淺談高校數(shù)字化檔案的實施

楊靖

高校檔案是對高校教育教學(xué)、學(xué)術(shù)科研、學(xué)生管理、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方面的記錄和保存。高校檔案記錄著高校的歷史發(fā)展和文明進程，以其材料的原始性和真實性而具有重要的史料價值。由于傳統(tǒng)檔案管理中的單一存儲、手工查閱、人工檢索方法效率低、管理落后、檔案保存差等不能適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、異地異質(zhì)存儲等檔案管理的新要求。2014年5月，中共中央辦公廳國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》指出“要加快推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化”。數(shù)字化檔案是指把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。檔案數(shù)字化是提升高校檔案服務(wù)的重要途徑，是高校實現(xiàn)科學(xué)、規(guī)范、高效管理的必然手段。由于高校檔案種類和數(shù)量繁多，紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作量大、任務(wù)重，檔案的數(shù)字化不能一蹴而就，需要有一定的規(guī)劃。筆者根據(jù)本校實際情況，對高校檔案數(shù)字化管理提出以下幾點建議：

1 加強檔案管理人員的隊伍建設(shè)

一切工作的順利開展，都離不開專業(yè)人才的支撐，檔案管理工作也是一樣的。高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員必須樹立良好的管理意識和先進的服務(wù)理念，首先要做好檔案管理人員愛崗敬業(yè)精神的培訓(xùn)，通過組織學(xué)習(xí)、校際互訪等形式培養(yǎng)工作人員熱愛檔案事業(yè)、責(zé)任心強、勇于創(chuàng)新、求真務(wù)實的工作態(tài)度。另外還要加大檔案管理人員自身業(yè)務(wù)水平的培訓(xùn)，使他們具有掌握現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力，能夠熟練使用計算機、打印機、傳真機等設(shè)備，掌握錄音錄像、縮微、攝像、光盤刻錄等現(xiàn)代化手段，特別是運用計算機完成檔案的全面存儲、自動索引、圖形處理、字跡回復(fù)、老檔案的保護、自動借閱等，從而實現(xiàn)對檔案信息的現(xiàn)代化存儲、檢索、提取和交流。通過對檔案管理人員的職業(yè)道德培訓(xùn)和專業(yè)培訓(xùn)，建設(shè)一支政治堅定、奮發(fā)有為、能夠推動學(xué)校檔案工作科學(xué)發(fā)展的高素質(zhì)檔案人才隊伍。

2 實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案精準雙歸檔

紙質(zhì)檔案因其材質(zhì)容易變質(zhì)、破損，在查閱、保存、統(tǒng)計、檢索等方面存在諸多不便。但紙質(zhì)檔案因其字體、字跡、圖案、印章內(nèi)容真?zhèn)稳菀鬃R別，具有無法替代的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)原始性、真實性、完整性。

數(shù)字化檔案憑借其記錄存儲信息量大、查詢檢索高效準確、數(shù)據(jù)傳輸迅速便捷、保管節(jié)省空間等許多優(yōu)于紙質(zhì)檔案的特點，成為檔案信息現(xiàn)代化管理的必然途徑。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化是把原文件通過計算機人工錄入文本或通過掃描儀掃描制成文本文件；或是將檔案原文的每一頁看成是一張圖片，由掃描儀按頁掃入計算機制成圖形文件。工作人員掃描前要對掃描文件做整理，如遇到影響掃描的多頁裝式文件，可以先拆除裝訂物再掃描，掃描完成后恢復(fù)裝訂文件，使文件不損壞、無遺漏，按原來的順序、樣式裝訂完善。在掃描過程中，要根據(jù)檔案幅面的大小、檔案原稿等實際情況，選擇合適的掃描方式、掃描色彩模式和掃描分辨率，保證掃描后的圖像清晰、完整、無偏斜、不影響圖像的利用效果。處理完成的圖像要及時用JPEG或TIFF格式存儲，并以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中每一份文件的唯一檔案號為這份文件掃描后的圖像命名。

文件數(shù)字化后，從文件收集、整理、預(yù)立卷、審核、編檔號、入庫、提供利用，每個環(huán)節(jié)的紙質(zhì)檔案和電子檔案同步處理、一一對應(yīng)。跟隨系統(tǒng)一并進入檔案數(shù)據(jù)庫。實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案真正意義上的配套歸檔。電子檔案替代原件使用，實現(xiàn)了對檔案原件的有效保護。這不僅有利高校檔案的科學(xué)管理和保存，對檔案的開發(fā)、編研、利用更有著不可估量的意義。

3 做好數(shù)字檔案工作的安全保護

數(shù)字檔案實現(xiàn)資源共享后，檔案信息也面臨著風(fēng)險在增加。在檔案數(shù)字化過程中，緩存文件如不及時清理，會發(fā)生隱私泄露。計算機系統(tǒng)遭非法訪問、黑客入侵、惡意病毒攻擊會給檔案數(shù)據(jù)帶來損壞或丟失現(xiàn)象。有的高校把學(xué)生個人信息掛靠在學(xué)校官網(wǎng)上，這些學(xué)生姓名、年齡、電話、住址、成績等信息一旦泄露，會給不法分子制造可乘之機，引起不良后果。

2016年4月26日，國家檔案局印發(fā)了《關(guān)于進一步加強檔案工作的意見》強調(diào)了檔案安全是檔案工作“底線”的地位。提出了做好檔案安全工作的總體要求。首先，高校的檔案信息共享平臺中，一定要開啟防火墻訪問防范措施、網(wǎng)絡(luò)入侵檢測防御、網(wǎng)關(guān)病毒防御等安全防護系統(tǒng)。其次，檔案管理人員應(yīng)該認真學(xué)習(xí)《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《檔案工作考核與責(zé)任追究制度》、《檔案信息系統(tǒng)安全保障工作指南》等法規(guī)，建立完善的檔案收集、整理、查詢、使用制度，健全查閱、借閱登記制度。落實機房和設(shè)備安全管理、網(wǎng)絡(luò)安全管理、應(yīng)用系統(tǒng)安全管理、在線監(jiān)測監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)安全管理，訪問控制安全管理、文檔數(shù)據(jù)與密碼應(yīng)用安全管理、安全事故、故障和應(yīng)急管理技術(shù)操作規(guī)范等規(guī)章制度。落實檔案安全終身追責(zé)制，推進責(zé)任清單和移交清單制度，從而提升檔案信息系統(tǒng)整體安全管理水平。

管理現(xiàn)代化、利用高效化、管理科學(xué)化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化是高校檔案管理的新目標。高校檔案正在從傳統(tǒng)的人工管理向電腦管理時代轉(zhuǎn)變，利用正在從人工查詢向網(wǎng)絡(luò)利用轉(zhuǎn)變，存儲正在由實物存儲向?qū)嵨锱c電子信息雙同存儲轉(zhuǎn)變。我們必須運用發(fā)展的眼光，攻堅克難、迎難而上，將學(xué)習(xí)到的新知識、新技術(shù)應(yīng)用到實際工作中去，推動數(shù)字化檔案管理的蓬勃發(fā)展。