機(jī)關(guān)檔案管理工作的創(chuàng)新

摘 要：檔案做為歷史的記錄、知識(shí)的載體之一，匯集著大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值。機(jī)關(guān)檔案管理工作是維護(hù)黨和國(guó)家真實(shí)歷史面貌的工作，是機(jī)關(guān)工作中的重要組成部分。

關(guān)鍵詞：檔案；記載；創(chuàng)新

檔案管理工作是機(jī)關(guān)重點(diǎn)工作之一，繁瑣復(fù)雜，需要在創(chuàng)新上下功夫。在新時(shí)期檔案工作者要抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新，提高機(jī)關(guān)檔案管理水平，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，確立檔案工作在機(jī)關(guān)中不可替代的地位。近幾年來(lái)，機(jī)關(guān)的檔案取得了可喜得成績(jī)，其地位逐步提高，其作用也越來(lái)越受重視。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的提出和社會(huì)現(xiàn)代化的推進(jìn)，現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，我國(guó)機(jī)關(guān)的檔案管理工作也發(fā)生啦很大的變化，做為傳統(tǒng)文獻(xiàn)的機(jī)關(guān)檔案工作，面臨著前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

1 檔案管理工作的“軟件”創(chuàng)新

機(jī)關(guān)檔案管理的研究工作可以在多個(gè)方向和角度上展開(kāi)，如果從檔案管理與基礎(chǔ)建設(shè)之間的關(guān)系層面上說(shuō)，我們可以把檔案建設(shè)分為“硬件”和“軟件”兩大類(lèi)。就前者而言，主要指的是檔案館舍、資料設(shè)備、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、配置設(shè)施等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。就后者而言，又可以分為兩個(gè)方面，其一是就檔案管理人員自身的文化素養(yǎng)、職業(yè)道德、工作能力等等，其二是就檔案管理在整個(gè)機(jī)關(guān)工作中的影響力、輻射力和創(chuàng)造力而言的，主要指的是檔案管理為實(shí)踐工作提供了具體的幫助、支持和促進(jìn)作用，樹(shù)立良好的機(jī)關(guān)部門(mén)形象，提升機(jī)關(guān)的影響力等等。從理論上說(shuō)，機(jī)關(guān)檔案管理建設(shè)中的硬件和軟件具有同等重要的作用，二者不可偏廢，一般而言，硬件是軟件的基礎(chǔ)，軟件是硬件的目的。但是，長(zhǎng)期以來(lái)，在檔案管理工作中存在著重視“硬件”、輕視“軟件”的不良傾向，一個(gè)非常普遍的例子是，在檔案管理部門(mén)更重視硬件設(shè)施建設(shè)，普遍重視和下大力氣投入資金、人力和物力，這些固然是檔案管理發(fā)展所必需的，但是，由此忽視了軟件建設(shè)，則對(duì)于檔案管理發(fā)展無(wú)疑是有害的。

按照美國(guó)學(xué)者約瑟夫·奈的軟實(shí)力理論，一個(gè)國(guó)家或地區(qū)僅僅依靠經(jīng)濟(jì)、科技、資源等“硬實(shí)力”建設(shè)，很難在未來(lái)競(jìng)爭(zhēng)中勝出，未來(lái)的國(guó)家或區(qū)域經(jīng)濟(jì)的競(jìng)爭(zhēng)主要手段在于文化教育、意識(shí)形態(tài)、制度觀點(diǎn)等等“軟實(shí)力”。雖然這個(gè)思想最初產(chǎn)生于國(guó)際政治關(guān)系領(lǐng)域，但是，由于其對(duì)于文化教育重要性的深刻認(rèn)識(shí)，特別是對(duì)于各個(gè)學(xué)科領(lǐng)域具有的普遍的借鑒意義或者說(shuō)普適性原則，因而迅速被國(guó)內(nèi)各個(gè)學(xué)科領(lǐng)域吸收和借鑒，這一點(diǎn)已經(jīng)被學(xué)界所公認(rèn)。同樣，對(duì)于機(jī)關(guān)檔案管理工作而言，我們也可以而且應(yīng)該充分借鑒他的軟實(shí)力發(fā)展戰(zhàn)略思想，認(rèn)識(shí)到檔案管理中的軟件建設(shè)所具有的不可替代的作用，以及在檔案管理工作領(lǐng)域未來(lái)發(fā)展中的前瞻性?；诖耍覀兛梢园褭n案管理建設(shè)中的“軟件”，稱(chēng)之為一種“軟實(shí)力”，而檔案管理在文化軟實(shí)力發(fā)展中的創(chuàng)新，就可以被表述為“軟件”的創(chuàng)新。

那么，就檔案管理的“軟件”建設(shè)而言，如何實(shí)現(xiàn)在文化軟實(shí)力發(fā)展中的創(chuàng)新呢？筆者認(rèn)為，根據(jù)我國(guó)檔案管理的客觀情況，至少可以在如下兩個(gè)方面進(jìn)行創(chuàng)新：其一，在檔案管理人員的文化素養(yǎng)提升上，改變當(dāng)前“一單、兩低、兩缺”的管理現(xiàn)狀，即檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低、工作積極性偏低；缺乏復(fù)合型管理人才、缺乏對(duì)其針對(duì)性的培訓(xùn)指導(dǎo)。造成這種狀況的原因固然是多方面的，但是，檔案管理者認(rèn)識(shí)觀念上偏好“硬實(shí)力”、輕視“軟實(shí)力”的誤區(qū)有不可推卸的責(zé)任。針對(duì)這種狀況，在文化軟實(shí)力發(fā)展戰(zhàn)略下，亟待實(shí)現(xiàn)檔案館工作人員文化素質(zhì)的提升。在用人機(jī)制上，應(yīng)該加強(qiáng)引進(jìn)高素質(zhì)人員，而且，針對(duì)現(xiàn)有人員素質(zhì)的低下，加強(qiáng)針對(duì)性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其是加強(qiáng)對(duì)人員成為知識(shí)型、復(fù)合型人才的培養(yǎng)。其二，在檔案管理工作的形象提升上，亟待實(shí)現(xiàn)檔案館從“養(yǎng)老院”、“清水衙門(mén)”向?qū)I(yè)教育平臺(tái)的創(chuàng)新轉(zhuǎn)型。這需要機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)改變傳統(tǒng)工作思路，積極把檔案工作與機(jī)關(guān)整體工作聯(lián)系起來(lái)，除了保存職工檔案這一基本工作之外，還應(yīng)該擴(kuò)寬工作思路，創(chuàng)造檔案館舍為企業(yè)服務(wù)的新型知識(shí)平臺(tái)，以此改變?nèi)w職工心目中檔案管理工作專(zhuān)門(mén)為安排家屬工作的養(yǎng)老院形象，以此提升檔案管理部門(mén)以及整個(gè)機(jī)關(guān)的文化軟實(shí)力。

2 從保存守護(hù)職能向開(kāi)放職能的創(chuàng)新

在傳統(tǒng)管理觀念中，檔案管理工作的主要內(nèi)容在于如何保存、保護(hù)重要資料。相對(duì)于機(jī)關(guān)要處理各種繁雜的日常工作而言，二者的本質(zhì)區(qū)別在于，檔案部門(mén)偏重于被動(dòng)性的保護(hù)和收藏，而整個(gè)機(jī)關(guān)工作則偏重于主動(dòng)性的解決問(wèn)題。在文化軟實(shí)力戰(zhàn)略上升為全球性潮流之后，企業(yè)檔案管理職能中的被動(dòng)性收藏保護(hù)工作面臨著向主動(dòng)性教育轉(zhuǎn)型的創(chuàng)新任務(wù)。

在這個(gè)意義上，機(jī)關(guān)檔案管理工作的文化軟實(shí)力提升，可以被表述為吸引力的提升。而在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理工作中，檔案管理工作無(wú)疑是缺乏吸引力的，導(dǎo)致檔案管理工作吸引力缺乏的原因是多方面的，其中固然有工作自身性質(zhì)的枯燥乏味，但是，還與機(jī)關(guān)檔案工作被人為地與機(jī)關(guān)工作割裂有直接的關(guān)系。簡(jiǎn)言之，一旦實(shí)現(xiàn)了讓檔案管理部門(mén)成為機(jī)關(guān)職工的“第二課堂”，檔案管理工作就可以更加親密地融入到整個(gè)機(jī)關(guān)部門(mén)工作中，并且為全體員工提供教育實(shí)踐中獲得巨大的吸引力、影響力，從而提升文化軟實(shí)力。具體來(lái)說(shuō)，就是要改變檔案管理工作與員工日常工作割裂的狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)檔案管理職能的不斷延伸和擴(kuò)展，甚至向承擔(dān)某些文獻(xiàn)資料查找、信息處理等任務(wù)的方向積極發(fā)展，或者創(chuàng)造條件為企業(yè)日常工作實(shí)踐服務(wù)。例如，檔案管理部門(mén)除了為開(kāi)設(shè)員工開(kāi)設(shè)檔案管理、檔案保護(hù)、檔案查詢(xún)等教學(xué)內(nèi)容之外，可以把檔案館舍作為員工參與實(shí)踐的基地，特別是對(duì)于承擔(dān)文獻(xiàn)資料查詢(xún)、信息傳播、通訊宣傳等工作任務(wù)的員工而言，充分利用檔案部門(mén)這個(gè)教育平臺(tái)，為培養(yǎng)和提升員工綜合文化素質(zhì)和多種實(shí)踐能力，無(wú)疑是一個(gè)非常寶貴的機(jī)會(huì)。當(dāng)然，最重要的作用還不在于此，就文化軟實(shí)力的影響力和吸附力因素來(lái)看，檔案管理工作積極參與、融入到企業(yè)日常工作中，就會(huì)增加自身對(duì)于全體員工的吸引力和影響力，這對(duì)于改善檔案管理部門(mén)與企業(yè)其他各個(gè)部門(mén)之間的疏遠(yuǎn)冷漠關(guān)系，無(wú)疑是具有十分積極的現(xiàn)實(shí)意義。

3 管理方式創(chuàng)新

通常檔案管理的好壞往往要通過(guò)對(duì)管理水平的評(píng)價(jià)來(lái)確定，如單純地看檔案管理場(chǎng)所、設(shè)備和館藏等。但隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理主要應(yīng)看檔案館對(duì)資源的開(kāi)發(fā)利用程度和服務(wù)效果。檔案館的管理工作重心要轉(zhuǎn)向?qū)τ脩?hù)和檔案員的管理，要最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用。

機(jī)關(guān)檔案管理在文化軟實(shí)力發(fā)展中的創(chuàng)新，并不僅僅局限于上文所說(shuō)的三個(gè)方面，但是，就當(dāng)前我國(guó)機(jī)關(guān)檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題而言，在檔案管理的“軟件”創(chuàng)新上，以及從保存守護(hù)職能向?qū)ν忾_(kāi)放的職能轉(zhuǎn)型，無(wú)疑是最基本的文化軟實(shí)力提升之策，其不僅對(duì)于提升檔案管理部門(mén)的文化軟實(shí)力，也對(duì)于整個(gè)機(jī)關(guān)的文化軟實(shí)力，都將發(fā)揮重要的意義，這正是筆者以此為選題進(jìn)行研究的現(xiàn)實(shí)意義。 總之，檔案工作者應(yīng)該不斷的更新觀念，創(chuàng)新理論；更新知識(shí)，創(chuàng)新管理，掌握檔案工作的發(fā)展規(guī)律，樹(shù)立現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，以服務(wù)為宗旨，以創(chuàng)新為主題，促進(jìn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、科學(xué)化。

作者簡(jiǎn)介

高珊珊（1981-），女，山東省章丘人，本科，畢業(yè)于河北經(jīng)貿(mào)大學(xué)，助理館員，研究方向：檔案管理。