Excel在檔案管理中的應(yīng)用探索

摘 要：在各個(gè)單位里，經(jīng)常要對(duì)員工的檔案進(jìn)行管理。傳統(tǒng)的檔案管理方式工作效率低，查找麻煩。Excel是一款功能強(qiáng)大、上手容易的數(shù)據(jù)處理工具，本文將Excel用于檔案管理，探索全新的檔案管理模式，從而提高檔案管理的效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理； Excel

1 檔案管理分析

檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄[1]。傳統(tǒng)的檔案管理方式能在一定程度上滿足檔案管理的需要，然而，這種管理方式效率極其低下，需要耗費(fèi)大量的人力，使用實(shí)體檔案記錄簿不僅存在安全隱患，也浪費(fèi)了大量紙張，這有悖于建設(shè)環(huán)境保護(hù)型和資源節(jié)約型社會(huì)。因此，使用高效快捷的檔案管理方式，是人們一直追求的目標(biāo)。

2 Excel介紹

（一）Excel的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能

例如，在財(cái)務(wù)管理中，我們可以使用Excel存儲(chǔ)單位員工2016年8月工資數(shù)據(jù)，假設(shè)我們定義Excel表格一行表示一個(gè)員工2016年8月所發(fā)工資詳細(xì)情況，每一列表示單位員工2016年8月工資的一個(gè)屬性，則該單位員工2016年8月工資表可以如下圖2-1存儲(chǔ)：

（二）Excel的快速查找功能

使用Excel快速查找時(shí)，打開(kāi)對(duì)應(yīng)的Excel后，按下快捷鍵“Ctrl+F”打開(kāi)Excel查找和替換對(duì)話框，在“查找內(nèi)容欄”后面輸入框里輸入要查找的數(shù)據(jù)項(xiàng)，然后單擊“查找下一個(gè)”或者“查找全部”即可完成查找。例如，在上述圖2-1所示的員工2016年8月工資表中，查找“張三”，查詢結(jié)果如圖2-2所示，在員工信息表中查找“趙六”，查詢結(jié)果如圖2-3所示。

（三）Excel的輸入判斷功能

Excel的輸入判斷功能主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）Excel允許為特定單元格預(yù)設(shè)定格式，當(dāng)向?qū)?yīng)單元格輸入數(shù)據(jù)時(shí)，Excel會(huì)自動(dòng)檢測(cè)輸入數(shù)據(jù)格式是否合法，對(duì)于不合法的輸入，Excel不接受。

（2）Excel允許設(shè)置對(duì)特定單元格的輸入進(jìn)行判斷，當(dāng)輸入值在不同范圍內(nèi)時(shí)，該單元格顯示對(duì)應(yīng)的不同文本。

（3）Excel對(duì)于特定單元格，可以自定義輸入數(shù)據(jù)的下拉列表，當(dāng)某個(gè)屬性的值為確定的范圍時(shí)，Excel可以預(yù)設(shè)值所有記錄在該屬性對(duì)應(yīng)單元格里的屬性值的取值范圍，以下拉框的形式體現(xiàn)。

（四）Excel的上傳下載功能

數(shù)據(jù)庫(kù)是按照數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)來(lái)組織、存儲(chǔ)和管理數(shù)據(jù)的工具。目前主流的數(shù)據(jù)庫(kù)是關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)，如微軟公司的Microsoft SQL Server、甲骨文的Oracle等。Excel可以與這些數(shù)據(jù)庫(kù)交互，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)表批量導(dǎo)出到Excel文檔，Excel文檔批量上傳到數(shù)據(jù)庫(kù)[2]。

（五）Excel的密碼保護(hù)功能

打開(kāi)Excel，單擊“文件”，在中間出現(xiàn)“權(quán)限”的地方，單擊左側(cè)的“保護(hù)工作簿”，然后在下拉框中單擊“用密碼進(jìn)行加密”，如圖2-4所示。（注意本文使用的是Excel2010，其它版本Excel設(shè)置密碼操作類似。）

3 Excel在檔案管理中的應(yīng)用

（一）Excel在檔案存檔中的應(yīng)用

檔案一般都是機(jī)密文件，除了使用其它加密方式外，Excel自帶的密碼保護(hù)功能也能提高檔案文件的保密性[3]。例如，圖3-1、圖3-2分別是使用Excel建立的檔案歸檔表、檔案歸檔案卷目錄表，然后使用Excel自帶的密碼保護(hù)功能對(duì)其進(jìn)行加密，下次打開(kāi)這兩個(gè)文檔時(shí)，需要身份驗(yàn)證，如圖3-3所示。

（二）Excel在檔案檢索中的應(yīng)用

將檔案管理中的各種信息保存到對(duì)應(yīng)的Excel表格后，可以借助Excel的快速查找功能，非常輕松地找到想要檢索的檔案信息。尤其是檔案信息表數(shù)據(jù)量非常龐大時(shí)，快速查找功能省去大量的查找時(shí)間，這是傳統(tǒng)的檔案管理方式無(wú)法實(shí)現(xiàn)的 [4]。

（三）Excel在檔案借閱中的應(yīng)用

檔案借閱時(shí)，涉及的信息量非常龐大。同一借閱者在不同時(shí)間段借閱的檔案如何統(tǒng)一記錄，借閱者的借閱歷史記錄如何快速查找等，都是檔案管理需要考慮的問(wèn)題。使用Excel記錄檔案借閱情況，可以簡(jiǎn)化該過(guò)程。如圖3-4所示。

（四）Excel在檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用

將要上傳的數(shù)據(jù)先錄入到Excel，再批量導(dǎo)入上傳，就會(huì)在一定程度上提高檔案管理系統(tǒng)的工作效率。同樣，批量導(dǎo)出到Excel表并下載，也使得檔案管理系統(tǒng)更人性化 [5]。隨著檔案管理系統(tǒng)的普及，Excel將逐漸成為服務(wù)于檔案管理系統(tǒng)，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的批量上傳和批量導(dǎo)出的最有用工具。

4 結(jié)束語(yǔ)

本文首先分析了傳統(tǒng)檔案管理方式的不足，然后介紹了Excel的功能，最后將Excel應(yīng)用于檔案管理，提出了幾個(gè)方面的應(yīng)用。通過(guò)分析發(fā)現(xiàn)，Excel在檔案管理過(guò)程中，扮演了非常重要的角色。

參考文獻(xiàn)

[1] 陳兆祦， 和寶榮. 檔案管理學(xué)基礎(chǔ) [M]. 中國(guó)人民大學(xué)出版社， 2005.

[2] 鄧永海， 鄧梅， 李朝榮. ASP.NET中將EXCEL導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)的通用模塊設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn) [J]. 微計(jì)算機(jī)信息， 2011， 27（2）： 240- 242.

[3] 白進(jìn)霞. 運(yùn)用Excel表格管理護(hù)理人員基礎(chǔ)檔案初探 [J]. 中外健康文摘， 2011， 08（10）.

[4] 席小艷， 孫阿萍. Excel在檔案管理工作中的應(yīng)用 [J]. 陜西檔案， 2005（4）： 23- 24.

[5] 李懷義， 張紅友， 胡靜波. 基于學(xué)員信息管理系統(tǒng)的ASP導(dǎo)出EXCEL報(bào)表算法實(shí)現(xiàn)與分析[J]. 計(jì)算機(jī)與數(shù)字工程， 2013， 41（10）： 1691- 1694.

作者簡(jiǎn)介

蔣一寧（1980-），重慶忠縣人，本科，研究方向：檔案信息化管理。