淺談企業(yè)檔案工作規(guī)范的幾點體會

徐麗文

摘 要：對于企業(yè)的現(xiàn)代化建設而言，要想實現(xiàn)經濟效益的最大化，企業(yè)必須要建立起以規(guī)范化、標準化為發(fā)展脈絡的管理系統(tǒng)，以此保障企業(yè)運轉平穩(wěn)健康。檔案管理工作也是如此，檔案管理工作的規(guī)范化，有助于增強企業(yè)的經營生產服務，使企業(yè)知識資產和信息資源進行全面的優(yōu)化和整合。本文針對企業(yè)檔案工作規(guī)范的發(fā)展、創(chuàng)新、實施要求進行探究，并結合自身經驗，談談在企業(yè)檔案工作規(guī)范中得到的幾點體會，供大家借鑒參考。

關鍵詞：企業(yè)；檔案工作；規(guī)范；經營；生產；服務

隨著社會經濟的飛速發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)建設中肩負的責任越來重大，所產生的社會價值、思想價值、文化價值也越來越重要。要想使企業(yè)在激烈的市場環(huán)境中具備較強的競爭力，實現(xiàn)企業(yè)效益的最大化，就必需要建立一個系統(tǒng)、全面、規(guī)范的工作流程。從根本上說，建立企業(yè)檔案工作規(guī)范、強化制度組織建設實施能夠進增強企業(yè)內部的凝聚力，更好的體現(xiàn)出企業(yè)檔案工作所發(fā)揮的作用。企業(yè)在搞好硬件設施的同時，必須要將檔案管理作為企業(yè)生產實踐中的一個重要基礎看待，使企業(yè)檔案工作的保存效率、工作狀態(tài)能夠達到最佳的狀態(tài)。

1 企業(yè)檔案工作發(fā)展與創(chuàng)新

所謂企業(yè)檔案管理工作，指得是從事檔案整理工作的人員將分散、雜亂、孤立的資料檔案進行分類封存、歸納、查閱、集中整理等活動，以此來滿足企業(yè)、社會等不同部門對檔案的使用需求。當前形勢下，企業(yè)作為我國社會主義經濟類型的重要組成部分，管理者在對企業(yè)內部保持提質增速的同時，也逐漸意識到了企業(yè)檔案工作發(fā)展的重要性。

從企業(yè)檔案工作的發(fā)展脈絡上看，進入21世紀，國際化經營結構的調整使很多中小企業(yè)得到了崛起，而法律條文及相關納稅規(guī)章的完善，也使企業(yè)檔案工作的壓力逐漸增大。從企業(yè)檔案工作的具體功能上看，這些檔案已經不單單存在于記載、記錄功能，而且還擔當著證明、借鑒、傳承、創(chuàng)新等綜合化的發(fā)展基礎。從企業(yè)檔案的功能創(chuàng)新上看，企業(yè)檔案從二十世紀初的政治領域、經濟領域向著科研領域、文化領域拓展。從使用對象上看，企業(yè)檔案所涉及到的群體不但包括和企業(yè)存在上下級關系的黨政機關、存在勞務分配關系的群眾職工，甚至還包括社會上一些特殊的團隊和組織。這無疑對企業(yè)檔案工作規(guī)范測評的創(chuàng)新發(fā)展提出了更高的要求。

2 企業(yè)檔案工作規(guī)范化管理的意義

一方面，企業(yè)檔案工作化管理更加貼近企業(yè)檔案信息開發(fā)、資源收集、技術傳播和價值共享的發(fā)展需求，同時也更加符合當前企業(yè)所面臨的市場化、經濟化、數(shù)字化、網絡化的時代需求。另一方面，檔案工作對企業(yè)的組織規(guī)章、管理建設來說，具有基礎性的作用。隨著企業(yè)的發(fā)展，各個部門對檔案工作的管理、開發(fā)、利用需求都在增大，如果日常的檔案工作規(guī)范化管理遭遇瓶頸，那么相應的收集、整理、歸檔、立卷工作也就無法實現(xiàn)順暢的進行，勢必會影響企業(yè)在經營、生產、維權等方面開展的活動成效。

3 企業(yè)檔案工作規(guī)范化的要求

3.1 企業(yè)檔案工作組織建設

首先，企業(yè)檔案工作規(guī)范化要求檔案編輯人員根據(jù)實際情況，設計出符合企業(yè)事情情況的檔案規(guī)范流程。既可以根據(jù)企業(yè)實際的特點，針對企業(yè)內部不同項目、不同時間進行橫向的剖析，也可以對某個局部和側面進行縱向的分析，要在“科學規(guī)劃”的基礎上，保持綜合推進的發(fā)展態(tài)勢，以此體現(xiàn)出比較強烈的專業(yè)特點和產品特性。

其次，企業(yè)檔案事業(yè)最初面臨的都是原始形態(tài)的記錄資料，必須要由熟悉編研工作的業(yè)務人員進行采集、加工和整理。在企業(yè)工作規(guī)范化的發(fā)展要求上，同時還要滿足企業(yè)檔案信息建設的多項需求，進一步提升檔案工作作為現(xiàn)代化檔案組織建設的重要地位和強化作用。

3.2 企業(yè)檔案工作制度建設

伴隨著時代的快速發(fā)展，企業(yè)檔案工作制度的完善是實現(xiàn)檔案規(guī)范管理等級創(chuàng)建的重要目標。企業(yè)管理者高度重視檔案工作制度建設，對照《企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范管理等評審辦法》的相關規(guī)定，以省市檔案局提出的規(guī)范制度，集合企業(yè)內部的工作特色，設定出一系列適合企業(yè)特點的創(chuàng)建工作目標方案。由不同的業(yè)務工作人員設立企業(yè)檔案工作制度建設小組，由專人安排實施檔案工作任務推進表，利用《檔案安全保管制度》《檔案查閱利用制度》《企業(yè)檔案保密制度》，為企業(yè)檔案工作的推進狀況做好指引。在企業(yè)檔案工作制度建設上，要根據(jù)具體的方案制度進行任務分解，將不同的檔案工作分配給不同的企業(yè)職工，將檔案工作制度“精確到人，責任到崗”，確保檔案工作制度建設更加完善。

3.3 企業(yè)檔案工作業(yè)務建設

在工作業(yè)務建設上，企業(yè)針對于檔案工作業(yè)務的發(fā)展目標，實施不同側重點的業(yè)務研討。進一步拓寬企業(yè)檔案資源的開發(fā)利用，把檔案工作從被動的、手工式的工作方式中脫離開來，開始沿著主動式、綜合化、信息化的業(yè)務建設上發(fā)展。通過教育研討、業(yè)務培訓等方面，進一步完善檔案業(yè)務建設的體系建設，從而實現(xiàn)檔案收集、整理加工、保存、查閱等方面的聯(lián)合，最終達到業(yè)務建設資源的互通和共享。特別是要認真組織檔案工作者對各類文件材料的歸檔業(yè)務進行調控，對歸檔時間、要求、安全等工作進行明確的規(guī)定，采取各種措施抓好檔案工作業(yè)務建設。

3.4 企業(yè)檔案工作設備建設

企業(yè)檔案工作設備建設是重要的發(fā)展保障。企業(yè)要安排專職檔案管理人員聯(lián)合其他兼職檔案員，根據(jù)檔案工作的發(fā)展流程，實施檔案鑒定小組、檔案銷毀小組、檔案保密小組等工作建設。由不同的小組分管不同檔案設備，包括電腦掃描儀、打印機、粉碎機、投影儀、相機等等。把檔案工作設備建設管理納入到企業(yè)中心年度工作計劃和企業(yè)綜合目標考核重點內容上來。確保企業(yè)工作設備經費充足，?？顚Ｓ?，配套設備齊全，硬件設施完善。

3.5 企業(yè)檔案工作信息化建設

當前形勢下，信息化的時代背景使企業(yè)檔案工作處于一個“開放式”的發(fā)展模式中。為此，企業(yè)檔案工作中，需要不斷拓寬企業(yè)檔案工作信息化建設的服務區(qū)域和發(fā)展渠道，為企業(yè)檔案的查詢和研究提供便利，并利用互聯(lián)網的發(fā)展優(yōu)勢，進一步利用閱覽服務、電話查詢、QQ咨詢等形式，建立一個信息建設的發(fā)展平臺。在建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)”的基礎上，使企業(yè)檔案室和信息管理部門能夠相互融合。建立“數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)管理中心”，集中管理檔案紙質文件的存儲和電子文件的收錄，使檔案信息化建設的發(fā)展更加順暢。

4 企業(yè)檔案工作規(guī)范測評的若干措施

4.1 結合測評辦法，細化精準工作

隨著我國市場經濟體制的推進，在企業(yè)檔案工作規(guī)范測評的實施細節(jié)上，演變出了一些具體的實施辦法。其中“因企制宜”就是實施精細化測評工作的一項代表。在企業(yè)所涉及的種類和行業(yè)上，存在著較多的綜合性。筆者認為在測評工作的推進中，應該采取最有利于企業(yè)生產經營的方式和內容為最好。企業(yè)管理者應該結合對檔案工作的認識，靈活多樣的決定檔案管理的精細化測評方法。

首先，要明確檔案工作者的具體分工，確定各個職能部門和承包部門，根據(jù)企業(yè)自身的發(fā)展規(guī)模設計專門的檔案機構，特別是對于一些大型項目設立專項的檔案室。要在統(tǒng)一精細化測評方法的基礎上，從檔案服務、檔案規(guī)范、檔案培訓，倡導對企業(yè)檔案工作實施有針對性的檔案執(zhí)行方法。

其次，企業(yè)行政管理部門要配備與企業(yè)研發(fā)、生產、經營和管理相適應的專職檔案人員，使各部門和各機構之間的檔案人員相對穩(wěn)定。奠定以檔案部門為核心、各職能和承辦部門為基礎的檔案工作體系，從根本上杜絕生搬硬套和脫離實際。根據(jù)生產性質、生產經營規(guī)模、企業(yè)檔案測評的規(guī)律，分清層次，針對各種企業(yè)提出具體的相對方法，進一步強化檔案規(guī)范化管理建設。

4.2 實施客觀評價，服務檔案大局

檔案工作要想獲得長遠的發(fā)展，必須要制定一個客觀的檔案工作規(guī)范測評標準。要緊密圍繞檔案工作的方針、目標和管理模式，從理論研究方向下手，了解企業(yè)檔案管理測評工作的特色機制，建立一個客觀合理的評價機制，進一步服務檔案工作規(guī)范測評的發(fā)展大局。

在評價模式上，要明確企業(yè)歸檔制度，逐步提高檔案利用的效率。在完善檔案工作規(guī)范測評的評價體系上，要從文件的收集、整理、分類、編制檔號、編制目錄等不同的管理手法上，積極建立和保護檔案的客觀評價制度。企業(yè)行政測評部門要進行及時的跟蹤和監(jiān)督制度，以“工分制度”的測評手法，對不同的部門進行綜合的評定。一方面要針對于檔案資源的利用價值進行改善，加大檔案相關硬件設施的資金評分標準。另一方面，還要制定相應的《檔案工作規(guī)范測評評分表》，制定一系列行之有效的規(guī)章制度，讓企業(yè)檔案管理工作有理有據(jù)。

4.3 增進多項培訓，實施精準輔導

為了增進企業(yè)檔案工作人員的發(fā)展質量，企業(yè)管理者要通過不同形式的培訓工作，帶動檔案管理工作的發(fā)展。同時，實行精準的輔導。暨把企業(yè)檔案測評工作崗位劃分為不同的類型，然后進行相應的輔導側重。例如對于管理類、后勤類和科研類三種檔案工作的考核，要根據(jù)管理類的條理性、科研類的專業(yè)性和后勤服務類的全面性進行測評培訓，然后實施精準的、再有針對性的檔案業(yè)務輔導。在鼓勵企業(yè)先進檔案工作人員的同時，適度鞭策較為落后的檔案工作人員。

4.4 確立標準一致，做好系統(tǒng)銜接

在檔案工作規(guī)范化測評的實施上，確立一個公平、平等、合理、科學的規(guī)范測評十分重要。因此，企業(yè)行政管理部門一方面要加快對企業(yè)內部法規(guī)的組織完善，在保護企業(yè)檔案資產和文化知識產權的基礎上，提高檔案工作規(guī)范測評的工作職能，在一定程度上提升企業(yè)檔案的責任性。要在檔案工作規(guī)范測評的基礎上，將績效考核納入檔案工作規(guī)范測評的整體機制之中，明確分析檔案工作規(guī)范測評的崗位分值評定辦法，建立適用于企業(yè)檔案工作的競爭機制，奠定一個系統(tǒng)的考核和銜接基準。在評定的過程中，要保持考核和被考核之間的激勵作用，通過實際的交談和溝通，加深員工的競爭力和自信心。

4.5 建立健全確保，維護檔案安全

要建立一套健全的保護工作，從檔案工作文件的形成、積累與歸檔職責要求、收集、保管、堅定、統(tǒng)計等程序上，對檔案工作的安全性和保密性實行強有力的推動。在做好各項密封留存工作的同時，提出相應的責任追究和處罰措施，從根本上杜絕檔案工作責任的追究機制，杜絕發(fā)展檔案泄密、檔案損毀等行為。而對于可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災害，企業(yè)要在檔案工作的日常中，制定一個良好的管理應急預案，對于可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災害，要從組織結構、搶救方法、保障措施、轉移地點等方面，對檔案信息化管理軟件進行周期性、階段性的完善，確保紙質檔案、電子檔案的存儲、數(shù)據(jù)維護都保持在可以控制的應急范圍上。

5 結語

綜上所述，企業(yè)檔案是企業(yè)更具自身生產實際所編研設計的，它是企業(yè)活動的真實記錄，表現(xiàn)出了企業(yè)文明程度和發(fā)展方向。隨著經濟社會的飛速發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作的理念需要進行更新和升級。特別是在當前形勢下，很多現(xiàn)代企業(yè)都處于改制分流、重大改革的非常時期，檔案的需求不斷增加。因此，廣大企業(yè)檔案工作人員要進一步深化現(xiàn)代化檔案工作的發(fā)展脈絡，從不同的方面對企業(yè)檔案工作進行宏觀指導和依法管理。改革創(chuàng)新、開拓進取，使檔案工作的規(guī)范化要具備一些必要的發(fā)展特性，以此滿足企業(yè)檔案的發(fā)展和建設。

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