新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策

王鋒

摘 要：信息技術(shù)的迅速發(fā)展給人們現(xiàn)今的生活帶來了巨大的改變，同時也改變了檔案的管理方式。通過利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)我們基本上告別了原來紙質(zhì)化的管理模式，現(xiàn)在的檔案管理多以電和磁為載體進(jìn)行電子式的管理。這一管理模式簡化了檔案管理的復(fù)雜程度，延長了檔案的保存時間，給檔案管理工作帶來很多的便捷，但是在實行電子化管理的過程中也使得許多弊端暴露出來。為了更好地、快速地進(jìn)行檔案的管理工作，使檔案管理朝著更為科學(xué)化、規(guī)范化、制度化的方向發(fā)展，本文針對電子檔案管理過程中的問題進(jìn)行討論，并提出相應(yīng)的解決措施，旨在更好的指導(dǎo)電子檔案管理工作的進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：新形勢；電子檔案管理；問題

引言

新形勢下也就是在信息社會來臨的形勢下，以及互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)深度影響著我們生活的情況下。在這種情況下我們?nèi)绾芜x擇檔案管理的模式成為檔案管理工作人員所要思考的重點。紙質(zhì)化的檔案管理不易保存，而且查閱資料困難，所占空間較大，增加管理人員的工作負(fù)擔(dān)，所以這一管理方法逐步被電子化的管理方式所取代。電子化的檔案管理是一種非常方便快捷的管理模式。檔案管理人員將所保存的檔案信息全部輸入電腦當(dāng)中，建立相應(yīng)的文檔，將不同的人員信息進(jìn)行分類保存，同時又因為其管理是借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，所以其檔案信息的保存時間可以無限延長。當(dāng)用戶想要查閱資料時可以直接在客戶端進(jìn)行自主查找，無需工作人員的幫助。通過這種管理模式大大降低了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，提高了工作的效率。電子化的管理模式已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理的主要方式。但是在實際操作的過程當(dāng)中，電子檔案管理方式還存在許多不足，需要進(jìn)一步完善，所以本文就電子檔案管理過程中的問題進(jìn)行討論，并提出有效的解決方法。

1 現(xiàn)今電子文件檔案管理面臨的主要問題

1.1 電子文件檔案的真實性存在風(fēng)險

電子文件檔案真實性存在風(fēng)險的原因主要有以下幾個方面造成。首先，是由于相關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案管理的工作。任何單位都會有檔案管理部門，這是單位中非常重要的部門，但是現(xiàn)在的單位對其重視程度不夠，其領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為這一部門只是負(fù)責(zé)保管相應(yīng)的資料，沒有對其給予足夠的重視，這樣的環(huán)境之下也使得檔案管理人員忽視了自己工作的重要性，從而在工作的過程當(dāng)中消極怠慢，這樣的工作狀態(tài)就容易造成檔案管理上的紕漏。其次，是由電子文件檔案的特點所導(dǎo)致的。電子文件檔案的特點就是將必要的信息以電子的形式進(jìn)行保存，這也使得其保存信息的真實性缺少必要的考證。電子文件檔案與紙質(zhì)檔案不同，紙質(zhì)檔案上有筆墨的痕跡，我們可以根據(jù)痕跡的新舊來判斷信息是否被篡改，從而判斷信息的真實性，但是由于電子文件檔案只是將相關(guān)信息輸入，如果工作人員稍微粗心大意將信息錄入錯誤，也不會在計算機(jī)上留下任何的痕跡，這樣電子文檔信息的真實性就無法得到保證。

1.2 電子文件檔案信息安全問題

電子文件檔案是以互聯(lián)網(wǎng)為依托載體而存在的，但是互聯(lián)網(wǎng)的開放性和共享性也使得電子文件的真實性和安全性得不到保障。為了追求信息的快速傳播，我們往往將許多文件以公開的形式進(jìn)行發(fā)布，任何人都可以在其中進(jìn)行信息的瀏覽和查閱，這樣就會使一些不法分子惡意侵入系統(tǒng)內(nèi)部，竊取重要文件內(nèi)容，對本單位的信息安全造成威脅。尤其對于政府部門而言，如果電子文件保存不當(dāng)，就會讓黑客有可趁之機(jī)，竊取國家機(jī)密，給國家的生命財產(chǎn)安全造成威脅。同時由于網(wǎng)絡(luò)信息的公開化，使我們對有關(guān)單位發(fā)布文件的真實性缺少一定的判斷，使得這些文件很容易被偽造、篡改。所以說電子文件檔案信息安全問題是進(jìn)行電子檔案管理的關(guān)鍵問題。

1.3 電子檔案管理的范圍不夠明確，檔案管理存在漏洞

電子檔案管理過程中另一個顯著的問題就是管理的范圍不夠明確，以及在管理的過程當(dāng)中容易出現(xiàn)各種漏洞。首先，電子檔案管理的范圍不夠明確。電子檔案是將信息網(wǎng)絡(luò)化、虛擬化，雖然在這個過程當(dāng)中，我們可以將相應(yīng)的重要信息進(jìn)行備份保存，但是計算機(jī)無法自動識別所要管理的范圍，也無法就其內(nèi)容進(jìn)行針對性的保存。其次就是在管理的過程中各種問題的出現(xiàn)。由于電子信息的管理是借助計算機(jī)系統(tǒng)，所以計算機(jī)系統(tǒng)的安全性直接影響著電子信息的保存。如果計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行更新就會使得保存的信息受到影響?；蛘呤寝k公系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的癱瘓也會直接造成保存信息的丟失，給單位造成不可挽回的損失。

2 優(yōu)化電子檔案管理的有效對策

2.1 規(guī)范電子文件真實安全性的操作，并制定合理的工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

針對電子文件真實性的問題，首先做好各方面的防范措施。為了避免在信息管理的過程中出現(xiàn)紕漏，工作人員在進(jìn)行信息接收的過程當(dāng)中就應(yīng)該將信息進(jìn)行分類整理，同時針對重要的信息一定要進(jìn)行備份，防止由于系統(tǒng)原因而導(dǎo)致相關(guān)信息的丟失。同時管理人員進(jìn)行文件的核對和歸檔時一定要按照相關(guān)的操作流程進(jìn)行核對歸檔，避免由于主觀疏漏而造成文件的誤差。其次，在進(jìn)行文件管理的過程當(dāng)中要加強(qiáng)監(jiān)管力度的投入。為了將管理過程中的失誤降到最低，就必須加強(qiáng)對電子文件管理的監(jiān)管，對管理人員歸檔的文件進(jìn)行抽查，或者是對相關(guān)文件進(jìn)行定期的檢查，對檢查結(jié)果要就行登記保存，確保文件的真實性。最后，相關(guān)部門要制定合理的工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范?？梢酝ㄟ^邀請專業(yè)人員進(jìn)行針對性的設(shè)計，幫助單位建立一個合理的管理標(biāo)準(zhǔn)，通過這一標(biāo)準(zhǔn)的實施可以降低操作失誤，提高電子文件檔案管理的工作效率。

2.2 使用數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的軟件，將各類信息嚴(yán)格歸類記錄

為了避免檔案信息在輸送和接收時出現(xiàn)誤差，電子文件管理部門應(yīng)該安裝統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的軟件。通過安裝統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的軟件可以很好的保障信息的真實性，同時也大大提高了文件信息傳輸?shù)乃俣龋岣吖ぷ餍?。管理人員進(jìn)行文件管理的同時要注意將各類文件進(jìn)行分類歸檔，這樣不僅有利于管理，也方便日后檔案信息的查閱。

2.3 加強(qiáng)電子檔案的整理，建立健全電子檔案管理制度

管理工作的進(jìn)行需要制度的約束，所以為了加強(qiáng)電子檔案的整理，必須建立健全電子檔案管理制度。管理部門要針對電子檔案管理的特點以及管理部門的實際情況制定相應(yīng)的管理措施，旨在更好的指導(dǎo)工作人員進(jìn)行電子文件檔案的管理。

2.4 提高工作人員的素質(zhì)，加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)

雖然電子文件檔案的管理工作是以計算機(jī)為主要載體的，但是在這一過程當(dāng)中管理人員也發(fā)揮了至關(guān)重要的作用，為了更好的開展電子文件檔案的管理工作，工作人員必須對自己提出更高的工作要求，在管理的過程當(dāng)中要嚴(yán)格要求自己，避免工作失誤，確保電子文件檔案的安全性。單位本身也要重視對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平及實際操作應(yīng)用能力。

3 結(jié)語

電子文件檔案管理已經(jīng)成為現(xiàn)在檔案管理的主流模式，所以盡可能降低電子文件管理過程中的失誤對檔案管理工作的開展具有重要的意義。隨著信息網(wǎng)絡(luò)化趨勢的不斷演進(jìn)，在進(jìn)行電子文件檔案管理的過程當(dāng)中還會出現(xiàn)各類問題，這就需要管理人員審時度勢，嚴(yán)格要求自己，盡可能的降低管理失誤，保障文件的真實性，從而促進(jìn)電子檔案管理的不斷發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]朱曉雷.李玲.科學(xué)精神與人文精神的融合是圖書館發(fā)展的保障[J].圖書館理論與實踐，2004（3）31-32.

[2]陳樂民，周弘.歐洲文明的進(jìn)程[M].北京：生活讀書新知.三聯(lián)書店，2003.173

[3]肖文建，楊利華，何振.現(xiàn)代檔案學(xué)理論與教程[M].北京：中國檔案出版社，2007.