基于知識服務(wù)的檔案管理模式的理論探索

陳奕運

摘 要：隨著社會的不斷發(fā)展與科技的不斷進步，世界迎來了信息化時代的到來，我國綜合實力和國際地位在不斷的提升，尤其在科學技術(shù)的領(lǐng)域取得了巨大的成就?；谥R服務(wù)的檔案管理模式也在不斷的進行革新和發(fā)展，但各個企業(yè)有其自身的發(fā)展的狀況和特點，所以，不同企業(yè)在檔案管理模式的選擇上就會有一定的差異。本文就基于知識服務(wù)的檔案管理模式中的E6管理系統(tǒng)進行一定的論述和其運行理論進行一定的探討，希望能夠?qū)ξ覈鱾€企業(yè)的基于知識服務(wù)的檔案管理模式有所幫助。

關(guān)鍵詞：知識服務(wù)；檔案管理模式；理論探索；二次創(chuàng)新

進入21世紀后，我國無論在經(jīng)濟上還是科學技術(shù)上均呈現(xiàn)“井噴式”的增長與提高，知識結(jié)構(gòu)的不斷革新使知識產(chǎn)業(yè)進入了一個高速發(fā)展的階段，各個行業(yè)的企業(yè)都在不斷的進行革新以適應(yīng)時代的發(fā)展與需求，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者都已經(jīng)認識到了傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不再適用于現(xiàn)在的企業(yè)管理，要想使企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展就必須轉(zhuǎn)變檔案管理模式，而基于知識服務(wù)的檔案管理模式是符合時代發(fā)展的要求的，是在各個企業(yè)現(xiàn)實的發(fā)展需要上建立起來的理論。其廣泛的應(yīng)用到企業(yè)之中也是有十足的依據(jù)的。

1 檔案管理模式中的E6檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用

2011年，中石油正式著手應(yīng)用E6管理系統(tǒng)進行檔案管理，經(jīng)過對檔案管理人員的系統(tǒng)培訓(xùn)和系統(tǒng)應(yīng)用的推廣測試。E6檔案管理系統(tǒng)在中石油集團公司落地應(yīng)用。E6系統(tǒng)的啟用，一方面能夠?qū)崿F(xiàn)各類文檔的采集、索引、檢索和管理一體化，另一方面對文檔資源的管理突破了時空限制，用戶可以隨時進行查看、修改、上傳文檔，跨部門、地區(qū)資源共享也變得更簡潔。為了更好的使檔案資料在E6系統(tǒng)中發(fā)揮更大的檢索作用，同時又不泄密，這就需要我們檔案資料整理的前期工作要嚴格執(zhí)行檔案定密規(guī)定，涉密資料及核心涉密資料嚴禁上傳系統(tǒng)檢索。打開E6的數(shù)據(jù)庫，用復(fù)制和粘貼的方式來進行工作的處理，經(jīng)過一系列的編輯、粘貼和打印等工作后將中石油成立以來所有的檔案全部一次性整合完成。E6檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用基礎(chǔ)是對其歷史數(shù)據(jù)的遷移，這項工作任務(wù)的處理十分復(fù)雜。一方面要保證E6系統(tǒng)本身的正常運行。另一方面要求操作的人員要具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)。唯有如此才能保證歷史數(shù)據(jù)的完整穩(wěn)定遷移。

2 完善各項制度 保證檔案材料收集的完整性

中石油集團的檔案資料形成沒有嚴格的固定時間且材料的形成部門也不確定，這給材料的收集帶來了很大的困難。進行檔案管理是一件比較枯燥的工作，要求檔案管理部門的管理人員要經(jīng)得住寂寞，準時的將所需要整理的文件資料進行歸檔處理。為此，要完善各項制度，爭取讓檔案的管理形成制度化，資料管理人員在資料的處理過程中嚴格按照公司的規(guī)定來進行，做到了卷內(nèi)文件排列有序，目錄、備考表、案卷封皮填寫規(guī)范清晰，案卷標題簡明、準確，文件歸檔手續(xù)完備，案卷分類符合歸檔要求。

3 知識服務(wù)型檔案管理工作順利開展的建議

3.1 對管理理念進行二次創(chuàng)新

對檔案管理理念進行不斷的創(chuàng)新，這不僅能夠加強中石油集團在同行之間的競爭力，更能完善對檔案的知識性的整理，使檔案管理者的工作具有更強的靈活性。中石油集團在E6檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用過程中注重科學的手段和創(chuàng)新思想二者對知識性服務(wù)檔案管理進行細致的分析工作，為企業(yè)的其他部門提供更準確的信息數(shù)據(jù)。

3.2 對知識檔案管理工作的技術(shù)進行二次創(chuàng)新

對知識檔案管理工作的技術(shù)進行二次創(chuàng)新，是實現(xiàn)檔案管理工作水平不斷提高的硬性保障，在管理中，采取統(tǒng)一的方式對信息進行歸檔，提高對重要信息的篩選能力，采用智能管理、內(nèi)容管理和統(tǒng)一的搜索平臺等技術(shù)來完善檔案知識管理以及電子文件的管理工作。E6檔案管理系統(tǒng)增強了業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入與歸檔、外部信息的篩選與抓取、異構(gòu)數(shù)據(jù)的集成管理、全圖文檢索、關(guān)鍵詞搜索、RSS訂閱、知識推送等方面的功能，使得RMBKS具有內(nèi)容管理、知識管理的功能和特征。管理在輸油輸氣的投產(chǎn)應(yīng)用中，全線的管道安裝及檢查信息都要測試系統(tǒng)的安全性、可靠性，所以在對這一部分的檔案管理工作中絕不能出現(xiàn)任何差錯，這就要對知識檔案管理工作的技術(shù)提高水平。

3.3 建立完善的檔案管理組織與制度體系

為了做好E6管理系統(tǒng)工作，提出了面對數(shù)字化和信息化。中石油集團建立了一套獨特的檔案知識管理組織體系。在這部體系中，主要以檔案管理室為核心，其中還包含企業(yè)中其他部門的組織體系。它不但組織修訂全公司的人員工作職責和企業(yè)的規(guī)章制度，還負責考核指標體系，形成內(nèi)部檔案的工作合作組織。這樣使得文件的形成、積累、應(yīng)用于歸檔都成為了全公司各部門共同的職責。形成各部門統(tǒng)一的對外服務(wù)制度。E6管理系統(tǒng)的成功上線和持續(xù)深化應(yīng)用，將為油田建設(shè)和發(fā)展提供更多準確可靠的檔案信息支持。

4 結(jié)語

綜上所述，E6 管理系統(tǒng)的推進實施是轉(zhuǎn)變檔案管理傳統(tǒng)觀念、提升檔案管理業(yè)務(wù)水平、加強檔案管理基礎(chǔ)工作的重要途徑。隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展和科技的不斷進步，基于知識服務(wù)的檔案管理模式符合時代發(fā)展的要求，彌補了傳統(tǒng)的檔案管理模式中的不足，擴大了企業(yè)的服務(wù)范圍和方向，是企業(yè)檔案管理部門的基礎(chǔ)性工作和現(xiàn)代信息技術(shù)的完美結(jié)合，完善了企業(yè)在檔案管理工作方面的不足，促使中石油集團對自身的不足進行及時的調(diào)整與完善，對企業(yè)自身的發(fā)展有著重要的意義，也更好的為人力資源提供了發(fā)展服務(wù)，提高企業(yè)的在檔案管理工作中的工作質(zhì)量。

參考文獻

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