檔案數(shù)字化建設(shè)的研究與探討

摘要：我國(guó)檔案管理事業(yè)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，要求我國(guó)檔案管理工作將現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)作為發(fā)展核心，并且通過(guò)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，有效實(shí)現(xiàn)對(duì)信息與知識(shí)的高度整合，從而加強(qiáng)對(duì)信息資源的科學(xué)化管理。實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的數(shù)字化管理，不僅改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理弊端，更有效提高了檔案的利用效率，真正實(shí)現(xiàn)了檔案信息高效利用與資源共享的目的。所以，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)與管理，是未來(lái)發(fā)展過(guò)程中勢(shì)在必行的舉動(dòng)。本文就檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化建設(shè)；問題；措施

1 引言

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，信息查詢速度和數(shù)量不斷提高，檔案信息工作不斷深入和推進(jìn)，為使館藏檔案得到更好的利用，檔案部門迎來(lái)了館藏檔案數(shù)字化的浪潮。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在檢索和查閱上都較為復(fù)雜，保存效果也較差，不利于檔案的開發(fā)利用，數(shù)字檔案存儲(chǔ)空間小、利用便捷，所以將紙質(zhì)檔案數(shù)字化成為檔案工作的主流趨勢(shì)，為了節(jié)約人力、物力資源，控制成本，數(shù)字化走上舞臺(tái)。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

對(duì)檔案管理進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)與改進(jìn)，實(shí)際上對(duì)我國(guó)社會(huì)發(fā)展以及對(duì)各行各業(yè)的發(fā)展都有一定的幫助和意義，同時(shí)也可以滿足人們對(duì)于資源高效利用的要求。

2.1 檔案數(shù)字化建設(shè)可以滿足社會(huì)發(fā)展的需要

當(dāng)今時(shí)代是信息化時(shí)代，整個(gè)社會(huì)的發(fā)展都是向著信息化、科技化方向轉(zhuǎn)變。因此為了使得更多的百姓和群眾可以得到高校的社會(huì)服務(wù)，檔案實(shí)行數(shù)字化管理勢(shì)在必行。封閉的傳統(tǒng)檔案管理無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展要求，同時(shí)也不能對(duì)檔案資源信息實(shí)現(xiàn)合理配置。

2.2 是加強(qiáng)檔案管理工作的重要方法

一般而言，傳統(tǒng)的檔案管理需要對(duì)檔案原件進(jìn)行翻閱，長(zhǎng)此以往很容易導(dǎo)致檔案本身受到磨損。而利用數(shù)字化進(jìn)行檔案管理則可以避免這些現(xiàn)象的出現(xiàn)，還可以有效避免檔案丟失現(xiàn)象，在一定程度上促進(jìn)了我國(guó)的檔案管理水平提升。

2.3 是提升檔案管理服務(wù)水平的需要

實(shí)行檔案管理，可以使得檔案的管理者利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行相應(yīng)的檔案信息管理。既滿足足不出戶的要求，也使得檔案信息提供水平逐漸提升。

3 檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中存在的問題

3.1 缺乏統(tǒng)一的檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)

我國(guó)較多單位都處于新舊檔案管理模式交替過(guò)程中，在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)時(shí)由于經(jīng)驗(yàn)不足存在著名目繁多且雜亂無(wú)章等現(xiàn)象。首先，各個(gè)單位的文化理念和領(lǐng)域分工不同，而有些單位的大部分檔案仍然以紙張形式存在，無(wú)法對(duì)單位內(nèi)檔案進(jìn)行統(tǒng)一模式管理；其次，在建立單位數(shù)字化檔案管理時(shí)很難借鑒其他單位的檔案管理方案來(lái)進(jìn)行規(guī)劃，而我國(guó)大部分單位數(shù)字化檔案正處于不斷建設(shè)中，從單位內(nèi)部人員處獲得重要的意見和建議相對(duì)來(lái)說(shuō)較少。因此在單位中無(wú)法設(shè)定統(tǒng)一的檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)，這對(duì)我國(guó)單位發(fā)展數(shù)字化檔案建設(shè)增加了難度。

3.2 部分人員無(wú)法進(jìn)行數(shù)字化操作

許多單位中的檔案管理人員和錄入人員年齡偏大，思想觀念相對(duì)來(lái)說(shuō)比較保守，他們對(duì)于智能化數(shù)字化技術(shù)的接受能力比較慢，甚至有些工作人員從未接受過(guò)智能系統(tǒng)方面的訓(xùn)練，連相關(guān)知識(shí)也是一知半解，因此在進(jìn)行檔案管理新舊模式更替的時(shí)候增加了難度，不利于單位檔案管理部門順利開展工作。目前，由于缺乏對(duì)檔案信息化和數(shù)字化的整體規(guī)劃，檔案管理信息系統(tǒng)效率較低，這嚴(yán)重阻礙了信息系統(tǒng)功能和效用的發(fā)揮，信息化和數(shù)字化對(duì)檔案信息的支撐作用有限，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理，部分檔案信息系統(tǒng)由于缺乏規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理和維護(hù)，系統(tǒng)時(shí)常出現(xiàn)宕機(jī)現(xiàn)象，這在一定程度上也限制了檔案數(shù)字化建設(shè)步伐。

4 加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)的措施

4.1 把檔案的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化作為推進(jìn)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)

現(xiàn)在，檔案信息數(shù)字化還存在很多問題。比如，檔案信息數(shù)字化不標(biāo)準(zhǔn)；檔案信息方面沒有使用統(tǒng)一的軟件等，這些問題都嚴(yán)重影響了信息化技術(shù)的提高。因此，檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是檔案管理工作的基礎(chǔ)。當(dāng)這些工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的時(shí)候，檔案數(shù)字化也就取得了一定的發(fā)展。因此，這兩者是互相依存的、不可分割的。

4.2 整體水平的提高關(guān)系著數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展

對(duì)目前的檔案數(shù)字化建設(shè)來(lái)講，應(yīng)該把工作的重點(diǎn)放到整個(gè)系統(tǒng)的建設(shè)方面。努力使系統(tǒng)走向正規(guī)化。并經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)把各個(gè)節(jié)點(diǎn)連接在一起，發(fā)揮出系統(tǒng)和數(shù)字化的整體優(yōu)勢(shì)。另一方面，某些節(jié)點(diǎn)因?yàn)楦鞣N原因會(huì)成為系統(tǒng)連接的障礙，在一定程度上妨礙了系統(tǒng)的連通性。因此，要實(shí)現(xiàn)所有的節(jié)點(diǎn)裝備水平與應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)的目標(biāo)對(duì)目前水平來(lái)說(shuō)是不可能的，要繞過(guò)一些障礙節(jié)點(diǎn)，不要在某區(qū)域進(jìn)行齊步并進(jìn)的戰(zhàn)略。要不斷鼓勵(lì)和支持某些先進(jìn)單位逐步提升水平，也可以在某些單位實(shí)施高水平的數(shù)字化建設(shè)試點(diǎn)，這樣能夠獲得經(jīng)驗(yàn)和解決問題的策略，對(duì)檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)非常有好處。

4.3 加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和管理

數(shù)字化信息技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)檔案管理工作不斷取得新的成績(jī)，但是，還有一部分工作做得不到位，那就是還沒有建立一個(gè)完備的數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵問題就是數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和管理，要應(yīng)用當(dāng)前快速發(fā)展的信息技術(shù)，不斷建設(shè)和完善數(shù)據(jù)庫(kù)。另一方面我們也要看到數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是一個(gè)漫長(zhǎng)的、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)的過(guò)程，而要加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和管理必須要求單位上下要統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的重要性，堅(jiān)持計(jì)算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合，遇到問題共同探討和解決。建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中要突出重點(diǎn)，打破傳統(tǒng)思想的束縛能夠由單一庫(kù)向系統(tǒng)庫(kù)發(fā)展。數(shù)據(jù)庫(kù)管理過(guò)程中要能夠重點(diǎn)面向應(yīng)用，建立活庫(kù)，可以應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)的使用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫(kù)的活性等。

4.4 要引進(jìn)和應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理軟件

因?yàn)槟壳暗臋n案管理軟件有許多，生成的電子文件有多種格式，造成在不同的檔案管理軟件中不能打開其他格式的電子文件情況，這就使得很多文件在其他電腦上無(wú)法顯示，給檔案信息化管理帶來(lái)一定的麻煩。為了解決這一難題，相關(guān)部門要配備專業(yè)的技術(shù)人員進(jìn)行管理，幫助檔案管理人員把檔案信息化工作走向正規(guī)化，建立統(tǒng)一的檔案電子文檔格式。并且在電腦上要建立一個(gè)通用的數(shù)據(jù)庫(kù)，保證做到資源的共享。

4.5 提升檔案管理人員素質(zhì)

提升檔案管理人員的素質(zhì)，實(shí)際上也是在間接提升檔案館整體的信息服務(wù)水平。一方面需要加大力度，對(duì)檔案人員進(jìn)行引進(jìn)，并且配以相應(yīng)的培育培訓(xùn)對(duì)策，使得人才可以被廣泛培養(yǎng)。另一方面還需要檔案管理人員自身不斷提升學(xué)習(xí)意識(shí)，廣泛學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，還需要對(duì)計(jì)算機(jī)、攝影等新興的技術(shù)進(jìn)行掌握，進(jìn)而不斷完善自我。作為檔案管理部門應(yīng)該為相關(guān)管理人員提供更為人性化的發(fā)展平臺(tái)，通過(guò)多種激勵(lì)制度，鼓勵(lì)其不斷發(fā)展和進(jìn)步，進(jìn)而將其打造成為一支高素質(zhì)、高水平的專業(yè)隊(duì)伍。

5 結(jié)束語(yǔ)

檔案數(shù)字化建設(shè)是未來(lái)我國(guó)檔案管理發(fā)展的必然選擇，也是一項(xiàng)長(zhǎng)期性的工作。這一轉(zhuǎn)型與發(fā)展具有一定的科學(xué)性和技術(shù)性，所以需要相關(guān)的從業(yè)人員不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)與整體水平，為了更好的進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)與發(fā)展而不斷努力。

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作者簡(jiǎn)介

解晨曉（1983-），男，山東臨沂，本科，畢業(yè)于大連理工大學(xué)，助理館員，研究方向：檔案管理。