用友ERP—U8V10.1環(huán)境下固定資產采購業(yè)務處理

徐龍　胡立多

摘要：用友ERP—U8V10.1系統(tǒng)中的固定資產采購業(yè)務是在財務業(yè)務一體化的業(yè)務處理模式中進行資產采購業(yè)務處理，該功能進一步加強了財務鏈和供應鏈業(yè)務數據關聯(lián)，豐富了財務業(yè)務一體化的業(yè)務處理模式。文章對用友ERP—U8V10.1環(huán)境下固定資產采購業(yè)務和普通采購業(yè)務的異同之處進行了比較，并運用案例分析了固定資產采購業(yè)務的處理過程。

關鍵詞：用友ERP—U8V10.1 固定資產采購 流程

用友ERP—U8V10.1系統(tǒng)的固定資產采購業(yè)務功能，完善了采購業(yè)務的處理方式，進一步加強了財務鏈和供應鏈的業(yè)務數據關聯(lián)，豐富了財務與業(yè)務一體化的業(yè)務處理模式。

一、固定資產采購業(yè)務概述

企業(yè)發(fā)生固定資產采購業(yè)務時有兩種處理方式，一種是在財務管理模塊中運用固定資產管理系統(tǒng)通過資產增加功能完成資產卡片的登記、制單等處理，再到總賬系統(tǒng)完成憑證的后續(xù)處理等會計核算工作。另一種是在財務業(yè)務一體化環(huán)境下，運用采購系統(tǒng)和庫存管理系統(tǒng)完成固定資產的采購流程，再以采購訂單為核心，在固定資產管理系統(tǒng)通過采購資產功能，實現(xiàn)采購流程中的固定資產在固定資產管理系統(tǒng)中的登記，然后通過應付款系統(tǒng)實現(xiàn)對固定資產采購過程中發(fā)生的應付款項的管理。

二、固定資產采購業(yè)務與普通采購業(yè)務的比較

（一）相同點

用友ERP—U8V10.1系統(tǒng)環(huán)境下的固定資產采購業(yè)務是以采購訂單為核心的資產采購業(yè)務，其業(yè)務處理流程同普通采購業(yè)務類似，即在采購管理系統(tǒng)進行填制訂貨單、到貨單、開具增值稅發(fā)票等環(huán)節(jié)的操作，在庫存管理系統(tǒng)進行采購貨物入庫的操作，在應付款管理系統(tǒng)進行應付款管理的操作。

（二）不同點

通過用友ERP—U8V10.1系統(tǒng)處理的固定資產采購業(yè)務，由于其具有固定資產的屬性，因此通常是根據發(fā)票和入庫憑證在固定資產管理系統(tǒng)登記資產賬，采購的資產不納入生產和銷售計劃，也無須在存貨核算系統(tǒng)進行資產的采購成本處理。在系統(tǒng)中相關操作的不同點具體包括：

1.單據流程。固定資產采購由于未納入生產和銷售計劃，因此在請購單環(huán)節(jié)不能參照MPS（主生產計劃）或MRP（物料需求計劃）關聯(lián)生成請購單，不能通過齊套采購方式下達請購單。在采購訂單環(huán)節(jié)，固定資產采購不能參照MPS（主生產計劃）或MRP（物料需求計劃）、銷售訂單等單據關聯(lián)生成請購單，不能通過齊套采購方式生成采購訂單，資產存貨不參與配額。結算后的采購入庫單不在存貨核算系統(tǒng)進行資產采購成本處理，而是進入固定資產管理系統(tǒng)參照生成固定資產卡片，完成采購資產賬的登記。

2.初始設置。

（1）在公共基礎設置部分，需要在基礎檔案的倉庫檔案設置中設置專門用來存放固定資產的資產庫。在進行采購資產入庫操作環(huán)節(jié)時必須選擇資產庫。在“業(yè)務類型”部分設置“固定資產”這一類型，并且在后續(xù)的所有固定資產采購單據操作中業(yè)務類型都必須設置為固定資產。在存貨檔案部分，屬于固定資產采購的存貨，其屬性必須設置為“資產”和“外購”這兩項，才可以在業(yè)務類型為“固定資產”的采購業(yè)務中錄入固定資產采購的存貨。

（2）在期初數據處理部分，針對固定資產系統(tǒng)啟用之前已經入庫的固定資產，直接在固定資產管理系統(tǒng)通過錄入原始卡片的方式進行入庫登記，不需要在采購管理系統(tǒng)錄入業(yè)務類型為“固定資產”的期初采購入庫單。針對票到貨未到的情況，在采購管理系統(tǒng)中錄入期初采購發(fā)票時，需要將業(yè)務類型選擇為“固定資產”。

3.日常采購業(yè)務處理。用友ERP—U8V10.1系統(tǒng)處理的固定資產采購業(yè)務以采購訂單為核心，將采購管理系統(tǒng)、庫存管理系統(tǒng)、固定資產管理系統(tǒng)等模塊進行業(yè)務關聯(lián)，實現(xiàn)資產采購業(yè)務的財務鏈與供應鏈實時同步處理。

三、用友ERP—U8V10.1環(huán)境下固定資產采購業(yè)務處理案例分析

[案例]燕華商貿有限公司2016年1月20日通過資產采購方式向西寧服裝公司采購貨架1套，無稅單價60 000元，收到貨物經驗收合格后入資產庫，開具采購增值稅專用發(fā)票（發(fā)票號0000000007），并立即支付貨款。該批資產以固定資產登記入賬。

案例分析：該筆業(yè)務屬于資產采購業(yè)務，首先需要建立資產采購業(yè)務環(huán)境，進行對應的倉庫和存貨信息設置。其次，進行該資產的采購流程處理，其中，采購業(yè)務流程的所有相關單據的“業(yè)務類型”均設置為“固定資產”。第三，在應付款管理系統(tǒng)對資產采購業(yè)務進行應付款項處理。第四，在固定資產管理系統(tǒng)導入業(yè)務類型為“固定資產”且已結算的采購入庫單，進行資產分配生成固定資產卡片，完成該筆固定資產的登記入賬。具體業(yè)務處理過程如下：

（一）初始設置

該部分主要進行資產采購業(yè)務關鍵要素的設置，包括倉庫的設置和存貨檔案的設置。操作步驟包括：

1.設置資產庫。在企業(yè)應用平臺進入基礎設置→基礎檔案→業(yè)務→倉庫檔案，添加倉庫名稱為“資產庫”的倉庫檔案，其中必須勾選“資產倉”，不勾選“參與MRP運算”。

2.設置存貨檔案。在企業(yè)應用平臺進入基礎設置→基礎檔案→存貨→存貨檔案→點擊[增加]按鈕→輸入以下信息：存貨編碼403，存貨名稱為貨架，計量單位為套，存貨屬性勾選“外購”“資產”→點擊[保存]按鈕保存存貨信息。

注：設置該存貨檔案時，“資產”屬性是該存貨能夠參與資產采購業(yè)務處理的關鍵要素。

（二）采購管理系統(tǒng)業(yè)務處理

1.填制采購訂單。

步驟解析：采購訂單是資產采購業(yè)務的核心要素，在單據填制過程中必須將“業(yè)務類型”這一項設置為“固定資產”。訂單的其他信息錄入與普通采購業(yè)務訂單一致。

操作步驟：采購管理系統(tǒng)→采購訂貨→采購訂單→點擊[增加]按鈕→設置業(yè)務類型為“固定資產”，輸入訂單表頭其他信息后點擊[保存]按鈕→點擊[審核]按鈕進行單據審核。

2.填制采購到貨單。

步驟解析：填制采購到貨單必須將業(yè)務類型設置為“固定資產”才能與同為固定資產業(yè)務類型的采購訂單通過“生單”方式進行單據數據關聯(lián)。

操作步驟：采購管理系統(tǒng)→采購到貨→到貨單→點擊[增加]按鈕→設置業(yè)務類型為“固定資產”→點擊[生單]，在過濾條件中將業(yè)務類型設置為“固定資產”→選擇資產采購的采購訂單→完善到貨單表頭其他信息后點擊[保存]按鈕→點擊[審核]按鈕進行單據審核。

3.填制采購發(fā)票。

步驟解析：采購發(fā)票參照采購訂單或入庫單生成，同時進行現(xiàn)付業(yè)務處理，并與采購入庫單進行采購結算，生成“固定資產”業(yè)務類型的結算單。

操作步驟：采購管理系統(tǒng)→采購發(fā)票→采購專用發(fā)票→點擊[增加]按鈕→設置業(yè)務類型為“固定資產”→點擊[生單]→在過濾條件中將業(yè)務類型設置為“固定資產”→選擇資產采購的采購入庫單→完善發(fā)票表頭其他信息后點擊[保存]按鈕→點擊[現(xiàn)付]按鈕，輸入現(xiàn)付的金額、結算方式等信息→點擊[確定]按鈕→點擊[結算]按鈕，完成與采購入庫單的結算。

（三）庫存管理系統(tǒng)業(yè)務處理

填制采購入庫單。

步驟解析：采購的固定資產經驗收合格后須進入具有“資產倉”屬性且專門用來存放固定資產的“資產庫”。該業(yè)務導入資產采購的訂單或到貨單生成采購入庫單。采購入庫單在與該筆業(yè)務的采購專用發(fā)票結算后會傳遞到固定資產管理系統(tǒng)以生成固定資產卡片，進行采購固定資產入賬登記。

操作步驟：庫存管理系統(tǒng)→采購入庫單→設置業(yè)務類型為“固定資產”→點擊[生單]→在過濾條件中將業(yè)務類型設置為“固定資產”→選擇資產采購的采購到貨單→選擇“資產庫”，完善入庫單表頭其他信息后點擊[保存]按鈕→點擊[審核]按鈕進行單據審核。

（四）應付款管理系統(tǒng)業(yè)務處理

1.審核采購專用發(fā)票。

步驟解析：對采購管理系統(tǒng)填制的采購專用發(fā)票進行正確性審查，并依據其進行固定資產采購應付賬款確認。本筆業(yè)務在固定資產到貨入庫后與采購發(fā)票已進行完全結算，因此在設置應付單據過濾條件時選擇“已整單報銷”。

操作步驟：應付款管理系統(tǒng)→應付單據處理→應付單據審核→在應付單據過濾條件中選擇“未審核”“包含已現(xiàn)結發(fā)票”“未制單”“已整單報銷”選項，其他信息默認→點擊[確定]按鈕→在應付單據列表中選擇對應的采購專用發(fā)票，點擊[審核]按鈕，即完成該筆資產采購的發(fā)票審核。

2.制單處理。

步驟解析：對審核無誤后的采購專用發(fā)票進行制單處理，完成采購固定資產的記賬操作。需要注意的是，對現(xiàn)結采購發(fā)票制單時，借方取[產品科目設置]中對應的采購科目，該科目一般是材料采購或在途物資，而針對固定資產采購業(yè)務則需要將該科目調整為固定資產。

操作步驟：應付款管理系統(tǒng)→制單處理→在制單類型中選擇“現(xiàn)結制單”，點擊[確認]按鈕→在采購發(fā)票制單列表中選擇發(fā)票號為0000000007的采購專用發(fā)票，在“選擇標志”一欄雙擊→點擊[制單]按鈕→在憑證界面按照業(yè)務資料設置憑證類別和制單日期→借方采購科目若是材料采購或在途物資則手動調整為固定資產→點擊[保存]按鈕，完成制單處理。

（五）固定資產管理系統(tǒng)業(yè)務處理

生成采購資產卡片。

步驟解析：在財務業(yè)務一體化環(huán)境下，供應鏈模塊中生成的業(yè)務類型為“固定資產”的采購入庫單在與采購專用發(fā)票結算后傳遞到固定資產管理系統(tǒng)結轉生成采購資產卡片。對于采購資產業(yè)務，在固定資產管理系統(tǒng)中主要是進行以卡片形式的固定資產登記處理，由于在應付款管理系統(tǒng)中已經完成資產的會計核算和記賬，因此，在固定資產管理系統(tǒng)不需要進行制單處理。

操作步驟：（1）固定資產管理系統(tǒng)→選擇[卡片]菜單→單擊[采購資產]菜單→在未轉采購資產訂單列表界面選擇該筆業(yè)務的采購訂單→選擇資產采購訂單后，在訂單列表下方的未轉采購資產入庫單明細子表自動選中并顯示對應的入庫單；（2）點擊[增加]按鈕，進入“采購資產分配設置”→設置該資產卡片的類別、開始使用日期、存貨數量等信息，點擊[保存]按鈕，進入卡片錄入界面；（3）在固定資產卡片錄入界面設置其他必要信息，點擊[保存]按鈕，系統(tǒng)會提示本次結轉生成卡片的情況。

四、小結

用友ERP—U8V10.1系統(tǒng)環(huán)境下要實現(xiàn)固定資產采購業(yè)務處理，在遵循常規(guī)的采購業(yè)務處理流程前提下，需要注意幾個關鍵的要素：在初始設置部分，倉庫和存貨須具有“資產”屬性，在業(yè)務處理部分，所有單據的“業(yè)務類型”均須是“固定資產”，由于資產采購不納入生產計劃和銷售計劃，因此，資產的采購成本不需要在存貨核算系統(tǒng)進行處理，使用采購資產功能生成的固定資產卡片不在固定資產管理系統(tǒng)制單，而是在應付款系統(tǒng)中制單。用友ERP—U8V10.1系統(tǒng)環(huán)境下的采購資產功能進一步完善了采購業(yè)務處理模式，加強了供應鏈和財務鏈業(yè)務數據關聯(lián)，有效促進了企業(yè)的精細化管理。

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作者簡介：

徐龍，男，江西旅游商貿職業(yè)學院副教授，碩士；研究方向：ERP、會計信息化。

胡立多，女，南昌教育學院講師，碩士；研究方向：會計信息化。