人才流動(dòng)給人事檔案管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)及應(yīng)對(duì)策略

譚隆

摘 要：近幾年，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)事業(yè)與科技高速發(fā)展，人才市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈，人才流動(dòng)日臻活躍，人事檔案管理也因此深受影響。鑒于此，本文首先介紹了人事檔案管理的重要作用，然后探討了人才流動(dòng)給人事檔案管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)，最后提出了在這種情況下的應(yīng)對(duì)策略，以期為社會(huì)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展的推進(jìn)提供借鑒與參考。

關(guān)鍵詞：人才流動(dòng)；人事檔案管理；挑戰(zhàn)及策略

人才流動(dòng)是充分發(fā)揮人才潛能的重要環(huán)節(jié)，是社會(huì)與經(jīng)濟(jì)發(fā)展的第一資源。但如今，人才流動(dòng)給人事檔案管理帶來(lái)了一系列問(wèn)題，嚴(yán)重影響著人力資源的合理配置和高效使用。對(duì)此，本文通過(guò)分析人事檔案管理的重要作用，并結(jié)合當(dāng)前人才流動(dòng)的趨勢(shì)，對(duì)人事檔案管理目前存在的挑戰(zhàn)提出合理的應(yīng)對(duì)策略。

1 人事檔案管理的重要作用

人事檔案是個(gè)人學(xué)歷、工作經(jīng)歷、工作狀況、品德能力、社會(huì)關(guān)系以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等綜合性信息的真實(shí)記錄，因此，個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)均可以通過(guò)該檔案真實(shí)地反映出來(lái)。加強(qiáng)人事檔案管理可以清楚地知道各員工的基本工作情況，有效合理地利用人才資源，有利于單位持續(xù)穩(wěn)定地發(fā)展。

2 人才流動(dòng)給人事檔案管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)

2.1 檔案重建現(xiàn)象增多

卓越的人才向來(lái)在社會(huì)和單位中扮演著重要的角色，但現(xiàn)階段，因?yàn)槿瞬诺牟缓侠砹鲃?dòng)，檔案重建現(xiàn)象越發(fā)增多。同時(shí)，由于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，重要的檔案隨人走管理制度受到了極大的影響。所以，眾多政府、單位等為了維持經(jīng)濟(jì)發(fā)展秩序，不惜開放綠色通道，讓人才只憑個(gè)人證明資料就可重建檔案，從而吸引了各方面的人才。此現(xiàn)象如果頻繁發(fā)生，人才流動(dòng)就會(huì)越發(fā)嚴(yán)重，檔案重建現(xiàn)象也會(huì)再次增加，阻礙了社會(huì)經(jīng)濟(jì)的持續(xù)發(fā)展。

2.2 檔案移交不完整、不規(guī)范

正常來(lái)說(shuō)，各單位的全部員工在工作期間應(yīng)把人事檔案交給人事部門保管。但由于檔案流動(dòng)的頻繁，很多企業(yè)并沒有建立起完善的檔案移交制度，加之人事檔案管理難度大，使得檔案移交不完整、不規(guī)范，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)缺失的情況。一旦在檔案移交過(guò)程中丟失了證明資料，后果將不堪設(shè)想，極大阻礙了人才資源的利用。

2.3 加劇棄檔、死檔等問(wèn)題

目前，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)已向著全球化方向發(fā)展，外資企業(yè)、民營(yíng)私企也因此取得了極大的發(fā)展機(jī)會(huì)，選拔人才的標(biāo)準(zhǔn)、人才的擇業(yè)觀念也有所改變，人才的發(fā)展舞臺(tái)不斷擴(kuò)大。同時(shí)，也因?yàn)閾癫艠?biāo)準(zhǔn)的改變，各企業(yè)單位棄檔現(xiàn)象越來(lái)越明顯。舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)，如今企業(yè)在招攬人才時(shí)，只是大概了解應(yīng)聘者的個(gè)人簡(jiǎn)歷、學(xué)歷、職稱資格等方面的情況，更加重視的是應(yīng)聘者的實(shí)際工作能力和發(fā)展的潛力，然后根據(jù)這些情況來(lái)考慮是否錄用，因此，招聘已不需要應(yīng)聘者和檔案同時(shí)到場(chǎng)；其次，若事業(yè)單位遇上了優(yōu)秀的人才，該單位也不會(huì)注重看其檔案。這些招聘制度的確給人才提供了不少就業(yè)機(jī)會(huì)，但同時(shí)，跳槽現(xiàn)象也隨之增多，從而導(dǎo)致棄檔、死檔等問(wèn)題不斷加劇。

3 人才流動(dòng)背景下人事檔案管理的應(yīng)對(duì)策略

3.1 更新人事檔案管理理念

人才流動(dòng)是一種普遍的社會(huì)現(xiàn)象，讓人事檔案管理為人事管理提供服務(wù)，是檔案信息管理工作的出發(fā)點(diǎn)。同時(shí)，個(gè)人的發(fā)展與人事檔案有著密切的關(guān)聯(lián)，人事檔案理應(yīng)隨著個(gè)人的發(fā)展而及時(shí)更新，人事檔案管理的理念也應(yīng)順應(yīng)人的發(fā)展。然而，當(dāng)前很多單位企業(yè)的人事檔案管理依然是為了管理人、控制人，即通過(guò)檔案控制人員流動(dòng)。實(shí)際上，在檔案“綠色通道”的沖擊下，通過(guò)檔案控制人才的作用已經(jīng)十分有限。一旦人才脫離原企業(yè)單位，繼續(xù)保留其人事檔案已經(jīng)毫無(wú)意義，反而給整個(gè)社會(huì)的人事檔案管理平添許多麻煩。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立社會(huì)化的人事檔案管理理念，不但把檔案管理作為服務(wù)企業(yè)內(nèi)部發(fā)展的需要，而且要使之服務(wù)于其他企業(yè)單位的人事管理需要，使人才所去往的新單位能夠及時(shí)掌握該人才的工作能力與業(yè)績(jī)表現(xiàn)。從整個(gè)社會(huì)人才流動(dòng)的角度來(lái)看，這種社會(huì)化的人事檔案管理理念對(duì)所有企業(yè)來(lái)說(shuō)都是互利共贏的。

3.2 加強(qiáng)檔案管理法制建設(shè)

一般來(lái)說(shuō)，人才與檔案是密切而不可分割的，如果檔案丟失或被損壞，那就必須要重建檔案，否則就會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的后果。某些地區(qū)開放了綠色通道，還違背國(guó)家檔案管理的要求和標(biāo)準(zhǔn)，制定重建檔案的有關(guān)政策。這種手段不僅使檔案失去真實(shí)性與可靠性，還可能導(dǎo)致假資歷、假文憑等造假現(xiàn)象越來(lái)越嚴(yán)重。為了避免這一問(wèn)題，國(guó)家應(yīng)盡快對(duì)《檔案法》進(jìn)行修訂與完善，加大對(duì)檔案造假行為的懲罰力度，一旦發(fā)現(xiàn)檔案造假人員，必須嚴(yán)格依據(jù)法律法規(guī)進(jìn)行制裁。各單位企業(yè)應(yīng)自覺遵守《檔案法》有關(guān)規(guī)定，維持好檔案重建的秩序。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，應(yīng)嚴(yán)格遵守職業(yè)道德，努力提高自己的業(yè)務(wù)技能和政治素養(yǎng)，嚴(yán)格依據(jù)《檔案法》規(guī)定進(jìn)行檔案管理工作，切實(shí)維護(hù)人事檔案管理的嚴(yán)肅性。

3.3 妥善處理人才去留問(wèn)題

在人才市場(chǎng)上，求職者擁有自由選擇的權(quán)利，可與企業(yè)單位建立起契約關(guān)系。根據(jù)調(diào)查顯示，絕大多數(shù)的流動(dòng)人才是因?yàn)橄敫玫貙?shí)現(xiàn)自身價(jià)值和發(fā)揮自身才能，新的單位企業(yè)如果能夠?yàn)槿瞬盘峁└玫拇?，這是一種人才價(jià)值的體現(xiàn)，對(duì)此應(yīng)予以認(rèn)可與尊重。為了留住人才，企業(yè)應(yīng)該設(shè)計(jì)一套完善的留人制度，讓人才心甘情愿地留在企業(yè)之中，而一旦員工與企業(yè)不和，不能協(xié)調(diào)穩(wěn)定地發(fā)展，則跳槽是不可避免的。在這種情況下，除非企業(yè)與人才之間尚存在合同期未滿、賬目未結(jié)清等待了結(jié)的問(wèn)題，否則必須尊重人才做出的選擇，在挽留無(wú)果后，該放人就放人，切忌采取扣檔留人的方式。

3.4 改革人事檔案管理制度

人事管理與人事檔案管理緊密相連，但如今，傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)暴露出不少問(wèn)題，導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)錄入的檔案信息不完整的情況，風(fēng)險(xiǎn)極大。為此，各單位企業(yè)務(wù)必要改革人事檔案管理制度，應(yīng)當(dāng)做到對(duì)在職員工的人事檔案信息進(jìn)行安全保管，同時(shí)對(duì)流出員工提供信息共享服務(wù)。這樣不僅能充分發(fā)揮員工的自身價(jià)值，保證員工信息的安全，同時(shí)也能滿足各個(gè)企業(yè)對(duì)檔案信息的需要，維護(hù)了各方利益，有利于人事管理工作的正常、穩(wěn)定開展。因此，改革人事檔案管理制度是順應(yīng)當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展潮流的舉措，刻不容緩。

3.5 注重檔案管理信息化建設(shè)

當(dāng)今社會(huì)處處伴隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，各單位、各企業(yè)的人事管理部門也不例外，已經(jīng)陸續(xù)使用電子檔案，創(chuàng)建人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。基于目前的人事檔案含有較多的證明資料與文件，因此，電子檔案與實(shí)體檔案并存是一種較為安全的方法。實(shí)際上，人才流動(dòng)中的實(shí)體檔案要放在當(dāng)?shù)卣臋n案室中，而各單位企業(yè)彼此之間可以通過(guò)交換電子檔案來(lái)進(jìn)行人才檔案的管理，且電子檔案便于編輯與整理資料，同時(shí)便于監(jiān)控人才流向。此外，單位、企業(yè)可以運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行輔助管理實(shí)體人事檔案，對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行分類整理，以提高人事檔案管理的工作效率，確保實(shí)體檔案真實(shí)可靠，促進(jìn)檔案管理信息化的進(jìn)一步完善。

4 結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)與科技的快速發(fā)展，人才流動(dòng)現(xiàn)象越發(fā)嚴(yán)重，給人事檔案管理帶來(lái)了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，因此改革與完善人事檔案管理工作勢(shì)在必行。如今，各用人單位企業(yè)務(wù)必要全面提高人事檔案的管理水平以及工作效率，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理人才流動(dòng)所帶來(lái)的問(wèn)題，并根據(jù)實(shí)際情況改革和完善本單位的檔案管理系統(tǒng)，要勇于創(chuàng)新解決方案，從而順應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展潮流，促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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