芻議民政檔案如何實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理

冷雪英

摘 要：民政部門相對(duì)于其他單位來說工作任務(wù)相對(duì)繁瑣，其承擔(dān)著聯(lián)系國(guó)家政府和人民群眾的重要職能。站在民政部門的角度出發(fā)，民政檔案管理工作的涉及面十分廣闊，也屬于民政管理工作中的重要組成部分?？茖W(xué)有效的組織開展民政檔案管理工作能夠在很大程度上促進(jìn)民政部門各項(xiàng)管理工作效率的提升，也是民政部門改革與發(fā)展過程中的必然選擇。本文主要分析了當(dāng)前民政檔案管理的現(xiàn)狀，并在此基礎(chǔ)上提出了規(guī)范民政檔案管理工作的幾點(diǎn)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：民政；檔案；規(guī)范化；管理

民政檔案的數(shù)量與類型相對(duì)較多，同時(shí)也人民群眾的實(shí)際生活與基本利益存在非常緊密的聯(lián)系，因此做好民政檔案的規(guī)范化管理，確保各類文件材料得以有效保存，為民政工作帶來更多有價(jià)值的信息，這是具有重要意義的一項(xiàng)工作。民政檔案管理工作人員必須要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并聯(lián)系民政檔案管理工作實(shí)際，積極摸索出新的工作方法與管理措施，確保民政檔案能夠得以最大程度的利用，充分發(fā)揮出其價(jià)值。

1 民政檔案管理工作存在問題

首先是思想認(rèn)識(shí)不夠深入?，F(xiàn)階段因?yàn)槊裾种械牟糠诸I(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)于檔案管理工作的重視不足，加之檔案管理人員自身對(duì)工作重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致民政檔案管理工作效率無法得以提升，檔案管理人員容易出現(xiàn)懶惰思想，他們?cè)趯?shí)際的工作中很容易出現(xiàn)應(yīng)付了事的情緒，并未深入的去研究和挖掘檔案管理工作的價(jià)值，這是造成民政檔案管理工作效率降低的一個(gè)主要因素。

其次是檔案管理工作規(guī)范性有待提升。一些民政檔案材料中的信息內(nèi)容可能存在一些小錯(cuò)誤或者不具備真實(shí)性，導(dǎo)致這一問題的原因在于檔案管理工作規(guī)范性不足。檔案管理工作的目的是為了確保民政檔案材料得以安全、完整的保存，所以其質(zhì)量與準(zhǔn)確性應(yīng)當(dāng)有所保證。但現(xiàn)階段部分民政局內(nèi)部并未制定相對(duì)完善的管理制度，因此沒有形成一套較為統(tǒng)一的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)流程，造成檔案管理工作效率低下[1]。

再次是檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)能力不高。因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理的重視程度不足，部分領(lǐng)導(dǎo)覺得檔案管理僅僅是單純的資料收集和整理，所以也并未重視單位內(nèi)部檔案管理人才的培養(yǎng)工作，很多時(shí)候都是隨意的任用檔案管理人員，不注重其職業(yè)能力培養(yǎng)。正是如此，很多基層民政局檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)能力始終不能得以提升，無法真正高質(zhì)量高效率的開展檔案管理工作。

最后是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后。部分單位在開展檔案管理工作的過程中并未應(yīng)用較為先進(jìn)的管理方法或技術(shù)，同時(shí)也沒有為檔案管理部門配置專門的辦公區(qū)域，配置完善的硬件設(shè)施，大部分民政局基本上是把一些空置不用的房間當(dāng)作檔案儲(chǔ)存室，也沒有購(gòu)置專門的防潮防水設(shè)備。另外，很多基層民政局檔案管理工作依舊還處于人工管理狀態(tài)，信息化普及率不高，沒有專門的信息管理設(shè)備，導(dǎo)致檔案管理工作效率無法提升。

2民政檔案規(guī)范化管理措施

（一）思想提高重視

第一，民政局領(lǐng)導(dǎo)以及檔案部門負(fù)責(zé)人必須要帶頭轉(zhuǎn)變思想認(rèn)識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于民政局內(nèi)部各項(xiàng)事務(wù)的開展所起到的重要作用，強(qiáng)化管理層對(duì)檔案工作的重視程度，讓基層工作人員能夠主動(dòng)樹立正確的思想觀念，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)國(guó)家民政事業(yè)發(fā)展的重要作用；第二，應(yīng)當(dāng)在民政局內(nèi)部組建檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，主要負(fù)責(zé)對(duì)民政局檔案工作進(jìn)行有效的監(jiān)督管理，第一時(shí)間找出檔案管理過程中出現(xiàn)的問題，根據(jù)本單位具體情況采取有針對(duì)性的措施，不斷促進(jìn)檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升；第三，應(yīng)當(dāng)從宏觀層面出發(fā)把檔案管理工作真正納入到民政局的戰(zhàn)略規(guī)劃發(fā)展中來，同時(shí)在工作中能夠抓準(zhǔn)檔案管理的關(guān)鍵點(diǎn)，準(zhǔn)確清晰的制定民政檔案管理的未來發(fā)展規(guī)劃。例如說為促進(jìn)檔案管理效率的提升，可在單位內(nèi)部各部門收集關(guān)于檔案管理的建議與意見，從不同的角度去思考如何促進(jìn)檔案管理工作效率的提升[2]。

（二）健全管理制度

健全的制度是開展好各項(xiàng)工作的基本保證，民政檔案管理也是如此，科學(xué)完善的檔案管理制度是保證民政檔案管理工作有序開展的一個(gè)基本前提，所以檔案管理手段的更新，關(guān)鍵在于對(duì)管理制度的完善。在新時(shí)期新形勢(shì)下，過去那種傳統(tǒng)陳舊的管理制度已經(jīng)不能夠符合社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需求，不但無法促進(jìn)檔案管理工作效率的提升，同時(shí)還可能導(dǎo)致民政檔案管理工作變得更為復(fù)雜。基于此，我們不但要聯(lián)系本單位具體情況對(duì)管理制度予以完善，確保檔案管理工作的有序開展，讓檔案管理人員能夠把更多的時(shí)間與精力投入到工作中去；同時(shí)還必須要盡快的制定出統(tǒng)一明確的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，如檔案收集、整理、分類、開發(fā)利用等標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)在工作實(shí)踐中對(duì)這些標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善與調(diào)整，確保管理制度的內(nèi)容可以和民政檔案管理工作實(shí)際相符合。另外，憑借完善的檔案管理制度對(duì)管理工作流程予以優(yōu)化，確保檔案管理工作的高效開展。

（三）提升人員素質(zhì)

檔案管理工作較為繁瑣，所以大部分人都會(huì)覺得檔案管理不但工作任務(wù)重，且沒有發(fā)展前途。尤其是在部分公立機(jī)關(guān)單位內(nèi)部，檔案管理人員的晉升空間不是非常大，同時(shí)晉升存在一定的難度。所以大部分機(jī)關(guān)單位的檔案人員都屬于實(shí)習(xí)或臨時(shí)聘用的狀態(tài)，處于編制內(nèi)的檔案管理人員非常少。正是如此，現(xiàn)階段很多機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作人員普遍存在著學(xué)歷不高、工作經(jīng)驗(yàn)不足、專業(yè)素質(zhì)欠缺等問題，因此要確保民政檔案管理工作效率的提升，我們還應(yīng)當(dāng)努力促進(jìn)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)能力的提高。一方面需要機(jī)關(guān)單位真正重視對(duì)在崗檔案管理工作人員的教育培訓(xùn)工作，支持在崗檔案管理人員參與繼續(xù)教育，定期組織各種培訓(xùn)活動(dòng)，同時(shí)根據(jù)檔案管理工作人員的具體情況制定出有針對(duì)性的培訓(xùn)計(jì)劃；另一方面要根據(jù)職工結(jié)構(gòu)情況，為檔案管理工作人員提供更好的繼續(xù)教育條件，不但要促進(jìn)其專業(yè)素質(zhì)能力的提升，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)確保其綜合素質(zhì)的提升。另外，要注重培養(yǎng)檔案管理人員的信息技術(shù)能力，適當(dāng)?shù)奶嵘龑?duì)檔案管理工作者的薪酬待遇和福利制度，為其提供一個(gè)更好的工作環(huán)境，讓檔案部門能夠吸引和留住人才。

（四）加強(qiáng)數(shù)字建設(shè)

過去的檔案材料基本上屬于紙質(zhì)檔案，在管理過程中也常常采取人工管理方式，不但要占據(jù)很大的空間位置，同時(shí)還容易出現(xiàn)損壞、檔案不完整的情況出現(xiàn)，不利于后期的開發(fā)利用，導(dǎo)致檔案管理工作效率無法提升。所以我們必須要進(jìn)一步強(qiáng)化數(shù)字化建設(shè)，不斷提升檔案管理工作的信息化程度，依靠現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來建立電子檔案，借助于視頻、條碼、射頻技術(shù)對(duì)重要檔案材料予以備份。應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)促進(jìn)民政檔案管理信息化水平的提升，能夠在很大程度上讓檔案管理工作更加便捷化，高效化，讓檔案材料不受到外部環(huán)境的影響，更有助于檔案材料的保存。同時(shí)，在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)還有助于檔案的開發(fā)利用工作，為檔案利用者帶來更便捷的服務(wù)，可以確保檔案開發(fā)利用的各個(gè)環(huán)節(jié)都處于更高效的狀態(tài)，讓檔案管理工作人員可以從過去復(fù)雜繁瑣的工作中解放出來，有效推動(dòng)檔案管理工作效率的提升，為單位提供更好的檔案服務(wù)[3]。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，民政檔案管理工作的重要性是不言而喻的，缺少了檔案做基礎(chǔ)，民政部門的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作活動(dòng)便會(huì)受到非常大的影響。所以在新時(shí)期下，不斷強(qiáng)化民政檔案管理，尤其是在當(dāng)前信息技術(shù)普及應(yīng)用的基礎(chǔ)上，充分認(rèn)識(shí)到民政檔案管理工作中的問題并采取有針對(duì)性的措施，才能夠真正促進(jìn)民政檔案管理工作水平的提升，促進(jìn)民政局各項(xiàng)工作的有序開展。

參考文獻(xiàn)

[1]姜洪剛.淺談如何加強(qiáng)民政檔案管理[J].科技資訊，2015，（04）：147.

[2]張艷紅.民政檔案管理工作存在的問題及解決對(duì)策[J].黑龍江檔案，2015，（05）：97.

[3]田東鑫.新時(shí)期民政檔案信息化管理與利用問題探討[J].管理觀察，2016，（29）：72-74.