高校檔案信息化建設(shè)探析

摘 要：高校檔案是指高校在招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等多種形式、載體的歷史記錄?！皺n案管理網(wǎng)絡(luò)化，電子文件檔案化”將成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。在檔案由手工操作、實(shí)體管理走向信息化管理的過(guò)程中，高校檔案信息化建設(shè)工作需要給予足夠的重視。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；信息化；建設(shè)

1 引言

高校檔案信息化是指高校在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，運(yùn)用信息化手段，充分挖掘檔案的利用價(jià)值，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，使高校檔案管理工作的各個(gè)流程更加規(guī)范、合理、便捷的一種過(guò)程。高校檔案作為人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)和文化傳承創(chuàng)新的真實(shí)記錄，信息化時(shí)代對(duì)其管理模式提出了更高的要求，現(xiàn)代管理模式和理念的運(yùn)用能夠使檔案發(fā)揮出更高的經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益。

2 高校檔案信息化建設(shè)的必要性與迫切性

2.1 是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的需要

隨著現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，信息化浪潮撲面而來(lái)，人類社會(huì)的生產(chǎn)與生活方式也發(fā)生了翻天覆地的變化。檔案作為記載人類歷史文明發(fā)展進(jìn)程以及承載信息特質(zhì)的重要載體，傳統(tǒng)的手工管理檔案的模式已跟不上人們對(duì)檔案信息的現(xiàn)實(shí)需求，開始向著數(shù)字化方向發(fā)展，這就需要我們創(chuàng)新檔案管理模式以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展。

2.2 是數(shù)字化校園建設(shè)的需要

隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，數(shù)字化校園建設(shè)正逐步完善，高校普遍建立了校園網(wǎng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，信息化已經(jīng)滲透到教學(xué)、科研、管理的方方面面，檔案信息化已成為高校檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

2.3 是檔案管理與服務(wù)水平提升的需要

信息化環(huán)境下，檔案館收集、整理與利用檔案的模式會(huì)有質(zhì)的變化，檔案館工作人員的角色將從檔案的直接整理者轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案資料的審核者，減少了工作量，縮短了檔案形成利用的周期，提升了檔案管理的水平。信息化程度的加大也有效地提高了檔案工作的服務(wù)能力，擴(kuò)展了檔案工作的服務(wù)領(lǐng)域。

3 高校檔案信息化建設(shè)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的沖擊分析

3.1 高校傳統(tǒng)檔案管理工作發(fā)生根本性變革

對(duì)于傳統(tǒng)高校檔案管理工作來(lái)說(shuō)，一般包括以下幾方面的基本內(nèi)容：①收集；②整理；③編目；④立卷；⑤歸檔⑥利用。在這些基本的環(huán)節(jié)當(dāng)中，高校檔案管理員基本上都處于打字員和保管員的角色定位。然而，信息化條件下，高校檔案管理工作有了重大的變革。我們可以這么理解，高校檔案管理的中心工作已然發(fā)生了重大的改變。無(wú)論是從工作環(huán)境開始向數(shù)字環(huán)境遷移來(lái)看；還是從紙質(zhì)載體的變革來(lái)看都有著非常廣泛的變化。信息化時(shí)代，高校檔案管理工作越來(lái)越依賴于計(jì)算機(jī)及其相關(guān)技術(shù)的展開，從而對(duì)工作效率和質(zhì)量來(lái)說(shuō)有了大幅度的提升。

3.2 關(guān)于檔案信息化技術(shù)衍生出的新檔案管理業(yè)務(wù)

信息化時(shí)代，檔案管理也有了相應(yīng)的新業(yè)務(wù)，也就是我們通常所說(shuō)的電子文件。電子文件的出現(xiàn)為現(xiàn)有的檔案管理工作帶來(lái)了很大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。要知道，電子文件的基礎(chǔ)是二進(jìn)制代碼的。電子文件有這樣的特點(diǎn)：①文件??；②載體攜帶方便；③可以網(wǎng)絡(luò)傳輸。電子文件的出現(xiàn)，從而在很多內(nèi)容上形成新的業(yè)務(wù)活動(dòng)，像是檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)，信息安全管理業(yè)務(wù)等等。我們可以這么理解，電子文件是信息化的代表所在，有著非常明顯的信息特點(diǎn)和重要作用。

3.3 關(guān)于檔案信息化建設(shè)影響了高校檔案的利用方式

數(shù)字信息化檔案從最大限度上可以使得使用者拋開時(shí)間和空間的限制，這樣檔案館這種占據(jù)大量空間和人力的設(shè)施就可以的逐漸的被取消，這也在一定程度上為我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)節(jié)約了資金和其他開支。另外，網(wǎng)上檔案的開放也使得新時(shí)期我國(guó)檔案管理工作有了一個(gè)新的拓展和良性的循環(huán)。筆者在這里要著重強(qiáng)調(diào)的是，傳統(tǒng)檔案管理模式當(dāng)中，檔案人員要用檔案利用而進(jìn)行相當(dāng)多的工作，如文獻(xiàn)匯編和專題匯編等等。相較于傳統(tǒng)的做法，這也在一定程度上為檔案數(shù)據(jù)整理工作提升了更為廣闊的時(shí)間和精力去完成其他工作。

4 高校檔案信息化建設(shè)的措施

4.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)與根本，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括應(yīng)用系統(tǒng)軟件建設(shè)與硬件設(shè)施建設(shè)。目前高校檔案館引進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的不在少數(shù)，但都存在開發(fā)不完全，利用不徹底的現(xiàn)象，因此急需加大應(yīng)用系統(tǒng)軟件平臺(tái)的建設(shè)，深入挖掘系統(tǒng)潛在功能；檔案信息化建設(shè)應(yīng)用系統(tǒng)軟件的運(yùn)行依托于相應(yīng)的配套硬件設(shè)備，因此也需要配置相應(yīng)的硬件設(shè)備。

4.2 信息資源建設(shè)

①信息資源數(shù)字化建設(shè)：一是注重校內(nèi)各二級(jí)部門電子文件的收集整理，使收集整理工作形成制度，檔案管理軟件要與校內(nèi)各類辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有效接軌；二是館藏檔案數(shù)字化，館藏檔案數(shù)字化包括把館藏的紙質(zhì)、照片、錄音、錄像、縮微等檔案，通過(guò)掃描、加工、處理，轉(zhuǎn)變?yōu)槲谋?、圖像、圖形、流媒體等數(shù)字格式的信息，存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，利用計(jì)算機(jī)及信息系統(tǒng)提供查詢、檢索和瀏覽[2]；三是檔案網(wǎng)站建設(shè)，通過(guò)網(wǎng)站建設(shè)，高?？梢酝貙挋n案征集的渠道，亦可通過(guò)網(wǎng)站上傳開放部分檔案信息資源，為學(xué)校與社會(huì)利用檔案提供方便。②信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)：利用現(xiàn)有的電子檔案建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，尤其是具有高校發(fā)展特色的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

4.3 安全保障體系建設(shè)

信息技術(shù)給檔案事業(yè)帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)，也帶來(lái)了挑戰(zhàn)，檔案管理軟件作為高校檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，在方便社會(huì)利用檔案的同時(shí)，如何保證數(shù)據(jù)信息不被竊取篡改，已經(jīng)成為檔案信息化發(fā)展過(guò)程中不容忽視的問(wèn)題。從信息安全的角度看，檔案信息化程度越高，信息安全面臨的風(fēng)險(xiǎn)也就越大。目前的檔案管理軟件普遍存在管理人員混亂，級(jí)別權(quán)限不明等問(wèn)題。因此急需構(gòu)建檔案信息化安全保障體系。安全保障體系的建設(shè)要以硬件設(shè)備為基礎(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為框架，軟件為技術(shù)支撐，管理為保障。通過(guò)切實(shí)可行的管理措施與技術(shù)手段（如訪問(wèn)權(quán)限的分級(jí)管理與安裝專用的防火墻和防病毒軟件），加強(qiáng)對(duì)檔案信息化過(guò)程中可能存在風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)的監(jiān)管。

4.4 相關(guān)政策法規(guī)建設(shè)

為保證檔案事業(yè)的順利發(fā)展，國(guó)家先后出臺(tái)了多項(xiàng)政策法規(guī)，堅(jiān)持“以法治檔”。如《檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，還有特別針對(duì)高校的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部第27號(hào)令，2008年9月1日起施行），2015年上半年中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》等等。這些政策法規(guī)的出臺(tái)和施行，為檔案工作提供了依據(jù)，有效地保障了檔案信息資源的合理開發(fā)和利用。高校應(yīng)根據(jù)諸如上述提及的檔案法律法規(guī)健全完善適合高校運(yùn)行的檔案規(guī)章制度。

4.5 人才隊(duì)伍建設(shè)

檔案信息化工作的推進(jìn)離不開科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，這就需要對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出新的要求，而目前高校檔案工作者普遍存在年齡結(jié)構(gòu)偏高，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)象，缺乏相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)人才，尤其是既精通檔案業(yè)務(wù)又懂得信息技術(shù)的復(fù)合型人才。

高校檔案部門要以人才為根本，重視檔案隊(duì)伍的素質(zhì)建設(shè)，通過(guò)招聘、培訓(xùn)等多渠道，多方式培養(yǎng)檔案專業(yè)人才，制定學(xué)習(xí)與培訓(xùn)計(jì)劃，有針對(duì)性地請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去，加強(qiáng)檔案信息化知識(shí)的普及，優(yōu)化檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。

5 結(jié)束語(yǔ)

在以往高校檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式當(dāng)中，我們應(yīng)用的大量的人力和物力，然而進(jìn)展可以說(shuō)是事半功倍的。然而，現(xiàn)代化的檔案管理理念和管理策略為我們帶來(lái)新的機(jī)遇的同時(shí)，也暴露了更多問(wèn)題所在。未來(lái)，如何進(jìn)一步完善我國(guó)高校檔案管理信息化進(jìn)程使其更好的為高校順利發(fā)展保駕護(hù)航是今后我們所要面對(duì)的一大重要課題。

參考文獻(xiàn)

[1]賈曉宇.高校檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2015，01：181-182.

[2]楊芳.高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及對(duì)策研究[J].山西科技，2015，05：107-109.

作者簡(jiǎn)介

李容（1983-），女，天津靜海人，研究生，畢業(yè)于河北師范大學(xué)，館員，研究方向：檔案管理。