淺談檔案管理在醫(yī)院中的作用

邢艷芳

【中圖分類(lèi)號(hào)】R196.32 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-6851（2017）02--01

醫(yī)院是以診治疾病、照顧病人為主要目的的醫(yī)療機(jī)構(gòu)。醫(yī)院的定義是：醫(yī)院是對(duì)群眾或特定的人群進(jìn)行治病防病的場(chǎng)所[1]。作為社會(huì)組織的一員，有著保證社會(huì)成員身心健康的重要責(zé)任，在為社會(huì)服務(wù)的過(guò)程中也同樣產(chǎn)生著各種類(lèi)型的檔案。醫(yī)院當(dāng)中的檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分。通過(guò)醫(yī)院的檔案的建立和形成，可以認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)醫(yī)院當(dāng)中的檔案管理工作，有利于醫(yī)院的管理的科學(xué)化，有利于服務(wù)水平的提高[2]。因此探索醫(yī)院檔案管理，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前存在的問(wèn)題，不斷地完善醫(yī)院檔案管理，充分發(fā)揮好醫(yī)院檔案的功能，有著十分重要的意義。

一、目前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

（一）專(zhuān)職人員數(shù)量不夠?？v觀現(xiàn)行各大醫(yī)院的檔案管理體制，其特點(diǎn)都是一般較少配備專(zhuān)職的檔案人員，長(zhǎng)期以來(lái)由于檔案管理部門(mén)一直缺乏足夠數(shù)量的專(zhuān)職工作人員，致使檔案工作僅限于收集、整理、歸檔及利用等日常的工作，進(jìn)一步的檔案鑒定、檢索工具開(kāi)發(fā)及檔案材料編研等工作基本無(wú)暇顧及。

（二）檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率低。雖然近年來(lái)檔案界對(duì)檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行了廣泛的宣傳，但是社會(huì)公眾對(duì)檔案利用效益還是知之甚少。醫(yī)院以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù)，長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)醫(yī)院檔案缺乏嚴(yán)格的考核，在實(shí)際工作中往往出現(xiàn)對(duì)檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

（三）檔案管理機(jī)構(gòu)不健全、管理范圍不明確。醫(yī)院檔案管理一般設(shè)在綜合檔案室。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、音像檔案等，而醫(yī)療病歷檔案由病案室管理，其他各種檢查影像圖文檔案等分屬各科室自己管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成了多部門(mén)管理檔案的格局，并且各科室又沒(méi)有專(zhuān)職檔案員，檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)缺乏，檔案整理不規(guī)范又沒(méi)有時(shí)限性。

（四）檔案專(zhuān)業(yè)人員素質(zhì)參差不齊。目前我國(guó)檔案專(zhuān)業(yè)人員隊(duì)伍在專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時(shí)代發(fā)展的要求懸殊較大。檔案專(zhuān)業(yè)出身的人員較少，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，這些問(wèn)題的存在使得他們?nèi)狈﹁b定文件資料內(nèi)在價(jià)值高低的能力，判斷和鑒別能力不足，因此在收集工作中必然出現(xiàn)漏收或誤收的現(xiàn)象，往往也就造成了缺乏完整性和及時(shí)性。

（五）檔案管理未與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同步發(fā)展。在醫(yī)院的規(guī)劃中，一般對(duì)醫(yī)療設(shè)備、人員結(jié)構(gòu)等都有比較詳盡的規(guī)化，而對(duì)檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮甚少，造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步發(fā)展。檔案管理水平的滯后，必將影響醫(yī)院管理水平的提高。近年來(lái)，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中廣泛運(yùn)用，而檔案管理方面依然采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開(kāi)發(fā)。因此，醫(yī)院必須調(diào)整管理思路，改進(jìn)檔案管理的方法，應(yīng)對(duì)形勢(shì)的要求。

二、加強(qiáng)檔案管理在醫(yī)院中的作用

醫(yī)院檔案是把醫(yī)院各種情況真實(shí)記錄下來(lái)，是對(duì)醫(yī)院歷史發(fā)展的總結(jié)，也為推動(dòng)醫(yī)院遠(yuǎn)期的發(fā)展提供了條件。因此適時(shí)加強(qiáng)相應(yīng)的檔案管理工作，保證完善醫(yī)院的工作是當(dāng)前的必要工作。

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)意識(shí)

檔案管理是醫(yī)院管理的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，與其他工作相比往往比較繁瑣、復(fù)雜和枯燥，這也是導(dǎo)致檔案工作人員難以避免的產(chǎn)生較強(qiáng)的職業(yè)倦怠感。為了提高工作人員的業(yè)務(wù)能力，醫(yī)院應(yīng)不斷拓寬培訓(xùn)渠道，定期對(duì)檔案人員進(jìn)行多樣化的培訓(xùn)。在培訓(xùn)中，應(yīng)千方百計(jì)創(chuàng)造實(shí)踐的條件，培訓(xùn)的最終目的就是要把工作干得更好[3]。只有提升了檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使他們更加熱愛(ài)自己的工作。與此同時(shí)，適當(dāng)增加專(zhuān)職檔案人員的數(shù)量，充分重視檔案管理工作的重要性，在制定業(yè)務(wù)績(jī)效考核標(biāo)準(zhǔn)時(shí)給予檔案工作一定的權(quán)重，才能真正激發(fā)大家的工作動(dòng)力。

（二）強(qiáng)化服務(wù)，主動(dòng)提供

檔案管理的最終目的是為了滿足使用者對(duì)檔案的利用，因此，檔案工作者應(yīng)該圍繞提供更加主動(dòng)、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)進(jìn)行認(rèn)真思考[4]。所以作為檔案管理工作者的我們就應(yīng)主動(dòng)地為查閱檔案者提供服務(wù)，積極尋找線索努力擴(kuò)大檔案來(lái)源，為使用者提供急需的資料和幫助。當(dāng)然這也需要在提供檔案服務(wù)的同時(shí)還應(yīng)注意實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。

（三）健全制度，規(guī)范管理

一是加強(qiáng)檔案室的制度建設(shè)，對(duì)檔案人員實(shí)行統(tǒng)一考核。二是加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，不斷補(bǔ)充專(zhuān)業(yè)人員加入檔案隊(duì)伍，采取有效措施激勵(lì)他們及時(shí)、主動(dòng)、認(rèn)真收集不同門(mén)類(lèi)的檔案材料，為醫(yī)院檔案工作規(guī)范化、科學(xué)化打好基礎(chǔ)。三是健全醫(yī)院檔案的規(guī)章制度，通過(guò)制定規(guī)范的歸檔、保密、保管、利用、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀及檔案室管理等各項(xiàng)制度，這樣才能做好醫(yī)院檔案管理工作。

（四）完善設(shè)施，培養(yǎng)人才

加強(qiáng)檔案室的建設(shè)，另外，計(jì)算機(jī)軟件隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展而被廣泛應(yīng)用，醫(yī)院應(yīng)盡快建立信息化檔案系統(tǒng)，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，實(shí)施電子檔案，這樣不但可以快速準(zhǔn)確檢索，獲取相關(guān)信息，提高檢索查閱效率，而且可以統(tǒng)計(jì)分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考，提高工作效率，使檔案工作者有更多的時(shí)間去從事檔案信息的開(kāi)發(fā)工作[5]。因此為了保證醫(yī)院檔案管理事業(yè)的發(fā)展，也就需要培養(yǎng)一批高素質(zhì)的檔案管理人才。制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的人才發(fā)展戰(zhàn)略，醫(yī)院想要獲得長(zhǎng)久的發(fā)展，就必須具備高素質(zhì)，高知識(shí)水平的綜合性人才[6]。

結(jié)論

綜上所述，通過(guò)了解現(xiàn)階段醫(yī)院的檔案管理中存在的問(wèn)題，需要采取的措施很多，也體現(xiàn)了加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理在實(shí)際工作中的重要性[7]。從而使醫(yī)院檔案管理水平得到提升。只有做好醫(yī)院的檔案管理工作，才能開(kāi)創(chuàng)醫(yī)院管理新格局，為醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展提供保障。

參考文獻(xiàn)：

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