文書檔案管理工作新舉措

聶菊梅

【摘要】文書檔案工作是行政事業(yè)單位工作的重要環(huán)節(jié)，是各項(xiàng)方針政策能夠及時(shí)被執(zhí)行的重要前提，同時(shí)能夠反映出單位運(yùn)行過程中所存在的問題，因此是不容忽視的。但當(dāng)前許多行政事業(yè)單位在文書檔案管理工作方面存在著問題，本文對這些問題進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)創(chuàng)新舉措。

【關(guān)鍵詞】文書檔案管理工作；行政事業(yè)單位；社會(huì)管理綜合治理服務(wù)中心

社會(huì)管理綜合治理服務(wù)中心屬于行政事業(yè)單位，其主要職能是加強(qiáng)社會(huì)治安管理、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定，并對社會(huì)中的不安定因素進(jìn)行調(diào)查與預(yù)防。而在執(zhí)行這些職能時(shí)，既要執(zhí)行上級黨政機(jī)關(guān)所指定的政策，還要針對社會(huì)中存在的治安問題開展調(diào)查、擬定治理方針，這些都是與文書管理工作密切相關(guān)的。因此加強(qiáng)并創(chuàng)新文書檔案管理工作，能夠有效提升社會(huì)管理綜合治理服務(wù)中心的辦事效率，從而更好地履行職能，服務(wù)于社會(huì)。

一、當(dāng)前文書檔案管理工作所面臨的困境

（一）將文書管理與檔案管理分割開來。文書與檔案所體現(xiàn)的是兩種不同的分工，但是其本質(zhì)是一致的。當(dāng)前許多行政事業(yè)單位在管理方面，將文書管理與檔案管理分割開來，沒有形成有機(jī)聯(lián)合管理體系。這種分體式的管理方式使得文書工作與檔案工作沒有形成有效的銜接，同時(shí)還增加了管理人員的工作負(fù)擔(dān)，缺乏實(shí)效性。

（二）缺乏專業(yè)的管理人員。當(dāng)前行政事業(yè)單位中的文書檔案管理人員大多是由文秘兼顧管理。文書、檔案較多，工作量大，許多管理人員不能全面地對文書檔案進(jìn)行整理與搜集，只是簡單進(jìn)行收發(fā)工作，這樣就導(dǎo)致了單位中材料缺失。再加上工作人員素質(zhì)有待提高，行政事業(yè)單位中的文書檔案管理工作很難按照相關(guān)規(guī)定全面執(zhí)行。

（三）缺乏應(yīng)有的重視。在許多單位中，由于文書檔案管理并非是主要的工作，因此領(lǐng)導(dǎo)與工作人員對此都不夠重視，僅僅是將其當(dāng)作資料的搜集與整理工作，就算是管理人員出現(xiàn)失職也沒有進(jìn)行處分，進(jìn)而滋生了懶惰、散漫的風(fēng)氣，管理效率不高。

二、文書檔案管理工作的創(chuàng)新之舉

（一）提高重視，定期匯報(bào)。當(dāng)前文書檔案管理工作中之所以存在著諸多的問題，究其原因，主要還是重視程度不夠。因此，在實(shí)際工作中，社會(huì)管理綜合治理服務(wù)中心的領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)的管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對該項(xiàng)工作的重視程度。要求文書管理人員在落實(shí)本職工作的基礎(chǔ)上定期匯報(bào)工作進(jìn)度，以加強(qiáng)工作監(jiān)督，提高工作效率。

（二）部門整改，劃分職責(zé)。當(dāng)前許多單位的文書管理與檔案管理是分開進(jìn)行的，不但增加了管理人員的工作量，還使得機(jī)構(gòu)繁冗，沒有實(shí)現(xiàn)資源的合理利用。因此，對于社會(huì)管理綜合治理服務(wù)中心等行政事業(yè)單位來說，要提高文書檔案管理工作的效率，首先應(yīng)當(dāng)進(jìn)行部門的整改，將這兩項(xiàng)工作合并到一起。再將文書檔案材料進(jìn)行類別劃分，將不同類別的材料分配給不同的人員管理，這樣不但能夠提升工作效率，還能夠促進(jìn)人力資源的合理配置。

（三）重視基礎(chǔ)，豐富材料。社會(huì)管理綜合治理服務(wù)中心所涉及到的文書、檔案種類較多，因此管理工作存在著一定的難度，大部分的材料有著雷同與相似之處，管理人員可能會(huì)將之搞混。材料的搜集、整理、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及保管是最基礎(chǔ)的工作，要求管理人員必須腳踏實(shí)地，耐心對每一樣材料進(jìn)行鑒定與保管，這樣才能保證資料的完整性。同時(shí)，還要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，要在平時(shí)的工作中善于搜集本單位內(nèi)部在工作中所形成的新鮮、具有啟示性的材料，用以反映單位工作中存在的問題，不斷豐富文書檔案的資源，促進(jìn)本單位更好地發(fā)展。

（四）加強(qiáng)培訓(xùn)，定期考核。由于當(dāng)前各大行政事業(yè)單位文書檔案管理方面的專業(yè)人員較少，因此單位除了招聘專業(yè)管理人員之外，還要加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)，除了對專業(yè)方面的培訓(xùn)之外還要加強(qiáng)對思想素質(zhì)方面的培訓(xùn)。在提高工作技能的同時(shí)轉(zhuǎn)變員工的思想觀念，糾正工作態(tài)度，提高積極性與主動(dòng)性。與此同時(shí)，還要對文書檔案管理人員進(jìn)行定期的考核，對考核不通過的人員加以一定的資金處罰，以激發(fā)員工的上進(jìn)心，實(shí)現(xiàn)自我突破。

（五）獎(jiǎng)懲并用，責(zé)任追究。文書檔案管理工作是保證行政事業(yè)單位相關(guān)方針政策能夠落到實(shí)處的重要部門，因此在實(shí)際管理中，單位內(nèi)部要制定一套詳細(xì)的責(zé)任體系，并嚴(yán)格按照相關(guān)的責(zé)任體系對管理人員的行為、工作效率進(jìn)行檢查，對于優(yōu)秀的管理人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，以促進(jìn)其工作積極性的提高。同時(shí)實(shí)行責(zé)任追究制度，對于一些在重要文書檔案管理方面出錯(cuò)的人員要加以問責(zé)處置，做到獎(jiǎng)懲分明。

三、結(jié)語

行政事業(yè)單位、尤其是社會(huì)管理綜合治理服務(wù)中心這類需要涉及到眾多社會(huì)材料的單位，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對文書檔案管理工作的重視。通過分析管理工作中所面臨的困境，找準(zhǔn)定位，抓緊當(dāng)前政府機(jī)構(gòu)改革的契機(jī)，實(shí)現(xiàn)對文書管理部門的整改與綜合治理，加強(qiáng)對工作人員的管理與分配，采取有效的策略提升其工作的積極性與主動(dòng)性，以提升文書檔案管理工作效率，促進(jìn)單位的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王威.文書檔案管理工作中存在的問題及解決措施[J].黑龍江史志， 2015（5）.

[2]唐麗君.加強(qiáng)文書檔案管理工作的措施[J].赤子， 2013（5）：188-188.

[3]李清華.文書檔案管理存在的問題及解決措施[J].蘭臺世界， 2016（S1）.