基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理服務(wù)體系建設(shè)

趙 巖

（遼寧省交通高等?？茖W(xué)校 沈陽 110122）

基于大數(shù)據(jù)的高校檔案管理服務(wù)體系建設(shè)

趙 巖

（遼寧省交通高等專科學(xué)校 沈陽 110122）

運(yùn)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理服務(wù)體系建設(shè)，是高校檔案工作不斷發(fā)展的必由之路。文章首先提出了大數(shù)據(jù)理念下高校檔案管理服務(wù)體系的內(nèi)涵，然后從客觀技術(shù)環(huán)境、理念與平臺(tái)、檔案隊(duì)伍等方面分析了現(xiàn)狀，從樹立檔案管理大數(shù)據(jù)思維“、大檔案”指引檔案體系建設(shè)、構(gòu)建智慧檔案館云平臺(tái)、建設(shè)檔案制度體系等方面提出了對(duì)策和建議。

大數(shù)據(jù) 高校 檔案 管理服務(wù)體系 對(duì)策

G271

A

2017-09-28

大數(shù)據(jù)的時(shí)代浪潮已經(jīng)深刻影響著社會(huì)生活的方方面面，尤其是傳統(tǒng)的高校檔案管理和服務(wù)模式受到嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。高校檔案管理部門作為高校教學(xué)、科研等活動(dòng)歷史記錄和數(shù)據(jù)資源的管理者，肩負(fù)著“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的神圣職責(zé)。隨著存量檔案數(shù)字化和增量電子檔案的不斷接收，高校檔案數(shù)據(jù)也呈現(xiàn)海量規(guī)模，數(shù)量大、種類多、價(jià)值密度低、處理速度要求高等新特征使傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)體系受到極大挑戰(zhàn)，如海量檔案數(shù)據(jù)的收集問題、數(shù)字信息的安全問題、海量異構(gòu)數(shù)據(jù)的篩選提純問題、用戶需求時(shí)效性強(qiáng)等問題。

一、大數(shù)據(jù)理念下高校檔案管理服務(wù)體系內(nèi)涵和特征

目前學(xué)術(shù)界對(duì)大數(shù)據(jù)形成了統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵主要是：大數(shù)據(jù)包含結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，但它不是對(duì)數(shù)據(jù)量大小的定量描述，而是在種類繁多體量巨大的數(shù)據(jù)中進(jìn)行的快速信息獲取[1]223。大數(shù)據(jù)有四個(gè)基本特征，常被稱為“4V”:①數(shù)據(jù)規(guī)模大（Volume），超大型數(shù)據(jù)的集合；②數(shù)據(jù)種類多（Variety），數(shù)據(jù)格式和種類超越傳統(tǒng)范疇；③價(jià)值密度低（Value）；④處理速度快（Velocity）[2]13。運(yùn)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行高校檔案管理服務(wù)體系建設(shè)應(yīng)具有以下特征。

1.突破傳統(tǒng)高校檔案概念，有大來源。大數(shù)據(jù)理念下高校檔案概念應(yīng)從傳統(tǒng)的公文、音像資料等偏重結(jié)果性的材料，延伸至高校教學(xué)科研和管理活動(dòng)的過程中形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖表圖像、音視頻等信息記錄，從以實(shí)體檔案為主要來源，擴(kuò)展到涵蓋校園內(nèi)各類單機(jī)工作平臺(tái)數(shù)據(jù)和相關(guān)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)信息數(shù)據(jù)。

2.充分利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)大管理。以信息化為主要手段，降低檔案管理人員勞動(dòng)強(qiáng)度，提高高校檔案管理工作效率。高校檔案管理服務(wù)體系能夠?qū)⑹占降暮Ａ繑?shù)據(jù)通過規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的及時(shí)處理并達(dá)到可查性。

3.創(chuàng)新服務(wù)功能和服務(wù)方式，提供大服務(wù)。以檔案利用者為中心，依托網(wǎng)絡(luò)的高校檔案管理服務(wù)體系具備友好的用戶界面和完善的遠(yuǎn)程借閱和調(diào)用控制功能，檔案部門和工作人員可以在管理服務(wù)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)分析篩選，發(fā)現(xiàn)館藏檔案的核心價(jià)值，為利用者提供知識(shí)挖掘、統(tǒng)計(jì)分析等深入服務(wù)[3]28。

二、大數(shù)據(jù)理念下高校檔案管理服務(wù)工作現(xiàn)狀

1.大數(shù)據(jù)是高校檔案管理服務(wù)體系建設(shè)的重要載體。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與分析的海量性是大數(shù)據(jù)最為核心的價(jià)值，與傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)相比，大數(shù)據(jù)可以為高校檔案管理服務(wù)降低綜合成本，提供更加高質(zhì)、高效、廉價(jià)的信息資源共享平臺(tái)。數(shù)據(jù)存儲(chǔ)具有多樣性，相對(duì)于以“結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)”為主體的傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)模式，大數(shù)據(jù)涵蓋各類半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，創(chuàng)新了原有數(shù)據(jù)資源處理模式，為高校檔案管理服務(wù)實(shí)現(xiàn)檔案信息共享突破了信息碎片化的瓶頸。大數(shù)據(jù)處理遵循的“1秒定律”[4]15，使得檔案利用者突破數(shù)據(jù)傳輸困擾，可以高效地從大數(shù)據(jù)存儲(chǔ)器中獲得高價(jià)值的信息。

2.理念落后，高校檔案管理工作多半“重保管輕利用”。在“大數(shù)據(jù)”、“大檔案”被研究者屢次提出的今天，仍有多數(shù)高校檔案部門墨守成規(guī)，將主要人力物力投入到以手工勞動(dòng)為主的檔案收集和整理中，在提供檔案利用服務(wù)上缺乏主動(dòng)性，在檔案信息價(jià)值開發(fā)、提升服務(wù)能力上更是缺乏積極性。改革創(chuàng)新和與時(shí)俱進(jìn)意識(shí)淡薄而導(dǎo)致的檔案服務(wù)意識(shí)和服務(wù)能力的不足，已然成了檔案工作健康發(fā)展的絆腳石。

3.“信息孤島”現(xiàn)象普遍存在，高校檔案管理服務(wù)缺乏統(tǒng)一平臺(tái)。檔案信息資源建設(shè)是高校檔案管理服務(wù)體系建設(shè)的前提和基礎(chǔ)，實(shí)施檔案信息化建設(shè)較早的高校紛紛建立起了獨(dú)立的內(nèi)部檔案信息數(shù)據(jù)庫，但高校之間檔案資源界限明顯且難以跨越，沒有打破館際間的藩籬，檔案信息融合、優(yōu)化、開發(fā)所需的資源共享更是無從談起。頂層設(shè)計(jì)尚未形成，統(tǒng)一的高校檔案資源平臺(tái)仍處于理論階段，高校檔案信息資源總體上仍是封閉的“信息孤島”態(tài)勢(shì)。

4.高校檔案服務(wù)人員整體水平有待提高。目前我國檔案服務(wù)人員普遍存在“數(shù)量短缺、質(zhì)量堪憂”的問題。傳統(tǒng)高校檔案部門受重視程度和資金投入的限制，檔案收集范圍小、利用率低，檔案管理服務(wù)人員多為非檔案專業(yè)人員，更有甚者成為接收其他部門淘汰人員的“冷宮”。專業(yè)性和積極性欠缺使高校檔案服務(wù)人員隊(duì)伍整體水平偏低，運(yùn)用信息技術(shù)處理檔案數(shù)據(jù)的能力很弱。

三、大數(shù)據(jù)理念下高校檔案管理服務(wù)體系建設(shè)的主要對(duì)策和建議

1.創(chuàng)新轉(zhuǎn)型發(fā)展，樹立檔案管理大數(shù)據(jù)思維。只有樹立數(shù)據(jù)就是資源的大數(shù)據(jù)思維，才能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新。首先，整合庫存檔案資源，通過實(shí)體檔案數(shù)字化加工和電子檔案導(dǎo)入初步建成檔案資源池，進(jìn)而加工采集為檔案數(shù)據(jù)，建立高校內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)庫。其次，以此庫為依托深入分析檔案信息的使用價(jià)值，擴(kuò)大檔案信息收集范圍，做到能收盡收，能歸盡歸，充分利用大數(shù)據(jù)時(shí)代信息覆蓋面廣和互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)可采集的優(yōu)勢(shì)，將傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化的檔案信息與社會(huì)化和半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化的檔案信息集成優(yōu)化，建立高校內(nèi)部檔案大數(shù)據(jù)庫。再次，探索建立各個(gè)高校檔案數(shù)據(jù)庫之間的協(xié)同關(guān)聯(lián)，全面開創(chuàng)檔案數(shù)據(jù)融合共享局面，提升檔案數(shù)據(jù)服務(wù)用戶的深入性和有效性。

2.提高重視程度，以“大檔案”指引檔案體系建設(shè)。將檔案管理服務(wù)體系建設(shè)工作納入高校年度重點(diǎn)工作，明確責(zé)任主體。以科學(xué)論證為前提，凸顯大數(shù)據(jù)理念下檔案的范圍、信息量、利用需求急劇擴(kuò)大的“大檔案”特征，并制定與之相適應(yīng)的高校檔案管理服務(wù)體系建設(shè)相關(guān)規(guī)劃，細(xì)化落實(shí)規(guī)劃提出的任務(wù)，完善規(guī)劃實(shí)施和評(píng)估機(jī)制，保障規(guī)劃目標(biāo)和任務(wù)的完成。加大經(jīng)費(fèi)支持力度，配備所需硬件環(huán)境。通過舉辦主題檔案日、檔案講座等傳統(tǒng)形式和新興媒體宣講檔案知識(shí)和利用成效，帶領(lǐng)師生員工增強(qiáng)檔案意識(shí)，為檔案實(shí)體收集和信息采集、利用創(chuàng)立基礎(chǔ)。通過建立檔案人員教育培訓(xùn)機(jī)制，以檔案專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)和多渠道、不同側(cè)重點(diǎn)的業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，提高現(xiàn)有檔案信息服務(wù)人員思維、專業(yè)知識(shí)和技能。通過對(duì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)方面人才的引進(jìn)，提升整體檔案工作隊(duì)伍適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代需求的能力。

3.提高管理技術(shù)，構(gòu)建智慧檔案館云平臺(tái)。在信息技術(shù)日新月異的今天，提高管理技術(shù)是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然選擇。智慧檔案館云平臺(tái)的架構(gòu)算是此間重中之重。主要應(yīng)從底層、平臺(tái)層、應(yīng)用層、頂層四個(gè)方面來構(gòu)建。底層是第一層也是物理資源層，作用是為智慧檔案館云平臺(tái)運(yùn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、計(jì)算、傳輸?shù)忍峁└黝愊嚓P(guān)硬件資源。平臺(tái)層是第二層，用戶可以在此部署和控制應(yīng)用程序[5]60。應(yīng)用層是第三層也是支持層，負(fù)責(zé)為平臺(tái)檔案綜合業(yè)務(wù)服務(wù)提供支持。頂層是第四層也是終端層，服務(wù)終端用戶，服務(wù)流程可以根據(jù)用戶需求進(jìn)行定義和修改，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息查詢、推送等綜合利用。

4.創(chuàng)新管理制度，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案制度體系。規(guī)范管理需要制度先行。大數(shù)據(jù)理念下高校檔案管理服務(wù)體系的建立和發(fā)展必須在法治的軌道上進(jìn)行。既要結(jié)合現(xiàn)行法律、法規(guī)、制度，也要結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代特征，遵循“互聯(lián)、開發(fā)、共享”的核心原則，建立基于數(shù)字資源生命周期的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系[6]37，使館際之間的各類檔案資源共享有據(jù)可循，有法可依。再建立起針對(duì)檔案資源的產(chǎn)生、定義、收集、管理、保存和服務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)規(guī)范體系，同時(shí)配合每一環(huán)節(jié)制定出規(guī)范的操作流程，優(yōu)化檔案整體管理工作，為大數(shù)據(jù)理念下的高校檔案管理體系的建設(shè)和運(yùn)行提供制度保障。

[1]徐子沛.大數(shù)據(jù)[M].廣西師范大學(xué)出版社，2015:223.

[2]孫藝娟.大數(shù)據(jù)推動(dòng)IT基礎(chǔ)架構(gòu)的創(chuàng)新 [N].計(jì)算機(jī)世界，2014-1-20:13.

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[5]王衛(wèi)平.論大數(shù)據(jù)對(duì)檔案工作的影響及其帶來的挑戰(zhàn)[J].檔案現(xiàn)代化管理，2014（4）:58-60.

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10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.24.09