多校區(qū)辦學(xué)背景下學(xué)院文件傳遞工作探討

彭靈靈+胡中龍+鄭慧+陳詩詩

摘要：隨著國家高等教育的發(fā)展，多所高校出現(xiàn)了多校區(qū)辦學(xué)的情況。在此情況下，學(xué)校的黨政管理服務(wù)有著更多亟須改善的地方。本報告以高校中一個多校區(qū)（園）辦學(xué)的學(xué)院為例，通過其開展的院內(nèi)文件跨校區(qū)（園）傳遞工作這一微觀層面，探討跨校區(qū)辦學(xué)下學(xué)院黨政服務(wù)工作的有效方式，認(rèn)為院內(nèi)文件傳遞是一種行之有效的方法，同時提出了進(jìn)一步完善的設(shè)想及建議。

關(guān)鍵詞：多校區(qū)；黨政服務(wù)；文件傳遞

中圖分類號：G640 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2017）12-0012-03

一、我國多校區(qū)發(fā)展現(xiàn)狀

隨著我國高等教育改革和發(fā)展的不斷深入，20世紀(jì)80年代中期，高校在自身的擴(kuò)展和相互合并的過程中形成了多校區(qū)辦學(xué)的現(xiàn)象。到了20世紀(jì)90年代，多校區(qū)辦學(xué)逐漸成為一種潮流和趨勢。學(xué)校為適應(yīng)發(fā)展的需要，積極拓展辦學(xué)空間，多校區(qū)辦學(xué)格局就此形成。

多校區(qū)為學(xué)校發(fā)展開拓了新的空間，增強(qiáng)了高校的競爭優(yōu)勢，促進(jìn)了學(xué)校的快速發(fā)展。較之單一校區(qū)管理，多校區(qū)高校的管理在管理理念、管理模式和管理效率等方面給我們提出了新的課題。它對高校管理所帶來的影響是全方位的。它既帶給我們發(fā)展的機(jī)遇，又帶給我們管理上的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)：“校區(qū)分散”勢必增加管理的成本，從空間距離上增加管理的難度；“情況復(fù)雜”增加了信息搜尋成本，進(jìn)而影響高校的決策與管理效率；“規(guī)模巨大”不等于實(shí)力增加與效率提升，處理不當(dāng)就會導(dǎo)致效率低下、矛盾叢生、內(nèi)耗增加；“學(xué)科齊全”并不一定就會發(fā)揮學(xué)科的綜合優(yōu)勢，學(xué)科的互補(bǔ)只能在有效的學(xué)科發(fā)展戰(zhàn)略下才能實(shí)現(xiàn)。

總之，多校區(qū)高校的管理是一個新的事務(wù)，需要從宏觀到微觀各個層面做好相關(guān)的研究與探討，才能更好服務(wù)于高校的人才培養(yǎng)與科學(xué)研究工作。

二、中山大學(xué)多校區(qū)發(fā)展情況

今日的中山大學(xué)，由1952年院系調(diào)整后分設(shè)的中山大學(xué)和中山醫(yī)科大學(xué)于2001年10月合并而成。中山大學(xué)一校多區(qū)辦學(xué)始于2000年9月，目前包括廣州校區(qū)、珠海校區(qū)、深圳校區(qū)三個校區(qū)。其中廣州校區(qū)包括廣州校區(qū)南校園（康樂園）、廣州校區(qū)北校園（醫(yī)科總部）、廣州校區(qū)東校園（大學(xué)城）三個校園。環(huán)境科學(xué)與工程學(xué)院是中山大學(xué)下設(shè)的一個學(xué)院，成立于2002年10月。目前學(xué)院內(nèi)設(shè)環(huán)境科學(xué)系、環(huán)境工程系、環(huán)境科學(xué)研究所、實(shí)驗中心4個機(jī)構(gòu)，有教職工122人。截至2015年9月，有全日制在讀學(xué)生為1165人，其中本科生853人、碩士研究生220人、博士生92人。自2005年環(huán)境學(xué)院本科生入讀廣州校區(qū)東校園開始，環(huán)境學(xué)院就開始進(jìn)入在廣州南校園與東校園同時辦學(xué)的階段。2009年9月后，學(xué)院的行政辦公及公章進(jìn)駐東校園，環(huán)境學(xué)院進(jìn)入以東校園為主體的辦學(xué)階段。目前，環(huán)境學(xué)院的所有本科生入讀東校園，教師與研究生分處東、南兩個校園，其中，環(huán)境科學(xué)系、環(huán)境科學(xué)研究所教職工以及指導(dǎo)的研究生在南校園，環(huán)境工程系教職工及指導(dǎo)的研究生在東校園，實(shí)驗中心老師也根據(jù)分管實(shí)驗儀器的地點(diǎn)分處在兩個校園。

三、多校區(qū)（園）辦學(xué)的問題

多校區(qū)辦學(xué)開拓了新的教育發(fā)展空間，彌補(bǔ)了教育資源的不足，增加了學(xué)校及學(xué)院的競爭優(yōu)勢，但是也帶來了新的問題。首先是運(yùn)行成本大。大多數(shù)大學(xué)的不同校區(qū)之間的距離一般較遠(yuǎn)，多個分散的校區(qū)之間、學(xué)校的職能部門與各個校區(qū)相關(guān)機(jī)構(gòu)之間的管理成本必然隨之增加，并且各個不同校區(qū)師生員工之間的互聯(lián)互通，消耗了師生員工的時間和精力，增加了各個校區(qū)之間的日常開支，也就加重學(xué)校的運(yùn)行成本。同時，比較突出的問題還有：配套設(shè)施建設(shè)薄弱、跟進(jìn)滯后；教職工和學(xué)生的歸屬感不強(qiáng)，等。對于中山大學(xué)及中大環(huán)境學(xué)院而言，跨校區(qū)（園）為黨政服務(wù)工作帶來了很大的挑戰(zhàn)。在現(xiàn)行管理體制下，學(xué)校的職能部門基本集中于廣州校區(qū)南校園，因此，黨政服務(wù)工作中需要聯(lián)系職能部門的工作因跨校區(qū)（園）而明顯出現(xiàn)問題。環(huán)境學(xué)院內(nèi)，目前仍在南校園辦公及學(xué)習(xí)的師生的黨政事務(wù)辦理也存在明顯不便。而且，即使南校園師生最終都搬遷到東校園，但是由于學(xué)校職能部門在南校園，因此教職工在東校園處理了學(xué)院層面的黨政事務(wù)后，還需返回南校園銜接學(xué)校職能部門相關(guān)工作，問題也同樣突出。除了以上師生辦事難外，學(xué)院層面需要報送各職能部門的資料，都需要傳送到南校園上交。因此，也存在跨校園傳遞的問題?？傊瑢τ诃h(huán)境學(xué)院目前的情況，不論是學(xué)院層面總體的材料報送，還是教職工個人的事務(wù)辦理，均離不開跨校園的行政服務(wù)工作，資料也離不開跨校園的文件傳遞。

四、文件跨校區(qū)（園）傳送的處理措施及優(yōu)缺點(diǎn)

學(xué)院黨政服務(wù)工作，也就是為師生的教學(xué)科研服務(wù)，在完成服務(wù)工作的過程中，勢必有相當(dāng)多的文件需要處理，通過上傳下達(dá)完成各類資料的報送、發(fā)放。對于跨校區(qū)（園）的學(xué)院而言，文件的上傳下達(dá)方式一般有兩種：通過學(xué)校在校區(qū)（園）間的文件收發(fā)，學(xué)院與相關(guān)教師個人上交。中山大學(xué)在廣州南校園與東校園的文件收發(fā)，是由東校園安排人員每周一至周五上午10點(diǎn)左右出發(fā)到南校園收發(fā)室，送東校園至南校園的文件，并領(lǐng)取南校園到東校園的文件，返回東校區(qū)收發(fā)室分發(fā)到各學(xué)院。即每個學(xué)院的文件如果需要通過學(xué)校的收發(fā)傳遞，必須前一天將文件送到東校園收發(fā)室，第二天上午11點(diǎn)左右到達(dá)南校園收發(fā)室，傳遞到各職能部門，再由職能部門安排人員到收發(fā)室領(lǐng)??；而南校園的文件要傳遞到東校園各學(xué)院，也需要前一天送達(dá)南校園收發(fā)室，第二天中午時分到達(dá)東校園收發(fā)室，待學(xué)院安排人員到東校園領(lǐng)取后分發(fā)到相關(guān)人員處。由于整所學(xué)校多個學(xué)院的文件都需要收發(fā)室工作人員整理，而且需要各部門、各學(xué)院安排人員到收發(fā)室領(lǐng)取，因此較容易出現(xiàn)文件傳遞滯后甚至丟失的情況。為更好為全院師生做好服務(wù)工作，環(huán)境學(xué)院自黨政服務(wù)機(jī)構(gòu)搬遷至東校園后，就一直在學(xué)院內(nèi)開展東、南校園的文件傳遞工作。如果學(xué)院在南校園的師生有文件需要到東校園處理，包括請各崗位秘書處理，或者直接加蓋學(xué)院公章的，可交至南校園辦公點(diǎn)，南校園辦公點(diǎn)收集好之后，由學(xué)院黨政辦公室的老師每天（周一至周五）早上到東校園上班前，領(lǐng)取該部分文件，帶到東校園，分發(fā)至各崗位秘書，各崗位秘書處理完畢后，將文件交回負(fù)責(zé)傳遞文件的老師，該名老師下午下班前帶回到南校園辦公點(diǎn)，南校園辦公點(diǎn)人員再通知相關(guān)師生前來領(lǐng)取或直接交至學(xué)校職能部門。

為將文件跨校區(qū)（園）的傳遞更加順暢，預(yù)防文件處理的滯后甚至丟失，環(huán)境學(xué)院也不斷摸索著文件傳遞的具體方式。學(xué)院辦公室對需要傳送的文件實(shí)行嚴(yán)格登記，包括文件名稱、接收人（送至東校園哪個崗位的秘書）、文件的聯(lián)系人、聯(lián)系電話等信息，并對文件按接收人進(jìn)行分類，并編號。文件到達(dá)東校園后，要求各崗位秘書每天及時對南校園傳送過來的文件進(jìn)行處理，需要返回到南校園的文件及時返回。本報告通過訪談環(huán)境學(xué)院近一半的教職工以及部分學(xué)生，均對學(xué)院的文件傳遞表示滿意。受訪教師基本每人均曾通過學(xué)院的文件傳遞辦理過文件，50%以上的老師每周有2—3次通過學(xué)院的文件傳遞將文件送至東校園相關(guān)秘書處辦理，其中環(huán)境科學(xué)研究所的老師基本每天都有科研項目的相關(guān)文件傳遞到東校園處理蓋章。同時，黨政管理人員基本每天均有需要遞交職能部門的材料，除了部分由個人自行到南校園遞交之外，70%的文件資料均通過學(xué)院的文件傳遞送至南校園辦公室由南校園辦公點(diǎn)相關(guān)人員代為上交。學(xué)院受訪師生均認(rèn)為學(xué)院的文件傳遞為他們跨校園的文件辦理提供了極大的便利，節(jié)省了他們的時間及交通成本。本報告訪談了中山大學(xué)在廣州校區(qū)東校園的部分其他院系教職工，對于環(huán)境學(xué)院文件傳遞的做法，均認(rèn)為的確為師生提供了更加周到全面的服務(wù)，但是對于黨政管理人員而言，相當(dāng)于在原有的工作上增加了東、南校園文件傳送的工作，增加了較多的工作量。本報告同時還走了個別其他跨校區(qū)辦學(xué)高校的院系，均未有院內(nèi)的文件傳遞。總體情況均是通過學(xué)校的文件收發(fā)完成院內(nèi)需要跨校區(qū)流轉(zhuǎn)的文件。

五、結(jié)論及建議

高校多校區(qū)（園）辦學(xué)是一項復(fù)雜艱巨的系統(tǒng)工程，也是一項極富挑戰(zhàn)性的工作?？缧^(qū)（園）學(xué)院的黨政服務(wù)工作的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，首先必須保證最基本的文件上傳下達(dá)工作能夠暢通無阻，并為教師學(xué)生節(jié)省時間與精力，因此，環(huán)境學(xué)院內(nèi)部的文件跨校區(qū)（園）傳送是一個重要的嘗試，并經(jīng)實(shí)踐證明是一種行之有效的方式，得到了廣大師生的好評。環(huán)境學(xué)院通過院內(nèi)跨校區(qū)（園）的文件傳遞，為學(xué)院師生提供了切實(shí)有效的行政后勤服務(wù)，但另一方面，學(xué)院層面的文件跨校區(qū)（園）傳遞為現(xiàn)有黨政管理人員增加了較多的工作量。環(huán)境學(xué)院的東南校園文件傳遞，自文件到達(dá)學(xué)院南校區(qū)辦公點(diǎn)或東校園辦公室后的各項工作，包括文件登記、東南校區(qū)傳遞、崗位秘書處理、蓋章、返回老師本人或上交職能部門等所有工作，都由黨政管理人員完成，特別是負(fù)責(zé)傳遞文件的老師，更要花費(fèi)較大的精力與時間。因此，學(xué)校對于跨校區(qū)（園）運(yùn)作的學(xué)院應(yīng)當(dāng)提供更多的人力及資金支持。學(xué)院層面，也應(yīng)該為黨政管理隊伍提供更多的支持。未來，學(xué)院應(yīng)當(dāng)考慮如何更好利用學(xué)校校區(qū)（園）的文件傳遞收發(fā)，進(jìn)一步完善學(xué)院的文件傳遞工作，從而提高學(xué)院黨政服務(wù)工作的水平，更好地促進(jìn)教學(xué)、科研工作。學(xué)校也應(yīng)當(dāng)考慮校區(qū)（園）間文件傳遞收發(fā)如何能夠更加快捷、準(zhǔn)確，滿足學(xué)校眾多院系跨校區(qū)（園）文件傳遞的需求。

同時，學(xué)校應(yīng)該加快各校區(qū)（園）統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化及信息化建設(shè)，減少紙質(zhì)文件的傳遞，從而減輕學(xué)院文件傳遞的壓力。中山大學(xué)正在進(jìn)行的OA系統(tǒng)以及大學(xué)服務(wù)中心建設(shè)工作，就是完善“三校區(qū)五校園”建設(shè)格局，促進(jìn)各校區(qū)公共服務(wù)資源均衡配置，改善和提升學(xué)校黨政服務(wù)質(zhì)量和效率的重要舉措。OA系統(tǒng)的使用，可以大大減少紙質(zhì)公文的傳遞，但是在操作的便利等方面仍需不斷完善和提升，進(jìn)一步優(yōu)化系統(tǒng)架構(gòu)，簡化操作流程。而大學(xué)服務(wù)中心是線上、線下相結(jié)合的一站式服務(wù)平臺，廣大師生員工不需要跨校園即可辦理所有的行政管理和服務(wù)事項。它需要從頂層到微觀各層次的設(shè)計中都充分考慮全體師生員工的需求，從而真正服務(wù)好廣大師生。

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