文書工作及文書檔案管理重點(diǎn)分析

宮曉東

摘 要：文書檔案管理是當(dāng)前企事業(yè)單位日常管理中較為關(guān)鍵的一環(huán)。特別是人事檔案的管理，更是在單位部門選人、用人方面起著至關(guān)重要的作用。然而現(xiàn)實(shí)是，由于某些單位領(lǐng)導(dǎo)以及管理層人事檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，監(jiān)管不到位，使得人事檔案中存在造假現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了企事業(yè)單位的未來(lái)發(fā)展?；诖?，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)該正確處理好文書工作以及文書檔案管理之間的關(guān)系，對(duì)其中的重點(diǎn)難點(diǎn)加以研究，從而為今后單位的可持續(xù)發(fā)展提供有力支撐。

關(guān)鍵詞：文書工作；文書檔案管理；重點(diǎn)；關(guān)系

在企事業(yè)單位的日常經(jīng)營(yíng)管理中，雖然文書工作與文書檔案管理是相對(duì)獨(dú)立的兩項(xiàng)工作，但是文書工作是檔案的來(lái)源或前身，而檔案又是文書工作的總結(jié)或歸宿，二者存在一定聯(lián)系?？梢哉f，文書工作的質(zhì)量以及效率將直接影響到檔案的真實(shí)性以及準(zhǔn)確性，進(jìn)而決定檔案管理工作的有效性以及合理性。因此，為做好文書工作以及文書檔案管理工作，應(yīng)該結(jié)合單位發(fā)展實(shí)際，采取有效措施來(lái)避免出現(xiàn)人事檔案造假等一系列嚴(yán)重影響單位自身發(fā)展的問題，從而實(shí)現(xiàn)企事業(yè)單位社會(huì)效益以及經(jīng)濟(jì)效益最大化的目的。

1 文書工作及文書檔案管理中存在的問題及其原因

總所周知，文書工作一直是秘書人員的一項(xiàng)重要職能活動(dòng)，其工作重點(diǎn)就是要處理公文，包括公務(wù)文書以及私務(wù)文書。這些文書不僅是表達(dá)思想、交流信息以及處理事務(wù)的一種書面材料，同時(shí)還是一種信息傳遞的方式。秘書人員的日常工作就是處理大量文書工作，比如文書的制發(fā)、處理以及管理。而文書檔案管理作為文書的下一道工序，其主要是將那些已經(jīng)辦理完畢、應(yīng)當(dāng)歸檔的文書進(jìn)行科學(xué)歸納整理，以便今后使用。其中，文書檔案管理中較為關(guān)鍵的就是人事檔案管理，人事檔案作為詳細(xì)記錄一位員工工作經(jīng)歷、德行、才能、歷史行為以及背景等信息的載體，它是各企事業(yè)單位考察了解干部以及選拔任用干部的重要參考依據(jù)。然而現(xiàn)實(shí)是，很多負(fù)責(zé)人事檔案管理的人員在利益的驅(qū)使或者疏忽大意下，使某些員工或者干部的人事檔案存在虛報(bào)甚至是造假行為。而造成這一現(xiàn)象頻發(fā)的原因有以下幾點(diǎn)：第一，缺乏健全的糾錯(cuò)機(jī)制。人事檔案，特別是干部檔案造假現(xiàn)象屢禁不止的最主要原因就是違規(guī)的成本太低，一旦查出檔案存在造假問題，一般都會(huì)以黨紀(jì)處理，有時(shí)甚至于只會(huì)讓相關(guān)人員的政治前途暫時(shí)受阻；第二，人事檔案管理工作效率差。目前，仍有些企事業(yè)單位還在沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，信息化程度較低，再加上相關(guān)人員工作態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)，缺乏工作責(zé)任感以及使命感，使得整個(gè)管理工作效率奇差；第三，檔案管理人員流動(dòng)性大。在實(shí)際管理中，有些單位的檔案管理人員常常輪換，不僅讓管理工作難以有序展開，在出現(xiàn)問題時(shí)還會(huì)出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象，無(wú)法追責(zé)；第四，負(fù)責(zé)檔案管理的人員專業(yè)水平低，有些人員甚至于對(duì)檔案管理的基本常識(shí)及技能都不甚了解，使得人事檔案出現(xiàn)造假現(xiàn)象的幾率大幅度上升；等等。上述種種原因都是人事檔案管理中不容忽視的弊端，這些原因不僅增加了腐敗問題的發(fā)生幾率，同時(shí)還會(huì)嚴(yán)重影響到單位整體的良性發(fā)展，因此，做好文書檔案管理工作是很有必要的。

2 加強(qiáng)文書工作及文書檔案管理的有效措施

目前，很多企事業(yè)單位的文書檔案管理中存在人事檔案虛報(bào)、瞞報(bào)或者“人檔分離”等問題，針對(duì)這一現(xiàn)象，相關(guān)單位可以從以下幾方面入手，來(lái)加強(qiáng)文書工作及文書檔案管理：

2.1 建立健全人事檔案管理制度

近年來(lái)，在利益的驅(qū)使下，企事業(yè)單位的某些領(lǐng)導(dǎo)干部為了升遷、提前退休或者職稱評(píng)定，總會(huì)以各種形式來(lái)“美化”或者修改自己的檔案，從而為自己謀取利益。所以，為杜絕人事檔案造假現(xiàn)象，需要構(gòu)建一個(gè)完善的人事檔案管理制度。在日常檔案管理中，堅(jiān)持“五不查”，也就是無(wú)查借閱檔案審批表不查，非2名以上正式黨員不查，涉及本人不查，牽扯親屬不查，未經(jīng)批準(zhǔn)不查；“三不借”，即未經(jīng)分管、主管領(lǐng)導(dǎo)書面批準(zhǔn)不借，審批手續(xù)不全不借，親屬檔案不借；在檔案轉(zhuǎn)遞過程中，堅(jiān)持“四不接轉(zhuǎn)”，即身份不確定不接、材料不齊不接、沒有調(diào)函不轉(zhuǎn)、個(gè)人攜帶不轉(zhuǎn)；“不復(fù)印”，即沒有獲得主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字以及遇到特殊情況下，任何人都不得私自復(fù)印并外傳檔案內(nèi)容。在這種管理模式下，人事檔案出現(xiàn)泄密、失密以及損壞等現(xiàn)象的幾率將大大降低，以此來(lái)確保檔案的規(guī)范性、制度性、隱秘性以及嚴(yán)肅性，同時(shí)還能在無(wú)形中約束個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)干部的不良行為。

2.2 加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)

在信息化時(shí)代，將先進(jìn)的信息技術(shù)與管理工作相融合已經(jīng)屢見不鮮。各企事業(yè)單位應(yīng)該意識(shí)到信息化管理是人事檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，以此來(lái)提高檔案管理的有效性。其中，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，可以從以下幾方面入手：第一，建立一個(gè)完善的人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。將企業(yè)員工以及領(lǐng)導(dǎo)干部的基本情況、職務(wù)職稱、學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、突出貢獻(xiàn)以及違規(guī)行為等內(nèi)容，都全面細(xì)致的錄入到系統(tǒng)中，且相關(guān)管理人員還需要及時(shí)更新，及時(shí)錄入，實(shí)現(xiàn)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理，以提高檔案的有效性以及利用率；第二，還可以將紙質(zhì)人事檔案掃描制成圖片格式上傳到人事檔案管理系統(tǒng)中。每當(dāng)需要查閱以及利用檔案信息時(shí)，只要通過鼠標(biāo)操作進(jìn)入到系統(tǒng)中，就可以隨時(shí)隨地的對(duì)所需檔案資料進(jìn)行摘錄打印，將原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行封存，以避免涂改檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

2.3 加強(qiáng)對(duì)人事檔案的審核

新時(shí)期要求企事業(yè)單位人事檔案要真實(shí)準(zhǔn)確，這不僅能夠如實(shí)反映出相關(guān)人員的政治素養(yǎng)、道德情操、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績(jī)以及專業(yè)水平等情況，同時(shí)也是單位用人的重要參考。所以，負(fù)責(zé)人事檔案管理的人員應(yīng)該正視人事檔案對(duì)于單位發(fā)展的重要性，并轉(zhuǎn)變自己的管理模式，還需要在平時(shí)的工作中，定期或不定期的對(duì)人事檔案進(jìn)行審核，查漏補(bǔ)缺，并將其作為文書檔案管理的重點(diǎn)，以防止失實(shí)材料被納入到檔案中。與此同時(shí)，為了保證人事檔案材料的完整以及真實(shí)，還需要提高相關(guān)管理人員的專業(yè)水平，使其具備豐富的檔案管理理論知識(shí)以及較強(qiáng)的業(yè)務(wù)工作能力，還要求檔案管理人員能對(duì)人事檔案形成時(shí)間、歷史條件、現(xiàn)實(shí)問題以及單位的實(shí)際情況等有一個(gè)充分了解，嚴(yán)格按照相關(guān)流程來(lái)對(duì)檔案材料進(jìn)行一一審核，盡可能避免出現(xiàn)錯(cuò)漏或者失實(shí)現(xiàn)象，從而在保證人事檔案完整性、真實(shí)性、連續(xù)性以及實(shí)用性的基礎(chǔ)上，為人事檔案的權(quán)威性提供保障。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文書工作及文書檔案管理中是企事業(yè)單位日常管理工作中必不可少的因素。但是在人事檔案管理中卻常常出現(xiàn)檔案造假問題，影響到單位內(nèi)部的和諧穩(wěn)定。所以，相關(guān)單位應(yīng)該加大對(duì)文書檔案管理的重視力度，建立健全人事檔案管理制度，加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)以及人事檔案的審核，從而在保證人事檔案真實(shí)性以及完整性的前提下，杜絕檔案造假現(xiàn)象。

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