn)步作出貢獻(xiàn)。

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