“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計(jì)劃下的檔案新常態(tài)

摘 要：去年，李克強(qiáng)總理在政府工作報告中提出，“制定‘互聯(lián)網(wǎng)+行動計(jì)劃，推動互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、等等，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為人們工作和生活一種模式，一種習(xí)慣。檔案管理工作也不能安于現(xiàn)狀。

關(guān)鍵詞：檔案；現(xiàn)狀；措施

為了不被時代潮流所淘汰，檔案工作者應(yīng)盡快順應(yīng)社會和時代需求，在管理工作中也要與時俱進(jìn)，抓時機(jī)，搶機(jī)遇，提升檔案管理步伐，盡可能提高人民群眾的利用率和滿意度。那么怎樣才能提高工作效率呢，最好的辦法就是實(shí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案有效結(jié)合。

本人在基層檔案部門工作二十多年，對檔案工作非常熟悉和了解，深知檔案工作的繁重與繁瑣。近幾年，由于人口老齡化和國家基本建設(shè)投資力度加大等各種原因，涉及到水利，土地、房產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)、財務(wù)工資等方面的檔案查閱量每年都在大幅度增加。有為社會團(tuán)體組織服務(wù)的，有為個體服務(wù)的，總之是一個字“忙”，有時忙的一天連口水都喝不上，且效率底，基層檔案管理工作人員工作量之大，繁重程度可想而知。落后的管理方法，直接導(dǎo)致了服務(wù)質(zhì)量，也是群眾不滿意的原因；實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，提升服務(wù)質(zhì)量已成為當(dāng)務(wù)之急，也到了火燎眉毛之即；是“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計(jì)劃下的檔案新常態(tài)，等不來，熬不得。

1 檔案數(shù)字化的意義

檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織、個人在社會工作，生活中形成的，備查文字材料、圖像、聲音等各種形式的具有保存價值的原始記錄。檔案數(shù)字化是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字加工，將其存儲在磁帶、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識別的加工處理過程。加速檔案數(shù)字化建設(shè)，能使檔案利用起來更加準(zhǔn)確，方便、快捷，使一部分已經(jīng)解密的，對外可以公開的、歷史檔案信息資源得到共享，傳統(tǒng)的檔案管理模式是檔案信息資源，經(jīng)濟(jì)價值、社會價值難以充分發(fā)揮，更難適應(yīng)當(dāng)代“數(shù)字化生存”的形勢。實(shí)現(xiàn)檔案原件數(shù)字化，對檔案信息的現(xiàn)代化管理，使用和傳播等都具有很重要的作用。從而滿足社會各階層對檔案利用的需求。相對于紙質(zhì)檔案而言，數(shù)字化檔案除了有存儲量大、易保管，便于檢索特點(diǎn)外，還可保存聲音、視頻、圖像等動感功能。更清晰的還原歷史原貌。

2 檔案數(shù)字化的現(xiàn)狀

1.不少基層領(lǐng)導(dǎo)不知是受專業(yè)所限還是急功近利所迫，普遍對檔案認(rèn)識不足，更不知道檔案在現(xiàn)實(shí)工作和生活中的重要性，對它隱性的經(jīng)濟(jì)價值認(rèn)知不到位?？傆X得檔案不算什么，就是些資料而已，看不到直接的經(jīng)濟(jì)效益，所以大凡在單位做檔案管理的都是些老實(shí)人，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如管人事的和管財務(wù)的人員；對檔案管理的投資更是少之又少，直接導(dǎo)致一些很寶貴的歷史檔案資料損毀嚴(yán)重，因?yàn)闄n案管理人員所處的位置尷尬，造成有價值的檔案資料借出去收不回來；很重要的科技檔案不歸檔等等如此現(xiàn)象不是個案。提升檔案數(shù)字化建設(shè)需要資金支持，領(lǐng)導(dǎo)重視檔案的管理，支持檔案工作，那么檔案工作就能做好。因?yàn)檐浻布掳l(fā)展很快，往往每隔幾年就要更新?lián)Q代，甚至更短，相比紙質(zhì)檔案而言，數(shù)字化檔案建設(shè)投入的資金更多，所以領(lǐng)導(dǎo)的重視程度決定了檔案服務(wù)工作的質(zhì)量。

2.基層檔案人員綜合素質(zhì)有待于進(jìn)一步提高。檔案數(shù)字化是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，不僅需要檔案管理專業(yè)知識，而且需要較高的計(jì)算機(jī)技能和信息處理能力。而這些都需要高層次的專業(yè)技術(shù)人員來承擔(dān)這些業(yè)務(wù)，我們面臨的現(xiàn)實(shí)是能按照這個標(biāo)準(zhǔn)去工作的人很少甚至是稀缺?；鶎訖n案員大多是六零后和七零后，思想觀念陳舊，計(jì)算機(jī)技術(shù)相對落后，對檔案數(shù)字化，信息化知識非常欠缺，不能適應(yīng)新形勢下檔案數(shù)字化建設(shè)的需要。加大對檔案工作人員的培訓(xùn)，為檔案數(shù)字化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。

3.數(shù)字化檔案存儲的弊端是，信息易改、易泄露、易復(fù)制等問題，還存在網(wǎng)絡(luò)病毒、硬盤損壞等均造成難以挽回的損失。尤其在網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行，更難以把握。

4.首先保持紙質(zhì)檔案原來的整理保管方法，電子檔案雙備份制度。紙質(zhì)檔案的優(yōu)越性在于原始性、真實(shí)性、可靠性特點(diǎn)，檔案的重要功能便是憑證功能，紙質(zhì)檔案往往難以做到無痕跡的修改，人們遇上事時，往往會說：這“白紙黑字”你抵賴不了，紙質(zhì)檔案做為現(xiàn)在最廣泛的記錄載體，其所具有的憑證效力和法律效力是不可置疑的。但缺點(diǎn)也是很凸出的，紙質(zhì)檔案容易受到環(huán)境因素的影響，從而造成不同程度的損毀，比如高溫、高濕、強(qiáng)光、有害氣體都會使紙張發(fā)生氧化反應(yīng)，使紙張變得易碎，保存時間過長，字跡發(fā)生擴(kuò)散，模糊等現(xiàn)象。

5.數(shù)字化檔案的優(yōu)越性在于能夠提供快捷，方便的服務(wù)和儲存量大等優(yōu)點(diǎn)。電子檔案一般存儲在光盤和軟盤里，在一些單位里，也許幾張光盤就能完成整個檔案的管理，這也就免去了所占有的場地，紙質(zhì)檔案的管理要耗費(fèi)管理者大量的精力和勞力，所以說電子檔案的優(yōu)越性自然是十分明顯的，便于存儲，節(jié)約空間，不易損毀，易于實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離共享都是優(yōu)越性的體現(xiàn)，還具備錄音，錄像等儲備手段。檔案數(shù)字化刻錄成光盤至少一式二套，一套放入專用庫房，每幾年檢查一次，發(fā)現(xiàn)信號丟失，立即進(jìn)行復(fù)制或數(shù)據(jù)修復(fù)。

3 應(yīng)對措施

1.建立和完善檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，數(shù)字化副本異地保存。做到與網(wǎng)絡(luò)斷開，專人專管，采取加密、防病毒、防火墻等安全保密措施，確保檔案高度安全。

2.做好檔案宣傳，讓每個人都知道，檔案與你的日常工作和日常生活息息相關(guān)。把每年領(lǐng)導(dǎo)干部的考核納入到檔案管理的范疇；讓領(lǐng)導(dǎo)充分重視，切實(shí)擔(dān)負(fù)起支持檔案數(shù)字化責(zé)任，加大資金投入，及時購買或更換軟硬件設(shè)備，確保檔案數(shù)字化的物質(zhì)保障。

3.加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高基層檔案員的綜合素質(zhì)。檔案數(shù)字化工作不僅需要檔案專業(yè)知識，而且需要專業(yè)的計(jì)算機(jī)技能。加大對檔案工作人員的培訓(xùn)，重點(diǎn)進(jìn)行檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，檔案信息化、檔案信息資源開發(fā)利用和計(jì)算機(jī)操作方面的培訓(xùn)；指導(dǎo)檔案管理人員對各門類，各學(xué)科、各種載體的檔案規(guī)范整理，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)；把檔案工作做好做扎實(shí)。及時對一些好的經(jīng)驗(yàn)和好的做法進(jìn)一步推廣，檔案工作人員要固定，不要頻繁的更換；注入新生力量也是非常重要，人才是檔案數(shù)字化建設(shè)的根本，網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)和硬件配置需要專業(yè)人才，設(shè)備維護(hù)和軟件開發(fā)也需要專業(yè)人才，數(shù)據(jù)庫的建立數(shù)字檔案的管理同樣需要專業(yè)人才，沒有這些人才做基礎(chǔ)，數(shù)字化建設(shè)要從規(guī)劃變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)只能是一種美好的愿望，只能算是“紙上談兵”。檔案工作者，一定要立足本職，愛崗敬業(yè)，吃的起苦，耐得住寂寞，尤其是年輕一代要做到干一行愛一行，在做好平時工作的同時，要擠出時間努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識和計(jì)算機(jī)技能，不斷提高自身的綜合素質(zhì)，跟上檔案管理現(xiàn)代化步伐，才能更好的為社會各界服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]科技檔案管理.河南人民出版社.2006

[2]檔案保護(hù)技術(shù).河南人民出版社.2006

[3]檔案管理學(xué).河南人民出版社.2006

作者簡介

馬娥（1968-），女，漢族，河南洛陽人，河南省陸渾水庫管理局職工，現(xiàn)從事檔案管理工作。