高校教學秘書崗位服務與管理模式探究

沈麗燕

摘 要 教學秘書需要管理教學工作的安排，也需要對教學信息作出反饋，更需要協(xié)助領導者完成教學工作的協(xié)調(diào)?？梢?，教學秘書的工作在高校的教學管理中非常重要。文章主要研究了在高校的教學秘書工作中，其崗位的服務與管理模式所存在的問題及改善措施。筆者從教學秘書的具體崗位定位角度出發(fā)，深入分析了教學秘書的崗位服務現(xiàn)狀，并在文章中闡述了教學秘書在工作中存在的具體問題及改進措施，期望能夠為高校的教學工作發(fā)展提供參考。

關鍵詞 高校 教學秘書 服務與管理

Abstract Teaching secretary needs to manage the teaching work arrangement， also needs to make the feedback to the teaching information， but also needs to help the leader to complete the teaching work the coordination. Obviously， the teaching secretary's work is very important in the teaching management of colleges and universities. This paper mainly studies the problems and improvement measures in the service and management mode of the teaching secretary in the University. The specific position from the perspective of teaching secretary， in-depth analysis of the status quo of teaching secretary post service， and the specific issues in the article elaborated the teaching secretary existing in the work and improvement measures， hoping to provide a reference for the development of college teaching work.

Keywords college； teaching secretary； service and management

0 前言

我國的高校致力于培養(yǎng)高素質(zhì)、綜合型的人才。為此，高校不斷的提升教學質(zhì)量并對教學工作的管理制度作出調(diào)整。在高校的教學工作當中，教學秘書的工作處于一個特殊的位置。教學秘書的服務和管理水平直接關乎到高校的教學質(zhì)量。但高校的教學秘書工作卻并不是一帆風順的，存在著嚴重的服務管理模式問題，需要高校在實踐研究中予以解決。

1高校教學秘書崗位定位標準

在高校的教職工隊伍當中，教學秘書這一崗位占據(jù)著至關重要的位置。為了更好的管理教學工作，教學秘書需要時刻處于工作的第一線，與不同的教職團體進行接觸。作為教學秘書，其工作范圍比較廣泛和復雜，教學檔案、課程安排、教學質(zhì)量評價等工作都需要教學秘書來完成。除此之外，教學秘書還需要與學生、教師甚至是學院的領導進行交流，為其提供教學信息的服務。①作為教學秘書，其主要的職責是協(xié)調(diào)各個學科之間的關系，并幫助各個學院的領導進行交流。教學秘書需要對日常的課程進行合理的安排，并在教學考核的過程中安排好科目和時間。以上工作僅僅是教學秘書日常工作中的一小部分，教學秘書還需要制定嚴格的教學制度，并對日常教學活動進行監(jiān)督和管理，從而發(fā)現(xiàn)教學中出現(xiàn)的問題。

2高校教學秘書崗位服務現(xiàn)狀

其實，高校對教學秘書的服務要求非常嚴格，要求擔任教學秘書的人需要有比較強的管理能力和溝通能力，具有一定的組織能力和協(xié)調(diào)能力?？傮w來說，高校的教學秘書的素質(zhì)都非常高，能夠確保在出現(xiàn)教學問題時及時予以解決。但目前狀態(tài)下，高校的教學秘書在工作服務過程中狀態(tài)讓人堪憂。②高校中出現(xiàn)了教學秘書濫用崗位職權(quán)的現(xiàn)象，促使高校的教學體制發(fā)生紊亂?，F(xiàn)在的高校教學秘書大多都是原本在高校讀書最終選擇留下來的學生，或者是由在校教師引薦的家屬。該部分教學秘書自身并沒有豐富的工作經(jīng)驗，也缺乏專業(yè)教學秘書的學習。面對高校工作的復雜以及瑣碎，教學秘書無法承擔龐大的工作量。教學秘書的職責雖然比較廣泛，但其在高校中的職工地位并不高，其薪資待遇非常低，這與其日常工作強度非常不匹配，因此，很少有學習專業(yè)秘書的人才愿意到高校當中擔任教學秘書一職。高校的教學秘書素質(zhì)不高所造成的后果就是其在處理高校教學事務時無法滿足工作需求，甚至會造成大量的工作失誤。對于教學秘書來講，其只有在經(jīng)過長時間的實踐和摸索，才能夠完全掌握教學工作的安排技巧。③

3教學秘書服務與管理模式問題

盡管教學秘書的地位是比較平凡的，但在高校的教學管理中卻不能缺少教學秘書這一職位。教學秘書的教學服務和管理水平直接影響到高校的教學質(zhì)量。教學秘書的崗位定位就是為教學管理提供服務，因此，其在教學服務以及教學管理方面需要提升能力，才能夠勝任教學秘書的職位。但目前狀態(tài)下的高校，教學秘書的崗位服務和管理存在很多問題，該部分問題嚴重限制了高校的教學發(fā)展。

如今，高校中教學秘書的服務質(zhì)量還有待提高。④按照教學秘書的工作職責來看，其主要的職責就是輔佐教師完成教學工作，并為學生提供教學信息。但事實上，高校并沒有重視教學秘書的工作，促使教學秘書本身在教職工隊伍中的地位比較尷尬，在進行教學工作的協(xié)調(diào)方面很難讓其他教職員工配合。該種情況嚴重影響了教學秘書的服務質(zhì)量。教學秘書的素質(zhì)問題促使其沒有接觸過管理類的知識，在對教學工作進行管理的過程中也缺乏管理意識。教學秘書的工作本身就會被高校的領導階層所忽視，而其在不熟悉教學管理的條件下更是難以完成教學管理工作。教學秘書在對教學工作管理的過程中只能依靠領導者的指示，而無法獨立完成教學管理，只會讓領導更加忽略教學秘書的存在。

4教學秘書服務與管理模式問題的原因分析

之所以教學秘書在工作過程中會產(chǎn)生服務問題及管理問題，其原因主要在于高校對教學秘書工作的不重視。高校方面所聘用的教學秘書在學歷方面都不高，即使有部分教學秘書的學歷較高，但其所學習的專業(yè)也多與教學秘書工作沒有關系。⑤高校教學秘書主要都是高校的畢業(yè)生擔任或者是教職員工推薦的家屬擔任。該部分人不僅沒有學習過秘書相關的專業(yè)，也沒有學習過管理方面的專業(yè)。而教學秘書在高校的地位問題促使沒有人愿意指導教學秘書工作流程。高校教學秘書在工作過程中完全憑借著自己的摸索，從而積累比較豐富的管理經(jīng)驗。但近年來，高校頻繁擴招，其專業(yè)種類也越來越多，教學秘書的工作強度也隨著高校擴招而增加，教學秘書需要負擔的事情增多，但其能力是有限的，直接影響到了教學秘書的工作服務質(zhì)量，也影響到其對教學活動的管理。教學秘書不懂得合理利用自身的崗位職能，也無法承擔信息反饋的工作任務。而且，教學秘書本身欠缺創(chuàng)新精神，沒有進行自主學習和培訓，自然無法滿足高校發(fā)展的需求，從而使教學管理模式落后。

5教學秘書服務與管理模式問題的改進措施

要想提高高校的教學質(zhì)量，就需要完善教學秘書的服務和管理模式。高校針對教學秘書在進行崗位服務過程中存在的幾項問題，進行了深入的研究，最終得出了關于改善教學秘書服務的幾點創(chuàng)新措施。⑥

5.1 建設高素質(zhì)教學秘書隊伍

教學秘書首先需要明確自身的職責所在，了解自身的存在是為了幫助高校領導者完成教學的管理工作，并為教職員工提供教學信息的反饋服務。為了完善教學秘書的崗位服務，高校首先需要建設并完善教學秘書隊伍，通過不同的教學秘書來管理不同的教學工作。教學秘書之間相互配合，各自完成分內(nèi)的工作，才能夠減緩工作的壓力。高校領導也需要重視教學秘書的存在，給予教學秘書足夠的工作地位，促使教學秘書與其他的教職員工一樣，受到同等的工作待遇。在選拔教學秘書的途徑方面也需要做出改進，確保招聘的教學秘書具有一定的秘書工作經(jīng)驗或者管理方面的知識。⑦教學秘書明確了自身的職責，并了解如何管理教學工作，就能夠?qū)Ω咝１容^繁瑣的教學工作熟練的管理。教學秘書通過制定比較完善的管理制度來約束比較雜亂的管理工作，并協(xié)調(diào)教職員工與教務處之間的關系，從而使教學課程的安排科學且合理。教職員工能夠在教學秘書的工作安排下順利的完成教學工作，就能夠提高教學質(zhì)量。

5.2 培養(yǎng)教學秘書服務管理意識

教學秘書屬于高校中的服務人員，因此要重視自身的服務質(zhì)量。教學秘書需要明確自身的服務職責，進而為高校的教職員工提供高質(zhì)量的服務。教學秘書本身需要了解高校的發(fā)展狀態(tài)，并根據(jù)高校的發(fā)展需求與時俱進。教學秘書需要轉(zhuǎn)變自身的服務意識，積極接觸新的服務理念，在感覺到高校管理需求變化以后，及時創(chuàng)新自身的服務理念，從而在服務過程中融入自身的管理理念，憑借著對先進管理理念的學習提升自身的管理技能。教學秘書需要掌握學校的教學管理系統(tǒng)，進而使用教學管理系統(tǒng)來執(zhí)行對教學活動的管理和安排。教學秘書中融入了計算機信息技術(shù)，就能夠改變傳統(tǒng)的人工管理狀態(tài)。在信息化的管理條件下，教學秘書提高了自身的工作效率，能夠迎合高校教學管理工作的需求，從而使高校的教學資源獲得更好的管理。⑧

5.3 建立教學秘書培訓制度

針對高校中的教學秘書素質(zhì)問題，高校應該建立起完善的培訓制度。高校可以為教學秘書提供培訓的機會，或者是讓比較有經(jīng)驗的教學秘書帶缺乏經(jīng)驗的教學秘書進行工作。通過教學秘書之間的交流合作來為新工作的教學秘書積累經(jīng)驗。高校所提供的培訓機會能夠教授教學秘書如何進行教學管理服務，如何完成高校中比較繁瑣的教學工作。在培訓的過程中培養(yǎng)教學秘書的責任心和耐心，教學秘書能夠在不斷的學習中了解如何與其他的教職員工進行溝通，也能夠完善對各個學院的協(xié)調(diào)工作，從而提升其教學管理的水平。

6結(jié)論

盡管教學秘書并不屬于高校管理中的高級職位，但教學秘書的存在確保了高校的教學質(zhì)量。教學秘書需要發(fā)揮其秘書的服務和管理職能，從而完善對高校教學工作的服務和管理，結(jié)合高校的實際發(fā)展情況，及時明確自身的定位，并積極制定符合高校發(fā)展的教學課程安排?？偠灾?，高校的教學秘書需要在學習中不斷的鍛煉自己、提升自己，從而提高自身的服務素質(zhì)。

注釋

① 鄧新榮，高務龍.高校教學秘書隊伍建設中存在的問題及其對策[J].民辦教育研究，2010.7（5）：48-50.

② 柳靚南，尚慶為.關于高校教學秘書現(xiàn)狀的思考與建議[J].商業(yè)經(jīng)濟，2010.11（13）：118-120.

③ 李仲銘，范艷，李靜華，等.高等醫(yī)學院校教學秘書隊伍建設存在問題及對策[J].現(xiàn)代生物醫(yī)學進展，2010.4（24）：4764-4767.

④ 倪麗梅.高校教學秘書工作存在的問題與對策探析[J].科教文匯（上旬刊），2011.3（1）：1-2-18.

⑤ 熊紅菊.論教學秘書在高校教學管理中的定位與發(fā)展困境[J].淮北職業(yè)技術(shù)學院學報，2011.8（6）：51-53.

⑥ 林少婷.新公共管理視角下高校教學秘書工作探究[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2014.4（2）：193-194-208.

⑦ 王瀟.對本科教學合格評估背景下高校教學秘書隊伍建設的思考[J].巢湖學院學報，2014.3（1）：138-141.

⑧ 樊靜.略論高校兩級管理體制下教學秘書工作的定位[J].蘇州教育學院學報，2012.8（2）：91-93.