OA系統(tǒng)在國企中的應用

劉超

摘 要：從現階段情況看，國有企業(yè)的管理工作也逐步跨入了現代化、數字化與信息化的時代。利用OA系統(tǒng)進行國企管理，能夠大幅度提高工作效率。本文簡要介紹了OA系統(tǒng)的概念和功能，并對其在國企中的應用優(yōu)勢展開了分析，最后提出了OA系統(tǒng)在國企中的應用策略，以期推動國有企業(yè)的深入發(fā)展。

關鍵詞：OA系統(tǒng)；國企；應用策略

OA系統(tǒng)剛開始出現時，其目的是為了滿足國內政府機構以及相關工作的需要。但經歷了較長一段時間的發(fā)展之后，OA系統(tǒng)已經于國內外不少企業(yè)中得到了普遍運用。我國的大多數國有企業(yè)也開始引進這一新型辦公系統(tǒng)，使得國企日常工作變得更加簡便而高效，促進了國企向現代化方向發(fā)展。因此，研究OA系統(tǒng)在國企當中的應用，具有十分重要的意義。

一、OA系統(tǒng)的簡介

OA是Office Automation的簡稱，也就是辦公自動化。OA系統(tǒng)就是將數據庫、電子郵件、遠程通信及Internet技術作為基礎，對企業(yè)進行高效管理的工具。該系統(tǒng)能夠實現國企內部業(yè)務的信息傳遞、資源共享、文件收發(fā)、組織協(xié)調等多項功能，從而使國企管理人員和普通員工都可以及時、確切地獲得有關數據信息[1]。總體而言，OA系統(tǒng)在國企日常管理工作當中所具備的功能，大體包含以下幾個方面：第一，建立企業(yè)內部的信息平臺，保證員工能夠及時、方便地進行信息交流和溝通，并為企業(yè)提供專有的電子郵件系統(tǒng)。第二，建立信息發(fā)布平臺，例如電子公告類的平臺等，使得企業(yè)管理人員和全體員工都能在第一時間內把握企業(yè)的動態(tài)信息。第三，協(xié)助企業(yè)完成辦公信息化、數據化、電子化管理。該系統(tǒng)可以轉變以往的紙質辦公形式，利用互聯網和信息系統(tǒng)實現企業(yè)的公文傳遞、報表上交、信息通告等各項工作，并可以采用電子起草、傳閱以及審批的模式，將所有數據信息歸入電子檔案進行管理。第四，可實現標準化的工作流程管理。該系統(tǒng)可用在國企日常辦公審批的過程中，經由申請、上報、審批、發(fā)放等活動對工作流程進行監(jiān)督與管理。

二、OA系統(tǒng)在國企中的應用優(yōu)勢

（一）有利于國企實現信息化辦公

對于當前大部分國企的辦公系統(tǒng)而言，其日常工作通常會涉及到大量的文件與檔案處理，導致工作效率下降，其效果也達不到理想的標準。而采用OA系統(tǒng)進行辦公之后，能夠在企業(yè)內部建立起相關的文件及檔案的專屬管理信息庫，把上述資料歸檔之后進行數字化管理。在工作中遇到需要處理大量檔案和文件的情況時，可結合既定的標準對這些資料進行分類，工作人員可以利用系統(tǒng)的檢索功能快速查找自己所需的數據和信息。這樣一來便有助于國企實現信息化、數字化辦公，在一定程度上為企業(yè)節(jié)約了人力、財力和物力資源[2]。

（二）有利于推動國企向現代化邁進

從當下社會發(fā)展形勢可以看出，信息化與現代化已經成為了企業(yè)發(fā)展不可阻擋的趨勢。而對于國企來講亦是如此?，F代化管理就是要實現高效、快捷和精確的管理，而怎樣才能將國企日常繁雜的工作變得簡潔、易操作，是當下國企必須要面對的重大問題。對此，國企要將傳統(tǒng)的辦公模式轉變?yōu)楝F代化的辦公模式，OA系統(tǒng)的運用就能夠實現數據的共享和文件的高效傳達，有利于國企向現代化方向發(fā)展。科學利用OA系統(tǒng)，可以協(xié)調各部門之間的溝通和工作，使國企更加順利、健康地運轉，并促使其管理方式變得更為現代化、科學化。通過對OA系統(tǒng)中辦公與業(yè)務等不同環(huán)節(jié)的監(jiān)管與分析，企業(yè)中層管理人員能夠獲取到真實準確的記錄數據，進而從中歸納出對管理工作有價值的信息，更好地掌控工作進度，監(jiān)督執(zhí)行效果，極大地減少發(fā)生風險的可能性，增強管理水平，優(yōu)化管理結果。

三、OA系統(tǒng)在國企中的應用策略

（一）優(yōu)化OA操作系統(tǒng)

要在國企中廣泛推廣并運用OA系統(tǒng)，就必須要先對OA系統(tǒng)的性能進行優(yōu)化，使其操作變得更為簡便。如果OA系統(tǒng)的使用越來越快捷、人性化，那么自然會有更多企業(yè)在運營管理過程中選擇采用OA系統(tǒng)。并且，國企內部通常會存在一部分年齡較大的員工，這些員工在使用新型系統(tǒng)時難免會遇到一些障礙和困難。因此，國企必須要對OA系統(tǒng)的操作進行優(yōu)化和完善，使年齡較長的員工也能順利使用OA系統(tǒng)。此外，在現代化的管理發(fā)展趨勢下，國企內部的各個部門之間必須要保持一定的粘性。而如果能讓所有部門和全體員工都共同采用一個統(tǒng)一的辦公操作系統(tǒng)，那么其之間的粘性就必然會得到提升。當前的OA系統(tǒng)已經發(fā)展得較為成熟，但還未能完全滿足國有企業(yè)日常工作的全部需求。因此，優(yōu)化OA操作系統(tǒng)是國企未來首要的研究方向。

（二）優(yōu)化內部數據庫，發(fā)揮多項功能

OA系統(tǒng)之所以能夠大幅度提升國企員工的工作質量和效率，正是由于其具備了構建國企內部數據庫的重要功能。因此，國企要利用該系統(tǒng)對內部數據庫進行完善與優(yōu)化，確保各項資源都能實現傳播與共享。如果國企能夠進一步對內部數據庫實行優(yōu)化處理，那么網絡辦公以及異地辦公便不再只是夢想。例如，國企可以利用OA系統(tǒng)進行公文管理、流程管理、整合管理、檔案管理、信息發(fā)布等。包括公文的起草、編輯與登記；流程的設置和維護；財務、人力資源、文檔模塊、個人信息的整合；對檔案進行登記、打印、統(tǒng)計；構建內部信息發(fā)布平臺等。利用OA系統(tǒng)的數據庫構建功能，可以實現企業(yè)辦公、經營、宣傳、信息傳遞等一系列工作，并對其進行信息化管理。

（三）加強系統(tǒng)安全性建設

OA系統(tǒng)發(fā)展到后期階段，就需要實現網絡辦公，這也是OA系統(tǒng)在企業(yè)中運用的最終目標。在這個階段中，不僅僅是國企的數據庫，其日常辦公與運作也將以互聯網為主要載體，實現真正意義上的信息化管理。因此，國企不但要一步步完善OA系統(tǒng)，還要加大力度進行系統(tǒng)安全性的建設。因為系統(tǒng)安全對企業(yè)而言極為重要，其決定著一個企業(yè)能否正常、穩(wěn)定運轉。OA系統(tǒng)的全體使用人員都必須要從辦公流程的角度出發(fā)，充分考慮系統(tǒng)的安全性。比如當OA系統(tǒng)的安全性能符合相關標準時，使用人員就可以利用該系統(tǒng)進行各項日常工作，如處理文件、傳達信息、上傳數據、記錄會議、安排工作等。在安全性建設過程中，不但要滿足工作人員的使用安全性需求，還要確保使用者在利用該系統(tǒng)進行辦公時具備足夠的可靠性與穩(wěn)定性。此外還要對辦公過程中涉及到的各種數據與信息進行妥善管理，確保其安全性。

結束語：

隨著國內外經濟與技術的快速發(fā)展，國企要在新形勢下維持自身強大的競爭力，就必須科學運用OA系統(tǒng)，實現信息化、現代化管理。國企要從主觀與客觀兩大層面著手，優(yōu)化OA操作系統(tǒng)，優(yōu)化內部數據庫，使其發(fā)揮多項功能，同時還要加強系統(tǒng)的安全性建設，以此滿足企業(yè)日常工作的實際需求，推動國有企業(yè)的繁榮發(fā)展。OA系統(tǒng)在國企中的應用，能夠讓企業(yè)公文、企業(yè)新聞、企業(yè)生產報表、管理規(guī)章制度等內容直接體現其中，在很大程度上提升了辦公效率，降低了辦公經費。OA系統(tǒng)在國有企業(yè)中的應用還有助于信息的交流與共享，為國有企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展建立了一個高效的信息平臺。

參考文獻：

[1]王慶洲.OA系統(tǒng)在國企中的應用[J].中國管理信息化，2015，（05）：124-125.

[2]張穎石.OA系統(tǒng)在企業(yè)信息化管理中的應用[J].信息系統(tǒng)工程，2014，（02）：66.

[3]葉蕾.OA系統(tǒng)在公文管理中的應用與設計[J].計算機光盤軟件與應用，2014，（01）：43-45.