基于系統(tǒng)動(dòng)力學(xué)的檔案館知識(shí)管理影響因素分析

舒 暢 王欣宇

（遼寧中醫(yī)藥大學(xué) 沈陽 100032）

基于系統(tǒng)動(dòng)力學(xué)的檔案館知識(shí)管理影響因素分析

舒 暢 王欣宇

（遼寧中醫(yī)藥大學(xué) 沈陽 100032）

檔案館知識(shí)管理水平的高低受到諸多因素共同作用的制約，從系統(tǒng)論角度研究出發(fā)，利用系統(tǒng)動(dòng)力學(xué)原理分析各影響因素之間的相互關(guān)系，并借助因果回路圖，深層次分析檔案館知識(shí)管理資源、檔案館知識(shí)管理流程、檔案館知識(shí)管理績效評(píng)價(jià)等三大模塊的運(yùn)行機(jī)理，概括影響檔案館知識(shí)管理的動(dòng)力因素和阻礙因素，希望對(duì)今后檔案館的知識(shí)管理體系構(gòu)建起到參考和借鑒作用。

系統(tǒng)動(dòng)力學(xué) 檔案館知識(shí)管理 因果回路圖 影響因素

G270.7

A

2017-07-10

20世紀(jì)90年代以來，我國檔案界開始了對(duì)知識(shí)管理的探索研究，注重對(duì)檔案知識(shí)管理的理論、特征、實(shí)現(xiàn)策略等綜合性分析，并取得了一些有價(jià)值的理論成果，促進(jìn)了檔案館知識(shí)管理水平的提高。但是，目前的研究較少從系統(tǒng)學(xué)的角度對(duì)檔案館知識(shí)管理體系各影響因素之間的相互關(guān)系進(jìn)行分析。本文借助系統(tǒng)動(dòng)力學(xué)因果回路圖，發(fā)掘在檔案館知識(shí)管理體系構(gòu)建的過程中存在的動(dòng)力因素和阻礙因素，從而在實(shí)際工作中對(duì)阻礙因素進(jìn)行有效控制，保證檔案館知識(shí)管理得到可持續(xù)的良性發(fā)展。

一、系統(tǒng)動(dòng)力學(xué)原理概述

系統(tǒng)動(dòng)力學(xué)（system dynamics）“是系統(tǒng)科學(xué)理論與計(jì)算機(jī)仿真緊密結(jié)合、研究系統(tǒng)反饋結(jié)構(gòu)與行為的一門科學(xué)，是系統(tǒng)科學(xué)與管理科學(xué)的一個(gè)重要分支”[1]3。系統(tǒng)動(dòng)力學(xué)以系統(tǒng)論為基礎(chǔ)，用回路作為描述系統(tǒng)的基本單元，用圖的形式描述各要素之間相互影響和相互作用的關(guān)系，借助方程對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行定量分析，研究分析現(xiàn)實(shí)社會(huì)復(fù)雜的、非線性的、多重反饋的動(dòng)態(tài)系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，因此也被稱為現(xiàn)實(shí)系統(tǒng)的“實(shí)驗(yàn)室”。

從系統(tǒng)論角度研究可知，任何社會(huì)系統(tǒng)都是一個(gè)復(fù)雜的動(dòng)態(tài)系統(tǒng)，檔案館知識(shí)管理亦是如此。檔案館知識(shí)管理是一個(gè)非線性的系統(tǒng)行為，檔案館保存的海量知識(shí)信息使得系統(tǒng)各要素之間的相互作用關(guān)系極其復(fù)雜，決策的制訂、戰(zhàn)略的實(shí)施都會(huì)受到內(nèi)部、外部眾多因素的制約，動(dòng)態(tài)系統(tǒng)的任何微妙變化，局部決策的任何微小改變，都有可能出現(xiàn)體系結(jié)構(gòu)和實(shí)際工作的不兼容，給檔案館的知識(shí)管理工作帶來損失和不便。這就需要在決策前探索科學(xué)的理論和方法來試驗(yàn)當(dāng)前行動(dòng)和政策的可行性，系統(tǒng)動(dòng)力學(xué)原理與方法就是行之有效的工具。由于檔案館知識(shí)管理是一個(gè)影響因素相互作用、相互依賴形成的具有特定功能的有機(jī)整體，遵循一定因果關(guān)系，而系統(tǒng)動(dòng)力學(xué)是以系統(tǒng)論為基礎(chǔ)，借助因果回路圖，用反饋回路描述系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，能夠?qū)n案館知識(shí)管理體系中各影響因素進(jìn)行平行思考、全面分析，保證體系中各個(gè)細(xì)節(jié)都能夠得到相應(yīng)的照顧。因此，系統(tǒng)動(dòng)力學(xué)原理適用于檔案館知識(shí)管理中的動(dòng)力及障礙因素分析。

二、基于系統(tǒng)動(dòng)力學(xué)檔案館知識(shí)管理的機(jī)理分析

通過借鑒C.W.霍爾斯阿普爾和K.D.喬希協(xié)作性知識(shí)管理框架[2]1，并參照我國知識(shí)管理標(biāo)準(zhǔn)（GB/T23703）內(nèi)容，檔案館知識(shí)管理體系主要由三大模塊構(gòu)成，即檔案館知識(shí)管理資源模塊、檔案館知識(shí)管理流程模塊、檔案知識(shí)管理績效評(píng)價(jià)模塊。檔案館知識(shí)管理體系不僅是一個(gè)系統(tǒng)，同時(shí)也是一個(gè)相互影響、相互作用的循環(huán)過程，檔案館知識(shí)管理資源是檔案館實(shí)施知識(shí)管理工作的基石，檔案館知識(shí)管理流程是檔案館工作的核心內(nèi)容，檔案館知識(shí)管理績效評(píng)價(jià)是檔案館發(fā)展的推動(dòng)力，三者相互依存共同作用于檔案館知識(shí)管理工作。以下是基于系統(tǒng)動(dòng)力學(xué)原理對(duì)檔案館知識(shí)管理三個(gè)模塊的因果關(guān)系分析。

1．檔案館知識(shí)管理資源模塊。從圖1可以發(fā)現(xiàn)，檔案館知識(shí)管理資源是實(shí)施各項(xiàng)工作的前提條件，也是知識(shí)管理的重要客觀對(duì)象，主要包括知識(shí)資源、資金和基礎(chǔ)設(shè)施投入、檔案知識(shí)用戶、檔案館員、領(lǐng)導(dǎo)決策、政策制度等要素。從圖中可以看出檔案館充足的資金投入，將會(huì)帶動(dòng)檔案館基礎(chǔ)設(shè)施的不斷完善，進(jìn)而豐富檔案館知識(shí)資源，促進(jìn)檔案館員數(shù)量和質(zhì)量的雙重提升，吸引更多用戶利用檔案資源，從而形成一個(gè)正反饋回路。但是，檔案用戶數(shù)量的增加又會(huì)造成知識(shí)資源和基礎(chǔ)設(shè)施的相對(duì)減少，這就需要從宏觀上進(jìn)行把控，通過領(lǐng)導(dǎo)層面的組織決策、戰(zhàn)略部署以及制度完善等手段對(duì)檔案館知識(shí)管理的各要素進(jìn)行適當(dāng)干預(yù)，保障檔案館知識(shí)管理流程的良性循環(huán)，促進(jìn)檔案館各項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。

圖1：檔案館知識(shí)管理資源因果回路圖

2.檔案館知識(shí)管理流程模塊。參照我國知識(shí)管理標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案館實(shí)際情況，檔案館知識(shí)管理流程可以看作是知識(shí)轉(zhuǎn)化和創(chuàng)新的過程，包括知識(shí)資源、知識(shí)鑒別、知識(shí)獲取、知識(shí)存儲(chǔ)、知識(shí)應(yīng)用、知識(shí)共享和知識(shí)創(chuàng)新等要素，因果關(guān)系如圖2。在這些要素中，知識(shí)資源是檔案館知識(shí)管理流程模塊的核心要素，因此以知識(shí)資源分析為起點(diǎn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代知識(shí)資源的幾何級(jí)式增長，為知識(shí)鑒別工作帶來了巨大壓力，通過鑒別獲取有價(jià)值的檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)，一部分顯性知識(shí)可以直接作為知識(shí)資源提供利用，而另一部分隱性知識(shí)則需要進(jìn)行轉(zhuǎn)化、共享才能提供利用，同時(shí)，利用先進(jìn)的技術(shù)手段進(jìn)行知識(shí)創(chuàng)新再造，進(jìn)而又豐富了檔案館知識(shí)資源。由此可見，諸要素與檔案館知識(shí)資源總量的提升具有正相關(guān)關(guān)系。

圖2：檔案館知識(shí)管理流程因果回路圖

3．檔案館知識(shí)管理績效評(píng)價(jià)模塊。檔案館知識(shí)管理的最終目的是為檔案用戶提供豐富的、多樣化的知識(shí)資源和服務(wù)，通過績效評(píng)價(jià)模塊因果關(guān)系分析，可以獲得隱藏于數(shù)據(jù)背后的現(xiàn)實(shí)問題，揭示知識(shí)管理過程中的薄弱環(huán)節(jié)，有助于檔案館領(lǐng)導(dǎo)和館員從全局角度進(jìn)行工作安排和部署，使實(shí)際工作有的放矢。檔案館知識(shí)管理績效評(píng)價(jià)主要由三部分組成：檔案館知識(shí)管理資源績效評(píng)價(jià)、檔案館知識(shí)管理服務(wù)績效評(píng)價(jià)和檔案館知識(shí)管理流程績效評(píng)價(jià)，如圖3。通過對(duì)三要素的績效評(píng)價(jià)分析，能夠揭示出檔案館知識(shí)管理工作的整體水平，從而使領(lǐng)導(dǎo)在制定政策時(shí)抓重點(diǎn)，從實(shí)際出發(fā)解決知識(shí)管理工作中存在的主要矛盾，促進(jìn)檔案館知識(shí)管理水平的提升。

圖3：檔案館知識(shí)管理績效評(píng)價(jià)因果回路圖

三、檔案館知識(shí)管理的影響因素分析

通過對(duì)檔案館知識(shí)管理體系因果關(guān)系的分析研究可見，知識(shí)資源、檔案館員、用戶等要素是以上三個(gè)因果關(guān)系圖中所共用的，三大知識(shí)管理模塊是一個(gè)相互聯(lián)系、相互存儲(chǔ)的整體，共同構(gòu)成了完整的檔案館知識(shí)管理體系。這就要求在檔案館知識(shí)管理體系構(gòu)建過程中平行思考各種要素之間的相互影響，既要考慮到推動(dòng)檔案館知識(shí)管理的動(dòng)力因素，也不應(yīng)該忽視檔案館知識(shí)管理過程中的阻礙因素。

1.檔案館知識(shí)管理的動(dòng)力因素。

（1）知識(shí)資源因素。巧婦難為無米之炊，檔案館知識(shí)管理亦是如此。檔案館的館藏?cái)?shù)量巨大、內(nèi)容龐雜，館藏資源的形式不斷擴(kuò)大，既有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案也有信息時(shí)代的電子文件，但這些并不適用于知識(shí)管理背景下的檔案管理需求。檔案館的知識(shí)管理要求檔案不再是堆積在一起的泛黃故紙，而是從館藏檔案中獲取的更深層次的有用信息和資源，是閃耀著智慧的知識(shí)資源庫[3]80。豐富的知識(shí)資源能夠?qū)崿F(xiàn)優(yōu)質(zhì)的檔案資源供給，滿足用戶需求，為實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)共享奠定基礎(chǔ)，只有將“死檔案”變成“活檔案”，深入挖掘其中的知識(shí)資源，才能不斷滿足社會(huì)日益增長的知識(shí)需求，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值。

（2）知識(shí)管理人員因素。對(duì)于一個(gè)組織來說，知識(shí)生產(chǎn)力的高低歸根到底取決于知識(shí)管理人員的知識(shí)潛力和知識(shí)結(jié)構(gòu)以及由此產(chǎn)生的知識(shí)創(chuàng)新能力，尤其是對(duì)高度個(gè)性化的、難以形式化的隱性知識(shí)的開發(fā)。以往檔案館管理強(qiáng)調(diào)的是顯性知識(shí)的利用，而知識(shí)管理同時(shí)強(qiáng)調(diào)的顯性知識(shí)和隱性知識(shí)，特別是檔案館員經(jīng)過長期積累的管理經(jīng)驗(yàn)，需要最大限度地開發(fā)出來為用戶所用。因此，檔案館的知識(shí)管理需要建立在以人為本的基礎(chǔ)之上，通過多種方式為管理人員營造良好的工作、學(xué)習(xí)環(huán)境，倡導(dǎo)學(xué)術(shù)研究之風(fēng)，鼓勵(lì)檔案館員之間的知識(shí)交流和溝通，建立一支學(xué)習(xí)型、研究型知識(shí)管理團(tuán)隊(duì)，以文化的力量帶動(dòng)人員的隱性知識(shí)顯性化，將個(gè)人隱性知識(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)資產(chǎn)[4]15，從而促進(jìn)知識(shí)生產(chǎn)力的提高，帶動(dòng)檔案館知識(shí)創(chuàng)新活動(dòng)的開展。

（3）實(shí)體環(huán)境因素。檔案館知識(shí)管理的實(shí)體環(huán)境因素是指以實(shí)體資源組成的知識(shí)管理工作環(huán)境，包括資金、辦公設(shè)備、館藏庫房、信息技術(shù)等軟硬件，促進(jìn)員工的隱性知識(shí)開發(fā)，最重要的就是形成一個(gè)良好的知識(shí)環(huán)境和組織文化，使員工在軟性的管理環(huán)境中將自己的知識(shí)奉獻(xiàn)給組織[5]74-75，將個(gè)人發(fā)展與組織發(fā)展密切聯(lián)系在一起。資金投入是知識(shí)管理工作正常運(yùn)行的前提保障，資金投入的多少直接關(guān)系到知識(shí)管理的水平。比如，辦公設(shè)備的購置、檔案館庫房的構(gòu)建等硬件建設(shè)都離不開資金的保障，良好的辦公環(huán)境能夠使得檔案館員更加努力工作，不斷從工作中學(xué)習(xí)、積累經(jīng)驗(yàn)，發(fā)揮創(chuàng)新精神。此外，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，新近的、前沿的信息技術(shù)等軟環(huán)境的投入將促進(jìn)檔案館知識(shí)資源的共享，加快檔案知識(shí)傳播速度，提高利用率和利用效果，從而進(jìn)一步增加檔案知識(shí)價(jià)值。

顯而易見，上述三個(gè)方面因素與檔案館知識(shí)管理水平的提高具有正相關(guān)關(guān)系，對(duì)檔案館知識(shí)管理的積極影響更為顯著，形成檔案館知識(shí)管理的原動(dòng)力，共同作用構(gòu)成了檔案館知識(shí)管理體系的動(dòng)力推動(dòng)系統(tǒng)。

2.檔案館知識(shí)管理的阻礙因素。

（1）知識(shí)的排他性。在知識(shí)開發(fā)和共享過程中，知識(shí)所有者往往會(huì)持有一種“知識(shí)私有”的觀念，認(rèn)為知識(shí)是一種私有的排他性財(cái)富，只有獨(dú)自占有，才能在社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中處于優(yōu)勢(shì)地位，保持住自身利益不被侵犯。知識(shí)共享后私有資源將不再獨(dú)自占有，將會(huì)被更多人獲取，相應(yīng)的原有優(yōu)勢(shì)地位就會(huì)隨之消失。知識(shí)擁有者不愿意將自己的知識(shí)拿出來與他人分享，特別是經(jīng)過自身多年積累的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等耗時(shí)長的隱性知識(shí)資源，往往會(huì)不情愿提供時(shí)間與資源進(jìn)行傳播和共享。同時(shí)，知識(shí)擁有者對(duì)相關(guān)政策和法律制度的了解不夠，特別是知識(shí)產(chǎn)權(quán)制度，潛意識(shí)上又加重了“知識(shí)私有”觀念。因此，為了個(gè)人利益，知識(shí)擁有者大多會(huì)限制私有資源進(jìn)入公共領(lǐng)域，或者采取有償方式進(jìn)行傳播，這樣必然會(huì)阻礙知識(shí)創(chuàng)新的實(shí)現(xiàn)。

（2）激勵(lì)機(jī)制的缺失。由于知識(shí)具有較強(qiáng)的排他性，知識(shí)擁有者都不愿意去進(jìn)行知識(shí)分享，適當(dāng)?shù)募?lì)機(jī)制能夠鼓勵(lì)知識(shí)擁有者積極主動(dòng)去分享知識(shí)資源，保障知識(shí)傳播和共享的順暢，激勵(lì)人們?cè)敢鈪⑴c其中。但是，正是激勵(lì)機(jī)制的缺失，知識(shí)擁有者一般不會(huì)主動(dòng)地去進(jìn)行知識(shí)分享，而是選擇繼續(xù)獨(dú)自占有。尤其是檔案知識(shí)擁有者，他們所掌握的隱性知識(shí)具有較強(qiáng)的憑證價(jià)值和參考價(jià)值，知識(shí)含金量遠(yuǎn)高于其他知識(shí)類別，在沒有相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制的保障下，主動(dòng)進(jìn)行知識(shí)共享，他們既得不到事業(yè)上的認(rèn)同感，也得不到任何獎(jiǎng)勵(lì)和表彰，精神上的榮譽(yù)感和物質(zhì)上的實(shí)惠都將失去，如果強(qiáng)制進(jìn)行只會(huì)造成人才的流失和競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的下降。因此，激勵(lì)機(jī)制的缺失將會(huì)造成檔案知識(shí)擁有者知識(shí)共享意愿的下降。

（3）評(píng)估指標(biāo)體系的不完善。全國檔案館現(xiàn)如今都在根據(jù)各自館藏特色建設(shè)不同的管理系統(tǒng)和服務(wù)系統(tǒng)，而檔案館的知識(shí)服務(wù)沒有獨(dú)立的系統(tǒng)支撐，多數(shù)是掛靠在檔案館管理系統(tǒng)之中。由于不同地區(qū)、不同類型檔案館的評(píng)估指標(biāo)體系不完善，各自盲目進(jìn)行擴(kuò)張，缺乏前期溝通與交流，造成檔案館各自開發(fā)的很多服務(wù)系統(tǒng)之間大量重復(fù)和人、財(cái)、物的浪費(fèi)，無疑增加了檔案館知識(shí)管理的建設(shè)負(fù)擔(dān)。因此，這在一定程度上來說也是一種資源浪費(fèi)，對(duì)本就不富裕的檔案館來說增加了新難題。

此外，檔案館知識(shí)管理還存在著其他阻礙因素，如檔案自身的保密屬性等，這會(huì)使得知識(shí)的傳播和共享受到特定條件的約束，總之，只有有針對(duì)性地對(duì)阻礙因素加以克服，檔案館的知識(shí)管理才能實(shí)現(xiàn)，才能為檔案資源的開發(fā)利用奠定基礎(chǔ)。

[1]鐘永光，賈曉菁，錢穎，等.系統(tǒng)動(dòng)力學(xué)[M].北京：科學(xué)出版社，2016.

[2]高順尉，郭家義.圖書館引入知識(shí)管理框架研究[J].圖書館理論與實(shí)踐，2008（3）：1-4.

[3]楊琛.知識(shí)管理背景下檔案知識(shí)共享的思考[J].檔案管理，2015（5）：80-81.

[4]張曉娟，左田原，朱寧.我國檔案館運(yùn)用知識(shí)管理的案例研究—以武漢市城建檔案館為例[J].檔案學(xué)研究，2010（2）：13-17.

[5]廖開際.知識(shí)管理原理與應(yīng)用[M].北京：清華大學(xué)出版社，2007.

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.24.11

遼寧省檔案局科技項(xiàng)目（L-2017-X-29）。

舒暢，遼寧中醫(yī)藥大學(xué)黨政辦公室館員，研究方向?yàn)楦咝n案管理；王欣宇，遼寧中醫(yī)藥大學(xué)黨政辦公室副研究館員，研究方向?yàn)獒t(yī)療檔案管理。