論檔案室藏組織原則

李兆明

摘要：本文從實(shí)踐與理論雙重角度論述了檔案室藏組織原則。作者通過分類為綱闡述了檔案室藏組織的有機(jī)聯(lián)系：通過效益觀點(diǎn)解析了檔案檢索利用：通過流動(dòng)的檔案室藏?cái)⑹隽耸也亟Y(jié)構(gòu)優(yōu)化問題：通過簡約概念提出了檔案室藏運(yùn)作效率。在辯證地分析了檔案室藏組織相對(duì)穩(wěn)定之后，作者提出了檔案室藏組織原則三個(gè)方面的實(shí)踐，從實(shí)踐角度再一次論述了檔案室藏組織原則。

關(guān)鍵詞：檔案室藏組織原則

檔案室藏組織原則，是對(duì)室藏檔案進(jìn)行調(diào)整組合、分布排列，使之有序存放并處于規(guī)律性的流動(dòng)之中的一系列規(guī)定性概念。在科學(xué)的原則指導(dǎo)下，實(shí)現(xiàn)檔案室藏組織簡約高效運(yùn)作，便于檔案檢索利用，是使檔案管理工作適應(yīng)社會(huì)大眾化檔案需求，并為構(gòu)筑新的檔案管理格局而做出的努力。

1、我們?yōu)槭裁葱枰P(guān)注檔案室藏組織原則問題

1.1檔案室藏組織實(shí)踐的廣度、深度和高度。檔案室藏組織實(shí)踐的廣度是指該種實(shí)踐的全面性、宏觀協(xié)調(diào)性和實(shí)踐目標(biāo)的指向性。沒有實(shí)踐視角的廣度，就沒有實(shí)踐的廣泛性，而廣泛的宏觀實(shí)踐有賴于實(shí)踐目標(biāo)的正確指向，以避免成為盲目的或狹隘的實(shí)踐。檔案室藏組織實(shí)踐的深度，是指這種實(shí)踐過程的長期性、曲折性和復(fù)雜性。不斷深化的實(shí)踐同樣有賴于實(shí)踐目標(biāo)的指向，使其一以貫之，成為有始有終的過程完美的實(shí)踐。實(shí)踐的廣度與深度取決于指導(dǎo)實(shí)踐的理論高度。檔案室藏組織實(shí)踐有賴于科學(xué)發(fā)展觀的指導(dǎo)，有賴于科學(xué)系統(tǒng)的檔案室藏組織原則，以保證檔案室藏組織實(shí)踐的廣度、深度和高度。

1.2立足于原創(chuàng)，開創(chuàng)檔案管理實(shí)踐的新領(lǐng)域。過去的中國檔案學(xué)理論發(fā)展與實(shí)踐過程，總是伴隨著一種偏頗的意識(shí)：凡是新的都要從國外拿來。我們?cè)?jīng)從前蘇聯(lián)拿來“年代一期限一機(jī)構(gòu)”的檔案分類規(guī)則，從法國、德國拿來了近現(xiàn)代檔案學(xué)理論。近十幾年，又從國外拿來文件生命周期理論。實(shí)踐證明，許多拿來的理論并不符合中國國情。如何從中國國情出發(fā)，立足于中國檔案學(xué)自身實(shí)踐，立足于檔案學(xué)原創(chuàng)，開創(chuàng)檔案學(xué)實(shí)踐的新領(lǐng)域呢?檔案室藏組織的實(shí)踐與檔案室藏組織原則理論的探索，就是其中的一個(gè)途徑。尤其是廣大中小企事業(yè)、機(jī)關(guān)的基層檔案室，如何建立簡約、高效、流動(dòng)的檔案室藏組織模式，如何通過某種途徑優(yōu)化檔案室藏，提高檔案利用效率，如何使得新的檔案室藏組織結(jié)構(gòu)與傳統(tǒng)的檔案管理有機(jī)結(jié)合、平穩(wěn)過渡?就是筆者在本文做出的有益探討。

1.3檔案室藏組織實(shí)踐與原則的互動(dòng)性。檔案室藏組織實(shí)踐活動(dòng)與原則構(gòu)建的理論發(fā)展是一種什么樣的互動(dòng)關(guān)系呢?首先。檔案室藏組織原則是檔案室藏組織理論概念與檔案室藏組織實(shí)踐相結(jié)合的產(chǎn)物。檔案室藏組織原則的制訂，是檔案室藏組織認(rèn)識(shí)與實(shí)踐相統(tǒng)一的過程。在檔案室藏組織認(rèn)識(shí)與實(shí)踐相互積極作用的過程中，原則性的概括既是原有實(shí)踐的結(jié)晶，又是新的實(shí)踐的助推器。其次，檔案室藏組織原則是該種實(shí)踐若干活動(dòng)節(jié)點(diǎn)的聯(lián)結(jié)。人們關(guān)于檔案室藏組織原則的認(rèn)識(shí)，可以劃分為檔案分類、編目、檢索、鑒定等若干個(gè)節(jié)點(diǎn)。而這些節(jié)點(diǎn)聯(lián)結(jié)并聯(lián)動(dòng)的軌跡，就成為人們關(guān)于檔案室藏組織原則認(rèn)識(shí)的曲線，反映了人們關(guān)于檔案室藏組織的規(guī)律性認(rèn)識(shí)。其三，只有科學(xué)的檔案室藏組織原則。才是檔案室藏構(gòu)筑活動(dòng)最為可靠的基礎(chǔ)。由于構(gòu)筑檔案室藏組織是廣大范圍內(nèi)的為數(shù)眾多的人們參與的實(shí)踐，更需要科學(xué)的檔案室藏組織原則的指導(dǎo)。正確的檔案室藏組織原則是實(shí)踐的產(chǎn)物，又是理論的結(jié)晶：既是檔案室藏組織模式的框架，又是普遍意義上的檔案室藏組織的參照體系。因此。人們關(guān)于檔案室藏組織的實(shí)踐，應(yīng)當(dāng)格外重視檔案室藏組織原則的構(gòu)建?？茖W(xué)的系統(tǒng)的可以廣泛指導(dǎo)實(shí)踐的檔案室藏組織原則，是檔案工作不斷發(fā)展。與時(shí)俱進(jìn)，使檔案事業(yè)顯示時(shí)代亮點(diǎn)的重要保證。

2、檔案室藏組織原則

2.1分類為綱。維護(hù)檔案室藏組織結(jié)構(gòu)的有機(jī)聯(lián)系。傳統(tǒng)檔案整理原則之一的“保持文件間歷史聯(lián)系”，是檔案界上至學(xué)者下至普通管理人員的共識(shí)(理論)，而檔案分類規(guī)則(的實(shí)踐)卻反其意而行之：因?yàn)橥怀鰴n案保管期限特征而將同一類別、同一問題或同一職能范圍內(nèi)的案卷分開保管，由此而割裂了案卷之間的有機(jī)聯(lián)系。這個(gè)已經(jīng)延續(xù)了50多年的檔案室藏組織方式繼續(xù)延續(xù)著。出現(xiàn)在檔案室藏組織方面的指導(dǎo)原則與工作實(shí)踐的二律背反，造成檔案管理人員相互矛盾的心態(tài)，使得檔案工作實(shí)踐陷入困惑之中。而行政指令性的規(guī)定，造成檔案部門盲目依從，從而喪失創(chuàng)新的活力。管理原則與工作方法的背道而馳，又是檔案檢索效率無法提升的始作俑者。其問題的癥結(jié)所在，是對(duì)檔案有機(jī)聯(lián)系本質(zhì)的認(rèn)識(shí)差別。那么，何謂檔案之間的有機(jī)聯(lián)系呢?檔案之間的有機(jī)聯(lián)系如何才能維護(hù)呢?檔案是人們社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物，而人們的社會(huì)活動(dòng)又是按照職能加以區(qū)別與聯(lián)系的。比如，人事管理與勞資管理就是既相互區(qū)別又相互聯(lián)系的兩項(xiàng)社會(huì)管理職能：又如，黨群工作與行政管理也是既相互區(qū)別又相互聯(lián)系的不同的管理職能。這些社會(huì)職能體現(xiàn)在檔案組織上，就構(gòu)成了檔案(職能)有機(jī)聯(lián)系的主要特征。而檔案不同保管期限只是(通過檔案)反映了社會(huì)職能活動(dòng)的重要程度。它僅僅是檔案不同價(jià)值的體現(xiàn)，與檔案有機(jī)聯(lián)系關(guān)聯(lián)不大。那么，我們?cè)谥朴啓n案分類規(guī)則，并由此而決定檔案目錄編排、案卷流水方式，以及如何進(jìn)行檔案排架等檔案室藏組織的時(shí)候，就必須遵循不割裂檔案職能聯(lián)系為首要原則，將傳統(tǒng)的“期限——年代——類別(職能)”這個(gè)規(guī)則翻轉(zhuǎn)過來，實(shí)行“年代——類別(職能)——期限”的檔案室藏組織分類原則。

職能檔案分類原則成為組織檔案室藏的大綱，維護(hù)著案卷之間的有機(jī)聯(lián)系?？茖W(xué)組織檔案室藏，必須實(shí)行以分類為綱的檔案室藏組織原則。只有普遍實(shí)行這一原則，才能充分體現(xiàn)“保持文件間歷史聯(lián)系”這一重要觀念的內(nèi)在實(shí)質(zhì)，從而將檔案室藏組織的原則(理論)與實(shí)踐很好地結(jié)合起來。將分類規(guī)則(最適用的是職能分類規(guī)則)作為檔案室藏組織建設(shè)的大綱，用來統(tǒng)領(lǐng)普遍的檔案室藏組織工作。才能使檔案室藏組織成一個(gè)有機(jī)整體，其狀態(tài)如同開閉自如的漁網(wǎng)，或梗概相連合為一體的植物葉片，或排列有序的蜂巢。等等。就是檔案室藏組織回歸自然本性，實(shí)現(xiàn)天(檔)人合一的最佳境界。

2.2效益為先。便于檔案檢索利用。雖然真理標(biāo)準(zhǔn)的討論已經(jīng)過去了三十多年，但是，在檔案界。至少在檔案檢索這一工作環(huán)節(jié)，實(shí)踐并沒有成為檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)。一種早已過時(shí)的觀念。一種由此觀念而固化的檔案室藏組織方法，雖然很不便于檔案檢索，但是，長期以來，都少有人敢于觸動(dòng)。實(shí)踐是檢驗(yàn)檔案室藏組織科學(xué)性的試金石，效益是證明檔案室藏組織合理性的依據(jù)。制訂檔案室藏組織原則，應(yīng)當(dāng)在效益優(yōu)先觀念指導(dǎo)下，便于檔案檢索利用。以提高檔案檢索便利程度為著眼點(diǎn)，以提高檔案管理效益為目標(biāo)，改革檔案室藏組織原則。制訂簡單易行的檔案檢索方法，是檔案室藏組織工作的當(dāng)務(wù)之急，中國鐵路物資總公司創(chuàng)建的以職能簡易分類類目和年代

為代表的兩維檔案室藏組織原則，以簡單明快、易于操作作為檔案檢索特點(diǎn)，使得全系統(tǒng)企業(yè)檔案查準(zhǔn)率和查全率一直保持在95％以上。該檢索方法又稱為“直接(不用翻閱任何檢索目錄)檢索法”或“一步檢索法”，利用者查閱檔案，在一般情況下“立等可取”。又由于全系統(tǒng)企業(yè)依靠“效益測算法”和相關(guān)規(guī)定，將每一次檔案利用計(jì)算出具體效益的(貨幣)數(shù)值，更加彰顯了檔案管理效益。

2.3建立合理流動(dòng)機(jī)制，不斷優(yōu)化檔案室藏質(zhì)量。由于長期以來形成的檔案鑒定實(shí)踐的神秘性和檔案組織理論的僵化，檔案鑒定工作在基層許多單位被視為談之色變的禁區(qū)，許多單位十幾年甚至幾十年不鑒定檔案。另一方面，已經(jīng)成為習(xí)慣勢力的保守的文件價(jià)值觀念，使得眾多無價(jià)值文件歸檔，少數(shù)單位甚至逢文必檔，造成檔案室藏膨脹不止，檔案庫房不堪重負(fù)。僵化的觀念與古董式的檔案室藏組織方法，造就了僵化的檔案室藏形態(tài)，使之成為一潭死水。

世界上的任何事物都是在不斷發(fā)展變化著的，都是處于新舊交替不斷流動(dòng)之中。這就是辯證法。檔案室藏也是世界上客觀存在著的一種事物，也應(yīng)具備一般事物發(fā)展變化的特點(diǎn)，處于經(jīng)常地流動(dòng)與變化狀態(tài)中：在每年新生的檔案不斷進(jìn)入檔案庫房的同時(shí)，超過保管期限經(jīng)過鑒定的檔案及時(shí)從庫房中清理出去，滿50年的檔案進(jìn)館保存。檔案室藏在流動(dòng)中保持一個(gè)基本常量，才是檔案室藏組織的正常形態(tài)。更為關(guān)鍵的是，我們應(yīng)當(dāng)在更新檔案室藏觀念的同時(shí)，建立起流動(dòng)形態(tài)的檔案室藏組織原則，從體制上保持檔案室藏的流動(dòng)性。同時(shí)。我們還應(yīng)當(dāng)建立保障檔案室藏流動(dòng)性的監(jiān)督機(jī)制。對(duì)不按照規(guī)定定期鑒定銷毀檔案，或拒將50年以上檔案進(jìn)館的單位予以行政處罰，以開拓出正常的檔案室藏流動(dòng)局面。這就是檔案室藏組織的“排淤”。另一方面，改革文件歸檔制度，杜絕紙質(zhì)載體文件歸檔量猛增不止局面，以精減優(yōu)化檔案室藏。這就是“清流”。上述兩項(xiàng)措施雙管齊下，必然形成流動(dòng)的檔案室藏組織形態(tài)，并在流動(dòng)中不斷優(yōu)化著檔案室藏質(zhì)量。這就是檔案室藏組織應(yīng)當(dāng)具備的“吐故納新”機(jī)制。

2.4倡導(dǎo)簡約，提高檔案室藏組織運(yùn)作效率。冗長的檔案整理工作流程，繁雜的檔案鑒定審批制度，以及檔案著錄分類標(biāo)引、檔案統(tǒng)計(jì)、庫房管理等方面的規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定，使得少則幾十人多則百余人的小公司也搞成了厚厚一大本的制度匯編。物極必反。某種事物與該事物的規(guī)定性繁瑣到了極致，必然朝著簡單回歸。在簡約成為社會(huì)大眾時(shí)尚的今天，檔案室藏組織真的應(yīng)當(dāng)回歸社會(huì)簡約主流，拋棄思想觀念的沉重，拋棄繁瑣落后管理體制方面的枷鎖，返樸歸真，融入檔人合一”的和諧潮流中來。

中國鐵路物資總公司在探索與實(shí)踐檔案簡約組織過程中，已經(jīng)取得一些經(jīng)驗(yàn)與成果。首先，是以職能簡易分類為特征的簡約檔案整理方法。職能簡易分類，就是以職能劃分檔案類目、將職能最簡化為特點(diǎn)而形成的一種新的檔案分類方法。該分類方法只有8－12個(gè)一級(jí)類目(不設(shè)二級(jí)類目)，如黨群工作、行政管理、企業(yè)經(jīng)營、人事勞資、財(cái)務(wù)審計(jì)等。將檔案依次按此方法分類，操作簡單易行，十分便于日后檔案檢索。同時(shí)。歸檔文件實(shí)行“永久、定期(不標(biāo)時(shí)限)”的簡單“兩分法”：歸檔文件不刻意要求線訂，只求牢固：合計(jì)定稿和正本尾號(hào)頁碼為文件頁數(shù)。這一系列簡單易行的檔案整理方法，在鐵路物資系統(tǒng)企業(yè)普及后，每年的檔案(歸檔文件)整理周期由過去的2－3個(gè)月縮短為2－3周，顯著提高了工作效率。另外，檔案鑒定工作程序刪繁就簡，成為提交鑒定報(bào)告、檔案鑒定、銷毀檔案和善后(將繼續(xù)保留文件插卷、上報(bào)工作小結(jié))的“四步法”。總公司廢除了繁瑣的檔案借閱登記手續(xù)，只保留借檔人簽字、檔(或文)號(hào)、數(shù)量、借閱日期四項(xiàng)必要內(nèi)容。檔案簡約管理適應(yīng)了企業(yè)檔案人員身兼多職、工作繁忙這一客觀形勢的變化，它是檔案管理繁瑣的物極必反，更是在新形勢下的檔案管理改革舉措的“應(yīng)運(yùn)而生”。將檔案室藏組織簡約化，是新時(shí)期檔案室藏組織的一個(gè)重要原則。

2.5維護(hù)檔案室藏組織形態(tài)的相對(duì)穩(wěn)定性。維護(hù)檔案管理基礎(chǔ)的穩(wěn)定性。是傳統(tǒng)檔案管理的原則之一。從檔案管理性質(zhì)而言，管理形態(tài)應(yīng)當(dāng)相對(duì)穩(wěn)定，這主要是從便于檔案檢索考慮的。然而，任何一家單位的檔案管理方式都不可能幾十年不變。管理人員的更替、不同管理風(fēng)格的出現(xiàn)、國家相應(yīng)規(guī)定的變化等等，都將促使檔案組織形態(tài)發(fā)生變化。按照辯證法關(guān)于檔案事物的規(guī)定性，事物的變化是絕對(duì)的，不變化是相對(duì)的。因此。檔案室藏組織形態(tài)的不斷優(yōu)化是符合事物發(fā)展規(guī)律的，也是該事物的客觀屬性之一。檔案室藏組織的改革或變化，除了應(yīng)當(dāng)遵循客觀規(guī)律之外，還應(yīng)符合本文提出的上述四個(gè)原則，尤其是以合理性作為相對(duì)穩(wěn)定性的基礎(chǔ)，搞好與以前管理方法的銜接，使檔案室藏組織在相對(duì)穩(wěn)定中逐步得到優(yōu)化。

3、檔案室藏組織原則的實(shí)踐

3.1分類為綱，綱舉目張，是一種便于檢索的新型檔案室藏組織方法。該種檔案室藏組織方法可以比喻為地方志編寫體例：橫分門類(將室藏檔案分類)，縱寫歷史(將室藏檔案按年代排列)，就形成了這樣的平面坐標(biāo)：2000－2008年組成的檔案室藏按年代形成縱向坐標(biāo)軸，黨群工作、行政管理到企業(yè)管理的類別形成橫向坐標(biāo)軸，組成兩維平面的檔案室藏坐標(biāo)體系。使用這個(gè)坐標(biāo)系檢索檔案，A例為：檢索一份2005年黨委會(huì)議文件，該文件的坐標(biāo)值為：2005年(Y軸數(shù)值y¹)。黨群工作(X軸數(shù)值x¹)，該文件在x¹、y¹交匯處的“z¹”點(diǎn)：B例為：檢索一份2007年財(cái)務(wù)規(guī)章制度文件，該文件的坐標(biāo)值為：2007(Y軸數(shù)值y¹)，財(cái)務(wù)審計(jì)(X軸數(shù)值x¹)，該文件在x¹、y¹交匯處的“z¹”點(diǎn)。以職能簡易分類(和年代)組成的檔案室藏架構(gòu)，如同檔案室藏組織大綱，將多年形成的檔案室藏予以統(tǒng)領(lǐng)；如同一根紅線，將各門類檔案“穿”在一起，成為一個(gè)檔案組織體系：又如同漁網(wǎng)的綱繩，維系著整個(gè)漁網(wǎng)，使之閉合自如。這就是以分類為綱的檔案室藏組織的綱舉目張。

3.2以“效益測算法”作為檔案室藏組織效益的量化方法。以往任何輕視檔案工作的思想觀念，基本上出于檔案利用效益的模糊性。檔案室藏組織雖然為本單位各項(xiàng)管理活動(dòng)做出很大貢獻(xiàn)，直接或間接為本單位產(chǎn)生了許多效益，但是，許多人，其中包括一些檔案管理人員，都是對(duì)此模糊的。模糊的效益觀念使得檔案室藏組織運(yùn)動(dòng)效益由淡化變成虛無，檔案工作由有為變成無為無位，無法得到相應(yīng)重視。那么，我們?nèi)绾蜗蛉藗兂尸F(xiàn)出檔案工作效益呢?筆者所在的中鐵物資企業(yè)集團(tuán)，通過效益近似計(jì)算法，將每一次檔案利用都計(jì)算出價(jià)值。而轉(zhuǎn)換成價(jià)值的檔案利用事例，都是相關(guān)人員認(rèn)可的。如：利用一份自來水上水管道隱蔽工程檔案。使得老舊管道破裂處很快修復(fù)，恢復(fù)供水。參照相關(guān)規(guī)定可按維修費(fèi)用1／3計(jì)算為1000元：使用材料裝運(yùn)小車某一配件圖紙，將加工成的零件裝配到小車上，按維修成本1／5計(jì)算為300元。這樣，以月(或季度)為時(shí)間單位，統(tǒng)計(jì)出檔案利用為本單位創(chuàng)造出的價(jià)值，將檔案利用效益以貨幣單位量化，讓經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)證明檔案工作產(chǎn)出效益，是檔案室藏組織原則實(shí)踐活動(dòng)濃墨重彩的一筆。

3.3以“定期檔案10年保管”作為檔案室藏流動(dòng)的手段。正在實(shí)行的國家檔案局8號(hào)令《文書檔案保管期限規(guī)定》，將定期檔案劃分為10年、30年或更多的具體保存時(shí)限的規(guī)定值得商榷。筆者認(rèn)為，這項(xiàng)規(guī)定有違檔案鑒定工作簡化發(fā)展趨勢。檔案保管由過去的“三分法”變成“兩分法”的主要意圖。是簡化檔案保管期限劃分工作的復(fù)雜程度，而將定期檔案再劃分成兩個(gè)或更多的時(shí)間段，則與該意圖背道而馳，操作更加繁瑣。某一份文件保管10年還是20年、30年，誰能制定出這么細(xì)致和客觀的標(biāo)準(zhǔn)呢?又有誰能夠劃分得這么清楚呢?鐵路物資企業(yè)從2000年開始廢除“三分法”，實(shí)行永久、定期(不計(jì)具體時(shí)限)的“兩分法”，定期檔案一律保存10年。實(shí)踐證明：每10年鑒定一次保管期滿檔案，可以適時(shí)按規(guī)定將失去保管價(jià)值的檔案從庫房清理出去，加快室藏檔案流動(dòng)速度。再者。經(jīng)過10年再一次鑒定過去保留的歸檔文件，人們可以客觀歷史全面地分析文件價(jià)值，從容決定文件的去留。在電子檔案從寬保留前提下，在“紅頭文件”的原件可以隨時(shí)向計(jì)算機(jī)“索取”的情況下，將大量不具備繼續(xù)保存的紙質(zhì)文件從庫房中清理出去，以簡約化高質(zhì)量的室藏，實(shí)現(xiàn)高效率運(yùn)作，難道不應(yīng)當(dāng)成為時(shí)代所提倡的檔案室藏組織原則嗎?