界定物資分類 降低采購成本

曹文霞

摘 要：如何降低采購成本是企業(yè)追求的永恒目標，文章認為，降低采購成本首先要界定好采購物資的分類，根據(jù)不同類別的物資，采取不同的采購管理辦法，最終降低采購成本，為企業(yè)把好生產(chǎn)的“進口關”。

關鍵詞：采購成本 物資分類 采購管理

中圖分類號：F253.2 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）12-282-01

采購作為企業(yè)的“第三大利潤源泉”，其在企業(yè)的重要地位不言而喻。如何降低采購成本是企業(yè)追求的永恒目標，筆者認為降低采購成本首先要界定好采購物資的分類，根據(jù)不同類別的物資，采取不同的采購管理辦法，最終降低采購成本，為企業(yè)把好生產(chǎn)的“進口關”。

一個跨區(qū)域多領域擁有十多個子分公司的大型集團公司，如何構建符合企業(yè)自身特點，融合企業(yè)獨特文化，將嚴格管理和靈活機動相結合的采購工作管理制度一直是筆者認真研究并不斷總結的重點工作。

一、為什么要進行采購物資的分類管理

一個大型的加工型企業(yè)所負責采購的物料有可能有幾千種，可以說是物資種類品種繁多。每個品種的價格不同，且采購數(shù)量相差很大，有的物資單項采購數(shù)量不多但價值很大，而有的物資數(shù)量很多但價值不高，由于企業(yè)的資源有限，不可能對每一種物資采購都采用同一模式、同一辦法進行業(yè)務控制。因此在進行采購物資管理控制時，就要求我們將注意力集中在比較重要的采購物資上，依據(jù)采購物資的重要程度分別管理。采購中心從采購金額，采購渠道，內(nèi)在質量檢測難易度或在品牌管理中有授權要求的，并參照各子分公司所處的市場環(huán)境特點入手，將采購物資分為集中采購和分散采購。

二、集中采購物資的界定和采購管理流程

集中采購物資是采購金額大，采購渠道相對集中的占有總采購金額70%以上的重點物資，比如合成洗滌劑加工行業(yè)主要代表有：烷基苯、AEO9、磺酸、AES、香精、皂?！?。在這類物資的采購中，采購中心充分發(fā)揮集團采購優(yōu)勢，由中心統(tǒng)一負責渠道選擇，價格制定，計劃審批，并綜合計算各子分公司需求量后，統(tǒng)一談判對外簽訂合同和進行客戶管理，充分發(fā)揮出大集團的對外采購合力，增加了對外談判的籌碼，提高了集團對外形象，實現(xiàn)了降低采購成本的目標。

集中采購的特點有：一是集中采購可使數(shù)量增加，提高對供應商的談判力量，較易獲得價格折讓與良好服務。二是只有一個采購部門，因此采購方針與作業(yè)規(guī)則，比較容易統(tǒng)一實施。三是采購功能集中，減少人力浪費；便于采購人才培養(yǎng)與訓練；推行分工專業(yè)性，使采購作業(yè)成本降低，效率提升。四是建立各部門共同物料的標準規(guī)格，可以簡化種類，互通有無，亦可節(jié)省檢驗工作。五是可以統(tǒng)籌規(guī)劃供需數(shù)量，避免各自為政，產(chǎn)生過多的存貨，各部門過剩物料，亦可相互轉用。

集中采購物資流程：對于集中采購物資的采購工作，各子分公司在接到生產(chǎn)部門下達的月生產(chǎn)計劃后，首先盤查各類材料的實際庫存，考慮合理庫存儲備量及當月生產(chǎn)需求量后，向采購中心申報月采購計劃（含采購價格），經(jīng)采購中心價格委員會審議通過后方可實施采購，其采購渠道必須是經(jīng)過授權采購中心組織的第三方招標公司招標確認的，嚴禁渠道外采購。各子分公司參照車間滿負荷生產(chǎn)量計算原料的實際使用工作日，綜合供應商的生產(chǎn)周期，確定該材料的具體采購到貨期（包裝材料更需注意配套到貨），確定是否分批到貨及個品種到貨的時間（減少本公司的庫存壓力和資金壓力），及時在“NC”系統(tǒng)中錄入，并以訂單形式傳真給供應商。跟蹤落實供應商是否確認采購數(shù)量及到貨時間，在到貨前定期與供應商聯(lián)系訂單執(zhí)行情況，如遇銷售市場或生產(chǎn)安排發(fā)生變化，及時作出調(diào)整計劃并上報采購中心，批復通過后實施采購。到貨后立即通知質檢部門取樣檢驗，如不合格，馬上按照質檢部門檢驗結果，通知供應商協(xié)調(diào)解決，并落實新的到貨時間，同時將該情況上報采購中心，避免其他分子公司發(fā)生同樣問題。

三、分散采購物資的界定和采購管理流程

分散采購物資是采購金額小，種類繁多，適合就地采購的物資，或為在集團內(nèi)部采購的物資；或是個別子分公司獨家采購的物資，占總采購金額的30%左右。各子分公司遵循比質比價的采購原則在采購中心的監(jiān)控管理下進行自主采購。

分散采購的特點：分散采購的優(yōu)點是靈活性。即根據(jù)分子公司自身特點，靈活地與當?shù)毓踢M行更好的合作。避免集中采購帶來的壓貨的煩惱。

分散采購物資的流程是集團采購中心負責價格監(jiān)管，各分子公司每年將分散采購物資計劃價報采購中心備案。各分子公司各自負責每月采購的價格、渠道、計劃評審、客戶管理、訂單、到貨追蹤、質量、入庫、發(fā)票匹配、結算工作。

不論是集采物資還是自采物資，在實際采購過程中均按照月計劃、旬采購、周到貨的原則，遵循“三不”，即不斷料、不呆料、不囤料。合理掌握供應商的生產(chǎn)周期，產(chǎn)品資金占用比例，盡可能將競爭性的產(chǎn)品采購不集中到一個供應商，對于那些標準化、同質化、同優(yōu)勢競爭性的產(chǎn)品，盡可能將采購比例傾斜到一個相對優(yōu)秀的供應商，盡可能向同一個供應商采購不同的產(chǎn)品，這樣可以大大節(jié)省交易成本，降低檢驗成本，同時因為規(guī)模更大，也增加了采購的談判力度，有利于獲得更低的價格，即讓有限的采購資源價值最大化。

物資適宜集中采購還是分散采購并不是一成不變的，主要根據(jù)物資的采購需求情況而定。如果市場行情或產(chǎn)品結構變化，采購物資數(shù)量增加或者減少，集中采購與分散采購的物資是可以相互轉換的，我們采購的最終目的是降低采購成本。

總之，界定物資分類是降低采購成本的第一步，物資分類的正確與否直接關系到采購成本的降低。企業(yè)要做好最大限度地挖掘采購利潤源泉，必需做好物資分類工作，根據(jù)不同物資的采購特點，分類管理，最終實現(xiàn)降低采購成本的目標。

參考文獻：

[1] 朱慧.DHY公司采購供應鏈優(yōu)化研究.東北農(nóng)業(yè)大學碩士論文，2011

[2] 景文全.Branson上海供應鏈管理下的采購模式研究.蘭州大學碩士論文，2009

（作者單位：南風化工集團股份有限公司采購中心 山西運城 044000）

（責編：賈偉）