信息環(huán)境下醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新策略

徐蕓中

[摘 要] 在信息環(huán)境下，檔案管理工作在新形勢(shì)中也面臨著新問(wèn)題，改革傳統(tǒng)檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理模式、形式、機(jī)制，構(gòu)建具有創(chuàng)新能力及意識(shí)的人才隊(duì)伍，可以有效提高檔案管理工作效率及水平，使檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

[關(guān)鍵詞] 信息環(huán)境；醫(yī)院檔案管理；創(chuàng)新策略

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 03. 095

[中圖分類(lèi)號(hào)] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2017）03- 0174- 01

0 前 言

信息技術(shù)的飛速發(fā)展，要求檔案管理進(jìn)行全面創(chuàng)新，同時(shí)也為檔案管理創(chuàng)新提供了途徑及條件，擴(kuò)展了檔案管理工作的渠道，使檔案管理工作邁向全新的領(lǐng)域。本文就基于此問(wèn)題進(jìn)行全面探討在信息環(huán)境背景下，醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新策略。

1 樹(shù)立信息化檔案理念

信息化檔案簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是電子檔案，其存儲(chǔ)量巨大，比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更好管理。最常見(jiàn)的存儲(chǔ)電子檔案的載體就是U盤(pán)，其有不同規(guī)格的存儲(chǔ)量，并且電子檔案還可以有多種保存形式，比如文字、圖片、視頻等。由于電子檔案的便于存儲(chǔ)，對(duì)于外界因素沒(méi)有較大的要求。但是紙質(zhì)檔案管理易受潮，也怕曬，受到了多種因素的限制，會(huì)由于存放時(shí)間的長(zhǎng)短發(fā)生不同程度的損壞。電子檔案占用空間小，且可以長(zhǎng)期保存，幾乎不受任何因素的影響。

2 樹(shù)立先進(jìn)的檔案管理理念

在信息化的背景下，要合理運(yùn)用科學(xué)的檔案管理理念，重新認(rèn)識(shí)檔案管理工作并予以重視，對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理工作中的形式、內(nèi)容都進(jìn)行重新的全面思考，積極認(rèn)真的對(duì)待工作，由原先的被動(dòng)服務(wù)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。對(duì)檔案資料進(jìn)行重新處理，充分挖掘其中有價(jià)值信息，提高檔案管理工作的效率。

3 創(chuàng)新檔案管理機(jī)制

檔案管理工作是醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的前提和保障，由于涉及的范圍較廣，也容易受到多方面因素的影響，所以就需要醫(yī)院對(duì)其進(jìn)行全面、系統(tǒng)的管理，創(chuàng)新檔案管理工作機(jī)制，提高檔案管理工作人員的工作素養(yǎng)。傳統(tǒng)的檔案管理工作中沒(méi)有競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，使得工作人員在工作中缺乏責(zé)任意識(shí)及安全意識(shí)，最嚴(yán)重的可能會(huì)泄露醫(yī)院中的機(jī)密及隱私。要想能夠全面有效的解決這些問(wèn)題，就要對(duì)檔案管理機(jī)制制定高效的制度，采用競(jìng)爭(zhēng)模式，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行工作考評(píng)，使用公平公正的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰措施。這樣就會(huì)最大限度的提高檔案管理工作人員的積極性，檔案管理工作人員也會(huì)在工作中進(jìn)行自我激勵(lì)，提高檔案管理的工作效率，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的目的。

4 統(tǒng)一檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)

創(chuàng)建檔案管理系統(tǒng)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)管理，使檔案管理變?yōu)橐粋€(gè)信息傳輸?shù)闹行摹?duì)每一份檔案的管理不再是傳統(tǒng)的案卷為單位管理，而是以每份為單位進(jìn)行管理。所以就要利用信息技術(shù)創(chuàng)建科學(xué)、合理的電子檔案管理制度。使檔案保管的價(jià)值可以最大化，使查找檔案及閱讀檔案更加方便、快捷、完整。在信息時(shí)代背景下，就要對(duì)檔案管理工作統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使用的檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)格式結(jié)構(gòu)、檔案著錄格式的閱讀都要進(jìn)行統(tǒng)一。創(chuàng)建檔案管理信息的系統(tǒng)，使所有檔案的運(yùn)作都根據(jù)此系統(tǒng)進(jìn)行，每一份檔案都要經(jīng)過(guò)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行控制、查閱、傳遞、歸檔，對(duì)檔案進(jìn)行全程跟蹤。檔案管理工作人員可以將檔案的信息輸入到流程中，當(dāng)每產(chǎn)生一份文件的時(shí)候，都要經(jīng)過(guò)一系列的過(guò)程對(duì)其進(jìn)行著錄，使每個(gè)環(huán)節(jié)都可以根據(jù)流程開(kāi)展進(jìn)行，最后可以歸檔，這就是一個(gè)程序化、統(tǒng)一的檔案管理工作流程。

5 加強(qiáng)電子檔案的安全性

在信息環(huán)境中創(chuàng)建信息檔案管理系統(tǒng)，首先就要加強(qiáng)其安全性，這是最基礎(chǔ)也是最重要的。其一是對(duì)計(jì)算機(jī)中檔案管理系統(tǒng)管理的安全性進(jìn)行加強(qiáng)，保障檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全；其二，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息內(nèi)容進(jìn)行加密，并且對(duì)其進(jìn)行監(jiān)管，保障其中信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性和安全性；其三，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息進(jìn)行備份，保障檔案是完善且安全，另外還要對(duì)檔案的調(diào)動(dòng)全過(guò)程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，并且對(duì)其進(jìn)行跟蹤記錄，便于日后檢查；其四，加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)，使檔案管理人員了解檔案的重要性，保障檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息不被盜用及泄露，完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全體系。

6 創(chuàng)建檔案管理專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍

加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)，使檔案管理人才不僅具有專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要具備專(zhuān)業(yè)技能及職業(yè)素養(yǎng)，并且擁有正確的價(jià)值觀和職業(yè)道德觀；提高方案管理人才的責(zé)任意識(shí)及創(chuàng)新能力，保障今后在檔案管理工作中出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)可以及時(shí)解決這些問(wèn)題并且對(duì)新事物進(jìn)行出謀劃策；還要對(duì)檔案工作人員進(jìn)行科學(xué)的管理，使其具有良好的道德思想，使檔案管理人才可以自覺(jué)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)自身的知識(shí)及技能，提高自己的文化水平，了解社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，能夠使用全新的科技。

7 結(jié) 語(yǔ)

總之，檔案管理工作要跟上社會(huì)的進(jìn)步，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與改革，改變傳統(tǒng)的工作模式，提高自身的工作質(zhì)量及效率，使檔案管理工作可以發(fā)揮自身的作用，這也是在信息環(huán)境下醫(yī)院檔案創(chuàng)新的途徑。