淺析高校教學(xué)秘書的工作職能及工作素質(zhì)

趙佳慧

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淺析高校教學(xué)秘書的工作職能及工作素質(zhì)

趙佳慧

（吉林師范大學(xué)博達(dá)學(xué)院 四平，136000）

教學(xué)管理是高校管理體系中最重要的環(huán)節(jié)，教學(xué)秘書則是高校教學(xué)管理中的基層管理者，承擔(dān)著上傳下達(dá)、聯(lián)系各部門之間工作的職能，扮演者高校教學(xué)體系中的橋梁和紐帶。因而，教學(xué)秘書的工作質(zhì)量和工作效率直接關(guān)系到各高校教學(xué)管理工作的落實(shí)和質(zhì)量。在高校實(shí)際教學(xué)管理中劃分教學(xué)秘書的工作職能，培養(yǎng)優(yōu)良的工作素質(zhì)是提高教學(xué)管理水平的重要措施和手段。

高校；教學(xué)秘書；工作職能；工作素質(zhì)

教學(xué)工作是高校發(fā)展和進(jìn)步的核心內(nèi)容，抓好了教學(xué)管理工作，形成切實(shí)可行的教學(xué)管理體系是高校健康順利發(fā)展的基石。而在現(xiàn)今高校教學(xué)管理體系中，教學(xué)秘書作為基層教學(xué)單位最直接的教學(xué)管理人員，承擔(dān)著教學(xué)管理的具體、實(shí)際工作，在實(shí)際教學(xué)活動(dòng)中起著非常重要的作用。如何提高教學(xué)秘書的實(shí)際工作效率是改善高校教學(xué)活動(dòng)的直接措施。而作為高校教學(xué)管理部門要從高角度、大視角、握全局的角度劃分教學(xué)秘書的工作職能，將具體工作落實(shí)到具體人、具體崗位，是教學(xué)秘書能夠按照工作職責(zé)、工作要求來完成具體工作。而從教學(xué)秘書本身來講，要在具體工作中，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，逐步根據(jù)自己的工作內(nèi)容提高自己的工作素質(zhì)，力求順利的完成所承擔(dān)的工作內(nèi)容，進(jìn)而保證高校教學(xué)管理工作的順利、高效地進(jìn)行。

一、教學(xué)秘書及其工作職能

（一）教學(xué)秘書的概念及特點(diǎn)

1.教學(xué)秘書的概念

在國家勞動(dòng)和社會(huì)保障局1997年頒發(fā)的《秘書職業(yè)試行標(biāo)準(zhǔn)》中，對(duì)秘書做了專業(yè)的定義，即專門從事辦公室程序性工作、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)并為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施服務(wù)的人員。而高校教學(xué)秘書則是秘書職業(yè)體系中的一個(gè)分類，具體限定在高校實(shí)際教學(xué)管理體系中，為高校的具體教學(xué)活動(dòng)而服務(wù)，是高校教學(xué)管理中最基層的管理者，同樣也是高校教學(xué)管理工作的具體執(zhí)行者，是在系主任和副主任的領(lǐng)導(dǎo)下，在教務(wù)處與教學(xué)主任的直接指導(dǎo)下從事程序性的教學(xué)工作，是一個(gè)系部最重要的基層教學(xué)工作者。

2.教學(xué)秘書的特點(diǎn)

教學(xué)秘書在高校實(shí)際教學(xué)管理體系中扮演著重要的角色，教學(xué)秘書工作的效率和質(zhì)量有可能直接關(guān)系到整個(gè)學(xué)校的工作開展和實(shí)施。因此，對(duì)教學(xué)秘書工作特點(diǎn)的總結(jié)和歸納是進(jìn)一步做好教學(xué)秘書工作，保證高校教學(xué)活動(dòng)順利進(jìn)行的基礎(chǔ)內(nèi)容。（1）服務(wù)和管理于一體，教學(xué)秘書工作的根本出發(fā)點(diǎn)就是服務(wù)于學(xué)校教學(xué)管理工作、服務(wù)于教師、服務(wù)于學(xué)生、服務(wù)于整個(gè)學(xué)校的工作。而其管理工作則包括每學(xué)期的教學(xué)運(yùn)行管理、學(xué)籍檔案管理、系部具體教學(xué)設(shè)施管理、文件傳達(dá)管理以及具體工作突發(fā)事件應(yīng)急管理等。因?yàn)榻虒W(xué)秘書的工作和服務(wù)對(duì)象是具體的每一個(gè)人、都有自己的具體思想、行為準(zhǔn)則和認(rèn)知理念，所以在具體工作的溝通和處理中教學(xué)秘書要拿捏好工作方法，適當(dāng)準(zhǔn)確順利的完成相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)交代的實(shí)際工作內(nèi)容。同時(shí)要樹立服務(wù)理念，將具體管理工作劃定為為學(xué)校、為師生服務(wù)的原則體系里。（2）責(zé)任與原則于一體，教學(xué)秘書工作雖然平凡無奇、瑣碎繁雜，但是卻要求教學(xué)秘書有很高的責(zé)任心以及很強(qiáng)的責(zé)任心。因?yàn)?，如果在具體工作中稍有不慎就可能出現(xiàn)責(zé)任事故，嚴(yán)重者甚至?xí)斐山虒W(xué)事故，影響教學(xué)秩序的正常順利進(jìn)行。這就要求在實(shí)際工作中，教學(xué)秘書在遇到這樣或那樣的實(shí)際問題時(shí)候，要冷靜對(duì)待，把握原則，負(fù)責(zé)任的按照學(xué)校的規(guī)章制度靈活的處理各種突發(fā)事件，進(jìn)而來保證教學(xué)活動(dòng)公平、公正、公開的進(jìn)行。（3）形象與繁雜于一體，從具體的工作內(nèi)容來分析，教學(xué)秘書的工作幾乎涉獵到整個(gè)學(xué)校的全部教學(xué)管理工作，內(nèi)容廣、工作量大，繁瑣復(fù)雜。同時(shí)，教學(xué)秘書還承擔(dān)著與其他各部門之間聯(lián)系的工作，上傳下達(dá)、溝通交流，所以，教學(xué)秘書的精神風(fēng)貌就代表著整個(gè)系的精神風(fēng)貌，因而教學(xué)秘書要以積極向上的工作態(tài)度去面對(duì)各種聯(lián)絡(luò)和突發(fā)事件。確保教學(xué)工作順利進(jìn)行。

（二）教學(xué)秘書的工作職能

1.是參謀又是助手，定位角色職能，不逾越。

教學(xué)秘書在日常具體教學(xué)活動(dòng)中，工作對(duì)象主要是教師和學(xué)生，但是有時(shí)候也要在系部與學(xué)校各部門之間進(jìn)行經(jīng)常性的溝通和聯(lián)系。這些實(shí)際工作內(nèi)容就決定了在實(shí)際工作中，教學(xué)秘書不是決策者，而是充當(dāng)著參謀和助手的角色。所以，教學(xué)秘書要對(duì)自己的角色進(jìn)行正確的定位，傳達(dá)好、參謀好、協(xié)助好、不越位，嚴(yán)格按照學(xué)校及本系部的各項(xiàng)規(guī)章制度進(jìn)行日常教學(xué)管理和服務(wù)，維持好教學(xué)工作的正常秩序，做到“參與而不去干預(yù)，出謀劃策而不去進(jìn)行決策”。

2.是橋梁又是紐帶，傳達(dá)相關(guān)信息，求準(zhǔn)確。

毋庸置疑，在高校教學(xué)活動(dòng)中教學(xué)秘書最直接的工作職能就是橋梁和紐帶。即將在教師和學(xué)生之間搭建橋梁，在教務(wù)部門和系部之間做好紐帶，在學(xué)校各部門與本系部之間做好溝通。教師對(duì)學(xué)校相關(guān)硬件、軟件以及學(xué)生情況的評(píng)價(jià)，學(xué)校教務(wù)部門對(duì)系部相關(guān)問題的處理，本系部對(duì)于學(xué)校教務(wù)部門相關(guān)政策的執(zhí)行情況等都是教學(xué)秘書每天必須要做的、必須要解決的問題。因此這就要求教學(xué)秘書能夠準(zhǔn)確、及時(shí)的傳達(dá)相關(guān)信息，做到精準(zhǔn)高效。

3.是管理又是育人，實(shí)處落實(shí)工作，質(zhì)量高。

高校教學(xué)活動(dòng)質(zhì)量的高低，主要是由教學(xué)秘書在日常管理中對(duì)教學(xué)過程、教學(xué)手段和教學(xué)方法的監(jiān)控和管理，在監(jiān)控和管理的同時(shí)還需要教學(xué)秘書有較強(qiáng)的組織能力，進(jìn)而做好教學(xué)秩序的良好運(yùn)行和教學(xué)質(zhì)量的不斷提高。從另一個(gè)方面講，教學(xué)秘書也是高校教師，與學(xué)生日常接觸的時(shí)間非常多，是學(xué)生的表率和榜樣，更是給予學(xué)生幫助和指導(dǎo)的引路人，所以說教學(xué)秘書也是高校的一線育人者。

二、教學(xué)秘書的工作素質(zhì)

（一）過硬的思想政治素質(zhì)

思想素質(zhì)是一個(gè)人行為的指導(dǎo)方針，有什么樣的思想素質(zhì)就決定著這個(gè)人有什么樣的行為特征。教學(xué)秘書作為高校基層教育工作者、管理育人的踐行者，是否具有優(yōu)良的思想素質(zhì)，道德立場關(guān)系到管理育人的路線和政策方針的引領(lǐng)。作為一名教學(xué)秘書在完成自己的本職工作---全心全意為教師和學(xué)生服務(wù)，全心全意為學(xué)校教學(xué)管理服務(wù)的同時(shí)還應(yīng)該在思想上始終與黨中央保持一致，積極學(xué)習(xí)和關(guān)注黨政方針政策，熱愛教育事業(yè)，甘為人梯，立足基層，將教學(xué)秘書工作做到實(shí)處、做到為學(xué)生、為教師、為學(xué)校的服務(wù)之中。

（二）良好的職業(yè)道德素養(yǎng)

教學(xué)秘書崗位作為高校教學(xué)管理工作中的核心崗位，這要求教學(xué)秘書具有良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，做到干一行、愛一行，真正做到熱愛自己的本職工作，認(rèn)真完成每天程序性的工作內(nèi)容，不嫌棄工作繁瑣復(fù)雜，不厭倦千篇一律的工作內(nèi)容。日日做，時(shí)時(shí)做的工作，就應(yīng)該以一顆甘于奉獻(xiàn)的心去總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，培養(yǎng)工作情感，提高工作效率。將不好干的工作做得好干，做的順手。將繁雜瑣碎的重任務(wù)做得高效精準(zhǔn)。

（三）優(yōu)良的專業(yè)文化業(yè)務(wù)素質(zhì)

教學(xué)秘書作為一個(gè)系部的教育管理人員，擔(dān)負(fù)著管理育人的職能。因此，作為一個(gè)教學(xué)秘書就應(yīng)該在工作之余學(xué)習(xí)自己所負(fù)責(zé)系部的專業(yè)課知識(shí)、教學(xué)結(jié)構(gòu)、大綱體系、教學(xué)過程和教學(xué)規(guī)律，以便于在日常的實(shí)際工作中能夠順利的完成日常工作，熟悉相關(guān)專業(yè)知識(shí)，保證本系部教學(xué)管理工作的順利地進(jìn)行。

總之，教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理體系中的基層管理者，擔(dān)負(fù)著管理育人與實(shí)踐育人的職責(zé)。其工作質(zhì)量的高低甚至?xí)苯佑绊懙礁咝＝逃聵I(yè)能否順利發(fā)展。因此，高校教學(xué)秘書應(yīng)該在完成自己本職工作的同時(shí)還要不斷提高自己的工作素質(zhì)，為高校的發(fā)展和教學(xué)管理發(fā)揮應(yīng)有的作用。

[1]王新華，李炎婷.教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中的作用及素質(zhì)要求[J].新疆職業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào),2009(5).

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（責(zé)任編輯： 孟睿）

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