關(guān)于高校財務(wù)業(yè)務(wù)外包的探索

張慧麗

摘要：近年來，伴隨著教學(xué)和科研任務(wù)的不斷增加，高校面臨的外部壓力和內(nèi)部需求與人力資源現(xiàn)狀之間的矛盾日趨激化。在此背景下，引進(jìn)業(yè)務(wù)外包管理模式，用專業(yè)化的人力資源解決高校人力不足的問題不失為一個切實可行的辦法。文章探討了在高校中推行財務(wù)業(yè)務(wù)外包的適用范圍和有利條件，并針對主要風(fēng)險點給出了相應(yīng)的控制措施。

關(guān)鍵詞：業(yè)務(wù)外包 內(nèi)部控制 風(fēng)險管理

業(yè)務(wù)外包也稱資源外包，是指企業(yè)借助于專業(yè)化分工優(yōu)勢，整合外部優(yōu)秀資源，將日常經(jīng)營中的部分業(yè)務(wù)剝離出來，委托給外界的專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)或其他經(jīng)濟(jì)組織完成的經(jīng)營行為，以實現(xiàn)降低成本、提高效率、提升核心競爭力的效果。

一、 高校財務(wù)核算業(yè)務(wù)外包的適用范圍和有利條件

（一）適用范圍

高校財務(wù)業(yè)務(wù)外包具體操作時，應(yīng)結(jié)合自身實際，明確業(yè)務(wù)可以劃分為哪些階段，確定期望借助業(yè)務(wù)外包實現(xiàn)的目標(biāo)，并由此確定業(yè)務(wù)外包的內(nèi)容、劃分外包業(yè)務(wù)的范圍。在劃分時，應(yīng)當(dāng)注意業(yè)務(wù)性質(zhì)，將重要性低、重復(fù)性強(qiáng)、需要占用大量時間和人力來完成的部分作為外包業(yè)務(wù)進(jìn)行處理。高校財務(wù)業(yè)務(wù)主要由預(yù)算管理、經(jīng)費管理、會計核算、結(jié)算、決算等五大環(huán)節(jié)組成，其中工作量大、業(yè)務(wù)壓力亟需得到緩解的部分主要是教學(xué)、科研、行政等經(jīng)費的報銷，屬于核算業(yè)務(wù)。可以將這部分業(yè)務(wù)相對獨立出來，采取外包形式予以消化。

（二）有利條件

1.核算業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化程度高。各類核算業(yè)務(wù)都形成了標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)處理方法，主要體現(xiàn)在會計核算業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化和流程標(biāo)準(zhǔn)化兩個方面，可以按照會計科目將核算業(yè)務(wù)細(xì)分為不同類型，每類業(yè)務(wù)均可生成具有標(biāo)準(zhǔn)格式的核算管理規(guī)定。有利于組織開展培訓(xùn)，明確相關(guān)責(zé)任的歸屬，為業(yè)務(wù)外包成果的驗收和考核提供參考標(biāo)準(zhǔn)。2.風(fēng)險可控。高?？墒孪却_定業(yè)務(wù)外包各環(huán)節(jié)中可能存在的風(fēng)險點，分別制訂應(yīng)對措施，綜合運用招標(biāo)外包單位，簽訂合同、流程控制，后期稽核等手段，化解和轉(zhuǎn)移風(fēng)險，將業(yè)務(wù)外包可能存在的風(fēng)險控制在合理的水平內(nèi)。3.系統(tǒng)支持條件較為成熟。高校財務(wù)管理信息系統(tǒng)易于上手操作，系統(tǒng)穩(wěn)定性高，數(shù)據(jù)安全性得到保障，為業(yè)務(wù)外包的順利開展提供了前提條件。在實行了網(wǎng)上預(yù)約報銷制度的高校中，與財務(wù)管理信息系統(tǒng)相契合的網(wǎng)約系統(tǒng)有助于簡化核算業(yè)務(wù)，大大簡化報銷流程，節(jié)約處理單個業(yè)務(wù)所占用的時間，提高工作效率。

二、高校財務(wù)核算業(yè)務(wù)外包的主要操作環(huán)節(jié)

按照《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第13號——業(yè)務(wù)外包》的規(guī)定，外包的基本流程分為八個環(huán)節(jié)，分別是制定實施方案、審核批準(zhǔn)、選擇供應(yīng)商、簽訂合同、組織實施、業(yè)務(wù)外包過程的管理、驗收、會計控制。

高校在制訂外包實施方案并進(jìn)行審核批準(zhǔn)時，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行集體決策，按審批流程報批后執(zhí)行。學(xué)?？倳嫀熁蚍止軙嫻ぷ鞯呢?fù)責(zé)人應(yīng)參與業(yè)務(wù)外包的決策，對于擬選擇的方案，應(yīng)進(jìn)行可行性論證，提交分管校領(lǐng)導(dǎo)審核后，由校財經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組或校長辦公會集體決策通過。

高校在選擇外包單位時，應(yīng)當(dāng)采取招投標(biāo)方式，在公平競爭的前提下，對外包單位的資質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格的審查，并綜合業(yè)務(wù)水準(zhǔn)、行業(yè)評價等多方面因素進(jìn)行考慮，詢價并擇優(yōu)確定最終承包方。

高校在與承包方簽訂外包業(yè)務(wù)合同時，需要明確外包業(yè)務(wù)的內(nèi)容和范圍、雙方權(quán)利和義務(wù)、服務(wù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、費用結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)和違約責(zé)任等事項，并將高校的外包業(yè)務(wù)涉及需要保密的部分作為保密事項，在合同中予以注明，以弱化業(yè)務(wù)外包可能帶來的風(fēng)險。

高校在實施業(yè)務(wù)外包時，應(yīng)事先明確高校與外包方各自需要投入的人力資源、硬件、軟件條件等，并達(dá)成一致。外包人員正式上崗前，應(yīng)當(dāng)先接受全面培訓(xùn)，以確保工作效果滿足高校財務(wù)部門的要求。在操作層面上，應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)格的業(yè)務(wù)操作流程、單據(jù)傳遞流程，如有可能，應(yīng)盡量借助信息化手段把流程嵌入財務(wù)業(yè)務(wù)處理過程中，減少可能由人為操作帶來的舞弊風(fēng)險。

在對外包業(yè)務(wù)進(jìn)行管理時，高校應(yīng)當(dāng)保證整個外包業(yè)務(wù)過程處于持續(xù)的監(jiān)控之下，及時就業(yè)務(wù)流程及可能產(chǎn)生的問題與外包方進(jìn)行溝通，建立有效的溝通反饋機(jī)制。

在外包合同執(zhí)行完畢后，高校應(yīng)及時組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收，制訂標(biāo)準(zhǔn)對外包業(yè)務(wù)進(jìn)行績效評價，在總結(jié)外包業(yè)務(wù)的成果的基礎(chǔ)上對外包業(yè)務(wù)的流程和主要環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，以備將來使用。

在會計控制方面，應(yīng)當(dāng)按照國家統(tǒng)一的會計制度的規(guī)定，加大對外包業(yè)務(wù)核算與監(jiān)督的力度，并對外包業(yè)務(wù)產(chǎn)生的費用定期進(jìn)行結(jié)算。

三、高校財務(wù)核算業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險點及控制措施

（一）外包業(yè)務(wù)的決策風(fēng)險

1.風(fēng)險點。高校在進(jìn)行是否實施業(yè)務(wù)外包的決策時，可能因納入決策范圍的因素不完整、方案要素不全、可行性論證出現(xiàn)失誤、審批程序不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)仍?，造成錯誤決策；或因?qū)ν獍鼧I(yè)務(wù)的成本效益原則未加考慮或考慮不周全、成本核算出現(xiàn)偏差等原因，錯誤選擇不經(jīng)濟(jì)的外包業(yè)務(wù)方案，造成資金的浪費。 2.控制措施。應(yīng)當(dāng)對可行性方案進(jìn)行專家論證和評審。在對外包業(yè)務(wù)方案進(jìn)行審核時，應(yīng)考慮到外包的預(yù)期成本和效益之間的均衡，謹(jǐn)慎、合理評估所涉及的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)在自營和外包兩種條件下的風(fēng)險和收益，經(jīng)過綜合考慮，選擇較為合適的方案。

（二）外包公司選擇的風(fēng)險

1.風(fēng)險點。在選擇外包公司時，可能存在兩個風(fēng)險點。一是外包公司沒有取得相應(yīng)資質(zhì)、缺乏誠信，從業(yè)人員缺乏應(yīng)有的專業(yè)素養(yǎng)，甚至未能取得專業(yè)技術(shù)資格，承接業(yè)務(wù)后工作完成情況不理想，使高校因此蒙受損失；二是外包公司對于服務(wù)項目制訂的收費標(biāo)準(zhǔn)不合理，致使業(yè)務(wù)外包相比自營而言優(yōu)勢不足，無法取得最佳成效。 2.控制措施。高校應(yīng)當(dāng)充分調(diào)查外包方是否合法、是否取得相應(yīng)資質(zhì)，外包方從業(yè)人員是否具備過硬的專業(yè)素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力，并對外包方在相同或相似領(lǐng)域取得的成果進(jìn)行了解，作為是否選擇其承接外包業(yè)務(wù)的參考依據(jù)。對于重大業(yè)務(wù)外包，應(yīng)當(dāng)密切關(guān)注承包方的履約能力，并根據(jù)可能出現(xiàn)的情形準(zhǔn)備應(yīng)急預(yù)案，減小業(yè)務(wù)外包失敗帶來的損失。高校應(yīng)當(dāng)按照法律法規(guī)的規(guī)定，通過招投標(biāo)等方式，依據(jù)公平、公正、公開的原則，引入競爭機(jī)制，選擇在提供同質(zhì)服務(wù)的條件下價格具有一定優(yōu)勢的外包方。

（三）外包人員與項目負(fù)責(zé)人串通、舞弊風(fēng)險以及原始憑證在流轉(zhuǎn)過程中丟失的風(fēng)險

1.風(fēng)險點。項目負(fù)責(zé)人可能與外包人員串通，授意外包人員違規(guī)操作，利用不合規(guī)、不真實的票據(jù)進(jìn)行報銷，非法套取項目經(jīng)費。外包人員在進(jìn)行業(yè)務(wù)處理時，將直接接觸原始憑證，這也帶來了原始憑證丟失的風(fēng)險。2.控制措施。高校應(yīng)采取有效措施將外包人員和學(xué)校師生隔離開來。以實行網(wǎng)上預(yù)約報銷的高校為例，網(wǎng)約單據(jù)的收取和審查應(yīng)當(dāng)由高校財務(wù)人員親自完成。財務(wù)人員對網(wǎng)約單據(jù)進(jìn)行政策法規(guī)、預(yù)算審批等方面的審核，確認(rèn)網(wǎng)約單據(jù)符合報銷規(guī)定、所附發(fā)票真實有效后，將單據(jù)移交外包人員進(jìn)行核算處理。業(yè)務(wù)稽核工作也應(yīng)由高校財務(wù)人員負(fù)責(zé)，有助于及時發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理是否有不恰當(dāng)之處，確保外包人員的業(yè)務(wù)處理完全遵守高校財務(wù)相關(guān)規(guī)定的要求。高校應(yīng)啟用物流系統(tǒng)對原始單據(jù)進(jìn)行管理，在物流系統(tǒng)中動態(tài)反映原始單據(jù)從接收到移交外包人員處理直至處理完畢的整個過程。一旦出現(xiàn)問題，可以通過物流系統(tǒng)定位到相關(guān)人員，利于及時處理問題以及必要時的追責(zé)。

（四）財務(wù)系統(tǒng)開放共享后財務(wù)信息流失風(fēng)險、人員身份信息和銀行卡信息共享風(fēng)險

1.風(fēng)險點。外包人員需要登錄高校財務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行賬務(wù)處理，這代表著財務(wù)系統(tǒng)中大量的財務(wù)數(shù)據(jù)將一覽無余，可能造成歪曲、丟失、外泄、篡改財務(wù)信息的風(fēng)險，一些嚴(yán)格涉密的內(nèi)容也可能因此遭到泄露。此外，校內(nèi)人員身份信息和銀行卡信息有被外包人員所獲取的可能，校內(nèi)人員身份信息和銀行卡信息可能因此被他人竊取、復(fù)制和冒用，給校內(nèi)人員的財產(chǎn)安全帶來了極大的隱患。2.控制措施。高校應(yīng)對外包人員的操作權(quán)限進(jìn)行限制并對財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行加密處理，外包人員可正常注冊身份信息并登錄財務(wù)信息系統(tǒng)進(jìn)行核算業(yè)務(wù)處理，而由于操作權(quán)限受限，不能完全讀取全部財務(wù)信息，或只能讀取但不能導(dǎo)出財務(wù)信息。高?？稍诓僮飨到y(tǒng)中實施后臺監(jiān)控，實時掌握讀取和導(dǎo)出財務(wù)信息的人員名稱、讀取或?qū)氲拇螖?shù)及具體內(nèi)容。此外，高?？勺们榘惭b外在監(jiān)控，避免外包人員通過拍照、截圖等形式獲取財務(wù)信息。高校應(yīng)當(dāng)在業(yè)務(wù)外包合同明確表明承包方的保密義務(wù)和責(zé)任歸屬，或另行簽訂詳盡的保密協(xié)議，并要求承包方告知從業(yè)人員保密要求和應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的相關(guān)責(zé)任。在保密協(xié)議中，應(yīng)明確約定外包人員不得復(fù)制和泄露校內(nèi)人員身份及銀行卡信息，一旦泄露，將追究具體責(zé)任人，并責(zé)令其承擔(dān)嚴(yán)重后果。同時，應(yīng)當(dāng)將核算環(huán)節(jié)和結(jié)算環(huán)節(jié)可剝離為兩個互相獨立的板塊，由高校內(nèi)部人員完成結(jié)算業(yè)務(wù)，避免外包人員參與資金支付環(huán)節(jié)。

（五）外包業(yè)務(wù)處理人員不穩(wěn)定，流動較快的風(fēng)險

1.風(fēng)險點。在外包公司頻繁更換業(yè)務(wù)處理人員的情況下，高校需要對中途接手外包業(yè)務(wù)的人員重新進(jìn)行培訓(xùn)，既額外增加了成本，又會造成工作效率的降低。除此之外，中止服務(wù)的人員也可能泄露或丟失財務(wù)信息，使高校蒙受損失。2.控制措施。高校應(yīng)在合同中規(guī)定外包人員中止服務(wù)的情形下剩余工作應(yīng)當(dāng)如何交接和開展，并要求外包方向相關(guān)人員重申遵守保密協(xié)議的重要性。對于人員上崗前的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，應(yīng)當(dāng)在合同中約定，由高校提供所涉及業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化文件，具體培訓(xùn)工作由外包方負(fù)責(zé)組織和安排，避免高校因培訓(xùn)消耗過多精力。在合同約定中，應(yīng)當(dāng)將外包人員的輪換次數(shù)、工作效率與外包方的績效考核掛鉤，在合同條款中明確規(guī)定在年底績效考核不達(dá)標(biāo)時將按適當(dāng)比例扣除合同款或不再續(xù)簽合同，促使外包方采取有效手段控制人員流動、提高人員專業(yè)素質(zhì)與工作效率。同時，在整個外包業(yè)務(wù)過程中，高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)監(jiān)控管理，做好與承包方的對接工作，加強(qiáng)與承包方的溝通與協(xié)調(diào)，及時搜集相關(guān)信息，發(fā)現(xiàn)和解決外包業(yè)務(wù)日常管理中存在的問題。

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