福利院收養(yǎng)人員檔案的收集與整理

王巧妮

摘 要：收養(yǎng)人員檔案的收集和管理關(guān)系到收養(yǎng)人員的切身利益。因此，要做好檔案管理工作，就必須重視檔案的收集與整理工作。本文首先分析了福利院收養(yǎng)人員檔案收集整理的意義，然后說明了福利院收養(yǎng)人員檔案的歸檔范圍和建檔方式，最后詳細(xì)闡述了福利院收養(yǎng)人員檔案的收集與整理措施。

關(guān)鍵詞：福利院；收養(yǎng)人員；檔案；收集；信息化

1 福利院收養(yǎng)人員檔案收集整理的意義

福利院收養(yǎng)人員檔案是指收養(yǎng)人員在進(jìn)入福利院開始到離院為止，期間在福利院形成的真實(shí)原始記錄。其中包括收養(yǎng)人員的個人基本信息、具有保存價值的相關(guān)文字和影像記錄，以及收養(yǎng)家庭的相關(guān)文件。這些檔案的收集和整理對收養(yǎng)人員今后的成長和教育提供了保障，為他們今后的生活奠定了堅實(shí)的基礎(chǔ)。因此，福利院收養(yǎng)人員檔案作為福利院檔案管理的重要組成部分，不僅滿足福利院自身管理的需要，還是收養(yǎng)人員的重要保障。

2 福利院收養(yǎng)人員檔案的歸檔范圍和建檔方式

（一）歸檔范圍

為便于收集收養(yǎng)人員的檔案材料，確保文件材料的歸檔率和完整率，結(jié)合收養(yǎng)人員檔案工作實(shí)際，制定了相應(yīng)的收養(yǎng)人員檔案歸檔范圍，為實(shí)施、指導(dǎo)、檢查歸檔工作提供了依據(jù)。具體包括以下內(nèi)容：

1、入院記錄

根據(jù)收養(yǎng)兒童的類型分為兩類。一類是孤兒主要有市民政局社會福利科設(shè)置的審批表。內(nèi)容包括兒童照片、形成孤兒的情況說明，由當(dāng)?shù)卮?、鄉(xiāng)、縣等地的證明等；二類是棄嬰（兒）包括兒童照片、確認(rèn)棄嬰（兒）身份證明、撿拾兒童報案證明、撿拾人撿拾證明、公安機(jī)關(guān)簽發(fā)的棄嬰（兒）移送單、撿拾棄嬰登記表、福利院機(jī)構(gòu)接收棄嬰入院登記表及其它相關(guān)材料。

2、健康檢查記錄

主要包括所收孤兒、棄嬰（兒）初檢情況記錄單、孤兒入院時的體檢、棄嬰（兒）入院時的體檢、救治記錄、兒童入院后由醫(yī)教科建立的健康檔案等材料。

3、康復(fù)治療記錄

即孤殘兒童在院期間接受康復(fù)治療的有關(guān)材料。

4、家庭收養(yǎng)記錄

即有關(guān)孤殘兒童被收養(yǎng)情況的材料，主要包括監(jiān)護(hù)人證明、中國收養(yǎng)兒童養(yǎng)父母情況證明材料、送養(yǎng)過程中產(chǎn)生的各類文字及照片材料。

5、受教育記錄

即孤殘兒童在院期間接受教育的有關(guān)材料。

6、離院記錄

即孤殘兒童因國內(nèi)外收養(yǎng)、回原籍、轉(zhuǎn)院、死亡等原因離院時的材料。

7、反饋信息

即孤殘兒童離院后有關(guān)生活、學(xué)習(xí)、工作情況的反饋材料。

（二）建檔方式

首先，收養(yǎng)人員檔案的建立，以孤殘兒童進(jìn)入兒童福利院后，建檔工作也就隨之啟動的。以孤殘兒童進(jìn)院的審批材料作為建檔依據(jù)。入院戶籍分為孤兒與棄嬰（兒）類：孤兒因在來源地就已建立了戶籍，鑒于我市孤殘兒童安置辦法規(guī)定，來院后就不進(jìn)行戶籍遷移，如有特殊情況再進(jìn)行遷移。棄嬰（兒）戶籍根據(jù)每個孩子來的時間隨來隨上。

其次，在建檔初期，孤殘兒童的原始材料由業(yè)務(wù)科集中統(tǒng)一保管。由于每個兒童都有一個專門的進(jìn)院編號，業(yè)務(wù)科便相應(yīng)地按進(jìn)院編號為孤殘兒童建立個人檔案，檔案中主要以兒童的入院情況、體檢、病史等原始材料為主。

最后，當(dāng)孤殘兒童確定離院后，其在兒童福利院內(nèi)的戶籍隨孩子的動向遷移，業(yè)務(wù)科便按他們的不同去向、離院時間的先后順序?qū)n案材料進(jìn)行排序編號，生成檔號做到“一人一檔，一檔一號”，并將檔案移交檔案室保存。

3 福利院收養(yǎng)人員檔案的收集與整理

（一）重視收養(yǎng)人員檔案的收集工作

福利院檔案管理人員必須從思想上端正態(tài)度，認(rèn)真負(fù)責(zé)，高度重視收養(yǎng)人員檔案收集工作。要把自已收發(fā)的文件材料搞清楚，并收集齊全。對自已經(jīng)手發(fā)放的文件，一定要嚴(yán)格制度、完善手續(xù)。經(jīng)常查對、清點(diǎn)，做到一份不漏地收集起來。上級文件下發(fā)后，一般要經(jīng)歷登記、閱批、送閱、借閱、收回等過程。為了防止文件丟失，必須嚴(yán)格管理制度，做到賬目清楚，手續(xù)齊全，并認(rèn)真做好正常的年度歸檔和移交進(jìn)室工作。

檔案收集不齊分析其原因是多方面的：如在檔案收集過程中，一些本應(yīng)歸檔的珍貴資料散失在個人手中，使其難以發(fā)揮更廣泛的作用；如在檔案借閱中，長期不還、隨意外借，甚至丟失、涂改等；又如因辦公室工作人員少，一人多職既是檔案管理員又是文件材料的收發(fā)員，管理員處理登記不清，或來文登記、送閱登記有誤，或是回收銷號有誤；被送閱人由于將文件亂取、亂放、亂扔、亂傳造成文件丟失。上級有關(guān)文件下發(fā)后往往沒有固定的人收取，或雖有專人管理但登記、借閱、傳閱手續(xù)不全，制度不嚴(yán)。對于本單位形成的福利事務(wù)文件材料，最常見的問題是有正本無底稿，有原件無附件，或不交檔案部門，或上交不及時，移交時不齊全、不規(guī)范等現(xiàn)象時有發(fā)生。

（二）要發(fā)動群眾促進(jìn)收養(yǎng)人員檔案收集

有的單位規(guī)定，凡經(jīng)文印室打印的材料，都要留一份存檔，凡要蓋章的文件材料都要留下底稿和一份正文，這樣做比較到位，措施很有成效。還有的檔案管理員則與各部門兼職檔案員建立經(jīng)常聯(lián)系，發(fā)給其編好號的各種的案卷夾或檔案袋，要他們及時把本部門形成的各種文件材料收集起來，立好卷，到時統(tǒng)一歸檔。平時檔案管理員指導(dǎo)、督促、檢查他們的工作，使各部門收集的文件材料能夠齊全、完整，立好的案卷能夠整齊規(guī)范。這樣做不但保證了檔案的數(shù)量與質(zhì)量，而且使分散的文件材料能夠按時歸檔。同時還減輕了檔案人員的工作量。概括地說，這種方式調(diào)動了群眾的積極性，實(shí)現(xiàn)了專職與兼職人員收集整理相結(jié)合，分散收集整理與集中收集整理相結(jié)合，在當(dāng)前很多福利院檔案人員不足，很多收養(yǎng)人員文件材料散失的情況下，采取這種方式很有實(shí)際作用，促進(jìn)了收養(yǎng)人員檔案工作的規(guī)范化和現(xiàn)代化。

（三）促進(jìn)福利院收養(yǎng)人員檔案收集整理的信息化

1、創(chuàng)新服務(wù)模式

做好檔案工作的服務(wù)一直是檔案工作人員的目標(biāo)，而隨著網(wǎng)絡(luò)信息時代的發(fā)展，服務(wù)的模式也應(yīng)該更加適應(yīng)時代形勢。要解放思想，摒棄傳統(tǒng)老實(shí)檔案管理思路限制。同時，強(qiáng)化服務(wù)意識，信息技術(shù)的革新并不意味著對于人工能力的削弱，檔案管理人員作為技術(shù)的操作者對檔案館閣分布、內(nèi)容要形成全面認(rèn)識，熟識其整理狀態(tài)和價值，這就需要培養(yǎng)高素質(zhì)人才，在信息時代更要求工作人員進(jìn)一步提高自身素質(zhì)，提升業(yè)務(wù)水平和信息現(xiàn)代化技能，做好服務(wù)工作。

2、強(qiáng)化檢索、完善服務(wù)

對于檢索系統(tǒng)的完善，有助于提高工作效率，強(qiáng)化服務(wù)功能，這其中既要求對以往的案館指南、全宗、專題等目錄進(jìn)行完善和改進(jìn)，更需要對其進(jìn)行信息化和網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)行改革，如提供網(wǎng)絡(luò)目錄檢索和全文檢索等服務(wù)。信息化的普及能夠保證完整檔案檢索體系的成型。同時要注重與其他福利院的合作，做到檔案信息聯(lián)網(wǎng)查詢，開發(fā)檢索渠道，拓展檢索平臺。更有助于有意愿收養(yǎng)家庭尋找適合收養(yǎng)對象。

3、加強(qiáng)信息化業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)

福利院收養(yǎng)人員檔案管理，對于檔案管理要求也應(yīng)更加嚴(yán)格，應(yīng)對以往采用紙質(zhì)版進(jìn)行電子化錄入，這就要求檔案管理工作人員進(jìn)行信息化、網(wǎng)絡(luò)化學(xué)習(xí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案整理手段，向多元化發(fā)展，從被動向主動轉(zhuǎn)變，使得先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)能夠熟練被掌握，從而有效的保證檔案完整、安全有效，更加能夠提高工作效率。

4 結(jié)語

綜上，收養(yǎng)人員檔案管理工作是一項(xiàng)影響到福利院日常管理和收養(yǎng)人員自身權(quán)益的重要工作，要重視檔案的收集，加強(qiáng)檔案的管理，挖掘檔案中存在的信息，更好的為社會福利保障事業(yè)提供信息支持。

參考文獻(xiàn)

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